Kesällä 2024 pääsin toteuttamaan kaksi suurta tapahtumaa Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE:lle. Näiden tapahtumien kautta ammatillisen koulutuksen ammattilaiset saivat mahdollisuuden verkostoitua, jakaa kokemuksia ja saada ajankohtaista tietoa. Toimin AMKE:lla tapahtumatuottajan roolissa.
Ensimmäinen tapahtuma, Talousjohdon kesäpäivät järjestettiin Helsingissä kesäkuussa. Tämä vuosittainen tapahtuma oli suunnattu ammatillisen koulutuksen talousjohdolle ja käsitteli ajankohtaisia talousasioita. Tapahtuma oli kaksipäiväinen seminaari, sisältäen myös illallistapahtuman Hyvää Pataa -tapahtuma järjestettiin kesäkuun puolessavälissä Keravalla ja Helsingissä. Tämä tapahtuma oli suunnattu ammatillisen koulutuksen ravintolapalveluiden työntekijöille ja johdolle. Ensimmäisenä päivänä seminaari pidettiin Keuda-talossa Keravalla ja toisena päivänä Scandic Helsinki Hubissa. Illallistilaisuus järjestettiin Suomenlinnassa. Palaute molemmista tapahtumista oli todella positiivista. Erityisesti puhujien asiantuntijuus ja verkostoitumismahdollisuudet saivat kiitosta.
Projektin eteneminen huhtikuusta kesäkuuhun vaati huolellista vaiheistusta ja aikataulutusta. Huhtikuussa keskityttiin tapahtumien runkojen luomiseen, kohderyhmien tarpeiden tarkentamiseen ja ohjelman alustavaan koostamiseen. Toukokuussa varmistettiin tapahtumapaikat, puhujat, tekniset ja logistiset palvelut sekä käynnistettiin markkinointi. Kesäkuussa toteutettiin itse tapahtumat suunnitelmien mukaisesti.
Tässä projektissa yhtenä tavoitteenani oli oppia hallitsemaan kahden lähes samanaikaisen tapahtuman tuotantoprosessit. Tämä oli haastavaa mutta opettavaista. Opin suunnittelemaan aikataulut huolellisesti ja jakamaan työtehtävät tehokkaasti. Toinen tavoitteeni oli oppia itsensä johtamisesta, mikä vaati itsekuria ja ajanhallintataitoja. Halusin myös kehittyä paremmaksi viestijäksi, mikä osoittautui tärkeäksi työryhmän kanssa viestiessä.
Projektissa toki ilmeni myös haasteita, kuten tiukka aikataulu ja henkilöstöresurssien rajallisuus. Opin, kuinka tärkeää on hallita omaa ajankäyttöä ja priorisoida tehtäviä tehokkaasti.
Näiden tapahtumien tuottaminen opetti minulle todella paljon ja toi lisää itsevarmuutta tapahtumatuottajana. Tapahtumat ylsivät myös AMKEn tavoitteisiin, eli ne vahvistivat AMKE:n asemaa alan keskeisenä toimijana ja palveluntarjoajana, ja ne tarjosivat osallistujille arvokkaita verkostoitumismahdollisuuksia ja ajankohtaista tietoa.
Kulttuurituotannon bloggaajat
Bloggaajat ovat Metropolian kulttuurituotannon opiskelijoita. Blogeissa kurkistetaan kulissien taakse, esitellään tuotantoja ja ajankohtaisia kulttuuritapahtumia. Opiskelijat kertovat kulttuurituotannon opiskelusta Metropoliassa ja siitä mitä tuotannoissa sekä projekteissa tapahtuu. Ota yhteyttä
Omaan taustaani kuuluu työkokemusta useilta eri aloilta jo ennen korkeakouluopintoja. Alanvaihtajana tämä kokemus voi ajoittain tuntua irralliselta, mutta nykyään tällainen monipolvinen työura on yhä tavallisempi. Näenkin, että itsensä johtamisen taitojen tulisi olla entistä kiinteämpi osa opiskelijaelämää. Omalla matkalla kohti kulttuurituottajaksi valmistumista tietoinen työskentely aiheen parissa on ollut käänteentekevää ammatti-identiteettini ja kestävämmän työelämän kehittymistä ajatellen. Prosessin aikana olen kokeillut uusia toimintatapoja, kuten mentorointiohjelmaa. Tämä avasi täysin uuden näkökulman johdattaen näin myös työn ääreen, jota en olisi muuten hakenut. Kyse oli ajatusmaailman muutoksesta ja oman rohkeuden sisäistämisestä.
Itsetuntemus
Vuonna 2025 työskentelin oman itsetuntemuksen parissa tietoisesti ja etenin itsensä johtamisessa vaihe vaiheelta sisältä ulospäin. Ajattelen, että tänä päivänä itsetuntemus tarvitsee tilaa jopa tylsistymiseen asti, jolloin voi kuulla itsestään hiljaisia viestejä. Muutos alkaa itsestä ja usein etsimämme vastaukset löytyvät lähempää kuin uskommekaan. Itsetuntemusta on mahdollista harjoittaa improvisaatio- ja taidelähtöisten menetelmien avulla ja etenkin kehollisuuteen yhdistettynä ne toimivat itselleni, kunhan päästää irti täydellisyyteen pyrkimisestä. Omaan itseen syväsukelluksen rinnalla tarvitsemme kuitenkin myös kontaktia muiden kanssa, jotta pystymme hahmottamaan itsemme todellisemmin.
