Avainsana: hankeviestintä
Kohderyhmille on omat viestintäkanavansa
Kirjoitin aiemmin hankkeen kohderyhmien segmentoinnista sekä viestinnästä Hankkeen kohderyhmän segmentointi helpottaa viestinnän toteuttamista -artikkelissani. Käsittelyssä oli hankkeen segmentoinnin, eli kohderyhmän jakamista erillisiin, mutta samanlaisiin ryhmiin sekä mitkä seikat vaikuttavat jaotteluun. Tämä artikkeli on jatkumoa edelliselle. Käsittelen tällä kertaa hankeviestinnän näkökulmasta hankkeen kohderyhmien tavoittamista. Mitä eri viestintäkanavia kohderyhmien edustajat käyttävät? Mitä eroavaisuuksia on viestintäkanavilla? Miten valita hankkeelle sopivimmat kanavat? Hankkeen kohderyhmien tavoittaminen Hankkeella voi olla useampia viestintäkanavia, ja niissä jokaisessa erilaisia tavoiteltavia kohderyhmiä. Kaikki hankkeen kohderyhmistä eivät vietä aikaa samoilla alustoilla tai kanavissa. Hankkeen on siis mentävä sinne, jossa potentiaaliset koulutuksiin osallistujat ja yrityskontaktit viettävät aikaa. Hankeviestijän on hyvä tuntea erilaiset viestintäkanavat, jotta pystyy sujuvasti tuottamaan viestintäsisältöjä niihin. Digi vai paino – vaiko molemmat hankkeen viestinnässä? Kulttuuritapahtumia tuottaessa huomasin, että vanhemmat ihmiset pitivät esitteistä ja lukivat paljon paikallissanomalehtiä, joissa oli tapahtumailmoituksia ja mainoksia. Vaikka elämme digitalisaation aikaa, niin joskus se painettu esite tai ilmoitus lehdessä voi olla sopivampi vaihtoehto tavoittaa hankkeen kohderyhmää. Tämä tietysti vaihtelee hankkeen ja kohderyhmän mukaan. Tapahtumissa ja messuilla erilaiset painomateriaalit ovat käteviä. Hankkeen esitteet ja käyntikortit toimivat, kun hanke tuottaa palveluja, eikä varsinaista fyysistä tuotetta, jota esitellä. Hankkeiden kohdalla ainakin rahoittaja vaatii vielä, että korkeakoulussa on esillä hankkeen juliste tai roll up -banderolli. Tulevaisuudessa vaihtoehtoinen toteutustapa olisi laittaa hankejuliste esille digitaalisesti esimerkiksi käytävien näytöille. Nykyisin digipalvelulaki velvoittaa myös korkeakoulun hankkeita huomioimaan saavutettavuuden viestinnässään. Saavutettavuudella tarkoitetaan verkkosivujen ja muiden digitaalisten palveluiden helppokäyttöisyyttä niin toiminnan kannalta kuin sisällöltään. Saavutettavuuden on tarkoitus lisätä yhdenvertaisuutta, ja se palvelee käyttäjiä, joilla on erilaisia tarpeita, mahdollisia rajoitteita tai haasteita esimerkiksi näkemisen tai kuulemisen kanssa. Tärkeintä on, että erilaisten digipalveluja käyttävien henkilöiden tarpeet ja tilanteet ymmärretään sekä osataan huomioida myös hankkeessa. (1) Digitaalisuus on lisännyt erilaisten digipalveluiden ja digitaalisten viestintäkanavien määrää, jotka tarjoavat paljon mahdollisuuksia viestiä hankkeesta. Kuitenkin hankkeen viestijän on hyvä tunnistaa, missä kanavassa hankkeen kohderyhmät ovat aktiivisimpia. Hankkeen verkkosivut, uutiskirje ja blogi Hankkeen verkkosivut toimivat niin sanottuna tukikohtana, sieltä löytyy kaikki olennainen tieto hankkeen tavoitteista, ajankohtaisista asioista, tapahtumista, koulutuksista, rahoittajista ja kumppaneista. Sinne yleensä ohjataan muista viestintäkanavista. Käytännössä verkkosivut palvelevat hankkeen kaikkia kohderyhmiä. Joskus verkkosivusto voi itsessään toimia hankkeen loppujulkaisuna, eli sivusto muutetaan ja siitä tehdään verkkojulkaisu. Tällöin sivusto toimii suurta yleisöä palvelevana viestintäkanavana. Loppujulkaisua voivat käyttää muutkin kuin hankkeen kohderyhmiin kuuluvat, esimerkiksi opiskelijat voivat käyttää materiaalia tehtäviensä lähteinä. Verkkosivuille on saatettu lisätä ilmoittautumislomake uutiskirjeen tilaajaksi, jolloin hankkeesta kiinnostuneet pysyvät ajan tasalla hankkeen tapahtumista. Sen avulla hanke saa arvokasta tietoa siitä kiinnostuneista henkilöistä. Esimerkiksi, keitä kiinnostuneet henkilöt ovat tai millaisten yrityksien edustajat ovat kiinnostuneita hankkeesta. Verkkosivuilla on usein myös blogi, jonka tarkoitus on palvella hankkeen tarpeita. Tällöin sen sisältö liittyy joko hankkeen tuotoksiin, tapahtumiin tai koulutuksiin. Blogi on osa sisältömarkkinointia, ja sillä pyritään vaikuttamaan hankkeen nykyisiin ja potentiaalisiin kohderyhmiin. Sen yksi tehtävä on toimia jo hankkeen kanssa tekemisissä olevien kohderyhmäläisten sitouttamiskeinona. Toinen tehtävä on hankkia uusia kohderyhmäläisiä esimerkiksi mukaan hankkeen toimintaan tai osallistumaan koulutuksiin. (2) Hankkeen sosiaalisen median kanavat Yleisimmin hankkeen sosiaalisen median kanavaksi valikoituvat Facebook, Instagram tai LinkedIn. Toki TikTok voi olla myös hyvä vaihtoehto, kun halutaan tavoitella nuoria ja nuoria aikuisia. Käytössä voi olla aluksi yksi tai kaksi somekanavaa, ja myöhemmin voi ottaa haltuun enemmän riippuen kohderyhmistä. Ensin kannattaa tarkastella toimivatko viestit valitussa kanavassa ja tavoittavatko ne kohderyhmiä halutulla tavalla. Kuten hankkeen muiden viestintäkanavien kohdalla, niin sosiaalisen median kanavat valitaan myös sen mukaan, missä kohderyhmäläiset viettävät aikaa. Kanavia valittaessa on hyvä huomioida kunkin sosiaalisen median alustan erityispiirteet, jotta hanke ei valitse väärää kanavaa. Instagramissa korostuu visuaalisuus kuvin ja videoin, Facebookissa puolestaan jaetaan sisältöä yleensä kavereiden kesken sekä LinkedInissä nousee esille yritysmaailma ja asiantuntijuus. (2) DNA:n teettämän Digitaalinen elämä -tutkimuksen mukaan vuonna 2023 suosituimpia sosiaalisen median alustoja olivat WhatsApp, Facebook, YouTube, Instagram ja TikTok. Kyseisiä alustoja käytettiin lukuisia kertoja päivittäin. Tutkimuksesta ilmeni myös, että vuosien aikana Instagram reelsien ja TikTok-videoiden käyttö oli kasvanut. Nuoret 16–24-vuotiaat käyttivät eniten Snapchatia, WhatAppia ja TikTokia. Vanhempien ikäryhmien kärkisuosiossa olivat WhatsApp ja Facebook sekä heti seuraavina Instagram ja YouTube. (3) Sosiaalisen median alustojen suosioon saattavat vaikuttaa maailmantilanteet sekä erilaiset digitaalisuuteen liittyvät trendit. Koronapandemia esimerkiksi kasvatti TikTokin suosiota ja Twitterin vaihdettua nimeä X:ään käyttäjien määrä alkoi hiipumaan. Hankkeelle sosiaalisen median kanavia valittaessa on hyvä seurata myös erilaisia trendejä. Miten valita hankkeelle sopivat viestintäkanavat? Viestintäkanavia on monia, mutta viestinnän toteuttamiseen vaikuttavat hankkeen tavoitteet ja kohderyhmät. Etenkin hankkeen viestintäkanavista päätettäessä, valittujen kanavien taustalla olevien valintapäätöksien tärkeimpänä syynä on oltava hankkeen kohderyhmän tavoittaminen. Vaikka hankkeen tiimiläiset haluaisivat, että hankkeella olisi oma TikTok-tili, niin se ei ole resurssitehokas tapa toimia, sillä hankkeen kohderyhmäläisten on myös oltava siellä. Tiimi ei voi tehdä päätöksiä oman itsensä takia tai perustella valintojaan niistä syistä, joista ovat itse kiinnostuneet. Seuraavat asiat tulee huomioida hankkeen viestintäkanavia valittaessa (4): Kohderyhmän tavoittaminen oikeassa paikassa oikeaan aikaan Kohderyhmän toiveiden ja odotusten täyttäminen Osallistumisen vaivattomuus hankkeen toiminnan yhteydessä Halu opastaa ja viestiä nopeasti kohderyhmille, esimerkiksi hankkeen koulutuksen sisällöstä Hankkeen sidosryhmien saavuttaminen Hankkeen taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen Informaation välittäminen Hankkeen mielikuvan toteutuminen Hankkeen riskien minimointi, esimerkiksi valitun kanavan käyttäjien väheneminen merkittävissä määrin Viestinnän seuranta- ja raportointimahdollisuudet Hankkeen kohdalla viestintäkanavat valitaan kohderyhmien mukaan. Hankkeen tiimiläisten on siis hyvä tuntea ensin hankkeen kohderyhmät hyvin, ennen kuin tekevät viestintäkanavien suhteen päätöksiä. Aina kanavavalinta ei saata onnistua, tällöin voidaan muuttaa suunnitelmia tai vaihtaa toiseen. Varsinkin markkinoinnin kohdalla, puolet siitä on testaamista. Lähteet Aluehallintovirasto. (2024). Saavutettavuus. Yleistä saavutettavuudesta Kananen, J. (2019). Digitaalinen B2B-markkinointi. Miten yritys onnistuu digimarkkinoinnin ja sosiaalisen median yritysmarkkinoinnissa? Jyväskylän ammattikorkeakoulu. DNA. (2023). Digitaalinen elämä 2023 Rope, T. (2005). Suuri markkinointikirja. Talentum. Kirjoittaja Laura Matikainen työskentelee projektiasiantuntijana viestinnän parissa Metropolia Ammattikorkeakoulun TKI- ja projektipalveluissa. Koulutukseltaan hän on kulttuurituottaja AMK.
