Tulevaisuuden tuottajat

Suuren taidelaitoksen tuotannonsuunnittelu on monimutkainen, eri tekijöistä koostuva palapeli. Suunnittelun tekee viimekädessä ihminen, mutta nykyaikaisista tietojärjestelmistä on merkittävää apua suunnittelutyössä. Jatkossa apua on odotettavissa myös koneoppimisesta ja tekoälystä. Tuotannon takana satojen ihmisten työpanos Suurten taidelaitosten tuotannonsuunnittelu alkaa usein vuosia ennen suunniteltuja ensi-iltoja. Yhden suuren teatteri- tai oopperatuotannon tekeminen vaatii usein satojen ihmisten työpanoksia, ja kun tuotantoja suunnitellaan kymmenittäin tuleville näytäntökausille, on suunnittelutyö varsin haastavaa ja aikaa vievää. Harva katsoja ymmärtää kaikkea sitä työtä, jota jokaisen esityksen takana on paitsi taiteellisesti niin myös tuotannollisesti. Itse asiassa katsojalle tämän työn ei pitäisi näkyäkään: kun tuotannollinen taustatyö on tehty huolellisesti ja oikein, näkyy katsojalle vain se kaikkein oleellinen, itse esitys. Ohjelmistot tuotannon tukena Tuotantojen suunnitteluun on tarjolla monenlaisia ohjelmistoja perustoimisto-ohjelmistoista aina erikoistuneisiin, esittävien taiteiden kentälle suunnattuihin tuotannonsuunnitteluohjelmistoihin. Valinta ohjelmistojen välillä tulee tehdä aina organisaation lähtökohdista. Jos kyseessä on pieni organisaatio, jota pyörittää vain kourallinen työntekijöitä, ovat tarpeet hyvin erilaiset kuin vaikkapa suuren oopperatalon tapauksessa. Silloin kun suunniteltavia tuotantoja on kymmenittäin tai sadoittain, ja henkilöstömääräkin useissa sadoissa, on syytä harkita tarkoitusta varten suunniteltua ohjelmistoa. Puheteattereiden ja erilaisten kiertue-esitysten suunnitteluun on olemassa muutamia kotimaisia ohjelmistoja, jotka oman käsitykseni mukaan toimivat hyvin ja vastaavat suomalaisen toimintaympäristön haasteisiin. Suurille baletti- ja oopperataloille suunnattuja ohjelmistoja on puolestaan tarjolla maailmanlaajuisestikin vain kourallinen: toimiala ei houkuttele isoilla rahoilla, joten ohjelmistokehittäjätkin ovat useimmiten päätyneet alalle ”rakkaudesta lajiin”. ERP-moduuleilla hallitumpaa tuotantoarkea Kehittyneimmät tuotannonsuunnittelujärjestelmät ovat ns. ERP-järjestelmiä (Enterprise Resource Planning), joista löytyy monenlaisia toiminnallisuuksia liittyen suunnitteluun, tuotannonohjaukseen, taloushallintoon ja varastonhallintaan. Usein nämä järjestelmät ovat modulaarisia, joten kukin organisaatio voi poimia omaan käyttöönsä tarvittavat moduulit. Yleisimmin järjestelmillä hallitaan tuotantoja, kalentereita, tiloja ja henkilöresursseja. Tämä on taidelaitoksen tuotannonsuunnittelun kova ydin, jota ilman toiminta ei pyöri. Usein esittävän taiteen organisaatiossa myös palkkioiden ja palkanmaksu on sidoksissa tehtyihin esityksiin, joten työajan seuranta ja palkkamateriaalin muodostaminen erilaisine työntekijöille muodostuvine lisineen on oleellinen osa tuotannonsuunnittelujärjestelmää. Monissa kehittyneissä järjestelmissä on myös mahdollisuuksia dokumenttien- ja sopimustenhallintaan sekä varastonhallintaan. Myös taloushallinnon työkaluja on mukana laajimmissa esittävän taiteen alan ERP-järjestelmissä. Entä jos lisäämmekin ohjelmistoon vielä yhden uuden ensi-illan? - Näytöskautta simuloimassa