Mentorointi
Olen ollut kiinnostunut mentoroinnista jo pitkään, mutta se tuntui itselleni aluksi todella kaukaiselta. Ehkä asia vaati hieman sulattelua ja olin vielä matkalla itsetuntemuksen kanssa, jonka kautta olin valmiimpi astumaan enemmän esille. Miltä sinusta kuulostaisi työelämän hiljaisen tiedon jakaminen ennalta tuntemattoman ihmisen kanssa? Itselleni mentorointi osoittautui yhdeksi parhaimmista yhteistyön muodoista tarjoten työkaluja kehittymiseni tueksi. Eri järjestöjen sekä yhdistysten kautta tämä on saavutettavampaa kuin osasin ajatella ja sain itse olla mukana aktorina Suomen Mentorit ry:n mentorointiohjelmassa. Kokemus näytti uudenlaisen asenteen työelämää kohtaan ja tulen pitämään mentoroinnin lähellä elämääni jatkossakin. Kulttuurialalla mentorointi olisi tärkeää saada tunnistetuksi osaksi työelämää, sillä jokainen meistä ansaitsee kuulluksi ja nähdyksi tulemisen kokemuksen.
Kiitollisuus
Tällä hetkellä kaiken alta nousee valtava kiitollisuus ja ehkä olen oppinut pysähtymään ja kuulemaan sen uudesta tietoisuuden tasosta käsin. Olen kokenut kiitollisuutta omaa matkaani kohtaan eri ammattinimikkeillä sekä niistä aidoista kohtaamisista, jotka ovat opettaneet minulle avun pyytämisen ja antamisen arvon. Itsensä johtaminen on myös palkitsemista ja kaunista sisäistä puhetta prosessin aikana ja siinä piilee valtava sisäisen motivaation voima, sillä silloin ei ole enää riippuvainen ulkoisesta hyväksynnästä. Olen löytänyt avoimuuden ja monipuolisen työskentelyn kautta entistä vahvemman yhteyden sisäiseen kompassiin ja tunnen olevani oikeassa paikassa tässä hetkessä. Tämän kaiken myötä olen oivaltanut, että on oltava myös valmis katsomaan asioita kärsivällisesti yksinkertaisten peruspilareiden kautta.
Mitä itsensä johtaminen merkitsee sinulle?
Suosittelen lämmöllä tutustumaan lisää mentorointiin osoitteessa: https://suomenmentorit.fi/mentorointiohjelma/
Valma Merimaa, kulttuurituotanto -24
Toimin Hoasin Kannelmäen vaihto-oppilaiden hostina lukuvuoden 2025-2026. Hostin tehtävään kuului yleisesti vaihto-oppilaiden tukena oleminen sekä vähintään kerran kuukaudessa tapahtuman tai muun aktiviteetin suunnittelu ja järjestäminen yhdessä työparin kanssa. Lisäksi olin vastuussa taloyhtiön kerhohuoneiden varausjärjestelmästä sekä vaihto-oppilaiden WhatsApp-chatin ja sähköpostin ylläpidosta ja niissä kysymyksiin vastaamisesta. Lukukausien alussa teimme oppaan Hoasilla ja Suomessa asumiseen.
Projektin aikana pääsin kohtaamaan useita ihmisiä ja olen oppinut huomioimaan tapahtumia suunnitellessa eri kulttuureista tulevat sekä myös erilaiset ihmistyypit. Kehitin viestintätaitojani varsinkin englanniksi ja sain palautetta, jonka pohjalta pystyin oppimaan lisää. Opin projektin aikana paljon omista työtavoistani ja pääsin myös kehittämään tapahtumia paremmiksi.
Tässä muutama oppi ja vinkki vaihto-oppilaiden tukemiseen:
Ole kohtelias
Kulttuurierot voivat aiheuttaa tahattomia väärinkäsityksiä. Jos on mahdollista, selvitä etukäteen, miten vieraassa kulttuurissa on tapana toimia. Jopa oikea tapa tervehtiä on erilainen eri kulttuureissa. Myös kielitaito vaikuttaa paljon kommunikaation selkeyteen. Muista olla kärsivällinen ja ymmärtäväinen. Tilanne voi olla jännittävä molemmille.
Älä pidä mitään itsestäänselvyytenä.
Ole valmis auttamaan kaikessa ystävällisesti ilman, että vaihto-oppilaalle tulee kiusaantunut olo. Arkipäiväiset asiat, jotka itsellesi tuntuvat yksinkertaisilta voivatkin olla toisella uutta. Esimerkiksi iLOQ-avaimen käyttäminen tai verkkopankissa laskun maksaminen saattavat aiheuttaa haasteita.
Ryhmäyttäminen on tärkeää.