Hankkeen kohderyhmän segmentointi helpottaa viestinnän toteuttamista
Kirjoitin hankkeen kohderyhmien ymmärtämisen tärkeydestä Kohderyhmä ohjaa hankkeen toteuttamista myös viestinnän osalta -artikkelissani. Kyseinen teksti käsitteli yleisesti hankkeen kohderyhmien ymmärtämistä sekä viestintää. Lisäksi kohderyhmänäkemyksen hahmotelmaa viestinnän tueksi. Kun kohderyhmäymmärrys- ja näkemys ovat hallussa, eli tunnet kohderyhmäsi, seuraava askel on syventyä hankeviestintään. Viestintä onkin hyvä pitää mielessä jo aivan alussa, sillä viestinnän merkitys kasvaa, kun hanketta aletaan toteuttamaan. Hankkeen kohderyhmä voidaan jakaa useampaan pienempään ja tarkempaan ryhmään. Kyseessä on kohderyhmän segmentointi, jota voidaan käyttää hankeviestinnän tukena. Mikä ihmeen segmentointi? Segmentointi tarkoittaa hankkeen kohderyhmän lokerointia keskenään yhteneviin, mutta toisistaan erottuviin ryhmiin (1). Kyseessä on kohderyhmän tyyppiominaisuuksien kuvaamista. Segmentointi tulee sanasta segmentti, joka on puolestaan kohderyhmää vastaava termi. Ja segmentointi on taas toimintaa, jota käytetään perustana hankkeen viestinnällisten ratkaisujen toteutukselle. (2) Segmentoinnin ideana on, että kohderyhmää ei käsitellä vain yhtenä kokonaisuutena. Sen sijaan tarkoituksena on pyrkiä tunnistamaan hankkeelle otollisimpia ja kannattavimpia ryhmiä suuresta kohderyhmää edustavasta joukosta. Täten hankkeen on mahdollista saavuttaa parempia tuloksia kohdentamalla kuin pyrkiä palvelemaan suurta joukkoa. (2) Kohderyhmän lokerointiin vaikuttavat tekijät Viestintäsuunnitelmaa laatiessa voidaan käyttää segmentointia apuna erottelemaan kannattavimmat ja aktiivisimmat kohderyhmät. Perusteita segmentoinnille on useita, hankkeen kohderyhmä voidaan jakaa sen tuoman hyödyn tai potentiaalisuuden perusteella. Kohderyhmän on myös oltava tarpeeksi iso, jotta sille kannattaa tehdä kohdennettua viestintää tai markkinointia. Segmentoinnissa keskeistä on se, että pystytään määrittelemään ketkä kohderyhmän edustajista kuuluvat mihinkin lokeroitavaan ryhmään. Kuitenkin lopulta hankkeen tavoitteet määrittelevät segmentoinnille kriteerit. (1, 2) Alla on lueteltu esimerkkejä kohderyhmän lokerointiin (2) vaikuttavista kriteereistä: kohderyhmän maantieteellinen sijainti kohderyhmän arvot ja asenteet kohderyhmän elämäntilanne ja -tyyli kohderyhmän koko kohderyhmän ja hankkeen yhteensopivuus kohderyhmästä saatava hyöty hankkeelle kohderyhmän odotukset ja valintapäätöksiin vaikuttavat tekijät kilpailutilanne alalla tai yleisesti hankkeen kohderyhmän kohdalla Segmentointia tehdessä ei kuitenkaan kannata yrittää saada kaikkia kriteereitä täytettyä kunkin kohderyhmän kohdalla. Lähtökohtaisesti on hyvä keskittyä ensin muutamaan ja katsoa, miten ne toimivat hankkeen kohdalla. Ota ilo irti segmentoinnista hankeviestinnässä Ei ole olemassa yhtä ja samaa tapaa segmentoida. Segmentointi auttaa hahmottamaan ja katsomaan hankkeen toimintaa kohderyhmän tai osallistujan silmin. Miksi joku tai jotkin käyttäytyvät kyseisellä tavalla? Mikä saa heidät tekemään valintoja tietyissä tilanteissa? Segmentointi perustuu aina tietoon, eli mitä siitä kohderyhmästä tiedetään ja jaotellaan sen mukaan. (3) Hankkeen rahoitushakemusta tehdessä on hyvä pitää mielessä myös viestinnälliset tarpeet ja keinot. Varsinkin, ettei käy niin, että hankkeella on keskenään liian erilaisia kohderyhmiä, ja niiden saavuttaminen käytössä olevien viestintäkanavien kautta ei ole mahdollista. Suunnittele eri kohderyhmille erilaiset toimenpiteet kussakin kanavassa (1). Tällä tavoin tulee luotua tarkemmin kohdennettuja kokemuksia kohderyhmien edustajille. Lähteet Löytänä, J. & Kortesuo, K. (2015). Asiakaskokemus. Palvelubisneksestä kokemusbisnekseen. Talentum. Rope, T. (2005). Suuri markkinointikirja. Talentum. Heliskoski, J. Segmentoinnilla asiakkaan iholle. Sitra (7.4.2016) https://www.sitra.fi/blogit/segmentoinnilla-asiakkaan-iholle/ Kirjoittaja Laura Matikainen työskentelee projektiasiantuntijana viestinnän parissa Metropolia Ammattikorkeakoulun TKI- ja projektipalveluissa. Koulutukseltaan hän on kulttuurituottaja AMK.
