Kesä ei ole edellytys onnistuneelle festivaalille
Talviolosuhteisiin sijoittuvat tapahtumat eivät ole enää viime vuosina rajoittuneet ainoastaan hiihtokilpailuihin tai joulumarkkinoihin, vaan lumikinosten ja pakkasten keskellä ovat alkaneet yleistyä myös monenlaiset muut tapahtumat – myös festivaalit. Toistaiseksi kuitenkin suuri osa vannoutuneimmistakin festarikävijöistä odottaa yhä mahdollisuuttaan kokea talvimaiseman, livemusiikin ja perinteisesti kesään yhdistetyn festarihuuman kummallisen, mutta koukuttavan kombinaation. Uskallan väittää, että sitäkin harvempi tapahtuma-alalla työskentelevä on päässyt mukaan toteuttamaan monipäiväistä festaria keskellä talvea. Olinkin äärimmäisen innoissani ja otettu, kun minulle itselleni tällaista mahdollisuutta tarjottiin hieman alle vuosi sitten. Harmaa Rinne 2024 ja festarityö talviolosuhteissa Harmaa Rinne -festivaali järjestettiin ensimmäistä kertaa Rukan hiihtostadionilla 22.-23.3.2024, ja minulla oli suuri ilo työskennellä osana tapahtuman huikeaa, ammattitaitoista tuotantotiimiä. Harmaa Rinne on Suomen suurin after ski -tapahtuma, joka tuo ainutlaatuisella tavalla yhteen live-musiikin, festaritunnelman sekä laskettelun Rukan aurinkoisilla keväthangilla. Festivaalin pääyhteistyökumppani on Hartwall Original Long Drink – tuttavallisemmin lonkero, jonka harmaa sävy on ollut myös inspiraationa tapahtuman nimelle. Vaikka olin alusta lähtien projektista hyvin innoissani, olin myös hieman varuillani sen suhteen, millaista festivaalin tekeminen talvella tulee todellisuudessa olemaan. Festivaalin rakennustöiden vähitellen lähestyessä huomasin, että erilaiset epämiellyttävät skenaariot paukkupakkasessa tai räntäsateessa värjöttelystä, peilijäällä liukastelusta tai festariaitojen kanssa lumihangessa rämpimisestä alkoivat salakavalasti hiipiä mieleeni. En toki antanut moisten vähäpätöisten ajatusten lannistaa itseäni niin, että olisin missään vaiheessa edes harkinnut luovuttamista projektin suhteen – päinvastoin! Pienestä skeptisyydestäni huolimatta olin alusta alkaen valmis ottamaan talven tarjoamat olosuhteet vastaan arvokkaana ja tervetulleena haasteena. Kun viimein saavuimme Rukan hiihtostadionille käynnistämään festivaalin rakennusurakkaa, kävi yllättävänkin pian ilmi, että epäluuloni ja huoleni olivat olleet täysin turhia. Olin jopa yllättynyt siitä, miten jo ensimmäisten festivaalialueella vietettyjen tuntien jälkeen en enää edes kiinnittänyt huomiota siihen, että oli talvi. Valehtelisin jos väittäisin, ettei työskentely eronnut jossain määrin totutusta, mutta suurin yksittäinen ero verrattuna kesäfestareilla työskentelyyn oli se, että lunta oli huomattavasti enemmän – eikä sekään ollut lopulta ongelma. Toki säästyimme Rukalla työskennellessämme myös pahimmilta sääolosuhteilta. Kokemus ei todennäköisesti olisi ollut aivan yhtä mukava ja nautinnollinen, jos esimerkiksi vesi- tai räntäsateet olisivat haitanneet työskentelyä festarialueella. Lämpötila alhaalla - tunnelma korkealla! Festarialueen valmistuttua ja porttien auettua myös kävijöiden kasvoilta oli aistittavissa, ettei festivaalimeininki ja live-musiikin riemu vaadi toteutuakseen helteisiä kesäpäiviä, vaan saman fiiliksen saavuttaminen on aivan yhtä mahdollista myös talven keskellä. Vaikka elohopea sukelsikin selvästi pakkasen puolelle festivaaliviikonlopun aikana, oli after ski -kansasta välittyvä tunnelma yhtä lämmin, kuin vaikkapa heinäkuisen Ruisrockin rantalavalla. Harmaa Rinne 2024 -festivaali oli erittäin onnistunut ja menestyksekäs uuden tapahtumakonseptin debyytti! Festivaalituotannolle tapahtuman jälkeen satanut palaute oli niin yleisön, yhteistyökumppaneiden kuin artistienkin puolelta erittäin positiivista. Ensimmäisen Harmaa Rinne -festivaalin menestystä kuvaa parhaiten kuitenkin se, että festivaalin jatkosta tiedotettiin jo ennen kesän alkua. Harmaa Rinne 2025 järjestetään jälleen Rukan hiihtostadionilla 28.