Vaihto-oppilaat saapuvat uuteen maahan usein ilman ystäviä. Suurimmalla osalla ei ole aluksi vapaa-ajallaan töitä, harrastuksia tai muita menoja, jolloin saattaa tuntea olonsa helposti yksinäiseksi. Tapahtumien ja myös pienempien aktiviteettien järjestäminen on hieno tapa tuoda ihmisiä yhteen.
Kuuntele palautetta.
On tärkeää selvittää, mitä vaihto-oppilaat haluaisivat tehdä. Itselle vieraaseen kulttuuriin saattaa kuulua esimerkiksi juhlapäivä, mitä vaihto-oppilaat haluaisivat juhlia. Heillä saattaa myös olla jo odotuksia ja toiveita, mitä haluaisivat kokea Suomessa vaihtonsa aikana.
Suosittelen työskentelyä vaihto-oppilaiden parissa kaikille, joita kiinnostaa kotikansainvälistyminen.
Anni Rantanen, kulttuurituotannon vuosikurssi 2022
Maailma kylässä -festivaali tarjoaa järjestöille paikan kohdata yleisöjä, lisätä näkyvyyttä ja nostaa esiin globaaleja kysymyksiä. Opinnäytetyöni keskeinen havainto on kuitenkin se, ettei vaikuttavuus synny pelkästä mukanaolosta. Jotta festivaaliosallistuminen tukee järjestön tavoitteita, sen on oltava suunniteltu prosessi: mitä tapahtuu ennen festivaalia, sen aikana ja sen jälkeen.
Järjestöjen toimintaympäristö on muuttunut nopeasti. Resurssit ovat tiukentuneet, rahoitus on epävarmempaa ja samalla järjestöiltä odotetaan yhä selkeämpää kykyä osoittaa työnsä vaikuttavuus. Tässä tilanteessa Maailma kylässä -festivaalin kaltaiset tapahtumat ovat järjestöille arvokkaita paikkoja kohdata ihmisiä. Parhaimmillaan festivaali on tila, jossa järjestö ei puhu vain omalle valmiille yleisölleen, vaan kohtaa ihmisiä, jotka pysähtyvät aiheen äärelle ehkä ensimmäistä kertaa.
Opinnäytetyössäni tarkastelin Maailma kylässä -festivaalia kansalaisvaikuttamisen alustana ja erityisesti sitä, miten Fingon jäsenjärjestöt osallistuvat festivaalille. Yksi kiinnostavimmista havainnoista oli, että festivaalin mahdollisuudet tunnistetaan laajasti, mutta niitä ei aina hyödynnetä suunnitelmallisesti. Mukanaolo ei vielä itsessään tarkoita vaikuttavaa osallistumista.
Festivaalilla on monta tavoitetta
Järjestöjen tavoitteet festivaaliosallistumiselle ovat monitasoisia. Festivaalilta haetaan yleisökohtaamisia, näkyvyyttä, tunnettuutta, uusia vapaaehtoisia, jäseniä ja lahjoittajia. Lisäksi osa järjestöistä tavoittelee suoraa yhteiskunnallista vaikuttamista tuottamalla sisältöjä, jotka nostavat esiin esimerkiksi ihmisoikeuksia, kestävää kehitystä ja globaalia oikeudenmukaisuutta.
Siksi ei ole yhdentekevää, millä tavalla järjestö festivaalille osallistuu. Osallistumisen tapa kannattaa valita sen mukaan, halutaanko ensisijaisesti lisätä tunnettuutta, käydä keskustelua, tavoittaa uusia toimijoita vai vaikuttaa yleisön ajatteluun.
Tavoitteet ensin, toteutus sitten
Festivaaliosallistumisen suunnittelussa ei riitä, että kysytään, onko järjestö mukana. Olennaisempaa on kysyä, miksi se on mukana ja mitä osallistumisella halutaan saada aikaan.
Tässä korostuu myös festivaalin järjestäjän rooli. Kaikilla järjestöillä ei ole samoja resursseja, kokemusta tai mahdollisuuksia muotoilla osallistumistaan strategisesti. Festivaalin ei pitäisi vain tarjota osallistumispaikkoja, vaan myös auttaa järjestöjä kirkastamaan tavoitteitaan ja valitsemaan niihin sopivia osallistumisen tapoja.
Tavoitteiden kirkastamisen rinnalla tarvitaan järjestöjen keskinäisen verkostoitumisen vahvistamista. Kaikilla toimijoilla ei ole mahdollisuutta tuottaa omaa laajaa ohjelmaa, ylläpitää näyttävää festivaalipistettä tai käyttää paljon työaikaa tapahtuman suunnitteluun.
Kun järjestöt löytävät toisensa ajoissa, ne voivat yhdistää osaamistaan, jakaa työmäärää ja rakentaa yleisölle vahvempia kokonaisuuksia kuin yksin olisi mahdollista.
Järjestäjän rooli on suurempi kuin usein ajatellaan
Kyse ei kuitenkaan ole vain siitä, että järjestöjen pitäisi suunnitella paremmin. Myös festivaalin rakenteet, aikataulut, tiedonkulku ja järjestöille tarjottavat tavat olla mukana vaikuttavat siihen, kuinka realistista tavoitteellinen osallistuminen on.