Kohderyhmä ohjaa hankkeen toteuttamista myös viestinnän osalta
Juuri ennen Metropoliaan tuloani olin ollut tuottamassa kirjavan määrän kulttuuritapahtumia kaupunkilaisille. Näillä jokaisella tapahtumalla oli myös oma kohderyhmänsä, kuten on kaupunkilaisiakin. Jokaisen tapahtuman kohderyhmän tavoitti hieman eri tavalla, eri viestintäkanavien avulla. Tästä sain nyt myöhemmin ideaksi kirjoittaa hankkeen kohderyhmistä, ja miten ne vaikuttavat hankkeen viestintään. Hankkeita on monia, ja niistä jokaisella voi olla hieman toisistaan poikkeavia tavoitteita sekä kohderyhmiä. Viestinnällinen näkökulma on hyvä pitää mielessä jo aivan alussa. Kohderyhmän tai kohderyhmien osalta hankkeiden ideointivaiheessa on suotavaa miettiä, miten kyseiset kohderyhmät voidaan saavuttaa, ja missä kanavissa. Keitä he ovat? Missä kanavissa he viettävät aikaa? Millainen viestintä kenties tehoaa heihin? Mitkä viestinnälliset toimenpiteet tukevat hankkeen tavoitteita? Miksi kohderyhmien ymmärtäminen on tärkeää? Projektin tai hankkeen kohderyhmä määritellään alussa, käytännössä heti hanketta ideoidessa sekä tavoitteiden asettamisen yhteydessä. Kohderyhmiä mietitään tarkemmin siis jo ennen rahoitushakua – tai ainakin niin kuuluisi tehdä. Kohderyhmiä on saatettu miettiä alussa hyvin yleisellä tasolla tai hankkeen teemaan ja substanssiin liittyen, mutta viestinnän näkökulmaa ei välttämättä ole huomioitu. Joskus voi käydä niin, että vasta toteutusvaiheessa eteen tulee ongelmia suunnitteluvaiheessa valittujen viestintäkanavien kanssa. On voitu huomata, ettei niiden avulla saavuteta hankkeen kohderyhmiä. Mitä kohderyhmäymmärrys on hankkeissa Hanketta varten on hyvä tutkia tarkemmin sen kohderyhmiä. On ymmärrettävä syvällisemmin kohderyhmien tarpeita, tutkittava motiiveja ja sitä, miksi ihmiset tekevät päätöksiä (1). Mietittävä on myös, kuinka hanke pystyisi tyydyttämään kyseiset tarpeet muita paremmin. Kriittisyys ja rehellisyys niin hanketta kuin kohderyhmiä kohtaan auttavat tässä. On sukellettava tutkimaan hanketta kohderyhmien näkökulmasta sekä poimia relevanttia tietoa heistä projektisuunnitelmaan. Mitä syvällisemmin tunnetaan kohderyhmien mielikuvia sekä kokemuksiin perustuvia käsityksiä hankkeen kaltaisista projekteista, sitä paremmin voidaan viestiä heille. (2) Kohderyhmäymmärryksellä on neljä osatekijää, jotka markkinoinnista, myynnistä ja viestinnästä kirjoittanut Vierula (2) on listannut kirjassaan: Mitkä asiat ja tunteet vaikuttavat kohderyhmien päätöksiin? Kuinka suuri merkitys kyseisillä tekijöillä on? Keille kohderyhmistä ne ovat merkityksellisiä? Onko näillä tekijöillä merkitystä hankkeelle? Missä hankkeen eri elinkaaren vaiheissa kohderyhmille merkitykselliset asiat sijaitsevat? Kohderyhmät eivät toimi ainoastaan viestien vastaanottajan roolissa, vaan myös osallisena hankkeessa. Jotta kohderyhmät saadaan mukaan, se edellyttää niiden tuntemista hyvin. Onnistuneen viestinnän kohdalla pelkästään kohderyhmien tunteminen ei riitä. Hankkeen viestinnän on kohdattava kohderyhmien kanssa oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. (2) Mitä kohderyhmänäkemys on hankkeissa Kun kohderyhmäymmärrys on hallussa, voidaan siirtyä kohderyhmänäkemykseen. Se taas auttaa viestinnän toteuttamisessa toimien viestinnän suunnittelun pohjana. Jotta saadaan reaktioita, toimintaa sekä puhuttelevaa viestintää, niin se edellyttää kohderyhmänäkemystä. Tämä tarkoittaa ajatuksen tasolla olevaa hahmotelmaa tai arviota kohderyhmän tarpeista sekä siitä, miten ne tulevat kehittymään tulevaisuudessa. (2). Onnistuneella kohderyhmänäkemyksellä päästään lähelle yksilöä. Kohderyhmänäkemys on käsitystä kohderyhmien haluista ja tarpeista, niin rationaalisista kuin emotionaalisista. Se on ihmisten tunteiden ymmärtämistä ja niihin samaistumista. Kun hahmotellaan näkemystä kohderyhmistä, tulee tarkastella kohderyhmien tarpeita suhteessa hankkeeseen. Mitä meidän hankkeemme voi tarjota kilpailevia tahoja paremmin? Kyseessä on luovaa kehittämistyötä, jossa paneudutaan kohderyhmien näkemyksen tasolle. (1, 2) Kohderyhmäymmärryksen ja -näkemyksen erot ovat siinä, että kohderyhmäymmärrys kertoo mitä kohderyhmien yksilöt tuntevat, ajattelevat, toivovat ja tietävät. Kohderyhmänäkemys puolestaan on pohja, miten kyseisiä kohderyhmien yksilöitä puhutellaan, ja mikä saa heidät innostumaan hankkeesta. (2) Huomioi viestintä kohderyhmiä miettiessä Kohderyhmien tuntemisesta ja ymmärtämisestä on apua viestinnän suunnittelussa. Jos viestintää ei ole huomioitu hankkeen alussa, niin tavoitteisiin pääseminen mahdollisesti hankaloituu. Tällöin myös kohderyhmien tavoittaminen voi olla vaikeaa, sekä saatetaan joutua poikkeamaan alkuperäisestä suunnitelmasta. Hankkeen tavoitteiden tulee olla realistiset suhteessa sen kohderyhmiin. Näin onnistutaan myös hankeviestinnän osalta, kun viestintää on mietitty tarkemmin jo hankkeen alussa. Kohderyhmäymmärrys ratkaisee sen, että osataan kohdentaa hanke oikeille kohderyhmille. Siten voidaan valita kohderyhmiä vastaavat viestintäkanavat ja -keinot. Tämä puolestaan vähentää hankkeen viestijän kuormittumista, kun tiedetään ketä kohderyhmien edustajat ovat, ja millä tavoin he tekevät päätöksiä. Kohderyhmien ymmärtäminen voi olla hankkeen kulmakivi Kohderyhmien ymmärtäminen on hyvin tärkeää, jotta hanke osattaisiin resursoida oikein, niin budjetin kuin asiantuntijoiden osalta. Kohderyhmänäkemyksen hankinta, eli kohderyhmistä tehtyjen johtopäätösten ja tutkimisen ulkoistaminen ei välttämättä edesauta hankkeen kohderyhmien ymmärtämistä. Tässä nousee esiin se, kun hanketta valmistellaan, niin sama henkilö ei ole välttämättä toteuttamassa sitä projektipäällikön tai viestijän roolissa. Ongelmana voikin olla, miten kaikki valmisteluvaiheessa hankittu tieto kohderyhmistä voidaan siirtää hanketta toteuttaville. Aineiston dokumentoinnilla ollaan lähellä, mutta riittääkö se, kun perehtyminen vie lopulta oman aikansa. Ja kohderyhmänäkemyksen muodostaminen vie aikaa sekä vaatii investointeja (1). Kun ideointiin ja kohderyhmiin on syvennytty, lisääkö se mahdollisuuksia saada varmemmin rahoitusta hankkeelle? Kenties kohderyhmien motiiveihin ja tarpeisiin syventävällä ymmärtämisellä voi olla positiivisella tavalla vaikutusta hankkeen rahoitukseen. Esimerkiksi, kun kohderyhmistä kerrotaan, niin osataan ilmaista viestinnällisiä tapoja, joilla ne on mahdollista saavuttaa. Tässä viestinnän asiantuntija on tärkeässä roolissa. Rahoituspäätöksiin vaikuttavat toki myös muut seikat kuin pelkästään edellä mainitut. Kirjoittaja Laura Matikainen työskentelee projektiasiantuntijana viestinnän parissa Metropolia ammattikorkeakoulun TKI- ja projektipalveluissa. Koulutukseltaan hän on kulttuurituottaja AMK. Lähteet Tolvanen, J. (2012). Kohtaaminen. Ymmärrä kohderyhmääsi. Talentum. Vierula, M. (2009). Markkinointi, myynti ja viestintä. Suuri integraatiokirja. Talentum.