Yksi työläimmistä vaiheista esittävän taiteen tuotannonsuunnittelussa on esityskausien suunnittelu. Organisaation toimivuuden kannalta on kriittistä, miten esitykset ja harjoitukset on rytmitetty kullekin esityskaudelle. Tämä vaikuttaa myös myyntiin ja henkilöstön työtyytyväisyyteen. Esityskausia suunniteltaessa tehdään usein nk. simulaatioita: miltä kokonaisuus vaikuttaa, jos esityksen X sijaan valitsemmekin esityksen Y ja vaihdamme esitysmäärän kymmenestä viiteentoista? Entä jos lisäämmekin ohjelmistoon vielä yhden uuden uusintaensi-illan? Tämä simulaatio- tai skenaariotyö on hyvin aikaa vievää ja monimutkaista. Kuitenkin näitä simulaatioita tarvitaan päätöksenteon tueksi. Toive toimivasta simulaatiotyökalusta nousi keskeisenä esiin tutkiessani muutamien suomalaisten taidelaitosten tuotannonsuunnittelua opinnäytetyötäni varten. Nykyisten niukkojen ja tulevaisuudessa mahdollisesti edelleen niukkenevien resurssien ei koettu riittävän tarvittavien simulaatioiden tekemiseen. Näytäntökausien simulaatioiden tekemiseen toivottaan monessa organisaatiossa apua tekoälystä. Useat organisaatiot näkivät mahdolliseksi sen, että tekoäly voisi ennalta sille syötettyjen reunaehtojen rajoissa luoda useita vaihtoehtoisia näytäntökausia, joista voitaisiin jalostaa lopullinen suunnitelma. Tässä korostettiin kuitenkin sitä, että suunnittelua ei ulkoistettaisi kokonaan tekoälylle, vaan kyseessä olisi aina lähtökohta, jonka pohjalta lopullinen suunnitelma tehtäisiin ihmisvoimin. Eräs haastateltava totesi että ”tekoäly on kuin kesäharjoittelija: hyvä se on pistää hommiin, mutta parempi kuitenkin katsoa perään”.   Tällä hetkellä tiedossani ei ole esittävän taiteen alalle soveltuvaa simulaatiotyökalua. Tällaisen ohjelmiston kehittämiseksi on kuitenkin otettu ensiaskeleita paitsi Suomessa myös muualla Euroopassa. Synergian kannalta parasta olisi, jos simulaatiotyökalu olisi osana tuotannonsuunnittelujärjestelmää. Silloin työläiltä ohjelmistojen välisiltä liittymiltä vältyttäisiin ja kaikki simulaation tiedot olisivat valmiiksi suunnitteluohjelmiston käytettävissä. Koneoppimisen ja tekoälyn erilaiset käyttötavat tulevat epäilemättä tulevina vuosina muuttamaan tuotannonsuunnittelua, samalla tavalla kuin ne tulevat muuttamaan koko tietotyön alaa. Toivoa sopii, että järjestelmätoimittajat lähtevät innolla kehittämään myös tekoälyä hyödyntäviä työkaluja. Valitettavasti tällä hetkellä näyttää siltä, että kaikki järjestelmäkehittäjät eivät vielä ole sisäistäneet kaikkea potentiaalia tällä saralla. Ilokseni huomasin kuitenkin opinnäytetyötä tehdessäni, että useimmat taideorganisaatiot olivat innolla mukana kehityksessä, haluten kehittyä ja lisätä tiedolla johtamista. Vain kehittyvä ja oppiva organisaatio voi olla menestyvä näinä vaikeina aikoina. Kirjoittajasta: Tomi Vekki työskentelee Suomen kansallisoopperassa ja -baletissa projektipäällikkönä, vastuullaan tuotannonsuunnittelujärjestelmän uusimisprojekti. Kulttuurituottaja (YAMK) tutkinnon Vekki suoritti Metropoliassa vuonna 2024. Lue lisää opinnäytetyöstä: Vekki, Tomi (2024) Taidelaitoksen tuotannonsuunnittelu tietojärjestelmällä : Case Kansallisooppera ja -baletti - Theseus. Metropolia ammattikorkeakoulu, kulttuurituottaja (YAMK) opinnäytetyö