Jos tavoitteita ei sanoiteta etukäteen, onnistumista on vaikea arvioida jälkikäteen. Silloin osallistuminen voi jäädä yksittäiseksi tapahtumasuoritukseksi: tullaan paikalle, ollaan esillä ja puretaan piste päivän päätteeksi. Työ voi silti olla arvokasta, mutta osa sen potentiaalista jää käyttämättä.
Festivaalilla vaikuttaminen tapahtuu usein pienissä hetkissä: lyhyessä keskustelussa, kysymyksessä, ohjelman jälkeen syntyvässä ajatuksessa tai siinä, että ihminen uskaltaa tulla juttelemaan aiheesta, joka on hänelle vieras.
Juuri siksi kohtaamisia pitää miettiä etukäteen. Mitä haluamme ihmisen muistavan tästä kohtaamisesta? Mihin haluamme kutsua hänet mukaan? Mikä on se yksi ajatus, jonka toivomme jäävän elämään?
Järjestöjen osallistumista voidaan vahvistaa erityisesti osallistumismahdollisuuksia selkeyttämällä, yleisökohtaamisten laatua tukemalla ja kytkemällä festivaaliosallistuminen vahvemmin osaksi järjestöjen muuta toimintaa. Näiden rinnalla tärkeäksi nousee myös järjestöjen välinen verkostoituminen ja yhteisten toteutusten tukeminen.
Festivaali on prosessi, ei yksittäinen tapahtuma
Tämä edellyttää festivaalin järjestäjiltä aktiivista mahdollistajan roolia. Jos festivaalia kehitetään kansalaisvaikuttamisen alustana, festivaalin tehtävä ei ole vain koordinoida tapahtumaa, vaan rakentaa edellytyksiä sille, että järjestöt voivat osallistua siihen tavoitteellisesti ja yhdenvertaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa selkeämpiä osallistumisen polkuja, yhteistä suunnittelua ja festivaalin jälkeistä arviointia.
Lopulta kyse on yksinkertaisesta mutta tärkeästä muutoksesta ajattelussa. Festivaalille osallistumista ei kannata nähdä irrallisena tapahtumana, vaan osana järjestön vaikuttamistyötä. Prosessi alkaa ennen tapahtumaa, kun järjestö määrittelee tavoitteensa, kohderyhmänsä, viestinsä, resurssinsa ja mahdolliset yhteistyökumppaninsa. Festivaalin aikana prosessi näkyy siinä, miten yleisöä kohdataan. Festivaalin jälkeen ratkaisevaa on, mitä saadulla näkyvyydellä, kontakteilla ja kokemuksilla tehdään.
Siksi vaikuttava festivaaliosallistuminen alkaa jo ennen tapahtumapäivää. Se alkaa siitä, että kysytään: miksi olemme mukana, keitä haluamme kohdata, kenen kanssa voimme tehdä yhteistyötä ja mitä haluamme saada yhdessä aikaan?
Johanna Eurakoski on kokenut kulttuurituotannon ammattilainen ja vastavalmistunut kulttuurituotannon YAMK. Hän työskentelee Maailma kylässä -festivaalin ohjelmapäällikkönä Fingossa. Hänen osaamisensa painottuu vaikuttavien ja osallistavien tapahtumakonseptien kehittämiseen, verkostomaiseen yhteistyöhön sekä kulttuurin ja yhteiskunnallisten kysymysten yhdistämiseen. Opinnäytetyö on ladattavissa tästä Maailma kylässä -festivaali kansalaisvaikuttamisen alus-tana: Järjestöjen osallistumisen tarkastelu ja kehittäminen
Yleisötapahtuma on oiva tilaisuus kohdata samasta aiheesta kiinnostuneita ihmisiä. Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden tapahtumissa ollaan uuden äärellä. Tapahtumissa voidaan kehittää asioita yhdessä työpajaillen tai saapua kuulemaan hankkeen tarjoamaa tuoretta tietoa. Tässä kirjoituksessa tarjolla muutamia vinkkejä lähitapahtuman järjestäjälle.
1. Harkitse huolella
Tapahtumien tuottaminen vaatii aikaa, vaivaa ja rahaa. Tapahtuman täytyy houkuttaa yleisöä paikalle. Ennen kuin muita valmisteluja aloitetaan, selvitä kaksi seikkaa:
Mitä hyötyä tapahtumasta on yleisölle?
Miten tapahtuma tukee hankkeen edistymistä tai tavoitteiden saavuttamista?
Kun hyödyt ja tavoitteet ovat selvillä, tapahtuman tavoitteet on asetettu. Näiden pohjalta on mahdollista luoda tapahtuman raamit: ohjelma, tilaisuuden kesto, ja toteutustapa. Osallistumisen hyötyjen pohdinta auttaa myös luomaan tapahtuman ydinviestit, joita käytetään tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa.
2. Suunnittele
Tapahtumatuotantoon kuuluu useita osa-alueita, jotka kytkeytyvät toisiinsa. Samat elementit kuuluvat niin pieniin seminaareihin ja työpajoihin kuin isoihin konferensseihin tai festivaaleihin.