Viestintää pintaa syvemmältä
Kun viestejä tulvii kaikkialta, voi olla vaikea erottua joukosta. Yleisöä kiinnostaa, mitä hyötyä viestitystä asiasta on heille. Yksi vaikuttava tapa toteuttaa viestintää on johdonmukainen toisto. Toinen keino on vaikuttaa ihmisten tunteisiin. Yleisö kiinnostuu tarinoista, jotka tuntuvat samaistuttavilta. Tunteiden lisäksi yleisöjen arvot ja asenteet vaikuttavat asioihin suhtautumiseen. Siksi nämä seikat tulisi huomioida viestinnän suunnittelussa ja toteuttamisessa. Asenteita ja mielipiteitä voi mitata monin tavoin Erilaisilla kyselyillä voidaan selvittää, mitä mieltä yleisö on eri asioista. Esimerkiksi voidaan tutkia, minkälaisia asenteita ja mielipiteitä eri ikäryhmillä tai eri kaupungeissa asuvilla on jostain asiasta. Tällaisissa kyselyissä on usein vaihtoehtona vastata kolmesta viiteen jakautuvalla skaalalla. Myönteinen näkökulma: kannattaa tai suhtautuu myönteisesti asiaan Neutraali näkökulma: asia ei hetkauta kumpaankaan äärilaitaan tai ei ole muodostanut mielipidettä Kielteinen näkökulma: vastustaa tai suhtautuu kielteisesti asiaan Tämänkaltaiset kyselyt antavat pintapuolisen käsityksen, mitä mieltä asiasta ollaan. Niistä voidaan tehdä jonkinlaisia johtopäätöksiä, mutta ne ovat yksinkertaisia ja nopeita vastatakseen pinnan alla kyteviin tekijöihin kuten arvoihin, asenteisiin, uskomuksiin ja oletuksiin. Hankkeiden kohderyhmille tarvitaan täsmäviestintää Ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI) parissa toteutetaan satoja hankkeita vuosittain. Näissä hankkeissa on aina ennalta ja usein hyvin tarkastikin määriteltyjä kohderyhmiä, joille halutaan viestiä hankkeessa toteutettavista asioista. Kohderyhmien tuntemus on hankeviestinnän onnistumisen kannalta oleellista. Kohderyhmien tavoittamiseksi ja viestinnän suunnittelemiseksi tarvitaan taustatutkimusta. On selvitettävä, mitä kautta yleisön parhaiten tavoittaa ja minkälainen viestintä mihinkin kohderyhmään puree. Kohderyhmäviestinnälle voidaan valita jokin tietty viestintätapa, mutta kohderyhmän sisällä on erilaisia yksilöitä. Samat keinot eivät välttämättä tavoita koko kohderyhmää. Uutiskirjeet ja sosiaalinen media ovat yleisiä keinoja, henkilökohtainen yhteydenotto perinteisellä kirjeellä tai puhelimitse on harvinaisempaa. Mikä tahansa keino voi joko ilahduttaa tai vieraannuttaa, henkilökohtaisista mieltymyksistä riippuen. Ennen viestinnällisten ratkaisujen päättämistä hanketoimijoiden kannattaa tarkastella asiaa monelta kantilta. Hyvä keino on tavoitella kohderyhmään kuuluvia yksilöitä ja kysyä, minkälainen viestintä vaikuttaa heihin. Tuotetaanko tärkeät viestittävät asiat videolle, tehdäänkö podcast, sarjakuva vai opaskirjanen? Kuinka usein viestitään? Minkälainen äänensävy puhuttelee parhaiten? Miten aiheesta saisi kiinnostavamman? Kohdataanko ihminen ruudun läpi vai kasvokkain Hankkeiden toiminnassa viestitään monissa kanavissa ja monin tavoin. Digitaalinen massoille suunnattu viestintä jää aina hieman etäisemmäksi, mutta kohdennettu digiviestintä voi toimia tehokkaastikin. Teksti, kuva ja ääni yhdessä voivat luoda vaikuttavaa viestintää verkossa tai kuvituksilla saada aikaan vaikutus painotuotteissa. Hankkeet toteuttavat usein myös yleisölle suunnattuja tapahtumia, koulutuksia ja pilotteja, joissa päästään keskustelemaan ihmisten kanssa kasvokkain. Näissä hetkissä korostuu puhuttu viestintä, jossa sanat täydentyvät niiden väleihin jäävillä tauoilla, äänenpainoilla ja kehonkielellä. Ihminen harvemmin on yhtä kärkäs ollessaan kasvokkain muiden ihmisten kanssa kuin mitä hän voi olla anonyymisti verkon yli viestiessään. Kirjallisen viestinnän eli tekstiin ja sen tulkintaan pohjautuvan väärinkäsityksen korjaaminen verkossa on myös huomattavasti hankalampaa kuin kosketusetäisyydellä. Viestintää voi muokata kohdeyleisön asenteiden pohjalta Hankkeiden viestintää tehdään usein myönteisten mielikuvien herättämiseksi. Hankkeen aihepiiristä halutaan viestiä asiantuntevasti ja lisätä tietoisuutta. Hanketyön aiheet voivat olla myös rankkoja tai yhteiskunnallisesti polarisoituneita. Esimerkkejä tällaisista aiheista ovat lapsen saattohoito, maahanmuuttajien kotouttaminen tai syrjäytymisvaarassa olevien nuorten miesten tukeminen taiteen avulla. Kaikkia näitä teemoja on käsitelty Metropolian hanketoiminnassa vuosien varrella. Hankkeen aihepiiriin suhtaudutaan yleensä myönteisesti, jos se on entuudestaan tuttu tai koska se on lähellä omaa arvomaailmaa. Neutraalisti suhtautuva ei ehkä halua valita puolta tai ei vain ole tunnistanut, onko aihepiirissä jotain oman arvomaailman mukaista tai vastaista. Kielteisesti suhtautuva voi kokea, että hankkeessa ollaan kehittämässä asiaa, joka on oman arvomaailman vastaista, joka vaikuttaa turhalta tai tuntuu typerältä. Miten voisi huomioida hankkeen aiheeseen eri tavoin asennoitumista viestinnällisesti? Vaikka yleinen hankeviestintä hankkeen verkkosivuilla tai sosiaalisessa mediassa on tosiasioihin pohjautuvaa asiantuntijatiedon jakamista, voisi sen rinnalle määritellä, millä kärjillä viestitään eri tavoin suhtautuville täsmäkohderyhmille. Myönteisesti suhtautuville: asenteen vahvistaminen kiittämällä ja kannustamalla sekä kutsumalla mukaan. Uusimman tiedon jakaminen voi tukea myönteisten käsitysten ylläpitämisessä. Neutraalisti tai epäröiden suhtautuville: viestinnässä voi aina tarjota lisää tietoa aiheesta, jolloin sen merkitys avautuu. Tämä on avuksi heillekin, jotka eivät ole muodostaneet mitään mielipidettä. Kielteisesti suhtautuville: on rehellistä tuoda asiaan liittyviä kielteisiäkin seikkoja esiin. Tietoisuuden ja tiedon lisääminen on erityisen tärkeää, jos kielteisyys pohjautuu aiemmin saatuun misinformaatioon. Viestinnällä voi vahvistaa tai heikentää yleisön luottamusta Hankkeen aihepiiriin myönteisesti suhtautuva lähtee helpommin hankkeen toimintaan mukaan. Sitä tukee se, että asia on oman arvomaailman mukainen eli tuntuu tärkeältä ja omalta. Viestinnällisesti tätä tunnetta kannattaa vahvistaa. Mukaan kutsuminen hankkeen toimintaan, asian edistämiseksi, voi vahvistaa käsitystä oman toimijuuden merkityksestä ja omien arvojen oikeellisuudesta. Hankkeen toiminnassa saatu myönteinen osallisuuden kokemus vahvistaa käsitystä siitä, että hanke tekee hyviä asioita. Kielteinen kokemus voi saada ottamaan takapakkia ja siirtymään neutraaliin tai kielteiseen asenteeseen hanketta – ei välttämättä sen aihetta – kohtaan. Viestinnän kolme vaihetta myönteisesti suhtautuville: Tiedotus. ”Tämä on todella tärkeä asia. Näin asiaan liittyvän ongelman ratkaiseminen vaikuttaa sinuun, meihin, maailmaan ja tulevaisuuteen.” Tavoitteena on herättää kiinnostusta ja innostusta sekä antaa uutta tietoa tärkeästä aiheesta. Kutsu toimintaan. ”Tule mukaan! Näin pystyt vaikuttamaan asian edistämiseen, ja halutessasi näin voit tulla mukaan ratkaisemaan asiaa.” Tavoitteena on toimijuuden aktivoiminen, osallisuuden ja aikaansaamisen herättäminen, luottamuksen luominen. Onnistunut viestintä voi tuottaa osallistumisen tarpeellisuuden ja kannustavuuden tuntemuksia. Jatkotoimenpiteet. ”Kiitos, että olet ollut mukana! Olet tärkeä osa joukkoa, joka haluaa olla ratkaisemassa asiaa. Näin voit vaikuttaa jatkossa asian edistämiseen.” Viestinnässä voi korostua onnistumisen kokemusten herättäminen, osallisuuden vahvistaminen ja vaikuttavuuden kokemus. Samalla voi vahvistua tunne asian ja toiminnan merkityksellisyydestä. Hankkeen aihepiiriin neutraalisti suhtautuvilla voi olla epävarmuutta, miten asia koskettaa omaa elämää. Voi olla myös haluttomuutta valita puolia. Tähän voi olla vaikea vaikuttaa, jos neutraalisti suhtautuva tahtoo olla passiivinen. Kiinnostusta aiheesta voi herättää tuomalla esiin konkreettisia esimerkkejä ja pitäytymällä muutoin tiedon jakamisessa, jolloin ainakaan tiedon puute ei enää tuota epävarmuutta. Neutraalikin asenne voi pysyä ennallaan tai kääntyä myönteiseen tai kielteiseen päin, jopa täysin ennakoimattomista syistä johtuen. Viestinnän kolme vaihetta epäröiden suhtautuville: Tiedotus. ”Tämä on tärkeä asia. Saatavilla olevan tiedon perusteella olemme tunnistaneet asiassa haasteita ja mahdollisuuksia, jotka voivat koskettaa myös sinua. Olemme koonneet lisätietoa ja konkreettisia esimerkkejä, toivottavasti tästä on sinulle hyötyä.” Kokemus myönteisten ja kielteisten puolien esittämisestä ja asian konkretisointi esimerkein antaa mahdollisuuden pohtia asiaa rauhassa. Kutsu toimintaan. ”Olet tervetullut kysymään lisää asian vaikutuksista omaan tilanteeseesi.” Tietopohjainen viesti ei ärsytä, muttei välttämättä myöskään epäröijässä intohimoista aktiiviosallistujaa. Jatkotoimenpiteet. Aluksi välinpitämätön voi aktivoitua pohdiskelemaan asiaa. Parhaimmillaan saattaa syttyä oivallus, että asialla voi olla jotain merkitystä omaan elämään. Tällöin epäröijä voi jopa hakeutua oma-aloitteisesti toiminnan pariin. Hankkeen aihepiiriin kielteisesti suhtautuvien syyt vastustamiselle pohjautuvat erilaisiin syihin. Kriitikko voi kokea hanketoiminnan oman arvomaailman haastamisena, jolloin asiasta viestiminen voidaan kokea loukkaavana tai hyökkäävänä. Kielteisyys voi johtua myös siitä, ettei tunnisteta