-29.3.2025! Omalta osaltani Harmaa Rinne -projekti oli kaiken kaikkiaan todella hieno ja opettavainen kokemus. Erityisen mahtavaa oli päästä mukaan toteuttamaan monipäiväistä festivaalia talvisissa olosuhteissa, mikä ei lopulta ollut läheskään niin haastavaa tai raskasta, kuin olin etukäteen kuvitellut. Mielestäni ihailtavaa ennakkoluulottomuutta ja uudenlaista näkökulmaa osoittaa se, että yhä useammat tapahtumatuottajat ovat alkaneet järjestää festareita ympäri vuoden – näitä lisää! E-P Heinämäki, kulttuurituotanto 2016
Viestintä on artistituotannon ydin
Moni tämän tekstin lukija on varmasti käynyt katsomassa artistin tai bändin keikkaa. Keikoilla yleisö tanssii ja laulaa mukana, mutta harva pysähtyy miettimään, kuinka paljon työtä ja yksityiskohtien hiomista tämä kaikki vaatii. Artistituotanto on suurelta osin viestintää ja erilaisten palasten yhdistämistä. Tuotantovaiheessa sovitaan useista asioista, yleensä artistin tai hänen edustajansa, kuten ohjelmatoimiston, kanssa. Tapahtumassa, jossa esiintyjiä on useita, voi olla isojakin artistikohtaisia eroja siinä, mitä täytyy sopia. Yleensä keskeisimpiä asioita ovat käytännön asiat, kuten tekniikka ja logistiikka. Etenkin toiselta paikkakunnalta tai toisesta maasta tulevien artistien kanssa on sovittava, miten tapahtumapaikalle pääsee. Lisäksi tulee sopia, mitä kaikkea esiintyjä tuo mukanaan ja mitä taas järjestävän tahon täytyy hoitaa. Artistituotannon kokonaisuudessa isossa roolissa ovat erilaiset raiderit (eng. rider). Raideri on lista siitä, mitä esiintyjä vaatii tapahtuman järjestäjältä. Vaatimukset liittyvät esiintymistekniikkaan ja käytännön asioihin, kuten backstage-tarjoiluihin sekä majoituksen tasoon. Nimekkäimmät artistit usein vaativat enemmän kuin pienemmät, jotka vaativat yleensä vähemmän. Omassa työssäni huomasin myös, että monet raidereiden pienemmistä yksityiskohdista ovat usein neuvoteltavissa. Raidereidenkin osalta viestintää ja keskustelua siis käydään. Viestintä artistituotannossa ei rajoitu pelkästään artistiin ja hänen edustajaansa, vaan myös tapahtuman eri osa-alueiden tekijöihin. Teknistä tuottajaa kiinnostavat artistin tekniset vaatimukset. Markkinoinnista vastaavalle pitää lähettää artistin markkinointimateriaalit, joihin kuuluvat promokuvat ja usein jonkinlainen esittelyteksti. Tapahtuman raha-asioista vastaavan kanssa taas pitää vaihtaa tietoa laskuista, niiden eräpäivistä ja laskutustiedoista. Ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana viestinvaihtoa tulee paljon tapahtuman aikaisen artistitiimin kanssa, johon kuuluu artistien “hostit” ja kuskit. Artistitiimille täytyy laatia selkeät aikataulut tapahtumapäivien ja esiintymisten osalta. Kuskeille tehdään ajolista, josta käy ilmi artistien aikataulut: mistä haetaan, minne viedään ja mihin aikaan. Aikatauluihin voi tulla muutoksia lyhyelläkin varoitusajalla, kun esimerkiksi joku artisteista haluaakin jäädä tapahtumaan pidemmäksi ajaksi tai tulla aikaisemmin paikalle. Kaikista näistä