Muotoile kokemus tapahtumaan osallistujan näkökulmasta käsin.
Yleisöön voi luoda vaikutuksen vaatimattomallakin budjetilla. Erikokoisten ja -tyyppisten tapahtumien tuottamiseen tarvitaan kuitenkin eri määrä resursseja. Selvitä ensin, kenelle tehdään. Osallistuja havaitsee ja aistii, onko tapahtuma luotu yleisöä varten. On siis tunnettava yleisönsä. Keitä he ovat?
Minkälainen tapahtuma tuotetaan? Mikä sille tulee nimeksi? Kun määritellään tapahtuman muotoa, toteutustapaa ja rakennetta, puhutaan tapahtuman konseptoinnista. Konseptointi on luovaa ja rajatonta ajattelua.
Resurssien käytettävyys luo rajoitteet toteuttamismahdollisuuksille. Mitä hankkeen budjetissa on varattu tapahtumalle? Paljonko hankkeen työntekijöiden työtunteja voi käyttää tapahtuman järjestämiseen?
Mitä, jos resurssit eivät riitä? Jätetäänkö tekemättä?
Tuotantotyöryhmän roolit ja vastuut selviksi. Tuottaja vastaa kokonaisuuden koordinoinnista. Tuottaja huolehtii myös erilaiset sopimukset, palvelujen hankinnat, lupa- ja ilmoitusasiat. Budjetin seuranta kuuluu yleensä tuottajan tehtäviin. Suuremmassa tapahtumassa on jaettava vastuuta. Tekniikka, yleisöpalvelu, turvallisuus ja viestintä ovat tyypillisiä osa-alueita, joissa voi olla omat vastuuhenkilöt.
Sisällöt ja puhujat. Minkälainen on tapahtuman ohjelma? Keitä esiintyjiä yleisö haluaa kuulla? Ovatko juuri nämä esiintyjät saatavilla tapahtumapäiväksi? Kuka juontaa, moderoi paneelikeskustelun, fasilitoi työpajan?
Tila tarpeen mukaan. Seminaari auditoriossa ja pienryhmiin jakautuva työpajapäivä vaativat erilaiset tilat. Minkälaisen tunnelman tila luo? Miltä siellä näyttää, kuulostaa, tuoksuu? Mitkä ovat vuokraus- tai käyttöehdot? Moneltako hälytykset menevät päälle, kuka siivoaa, pääseekö parkkihalliin kuka vain? Miten tilaan löytää? Tarvitaanko erilliset opastekyltit?
Hankinnat? Tapahtuman luonteesta riippuen hankinnoille on erilaisia tarpeita. Varmista rahoittajan ohjeista, mitä kustannuksia hyväksytään ja miten palveluiden tai tavaroiden hintavertailu suoritetaan.
Esitystekniikkaa tarvitaan, jotta esitykset näkyvät ja kuuluvat koko yleisölle. Tilassa voi olla valmiina tai sinne tuodaan äänentoistoa ja valaistusta. Hybriditapahtumissa ehkä tarvitaan lisäkalustoa suoratoistoon. Kuka hoitaa tekniikan?
Saavutettavuus on yleisön huomioimista. Ovatko esiintyjien aineistot saavutettavia? Tarvitaanko esityksille tulkkausta?
Turvallisuus on varautumista poikkeustilanteisiin. Huomioi tilan yleisökapasiteetti. Iso yleisötilaisuus ulkotiloissa tai kutsuvierastilaisuus sisätiloissa muodostavat erilaisia riskejä. Noudata tilaisuuden luonteesta ja järjestämispaikasta riippuvia turvallisuusvaatimuksia. Tuotannosta ja yleisöpalvelusta vastaavien tulee tietää tilaa koskevat turvallisuusohjeet. Ensiaputaidoista ei ole haitaksi.
Esteettömyys? Tapahtumatilaa valitessa, huomioi esteettömyys niin ulkoa saavuttaessa kuin sisätiloissa. Jos tilat eivät ole esteettömät, tiedota siitä ainakin tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.
Viestintä. Kaikessa aineistossa on oltava näkyvissä hankkeen rahoittajaohjeiden vaatimat elementit, kuten rahoittajan ja kumppanien logot. Tapahtuman toteutuspäivämäärä on hyvä olla lukittuna, kun markkinointi käynnistetään. Yleisön saamiseksi paikalle, tapahtumasta on tiedettävä ja mieluiten riittävän ajoissa. Tuota viesteihin innostusta: mikä mielettömän ajankohtainen aihe ja kuinka valovoimaiset esiintyjät! Viesti selkeästi: kenelle tapahtuma on suunnattu, milloin ja missä se järjestetään, miten ilmoittaudutaan ja onko maksullinen.
Vastuullisuus näkyy etenkin tarjoiluissa. Mitä viestivät kertakäyttökupit, reilun kaupan kahvi tai lihaton buffetlounas? Haitaksi ei ole, jos tapahtumaan voi saapua helposti myös julkisin liikennevälinein. Voidaan kehottaa jättämään auton kotiin ja tulemaan polkupyörällä.