ongelman koskettavan itseä tai ei koeta sen olevan ratkaistavissa. Viestinnällisesti tällaisessa tapauksessa on tasapainoteltava. Hankkeen näkökulmasta voi olla tärkeää purkaa ennakkoluuloja, etenkin jos ne pohjautuvat perusteettomiin oletuksiin. Avoin keskustelu asiaan liittyvistä niin kielteisistä kuin myönteisistä seikoista tukee läpinäkyvyyttä ja hanketoiminnan uskottavuutta. Kielteisesti suhtautuvalle voi olla tärkeintä kokea tulevansa kuulluksi eli saada mahdollisuus tuoda esiin huolia ja pelkoja. Viestinnän kolme vaihetta kielteisesti suhtautuville: Tiedotus. ”Tiesitkö tämän haastavan tilanteen olevan ajankohtainen nyt? Asiaan liittyvät nämä myönteiset ja nämä kielteiset tosiasiat. Yritämme nyt löytää parasta mahdollista ratkaisua.” Viestinnässä voi korostaa, että hyödyt ja haitat ovat tasavertaisesti puntaroitavina. Kutsu toimintaan. ”Haluamme saada lisää tietoa asian vaikutuksista eri ihmisiin. Kutsumme sinut mukaan keskusteluun saadaksemme näkemyksiä eri osapuolilta. Onko sinulla kokemuksia asiasta tai idea, miten asian voi ratkaista? Suhtaudumme tässä vaiheessa avoimin mielin kaikkiin ehdotuksiin.” Kielteisesti suhtautuvilla voi olla erinomaiset perustelut sille, miksi vastustaa hankkeen ideaa tai toimintaa. Omakohtaisen kokemuksen jakaminen on mahdollisuus kertoa, miten asia kannattaisi ratkaista ja voi siten tuottaa tunteen kuulluksi tulemisesta. Jatkotoimenpiteet. ”Kiitos, että olet ollut mukana! Olet tuonut esiin oleellisia, kriittisiä näkökulmia. Näin voit vaikuttaa jatkossa asian edistämiseen.” Viestinnässä voi kiittää osallisia erilaisten näkökulmien esiin tuomisesta. Osallistuneelle voi syntyä tunne, että hänen ajatuksensa ja kokemuksensa ovat tärkeitä. On hyvä huomioida, että kielteisesti suhtautujia on monenlaisia. On internetin trolleja ja jopa maalittajia, mutta sen lisäksi pelkoja hankkeen aihepiirin vaikutuksista omaan elämään. Jotkut eivät muuta mieltään aiheesta, tarkemmin määrittelemättömän ”periaatteen vuoksi”. Tämä on luonnollista, mutta kielteisyydelle ei voi antaa loputtomasti tilaa. Tilanteiden kärjistymistä kannattaa aina pyrkiä välttämään. Kirjoittaja Milla Åman Kyyrö on viestinnän asiantuntija ja työskennellyt Metropoliassa vuodesta 2006. Hän on erikoistunut tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden viestintään. Tikissä-blogin päätoimittajana hän aloitti vuonna 2018. Hän toimii hankeviestintä- ja julkaisupalvelut -tiimin esihenkilönä. Koulutukseltaan Milla on Master of Media Management (MA) ja kulttuurituottaja (YAMK).
3 oivallusta, jotka opin hankeviestinnän kouluttajana
Vuosi sitten kirjoitin, miten hankeviestinnän osaamisen kehittyminen on hyödyksi ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnalle. Kun takana on lukuvuoden verran kokemuksia hankehenkilöstölle ja projektipäälliköille tarjotusta viestintäkoulutuksesta ja vertaisverkoston kehittämisestä, voin kiteyttää oppimani kolmeen väitteeseen. Lyhytkin koulutus voi avartaa ymmärrystä viestinnän kysymyksistä. Ymmärrystä tarvitaan, jotta hanketta valmistellessa muistetaan suunnitella myös sen viestintää. Hanketyötä ymmärtävän viestintäasiantuntijan tuki on tarpeen niin hankkeen valmistelun kuin toteuttamisen aikana. Nämä voivat vaikuttaa itsestäänselviltä väitteiltä, mutta sitä ne eivät aina ole. Blogimerkintäni kertoo, miksi. Hankerahoitusten hakijoita ei pakoteta ennakoimaan viestinnän tarpeita Yksinkertaistaen voisi sanoa, että ilman viestintää kukaan ei tiedä, että hanke on olemassa. Viestinnällä tuetaan hankkeen toiminnan onnistumista ja tuloksiin pääsemistä. Useimmat Suomen ammattikorkeakoulujen käyttämät tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan hankkeiden rahoitusohjelmat ovat kansallisia tai Euroopan Unionin hallinnoimia. Yleisesti ottaen hankkeiden rahoittajat vaativat, että hankkeista viestitään. Vähintäänkin saadun rahoituksen tulee näkyä viestintämateriaaleissa, verkkosivuilla ja julisteissa. Kaikki rahoittajat eivät määrittele suoraan, miten viestintätyö tulisi järjestää. Hakemuslomakkeilla yleensä kysytään, miten hankkeesta viestitään ja sen tuloksia levitetään. Kuinka paljon viestintään tarvitaan työaikaa, jää hakijan arvioitavaksi. Yhtenäistä mallia ei ole. Jotkin rahoittajat vaativat rahoituksen hakijoilta enemmän ja toiset vähemmän ennakkosuunnittelua viestinnän toteuttamiselle. Jos viestintä tuntuu epämääräiseltä aiheelta, sen toteuttamiseen vaadittavien resurssien arviointi jää helposti uutta hankehakemusta tehdessä vähemmälle huomiolle. Harmillisena seurauksena tästä ennakoinnin ja suunnittelun puutteesta on, että vasta hankkeen käynnistyessä havaitaan viestinnän tekemisen tarve. Asiaa voi harvemmin korjata, kun hankkeelle on jo myönnetty rahoitus. Mitä merkitystä viestintäkoulutuksella on hankkeiden toteuttamiselle? Metropolia Ammattikorkeakoulussa tuotettiin kuluneen lukuvuoden aikana runsaasti hankeviestinnän koulutuksia. Niiden tavoitteena oli tuoda hankkeissa työskentelevät, eri alojen asiantuntijat ja viestinnän ammattilaiset yhteen. Tilaisuuksissa tarjottiin aihekohtainen luento ja mahdollisuus osallistujille tutustua, jakaa kokemuksia ja esittää kysymyksiä. Kokeilu on hiljalleen ohitse. Koulutuksista on ollut hankeviestinnän osaamisen kehittymiselle jonkinlaista hyötyä. Vielä ei ylletty tilanteeseen, jossa koulutuksilla olisi todennetusti suora vaikutus esimerkiksi hankkeiden näkyvyydelle mediassa. Toiveikasta on, että osallistujilta saatu palaute on ollut myönteistä. Kokenutkin projektipäällikkö on voinut todeta ymmärryksensä viestintätyön laajuudesta ja moniammatillisuudesta auenneen koulutusten myötä. Ensi kertaa viestintäaiheiseen koulutukseen osallistunut insinööritaustainen projektipäällikkö on ollut ilahtunut siitä, että asiahan käy oikeastaan järkeen. Osallistujat ovat siis oivaltaneet, että viestintä on oikeaa työtä, aivan kuten heidän oma asiantuntijuutensakin. Niin tärkeitä kuin arkiset viestintäteot ovatkin, viestinnässä on kyse paljosta muustakin kuin tiedotteiden lähettämisestä tai sosiaalisen median sisältöjen tuottamisesta. Viestinnän mahdollisuuksien oivaltamisesta on voinut seurata harmitus siitä, ettei omassa hankkeessa ole huomioitu viestintää riittävästi. Kouluttajan nimi ja kasvot jäävät kuitenkin mieleen ja seuraavan hankkeen valmistelussa on ehkä helpompi muistaa kutsua viestintäasiantuntija mukaan. Koulutuksiin osallistumisesta on parhaimmillaan jäänyt vahva muistijälki sille, että seuraavaan hankevalmisteluun varaudutaan paremmin. Jos viestinnän tarpeita, toteuttamiskeinoja ja tekijää ehditään jatkossa pohtia hankevalmistelun kiireiden keskellä, on kokeilu ollut onnistunut. Vielä parempaa, jos tulevissa hankevalmistelussa on mukana viestintäasiantuntija, joka on hyvin perillä hanketyön erityisvaatimuksista. Koulutusten toteuttaminen tuotti arvokasta palautetietoa Kehitin ja tarjosin hanketyötä tekeville kollegoilleni lukuvuoden aikana yli sata tilaisuutta perehtyä, joskin pintapuolisesti, hankeviestinnän teemoihin. Ne vaihtelivat suunnittelusta toteutukseen, kumppanien yhteisviestinnästä hankejulkaisuihin ja tapahtumista mediaviestinnän kysymyksiin. Mukana opettamassa olivat myös verkkoviestinnän, julkaisemisen ja digisaavutettavuuden asiantuntijamme, lehtorimme sekä hankkeissa työskentelevät visuaalisen viestinnän ammattilaiset. Uuteen henkilöstökoulutukseen kohdistui alkuinnostusta. Osallistumisaktiivisuus oli huipussaan, mukana oli aloittaneita ja kokeneita projektipäälliköitä sekä hankkeiden viestinnästä vastaavia henkilöitä, myös opiskelija-assistentteja. Oppimistilaisuuksista kerättiin osallistujapalautetta, ja toimintaa pyrittiin kehittämään sen perusteella. Monet kaipasivat kasvokkaistapaamisia, ja niitä tuotiin tarjolle kevätlukukaudelle webinaarien rinnalle. Osallistumismäärät vähenivät. HAVAINTO - hankeviestinnän avaintekijät -koulutukset olivat lukuvuoden mittainen pilotti. Verkosto jää elämään Teams-ryhmäänsä, jossa webinaarien materiaalit on koottu ryhmänjäsenten käyttöön yli 200 diaa sisältäväksi Hankeviestinnän megadeckiksi. Hankeviestinnän asiantuntijana kouluttaminen on ollut mahdollisuus tehdä viestintätyötä tutummaksi muiden alojen asiantuntijoille. On ollut tärkeää saada vuorovaikutteinen keskusteluyhteys hankkeita toteuttaviin. Sen ansiosta olen voinut muodostaa kuvan hankeviestintää koskevista tyypillisimmistä kysymyksistä, huolista - ja myös asenteista. Näiden havaintojen perusteella voin kehittää tarjoamiani hankeviestinnän tuen palveluita, vastaamaan paremmin hanketoiminnan tarpeita. Seuraavaksi keskityn tarjoamaan hankkeiden valmistelijoille ja käynnistyville tai päättyville hankkeille niiden tarvitsemaa neuvontaa. Tätä työtä olen tehnytkin jo ennen koulutuspilotin käynnistymistä. Neuvontatyön rinnalla näen tärkeänä pitää yllä säännöllisiä hankeviestinnän toteuttajien ja projektipäälliköiden verkostotapaamisia. Parhaassa tapauksessa ne edistävät TKI-hankkeiden toteuttajien keskinäistä vuorovaikutusta, sekä lopulta näkyvät ulospäin asiakaslähtöisesti toteutettuna hankeviestintänä. Kehittämistyö ei lopu, sillä toimintaympäristön muuttuessa myös toiminnan on sopeuduttava uusiin haasteisiin.