muutoksista käydään aktiivista viestintää. Viestinnän ytimessä ovat viestintävälineet. Omassa projektissani tärkeimmät viestintävälineet olivat sähköposti artistien kanssa, Telegram tuotantotiimin sisällä ja WhatsApp tapahtuman artistitiimin kanssa. Pitkän viestinnän tuloksena jokaiselle artistille laadittiin “itinerary”, eli matkasuunnitelma. Matkasuunnitelma on dokumentti, jossa on tiivis paketti artistille tärkeästä tiedosta, kuten kyytien aikatauluista, majoituksesta, ruokailusta ja tarvittavat yhteystiedot tapahtuman aikana. Itselleni syventävä projekti oli ensimmäinen kosketus ammattimaisesti toteutettuun tuotantoon, jossa olin itse vastuutehtävissä. Samalla projekti tarjosi mahdollisuuden syventää aiemmin kartutettua kulttuuri- ja tapahtuma-alan kokemustani ja hyödyntää monia ensimmäisen opiskeluvuoden aikana kerättyjä tietoja ja taitoja. Ora Förbom, kulttuurituottaja 2023
Tapahtumatuottajana AMKE:lla
Kesällä 2024 pääsin toteuttamaan kaksi suurta tapahtumaa Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE:lle. Näiden tapahtumien kautta ammatillisen koulutuksen ammattilaiset saivat mahdollisuuden verkostoitua, jakaa kokemuksia ja saada ajankohtaista tietoa. Toimin AMKE:lla tapahtumatuottajan roolissa. Ensimmäinen tapahtuma, Talousjohdon kesäpäivät järjestettiin Helsingissä kesäkuussa. Tämä vuosittainen tapahtuma oli suunnattu ammatillisen koulutuksen talousjohdolle ja käsitteli ajankohtaisia talousasioita. Tapahtuma oli kaksipäiväinen seminaari, sisältäen myös illallistapahtuman Hyvää Pataa -tapahtuma järjestettiin kesäkuun puolessavälissä Keravalla ja Helsingissä. Tämä tapahtuma oli suunnattu ammatillisen koulutuksen ravintolapalveluiden työntekijöille ja johdolle. Ensimmäisenä päivänä seminaari pidettiin Keuda-talossa Keravalla ja toisena päivänä Scandic Helsinki Hubissa. Illallistilaisuus järjestettiin Suomenlinnassa. Palaute molemmista tapahtumista oli todella positiivista. Erityisesti puhujien asiantuntijuus ja verkostoitumismahdollisuudet saivat kiitosta. Projektin eteneminen huhtikuusta kesäkuuhun vaati huolellista vaiheistusta ja aikataulutusta. Huhtikuussa keskityttiin tapahtumien runkojen luomiseen, kohderyhmien tarpeiden tarkentamiseen ja ohjelman alustavaan koostamiseen. Toukokuussa varmistettiin tapahtumapaikat, puhujat, tekniset ja logistiset palvelut sekä käynnistettiin markkinointi. Kesäkuussa toteutettiin itse tapahtumat suunnitelmien mukaisesti. Tässä projektissa yhtenä tavoitteenani oli oppia hallitsemaan kahden lähes samanaikaisen tapahtuman tuotantoprosessit. Tämä oli haastavaa mutta opettavaista. Opin suunnittelemaan aikataulut huolellisesti ja jakamaan työtehtävät tehokkaasti. Toinen tavoitteeni oli oppia itsensä johtamisesta, mikä vaati itsekuria ja ajanhallintataitoja. Halusin myös kehittyä paremmaksi viestijäksi, mikä osoittautui tärkeäksi työryhmän kanssa viestiessä. Projektissa toki ilmeni myös haasteita, kuten tiukka aikataulu ja henkilöstöresurssien rajallisuus. Opin, kuinka tärkeää on hallita omaa ajankäyttöä ja priorisoida tehtäviä tehokkaasti. Näiden tapahtumien tuottaminen opetti minulle todella paljon ja toi lisää itsevarmuutta tapahtumatuottajana. Tapahtumat ylsivät myös AMKEn tavoitteisiin, eli ne vahvistivat AMKE:n asemaa alan keskeisenä toimijana ja palveluntarjoajana, ja ne tarjosivat osallistujille arvokkaita verkostoitumismahdollisuuksia ja ajankohtaista tietoa. Wilhelmiina, Kutu20 Hyvää Pataa -tapahtuma 2024, Keuda-talo.