Tuotantosuunitelma, jossa on eriteltynä esivalmisteluvaihe, tapahtumapäivän juoksutus ja purku. Päivämäärät, kellonajat ja yhteystiedot ovat tuottajalle tärkeitä työvälineitä. Tapahtumalle voi laatia erillisen viestintäsuunnitelman.
3. Toteuta
Tapahtumatuotannossa on useita liikkuvia osia. Tuottajan tulee voida seurata kaikkia yksityiskohtia. Vain siten voi olla varma, että asiat etenevät suunnitellusti. Tuottajalla on oltava tärkeimpiin asioihin myös käyttökelpoinen varasuunnitelma, jos jokin menee pieleen.
Tapahtumatuotanto vaiheittain
Suunnittelu (aloitus: 9-12 kuukautta ennen tapahtumaa)
Tavoitteiden määrittely – kumppanit ja ohjausryhmä apuna
Tapahtuman päivämäärä ja kesto
Tapahtumatila, yleisökapasiteetti
Tapahtuman nimi, tuotanto- ja viestintäsuunnitelma
Sisältöjen ja toiminnan suunnittelu, tuotantotyöryhmän muodostaminen
Valmistelu (aloitus: 9-3 kuukautta ennen tapahtumaa)
Puhujien, juontajan sekä muiden esiintyjien valinta ja kiinnittäminen
Ohjelman aikataulutus ja tauotus
Tilan, tilasuunnittelun, tekniikan, turvallisuuden ja tarjoilujen varaaminen
Markkinointi ja viestintä käyntiin
Ilmoittautumiset auki
Toteutus
Tila ja tekniikka valmiina toimintaan
Henkilöstö ja puhujat, juontaja tai työpajan fasilitaattori paikalla
Yleisö paikalle ja esitys käyntiin
Tapahtuman näkyvyyttä lisää, jos sosiaaliseen mediaan tehdään päivityksiä suoraan tapahtumasta.
Jälkityöt
Kiitokset puhujille, tapahtumatilan purku, palautteen läpikäynti ja kiitokset työryhmälle
Viestintäsuunnitelman mukaisesti laadittavat mediatiedote ja sosiaalisen median päivitykset
Raportointi ohjausryhmälle ja rahoittajalle
Viestintäaineiston, kuten videon jälkityöt ja tapahtuman tulosten levitys hankkeen viestintäkanavissa.
Kiinnostavan tapahtuman sisällöistä saadaan mediatiedote tai verkkouutinen. Kun puhujat ja tunnelmat taltioi videolle tai valokuviin, aineistoja voi hyödyntää tiedottamisessa.
3. Arvioi
Onnistuiko tapahtuma? Tapahtumaa suunnitellessa voi myös miettiä, miten mitataan sen onnistumista. Mistä tiedetään, että tapahtumalle asetetut tavoitteet täyttyivät? Mitä tapahtumasta muuten opittiin?
Yleisin onnistumisen mittari lie osallistujamäärä. Julkisesti rahoitettujen hankkeiden tapahtumat ovat lähes poikkeuksetta osallistujille maksuttomia. Kaikki ilmoittautuneet eivät saavu paikalle. Osallistujamäärän lisäksi voi tarkastella ilmoittautumismääriä.
Onnistumista voi mitata myös pitkällä aikavälillä. Tapahtumista syntyy parhaimmillaan kauaskantoisia vaikutuksia. Kaikkia vaikutuksia ei voi ennakoida. Sellaisia ovat ihmisten kohtaamisista syntyvät yllättävät yhteistyöideat, tai jopa parisuhteet
Lisälukemista
Hankeviestinnän käsikirja (2021), Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja
Esiintyvän taiteilijan näkökulma: Tehokasta kuin leikkaussalissa - Muistilista varmistamaan kestävää keikkatyötä (2022), Tikissä-blogi
Tapahtumatekniikan näkökulma: Purkkavirityksistä yhdenmukaisiin turvallisuustaitoihin - Näyttämöturvallisuus läpäisee koko organisaation (2022), Tikissä-blogi
Meillä kaikilla on oma tapamme toimia ja olla työrooleissamme. Useimpien tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden parissa työskentelee ihmisiä eri organisaatioista. Hankkeet ovat määräaikaisia, ja hankkeessa työtä tekevä tiimi syntyy määräajaksi. Projektia vetämään nimetään projektipäällikkö.
Projektipäällikön roolin ennakko-odotukset
Projektipäällikön onnistumista työssään arvioivat eri vaiheissa rahoittaja, ohjausryhmä, projektin työntekijät ja kumppanit, sekä projektin sidosryhmien edustajat. Miellämme päällikön roolin kukin omasta näkökulmastamme.
Eri aloilla projektityö käsitetään eri tavoin. Ennakko-odotukset projektipäällikön roolista ja projektin toteuttamistavasta voivat kummuta kunkin mukana olevan aiemmista kokemuksista. Samoin oletukset ensikertalaisen tai kokeneemman projektipäällikön kyvykkyydestä hoitaa tehtävänsä voivat olla hyvin vahvoja. Näiden oletusten läpikäynti yhdessä, projektin alkaessa, saattaa edistää yhteistyön mielekästä käynnistymistä.