Viestintäyhteistyö hankekumppanin kanssa: 10 vinkkiä
Miten saadaan aktivoitua kuntalaisia mukaan tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeeseen? Kokosimme tähän artikkeliin hyviksi havaitsemiamme käytäntöjä ja vinkkejä muille hanketyötä tekeville. Vinkit hyvään viestintäyhteistyöhön Hankkeita toteutetaan yhdessä kumppanien kanssa. Hankkeen onnistuminen vaatii, että tavoitetaan ja aktivoidaan ihmisiä. Viestinnän rooli ja vastuu on siksi suuri ja vaativa. Hyvään viestintään tarvitaan kumppaneita. Hanke tarvitsee kumppaneiden verkostoja tavoittaakseen mahdollisimman tehokkaasti halutut paikalliset sidosryhmät. Älä oleta. Kumppaniorganisaation viestintäammattilaiset eivät välttämättä ole kuulleet koko hankkeesta. Soita ja ota viestintäkumppanit heti alusta asti mukaan suunnittelemaan yhteistä viestintää. Hankkeella on vastuu omasta viestinnästään. Vaikka teet yhteistyötä ammattilaisten kanssa, kokonaisvastuun kantaa hanke. Tee valmiit tiedotteet ja muut tekstit, käsittele valokuvat, anna toimivat linkit ja muu tarvittava materiaali valmiina kumppanien käyttöön ajoissa. Tee viestinnän aikataulu, sovi vastuut ja jaa suunnitelma kumppaneille. Silloin kaikki tietävät, mitä tapahtuu ja milloin ja kenen vastuulla mikäkin asia on. Luota kumppanin tietämykseen ja kokemukseen toimivimmista paikallisista viestintäkanavista. Merkitkää toisenne sosiaalisessa mediassa omiin julkaisuihinne. Hyödynnä kumppanin julkaisuja hankkeen viestinnässä: jaa ja kommentoi. Muista tallentaa ajoissa kumppanin kautta saadut paikallismedian artikkelit ja muut tarvittavat dokumentit. Tapahtuman viestintää varten kannattaa hanketiimissä olla työparina sisällöstä vastaava henkilö ja viestinnästä vastaava henkilö. Se helpottaa viestinnän ideointia, suunnittelua ja toteutusta. Pidä yhteyttä kumppaniin myös silloin, kun mitään isompia tapahtumia ei ole tulossa. Jakakaa palautetta puolin ja toisin ja iloitkaa yhdessä onnistumisista. Viestintäyhteistyön suunnittelu ja valmistelu Smart Countryside Mobility -hankkeessa kehitetään Uudenmaan haja-asutusalueiden henkilöliikkumisen ja pientavaralogistiikan palveluita. Kehittämistyötä tehdään palvelumuotoilun menetelmillä, ja yhteiskehittämiseen tarvitaan mukaan kunnan edustajia, asukkaita ja yrittäjiä. Marraskuussa 2022 järjestimme asukastyöpajan Karkkilassa, joka on yksi hankkeen yhteistyökumppaneista. Halusimme tavoittaa asukkaita ja yrittäjiä mahdollisimman laajasti, jotta erilaiset palveluiden käyttäjät voisivat yhdessä ideoida ratkaisuja liikennepalveluihin. Työpajan viestintää ja markkinointia varten teimme hanketiimissä suunnitelman tehtävistä ja vastuuhenkilöistä. Koimme onnistuneeksi ratkaisuksi sen, että viestintää suunnittelivat yhdessä työpajan suunnittelusta vastannut palvelumuotoilija Raija Kaljunen ja työpajan viestinnästä vastannut asiantuntija Jonna Suvanto. Listasimme yhdessä tarvittavat materiaalit ja toimenpiteet ja sovimme, kuka huolehtii mistäkin asiasta hanketiimissä. Sen jälkeen suunnitelma käytiin läpi Karkkilan kaupungin kanssa. Lähtökohtana oli tuottaa Karkkilan kaupungille valmista materiaalia, jota heidän olisi helppo jakaa omissa kanavissaan. Paikallismedian kontaktoinnin hoiti Karkkila, samoin työpajakutsun jakelun paikallisille yhdistyksille ja yrityksille. Ennen järjestämäämme asukastyöpajaa keskeisimmät hanketiimin tuottamat materiaalit olivat ilmoittautumislomake mediatiedote materiaalit Karkkilan kaupungin verkkosivuja ja sosiaalisen median viestintää varten (valmiit tekstit ja kuvat) kutsu kyläyhdistyksille, yrittäjille ja asukashaastatteluihin osallistuneille lehti-ilmoitus materiaalit hankkeen omia verkko- ja somekanavia varten. Viestinnän toteutus ja arviointi Työpajan aikana Karkkilassa hanketiimiläiset ottivat valokuvia työskentelystä ja ryhmien tekemistä konsepteista. Työpajan jälkeen valokuvia lähetettiin Karkkilan kaupungin käyttöön. Karkkilasta saatiin tietoa paikallismedian tekemistä jutuista. Hankekumppanimme Karkkilan kaupungin tiedotussihteeri Nina Saikanmäki oli tyytyväinen yhteistyöhön: ”Meidän pääkanava on nettisivut www.karkkila.fi, lisäksi kaupungilla on Facebookissa oma Me Karkkilalaiset - Karkkilan kaupunki -sivu. Sen lisäksi jaoin tietoa työpajasta Facebookissa Karkkilan Puskaradio-, Karkkila- ja Karkkilan kuntapolitiikka -ryhmiin.” "Postaukset saivat minusta yllättävän hyvin tykkäyksiä ja jakoja. Tämä on ollut minun näkökulmastani harvinaisen helppo keissi, kun teiltä on tullut niin valmiit materiaalit.” - Nina Saikanmäki, Karkkilan kaupunki Hanketiimissä olimme myös tyytyväisiä, sillä saimme runsaasti osallistujia työpajaan, tapahtuma sai hyvin julkisuutta paikallismediassa ja etukäteen huolella valmisteltu viestintäsuunnitelma toimi hyvin käytännössä. Kirjoittajat Raija Kaljunen, Laurea-ammattikorkeakoulu. Raija työskentelee palvelumuotoilijana kahdessa TKI-hankkeessa Laureassa. Raija on taustaltaan pitkän linjan viestinnän ammattilainen, jota kiinnostaa palvelumuotoilun ja viestinnän yhdistäminen. Smart Countryside Mobility -hankkeessa hän on vastannut Karkkilan kehittämistyön suunnittelusta ja koordinoinnista. Jonna Suvanto, Metropolia Ammattikorkeakoulu. Jonna toimii hankeasiantuntijana Smart Countryside Mobility -hankkeessa markkinoinnin ja viestinnän parissa. Graafisen suunnittelijan koulutuksen saaneen uraan on mahtunut niin AD:n töitä, digimarkkinointia kuin tapahtumien konseptointia ja toteuttamista. Tämän hankkeen luovassa ja innostavassa ilmapiirissä on päässyt tutustumaan myös palvelumuotoilun menetelmiin ja mahdollisuuksiin. Lue lisää hankeviestinnästä Pöyhönen M., Moreira Kares E., Garam S. 5+1 vinkkiä onnistuneeseen hankeviestintään (esignals.fi) Julkaistu 13.9.2022 Åman Kyyrö M. Hankeviestintä ja resurssit Julkaistu 23.2.2021 Kaljunen R., Ylikoski T. Palvelumuotoilu avasi oven vaikuttavampaan hankeviestintään (journal.laurea.fi) Julkaistu 27.10.2021 Jokinen N. Uusi hanke alkaa! Miten rakennan viestinnän fiksusti? (noonkollektiivi.fi) Julkaistu 28.1.2020 Hankeviestinnän käsikirja (2021), Theseus.fi. Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja
Mitä TKI-viestintä on?
Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta (TKI) on yksi ammattikorkeakoulujen lakisääteisistä tehtävistä. Toiminnassa tutkitaan, testataan, kokeillaan ja sovelletaan. Tuloksina syntyy uutta tietoa, oivalluksia ja muita tuotoksia. Mukana on erilaisia toimijoita: asiantuntijoita, kohderyhmiä, kumppaneita ja yhteistyöverkostoja. Kaikesta tästä tekemisestä halutaan viestiä. Mutta mitä TKI-viestintä oikeastaan tarkoittaa? TKI-viestinnän tehtävänä on välittää saavutettuja tuloksia, innovaatioita ja uusia näkökulmia. (1) TKI-viestintä edistää avointa tiedettä Ammattikorkeakoulut määrittelevät TKI-viestintäänsä omista lähtökohdistaan. Yleistäen voi kuvata, että kyse on paitsi TKI-toiminnassa syntyvien tulosten jakamisesta yleisöille, myös avoimen tieteen periaatteisiin kuuluvasta julkaisutoiminnasta. Avoimuus on tieteen ja tutkimuksen keskeinen periaate, jolla muun muassa laajennetaan tutkitun tiedon saatavuutta. Avoimuus ja läpinäkyvyys ovat osa vastuullisen tieteenteon käytäntöjä. (2) Ammattikorkeakouluissa tehtävä työ on myös tärkeää tehdä näkyväksi, mutta tällöin on kyse ennemminkin tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaan liittyvästä viestinnästä, eli lyhyesti TKI –viestinnästä. Laadukas TKI –viestintä on osa tieteen avoimuutta. (3) Tutkimus- ja kehittämishankkeilla pyritään ratkaisemaan erilaisia haasteita ja saamaan aikaan muutoksia vallitsevaan tilanteeseen. Hankkeiden työn tuloksista oletetaan viestittävän ainakin niille yleisöille, joita hanketyön tulokset koskettavat. Julkisen rahoituksen hankkeissa pääsääntönä on, että hankkeesta ja sen tuloksista tulee viestiä mahdollisimman kattavasti. (4) Laajempi tulosten levittäminen on osa TKI-viestinnän haastetta. Yksittäisen hankkeen toiminnasta syntyneet tulokset voivat olla äärimmäisen tärkeitä – pienemmälle joukolle. Organisaatiotasolla ehkä toivotaan, että saataisiin laajasti näkyvyyttä, kun viestitään. TKI-toiminnan merkitys ei synny tyhjiössä Jotta TKI-toiminnan saavutukset voivat konkretisoitua, on niistä kerrottava julkisesti. TKI-viestintä on vaikuttamisen väline, jolla tehty työ saatetaan näkyväksi. Hyvin toteutettu TKI-viestintä muotoilee TKI-toiminnasta syntyneet tulokset yleisöä kiinnostaviksi tarinoiksi tai journalistiset uutiskriteerit ylittäviksi jutuiksi. Maamme korkeakoulujen TKI-aktiivisuus on huippuluokkaa, mutta vain mikroskooppisen pieni osa tuloksistamme nousee esille medioissa [...] (5) TKI-viestinnässä ei siis ole kyse vain hankkeiden tulosten raportoinnista. Kyse on tiedon levittämisestä, tieteen yleistajuistamisesta ja yleisöjen osallistamisesta keskusteluun. Miten TKI-viestinnässä onnistutaan? Viestinnän onnistumista voidaan mitata esimerkiksi sosiaalisen median päivitysten tykkäyksinä, blogikirjoitusten lukukertoina tai valtakunnallisiin uutisiin pääsynä. Onnistuminen vaatii ymmärrystä viestinnän roolista tiedolla kyllästetyssä informaatioympäristössä. Onnistumisen todennäköisyyttä parantaa organisaatiotasolla vallitseva, yhteisesti jaettu käsitys TKI-toiminnan vaikuttavuudesta ja siitä viestimisen merkityksestä. TKI-viestinnän laadukas toteuttaminen ja järjestelmällinen kehittäminen vaativat viestinnän ja julkaisemisen ammattilaisia tueksi TKI-toimintaa tekeville asiantuntijoille. Käytännössä työhön tarvitaan riittäviä resursseja. Ammattikorkeakoulujen TKI-viestintämyönteistä ilmapiiriä voi kehittää monin tavoin. Metropoliassa TKI-hankkeiden viestijät ja projektipäälliköt kutsuttiin yhdessä syyslukukaudella 2022 oppimaan hankeviestinnän perusteita. Samalla tunnistettiin joukko kehittämistarpeita hankkeiden näkyvyyteen liittyvissä kysymyksissä. Näihin pohditaan parhaillaan ratkaisuja, yhdessä TKI-toimijoiden ja viestinnän asiantuntijoiden kanssa. Lähteet Hautala, A. (2022) Ja homman pointti oli? (blogs.tuni.fi) TAMK-blogi. Avoin tiede (2021): Usein kysytyt kysymykset (avointiede.fi) Sinisalo, R. (2018) Tiedeviestinnästä TKI-viestintään (lamkpub.fi) Viestintä TKI-toiminnassa (HAMK.fi) Taatila, V (2021) Mistä me puhumme, kun puhumme TKI:sta? (arene.fi)
Äänensävyn hyödyntäminen hankkeen viestinnässä
Julkisin varoin toteutettavien tutkimus-, kehittämis- ja innovaatio- eli TKI-hankkeiden viestintää suunnitellessa pohditaan usein, miltä hankkeen pitäisi näyttää. Yhtä lailla voi miettiä, miltä hanke kuulostaa. Markkinointiviestinnässä yritykset käyttävät brändinsä mukaista visuaalista ilmettä ja äänensävyä. Tässä kirjoituksessa käsitellään äänensävyn hyödyntämistä hankeviestinnässä. Äänensävyssä on kyse tavasta, jolla viestivä taho puhuttelee yleisöään. Äänensävyllä tarkoitetaan tässä yhteydessä tekstipohjaisen verkkoviestinnän kirjallisen ilmaisun sävyjä, jota toteutetaan erityisesti verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa, chat-palveluissa tai sähköposteissa. Äänensävyn aitous kuuluu kauas Kuten ihmisten välisessä puhutussa keskustelussa, myös tekstipohjaisessa viestinnässä sanavalinnat ja ilmaisun tyyli välittävät tunnelatausta kirjoittajalta lukijalle. Äänensävyjä käyttämällä voidaan viestiä kirjaimellista tietosisältöä syvemmin. Parhaassa tapauksessa hankkeen viestintää kannatteleva äänensävy valitaan tietoisesti ja sitä käytetään johdonmukaisesti. Se voi auttaa yleisöä muodostamaan mielikuvaa hankkeen persoonasta, jota on helpompi lähestyä kuin kasvotonta organisaatiota. Yleisön on pidettävä viestintää uskottavana. Keskimääräisellä hankkeella on käytössä muutama sosiaalisen median kanava ja verkkosivut. Jos viestintää pyritään laajentamaan alustoille, jotka eivät ole entuudestaan tuttuja, voidaan törmätä vaikeisiinkin tilanteisiin. Hankkeen toiminnalle voi olla eduksi viestiä myös hankaliksi koetuilla foorumeilla, joissa kohdeyleisö on tavoitettavissa. Jokaisella verkkoyhteisöllä on oma kulttuurinsa ja niiden tunteminen on viestinnän uskottavuudelle eduksi. Varsinkin sosiaalisen median negatiivisia lieveilmiöitä käsiteltäessä on hyvä hahmottaa myös omia verkkokulttuureja koskevia ennakkoluulojaan sekä mahdollisia syitä niiden taustalla, kirjoittaa Elina Vaahensalo (1). Uskottavuuden kannalta, viestinnän ja toiminnan välillä ei tulisi olla kovin suurta ristiriitaa. Toisin sanoen, pirteinkään äänensävy ei peitä sitä, jos käytännön toiminta viestii väsymyksestä. Äänensävy ja hankkeen lähestyttävyys Kaikki viestintä pyrkii jollain tavalla vaikuttamaan. Jos markkinointi on enemmän potentiaalisen ostajan suostuttelua, niin viestintä pyrkii useammin tiedonjakoon ja vuoropuheluun. Mihin asioihin hankkeen äänensävyllä voisi siis vaikuttaa? Vaikutelma. Esimerkiksi verkkosivuilla käydessä sivuston käytettävyys, visuaaliset elementit ja äänensävy yhdessä vahvistavat hankkeen toivomaa