Roudarit ja ohjeet: Kesäfestivaali edition
Idea & tarve Vuonna 2023 pohdin, että olisi kiva tehdä jotain mikä yhdistää festareita ja anniskelua. Molemmissa on ihmisiä ja paljon logistiikkaa joten tarvitaan paljon roudareita. paikalla Roudari on monipuolinen tapahtumalogistiikan ammattilainen, joka voi erikoistuu esim. anniskeluun tai alueen rakentamiseen. Rajaa tällä roolilla on näkymätön koska logistiikka on iso osa elämää ja etenkin tapahtumia. Projektini tilaajalla Helsinki Rock and Roll Oy:llä oli ongelma, johon lähdin etsimään ratkaisua. Ongelman ydin oli tiedon ja taidon siirtäminen uusille työntekijöille lyhyessä ajassa ja ripeästi muuttuvassa ympäristössä. Esimerkiksi, jos jonkun anniskeluteltan vastaava sairastuu tapahtuman aikana ja joudutaan etsimään sijaista. Lähdin laatimaan ohjeistusta, joka kattaisi kaiken tarvittavan tiedon liittyen teltan juomalogistiikkaan. Ohjeen piti olla selkeä ja lyhyt jotta sisäistäminen olisi nopeaa. Yksinkertainen kaavio miten alkoholi liikkuu teltassa, Mihhail Tsaika. Työvaiheet ja tulos Miten ohjeen tekeminen tapahtui? Ensimmäisenä kartoitettiin asiakkaan tarpeet ja vaatimukset, jotta räätälöity ratkaisu palvelisi parhaalla mahdollisella tavalla. Kun nämä olivat selkeitä, tehtiin aikataulu, johon kirjattiin projektin vaiheet. Omiin vaiheisiin kuului tiedon keruu ja henkilöstön haastatteleminen, oman kokemuksen kirjaaminen ja netistä kerätyn materiaalin läpikäyminen. Lopuksi tietoa yhdistettiin, karsittiin ja kirjattiin rautalankamalliseksi ohjeeksi. Tämän demo-ohjeen näytettiin asiakkaalle palautteen keräämistä varten, jotta saatiin olennaiset asiat paremmin näkyviin ja poistettiin turhat pois. Parasta tässä oli se, kun oman tuotoksen pääsi testaamaan kenttäolosuhteissa festivaaleilla. Huomasin, että omasta ohjeesta oli paljon iloa, kun oli mahdollista käyttää yksinkertaisia ja selkeitä check-listoja henkilöstön ohjaamiseen. Näin langat pysyivät kasassa. Olennaisia oivalluksiakin mahtui kesään. Näistä ensimmäinen oli se, että jos teltassa on oma henkilö, joka koordinoi roudarit on telttavastaavan helpompi työskennellä tehokkaasti. Oivallukset ja vinkit Ohjeen tekeminen ei ole vaikeaa, hyvän ohjeen tekeminen on! Parasta oli, kun oman ohjeen pääsi koeajamaan festivaalikesällä ja kuulla seuraavana vuonna, että se on firmalla käytössä. Misha top 3 asiaa, jotka auttavat ohjeiden tekemisessä: Tunne kohdeyleisö ja kohdeympäristö, ohjeen pitää olla soveltavissa siihen ympäristöön missä lukija sen lukee. Kirjoitustyyli on oltava lukijalle helposti ymmärrettävää. Älä epäröi käyttää omaa osaamista ohjeessa, henkilökohtainen kokemus on paljon helpompi soveltaa kuin abstrakti tieto internetistä. Käytä check-listoja, ne on helppo tehdä, nopeaa päivittää ja ne voi soveltaa eri työvaiheisiin. Mihhail Tsaika, Kulttuurituottaja 2021
Oppeja työryhmän sisäisestä viestinnästä
Koko opintojeni ajan olen ollut kiinnostunut tapahtumiin liittyvästä viestinnästä. Tämä innoittikin opiskelemaan tarkemmin tapahtumaorganisaation sisäistä viestintää, sekä kiinnittämään huomiota tapahtuman työryhmän sisällä liikkuvaan informaatioon ja käytettyihin kanaviin. Sain hyvän opin siitä, miten tärkeää onnistunut sisäinen viestintä onkaan tapahtumia tuottaessa. Tapahtuman aikaisen viestinnän elementtejä voi pohtia: Mitä kanavia pitkin hoidetaan työryhmän tiedottaminen hierarkian yläpäästä alas ja onko tarvetta tiedonkululle toiseen suuntaan? Mitä viestinnän kanavia käytetään? Eroavatko kanavat esituotannon ja tapahtuman välillä? Onko arkiviestinnälle omat kanavansa ja johtamisviestinnälle omansa? Tarvitaanko tapahtuman ajalle esimerkiksi radiopuhelimia tehostamaan viestinkulkua ja millaista viestintää niiden avulla hoidetaan? Onko tapahtumatila esimerkiksi niin iso, että tulee tarve vahvistaa viestintää tilan eri osien välillä? Käytän esimerkkinä havaintojani vuoden 2019 Musiikki & Media -tapahtumasta, missä toimin tuotannon ja viestinnän harjoittelijana. Tässä projektissa käytimme eri alustoja viestimiseen ja oheen olen koonnut omat huomioni eri alustoista tapahtumakäytössä, sekä alustan roolin: WhatsApp + Nopeaa tiedonkulkua + Helppo luoda isompia ryhmiä ja tavoittaa useampi ihminen kerrallaan + Vastaanottaja saa ilmoituksen uusista viesteistä + Toimii puhelimissa ja tietokoneella + Monella jo valmiiksi puhelimessa + Ilmainen käyttää verkon yli – Viestit helposti hautautuvat, mikäli keskustelu on aktiivista – Pohjautuu puhelinnumeroon ja kaikki ryhmässä näkevät muiden ryhmäläisten numerot VapaaehtoisetSlack + Keskusteluja voi ryhmitellä aihealueittain pienempiin kokonaisuuksiin + Toimii puhelimessa ja tietokoneella + Hyvät hakutoiminnot niiden keskusteluiden / ryhmien sisällä mihin kuuluu + Helppoa laittaa kenelle tahansa yksityisviestiä – Ilmainen versio on hyvin rajallinen ja viestiraja tulee harmillisen nopeaan täyteen– Käyttö vaatii opettelua ja totuttelua – Ei tuttu niin monelle kuin esimerkiksi WhatsApp Ydintiimin viestintäRadiopuhelimet + Turvalla yleensä käytössä, myös heidät tavoittaa nopeasti + Toimii tehokkaaseen ja nopeaan tiedottamiseen – Ei niin helposti saatavillaViestintä eri tiimien välillä Tämän kokemuksen kautta opin kiinnittämään työryhmän sisäisiin viestintätapoihin enemmän huomiota. Mitä viestitään, missä kanavissa ja miksi? Työpaikan tai -ryhmän sisäinen viestintä on osa arkiviestintää, eikä siihen aina niin kiinnitä huomiota. On kuitenkin monia syitä miksi siihen kannattaisi kiinnittää enemmän huomiota. Ennakkosuunnittelulla voidaan helpottaa tapahtuman aikana tapahtuvaa tiedonkulkua ja näin myös esimerkiksi lyhentää reagointiaikaa yllätysten sattuessa kohdalle. Teoriaa opiskellessani sain huomata miten paljon tapahtumatuotanto lopulta nojaa toimivaan työryhmän sisäiseen viestintään. En ollut tullut ajatelleeksi miten tärkeää on löytää oikeat kanavat, jotta viesti tavoittaa oikean vastaanottajan (tai vastaanottajat) mahdollisimman tehokkaasti. Tanja Ahlstén, kulttuurituotanto 2016
Vapaaehtoisten voimin kohti onnistuneita tapahtumia
Entinen Pyhtään kunnantalo muunnettiin kulttuurikeskukseksi vuonna 2020 ja ensimmäinen keikkakesä pidettiin vuonna 2021. Vuosien aikana Kulttuuritalon lavalle on noussut monia Suomen rakastetuimpia artisteja ja tänä kesänä moni heistä teki paluun. Työskentelin viime kesänä tuottaja-assistenttina No Fear Agencylla. Toimin artistien yhteyshenkilönä ennen keikkoja, keikkojen aikana kuin niiden jälkeen. Hankin artistien tuotantovastaavalta kaikki tarvittavat tiedot, sopimukset sekä riderit. Työnkuvaani kuului myös vapaaehtoisten hankkiminen sekä heidän ohjeistaminen työtehtäviinsä. Vapaaehtoistoiminnan koordinointi Vapaaehtoistoiminnan koordinaattorina vastasin uusien vapaaehtoisten hankinnasta sekä heidän perehdyttämisestään omiin työtehtäviinsä. Pyhtään Kulttuuritalolla vapaaehtoiset toimivat lipunmyynnissä, tapahtuma-alueen siistimisessä sekä talkoolaisina tapahtuman rakennus- ja purkuvaiheessa, joten heillä on merkittävä osa tapahtuman toiminnan kannalta. Ollessani kolmatta kesää töissä Pyhtään Kulttuuritalolla, minulle on ollut tärkeää vastaanottaa palautetta vapaaehtoisilta ja kehittää omaa toimintaani heidän palautteensa pohjalta. Tärkeä osa vapaaehtoisten sitouttamista on muun muassa laatia työvuorot hyvissä ajoin, voinnin kysyminen päivän mittaan ja kiitoksen antaminen heidän työpanoksestaan. Pyhtään Kulttuuritalolla pyrimme luomaan yhteisöllisyyttä ja varmistamaan, että kaikilla on tervetullut ja arvostettu olo. Oppiminen projektin aikana Työni oli hyvin itsenäistä, joten kesän aikana opin paljon itseni johtamisesta. Sain kokemusta myös työtehtävien delegoinnista ja pääsin kehittämään ongelmanratkaisukykyjäni. Tärkeintä on olla itse avoimin mielin, lukea erilaisia lähteitä, työstää omia heikkouksia sekä analysoida omaa ja muiden työtä sekä pohtia mikä toimi ja mikä ei. Tällaiset projektit antavat hienon mahdollisuuden oppia sekä kehittää itseään! Roosa Niemeläinen, Kulttuurituottaja 2023
Arabian katufestivaali artistituotanto cultural management festivaali festivaalituotanto hanke itsensä johtaminen itsenäinen projekti johtaminen kansainvälisyys Kansallismuseo Kulttuurialan projektityö kulttuurintuotanto kulttuurituotanto Kulttuurituottaja Kulttuurituottaja 2016 kulttuurituottaja 2017 kulttuurituottaja 2019 kulttuurituottaja 2020 kulttuurituottajat kulttuurituottaja YAMK Kutu15 kutu16 Kutu17 kutu18 markkinointi Metropolia metropolia ammattikorkeakoulu näyttely vartissa opastusvideo opiskelija projekti projektityö some sosiaalinen media tanssi tanssitaide tapahtumatuotanto Tuottajat18 Tuottajat20 tv-tuotanto vapaaehtoisten johtaminen vapaaehtoistyö viestintä yhteishaku