Projektipäällikkönä toimimisen perusedellytykset
Onko hyvä projektipäällikkö hankkeen itsepäinen veturi vai joukon kapteeni? Keskittyykö hän käytännön suorituksiin, vai katseleeko vielä pitemmälle, hankkeen päättymisen jälkeiseen aikaan? Ei ole yhtä ja ainoaa oikeaa tapaa olla projektipäällikkö. Kyky toteuttaa projekti alusta loppuun on pääasiallinen tehtävä.
Projektipäällikkönä onnistumisen perusedellytyksiä ovat
ymmärrys projektiluontoisesta työskentelystä, jota raamittavat aika, raha ja ihmiset
ihmisten johtamisen taidot
jokin käsitys aihepiiristä, jota projekti käsittelee, vaikkei hänen tarvitse olla alan erityisasiantuntija
perustyövälineiden, kuten sähköisten raportointityökalujen, ymmärrys
Osaamistaan voi kasvattaa läpi uran, projektikokemus toisensa jälkeen. Ammattilainen hankkii todisteeksi osaamisestaan vaikkapa projektipäällikön sertifikaatin, jollaisia erilaiset kansainväliset asiaan erikoistuneet organisaatiot myöntävät.
Projektipäällikön tulee hankkeen edetessä osata reagoida muuttuviin tilanteisiin sopivalla tyylillä ja edistää hanketta sen tärkeimmät tavoitteet mielessä. Projektipäällikön on hyvä osata ja ymmärtää, tietää paljon muttei kaikkea, kantaa vastuunsa ja jakaa sitä muillekin, viestiä aktiivisesti ja luontevasti.
Paineensietokykyäkin tarvitaan.
Tiimin rooli projektin etenemisessä
Metropolia ammattikorkeakoulussa tehdään vuosittain yli sataa hanketta, joita toteuttavat kymmenet projektipäälliköt. Monet projektipäälliköt ovat vastuussa useammasta kuin yhdestä hankkeesta. Jokainen heistä on oma persoonansa ja kullakin oma tyylinsä viedä projektejaan eteenpäin.
Hankkeen onnistumisen kannalta myös projektin työntekijöiden persoonallisuudet ja tekemisen tapa ovat merkittävässä roolissa. Tiimiään ei aina voi valita. Huomioitavaa on myös se, ettei projektipäällikkö aina ole projektityöntekijöiden hallinnollinen esihenkilö.
Ihannetilanteessa projektia vetää henkilö, joka kykenee näkemään kokonaisuuden, tekemisen merkityksen ja tulosten vaikutukset niin projektin osallisille kuin laajemmin. Lisäksi hän antaa tilaa tekemiselle, selkeät roolit ja vastuut tiiminsä asiantuntijoille.
Tiimin tehtävä on toteuttaa annettuja tehtäviä tai tehtäväkokonaisuuksia ja raportoida projektipäällikölle. Tiimiläisillä voi olla täysipäiväinen tai osa-aikainen työsuhde projektiin. Tiimin sisäinen viestintä on tärkeää, jotta kaikki osalliset pysyvät ajan tasalla projektin etenemisestä.
Vahva persoona, vahva työote?
Olen työskennellyt hankkeiden viestijänä noin kymmenen eri projektipäällikön kanssa. Jokainen heistä on tuntunut tekevän työtä omana itsenään ja kunkin työtyyli on värittynyt sen mukaisesti. Yhdistävänä tekijänä voi sanoa omien kokemusten pohjalta vain, että tyypillinen projektipäällikkö on varma mielipiteistään, eikä epäröi sanoa ajatuksiaan ääneen.
Itse olen toiminut viimeksi seitsemän vuotta sitten tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeen projektipäällikkönä. Oma tavoitteeni oli taata huipputiimin onnistuminen projektin suorittamisessa. Kaiken avaimena oli avoimuus ja tasavertainen vuorovaikutus, niin tiimin kuin kumppaneidenkin kanssa. Uskon myöskin edustaneeni päällikkötyyppiä, jolla on vahva mielipide.
Projektipäällikön vahva mielipide ei muodostu omista mieltymyksistä tai hetken mielijohteesta, vaan perustellusti eri vaihtoehtoja punnittuaan, päällikkö tekee päätöksen. Se ei koskaan ole jyräävä teko, vaan osoitus sitoutumisesta valintaan, joka tukee projektipäällikön näkemyksen mukaan parhaiten projektin etua kokonaisuudessaan.
Lukemistoa
Erikson, Thomas: Kehnot pomot ympärilläni - miksi hyvä johtaminen on niin vaikeaa? (2019, Atena-kustannus)
Kähönen, Päivi: Projektipäällikön osaaminen ja taidot (7.3.2016, Pasaati)
Monet meistä tunnistavat tarpeen elää matkoilla kuten paikalliset, aitoja asioita kokien. Yksilöllisyys ja uniikit kokemukset, mutta samalla myös yhteisöllisyys ovat tämän päivän trendejä matkailussa. Hektisen elämänrytmin keskellä etsitään erityisesti luonnosta tasapainoa ja mielenrauhaa. Suomi tunnetaan hyvin kauniista luonnosta, mutta voiko siitä saada irti entistä autenttisempia kokemuksia yhdessä paikallisten kanssa? Entä voisiko myös merellisestä Helsingistä löytää kiinnostavaa ja paikallista kaupunkikulttuuria yhteisöllisesti kokien? Näistä kysymyksistä sai alkunsa oma opinnäytetyöni kulttuurimatkailun palvelun kehittämiseksi kansainvälisille matkailijoille.
Voiko onnellisuudella markkinoida Suomea?
Huomioni kiinnittyi keväällä Visit Finlandin hauskaan Rent a Finn -kampanjaan, jossa etsittiin tavallisia suomalaisia onnellisuusoppaiksi kansainvälisille matkailijoille. Pian tämän jälkeen Suomi valittiin YK:n teettämän onnellisuustutkimuksen mukaan jo toisen kerran peräkkäin maailman onnellisimmaksi maaksi. Kampanjan ajoitus oli siis täydellinen ja se sai maailmalla valtavasti positiivista huomiota. Mukaan haki tuhansia matkailijoita, jotka olivat kiinnostuneita oppimaan mikä on suomalaisten onnellisuuden salaisuus. Onnellisuus ja autenttisuus vastaavat kuluttajien tarpeisiin Suomen markkinoinnissa juuri nyt ja näen tästä trendistä hiljaisia signaaleja vähän joka puolella.
Irti stressistä luonnossa yhdessä paikallisen onnellisuusoppaan kanssa
Hiljaisuus ja rauhoittuminen luonnon äärellä ovat matkailussa nyt niitä juttuja, joille on kysyntää kaiken hälyn ja stressaavan elämän keskellä. Tuhansien järvien ja mökkien maana meillä on juuri tätä tarjota. Rent a Finn -kampanja vastaa myös erittäin vahvana näkyvään ns. ”live like a local” -matkustustrendiin, jossa etsitään nimenomaan autenttisia kokemuksia ja paikallista elämäntapaa. Mikä meille on arkea, voi vaikkapa aasialaiselle olla vähän outoa, mutta uniikkia luksusta. Mukaan valitut matkailijat pääsevätkin tänä kesänä vieraiksi onnellisuusoppaiden omiin rakkaisiin paikkoihin ja maisemiin kokemaan yhdessä tyypillistä mökkielämää, kuten kalastusta tai vaikkapa marjojen poimimista.
Toimisiko Rent a Finn -tyyppinen palvelu kulttuurimatkailussa?
Mietin, voisiko tämä sama ”live like a local” -ajatus toimia myös kulttuurimatkailussa? Olen kuunnellut kevään aikana monta kiinnostavaa puheenvuoroa Culture Tourism for City Breakers -hankkeen tapahtumissa Metropolian Arabian kampuksella. Siellä on pohdittu muun muassa sitä, miten kansainväliset matkailijat voisivat paremmin löytää monipuolisen ja kiinnostavan kulttuuritarjontamme äärelle? Voisiko yhtenä ratkaisuna olla kaupunkikulttuurin kokeminen yhdessä paikallisen kanssa esimerkiksi meidän merellisessä Helsingissä? Nyt puhutaan kulttuurista siis paljon laajemmassa mittakaavassa kuin mitä pelkästään korkeakulttuuri tarjoaa.
Kulttuurikaveriksi kv-matkailijoille ja vaihto-opiskelijoille
Sain kipinän lähteä kehittämään tähän tarpeeseen vastaavaa kulttuuripalvelua Helsinkiin saapuville kansainvälisille matkailijoille. Kulttuurimatkailun tuottaminen kurssi antoi minulle paljon eväitä idean jalostamiseen. Nyt palvelun suunnittelu on jo hyvässä vauhdissa. Asiakaskokemus ja vuorovaikutus paikallisen kanssa ovat siinä kaiken keskiössä. Tavoitteena on saada tästä valmis opinnäytetyö vuoden loppuun mennessä palvelumuotoilua hyödyntäen. Testaan palvelua syksyllä Metropolian uusien kansainvälisten vaihto-opiskelijoiden kanssa. Onnistunko antamaan heille pienen maistiaisen siitä, miten kaupunkikulttuuri voi näyttäytyä mikrotasolla tietyssä kanta-kaupunginosassa vaikkapa perinteisessä Kotiharjun saunassa tai paikallisessa kahvilassa? Joskus on hyvä laittaa itsensä likoon. Kokemus on varmasti antoisa myös itselleni ja ehkäpä tulevaisuudessa löydän paikkani kulttuurimatkailuyrittäjänä.
[caption id="attachment_2302" align="alignleft" width="310"] Nora Lappalainen.[/caption]
Nora Lappalainen opiskelee kulttuurituottaja (ylempi AMK) -tutkintoa Metropolia Ammattikorkeakoulussa. nora.lappalainen@me.com
Kommentit
Ei kommentteja