kokonaiskuvaa, vaikkapa asiantuntevuudesta. Luottamus. Meltwaterin raportin mukaan 65 % kuluttajista kertoo, että ystävällisesti ja huolellisesti viestivä brändi tuottaa vahvemman tunneyhteyden. Kuluttajat kokevat, että vuorovaikutus tällaisen brändin kanssa on helpompaa. (2) Lähestyttävyys. Yleisön huomiota tavoitellessa helppo lähestyttävyys, keskustelevuus ja avuliaisuus ovat hyviä perusvalintoja. (2) Äänensävyn valinta vaatii tietoa ja harkintaa Monilla hankkeilla on useampi kuin yksi kohderyhmä. Viestinnällisissä ratkaisuissa on huomioitava kohderyhmäkohtaiset erot. Äänensävyjen tulkintaan vaikuttavat yksilötasolla monet eri tekijät. Miten hanke siis osaa valita yleisöilleen sopivan äänensävyn? Markkinoinnin suunnittelussa analysoidaan ostavaa yleisöä ja sen käyttäytymistä eri lähteistä kerätyn taustadatan avulla. Tiedon pohjalta luodaan yritykselle sopivat asiakasprofiilit, ja näihin pohjautuen suunnitellaan eri ostajapersoonille toteutettavat markkinointitoimenpiteet. Yhtä lailla kuin yritys, hankkeen viestintää varten voidaan luoda kuvitteellisia kohderyhmiä edustavia keskivertopersoonia. Näille ryhmille toteutetaan viestintää eri kanavissa ja formaateissa sen mukaan, mistä ryhmät oletetaan tavoitettavan ja minkälaisen sisällön arvioidaan parhaiten kiinnittävän kohderyhmän huomion. Äänensävyä voi mukauttaa eri kohderyhmille soveltuvaksi. Verkossa tapahtuva asiointi jättää palvelujen käyttäjästä yleensä jonkin jäljen. Hankkeen kohderyhmien tavoittamiseen voi riittää kevytkin kohderyhmien analysointi. Tärkeintä on hahmottaa, minkälainen oman hankkeen kohderyhmän koostumus ja käyttäytyminen verkossa tyypillisesti on. Lukuisat tahot tuottavat raportteja, joissa on erilaisista demografisista tekijöistä eli esimerkiksi iän, sukupuolen, asuinalueen tai tulotason mukaan ryhmiteltyjä joukkoja. Tällaisilla tiedoilla hankkeen viestinnän suunnittelussa voi päästä alkuun. Äänensävyn toteuttaminen edellyttää ohjeistusta ja koordinointia Verkkosisällöistä voidaan helposti tunnistaa ainakin nämä neljä äänensävyä: huumori, virallisuus, arvostus tai innostus (3-5). Jos hankkeen luonnetta tukevien äänensävyjen valinta on hankalaa, voi käyttää vastakohtapareja. Näiden avulla voi pohtia, kumpaan suuntaan hankkeen viestinnän äänensävy osuu paremmin, esimerkiksi: hauska vai vakava virallinen vai epävirallinen arvostava vai yhdentekevä innostunut vai pidättynyt Sen jälkeen voi määritellä, millä äänensävyillä hankkeen persoona viestii eri kohderyhmäpersoonille. Hankkeella on kolme kohderyhmää. Hankkeen äänensävy on ensisijaisesti asiantunteva. Yrittäjille viestitään asiantuntevasti, epävirallisesti ja yhteistyöhaluisesti Opiskelijoille viestitään asiantuntevasti, epävirallisesti ja innostuneesti Päättäjille viestitään asiantuntevasti ja hieman virallisemmin Haasteen hankkeen viestinnälle luo valitun äänensävyn johdonmukainen käyttäminen. Mikäli hankkeen viestintää toteuttaa useampi taho ilman yhteistä ohjeistusta, yhtenäistä äänensävyä tuskin heti syntyy. Tämä ei tarkoita sitä, etteikö hanke hyödy hajautetusta sisällöntuotannosta ja jaetusta viestintävastuusta. Riittävän hyvä ohjeistus auttaa osapäiväviestijänkin pitämään tyylin hyppysissä. Jos haluaa olla varma viestien toimivuudesta, lisätueksi voi kutsua koolle kohderyhmää edustavien esiraadin, Heiltä voi kysyä mielipidettä erilaisten vaihtoehtojen välillä ennen lopullisen version julkaisemista. Lähteet Vaahensalo, E. Organisaatiot ja toiseuttava verkkokeskustelu (PDF sivulta 162). Poikkeuksellinen viestintä, 2022. Procomma Academic Meltwater 21.6.2021. Tone of voice - äänensävy yrityksen brändinhallinnassa. (meltwater.com) Verbina, E. 14.8.2022. How to define your brand's tone of voice (semrush.com) Nielsen Norman Group 2016. Tone of Voice - Dimensions (nngroup.com) Vilpa, T. Yrityksen äänensävy eli tone of voice tuo syvyyttä viestintään.(blog.kuulu.fi)
Mistä aloittaa hankkeen viestinnän suunnittelu?
Tutkimus-, kehitys- tai innovaatiohankkeen toiminnasta tai tuloksista on vaikea kertoa laajoille joukoille ilman viestintää. Hankeviestinnälle on ominaista, että hankkeen kesto, budjetti ja tavoitteet ovat ennalta määritellyt. Viestinnässä onnistuminen edellyttää taitoa, harkintaa ja hankekumppanien välistä yhteistyötä. Tässä blogikirjoituksessa kerrotaan, mistä lähteä liikkeelle hankkeen viestinnän suunnittelussa. 1. Varaa viestinnän resurssit rahoitushakemusta laadittaessa Hankerahoitus haetaan ja myönnetään tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ilman riittäviä resursseja on vaikea toteuttaa hyvää viestintää. Hankkeen viestintään kohdistuvat tarpeet on perusteltava rahoitushakemuksessa. Rahoittaja lopulta päättää, paljonko resursseja myönnetään. Kaikissa tapauksissa viestintä kannattaa suunnitella kohdennetusti ja resurssiviisaasti. Huolehdi, että hankehakemukseen varataan viestinnälle tarvittavat henkilötyötunnit. Varmista, että eri ammattilaisilta ostettavat palvelut budjetoidaan mukaan. Viestinnän ammattilaisen palkkaaminen hanketyöhön on ihanteellinen lähtökohta. Aina tämä ei kuitenkaan ole mahdollista. Hankkeessa työskenteleviltä saattaa löytyä niin ideoita kuin kykyjä viestinnän toteuttamiseen. 2. Tunnista viestinnän tarpeet Kirkasta viestintää suunnitellessa: Mitkä ovat hankkeen keskeiset tavoitteet? Nämä lukevat hankehakemuksessa. Mitkä ovat hankkeen kohderyhmä(t)? Nämä on määritelty hankehakemuksessa. Miten hanke hyödyttää kohdeyleisöä? Miten viestintä voi tukea hankkeen edistymistä ja sen tavoitteiden saavuttamista? Mistä saa lisätietoa hankkeesta? Hankkeen parissa työskenteleviä helpottaa, kun hankkeelle on luotu yhteiset ydinviestit. Näiden avulla on helppo viestiä ulospäin yhtenäisellä tavalla. 3. Määrittele viestinnän roolit ja vastuut Viestintää helpompi toteuttaa, kun vastuut ja pelisäännöt ovat selvät. Näiden seikkojen tulisi olla tiedossa kaikilla hankkeen toteuttajilla: Kuka vastaa viestinnästä? Ketkä toteuttavat viestintää? Miten viestinnän toteuttaminen koordinoidaan? On arvokasta tunnistaa myös yhteisvastuullinen viestintä. Esimerkiksi hankkeen tapahtuman onnistuminen voi edellyttää sitä, että kaikki hankekumppanit välittävät tapahtumakutsun omien organisaatioiden viestintäkanaviin - ja tarvittaessa myös henkilökohtaisiin ammatillisiin verkostoihinsa. Ennakkosuunnittelusta huolimatta eteen voi tulla yllättäviä tilanteita. Kannattaa sopia ennalta, miten vastuut jakautuvat poikkeus- tai kriisitilanteista viestimisessä. Kriisin hetkellä kaikki paine kohdistuu todennäköisimmin projektipäällikköön. Vastuuhenkilön asemaa helpottaa, jos hän tuntee edustamansa organisaation kriisiviestintäohjeet. 4. Aseta toimenpiteet tärkeysjärjestykseen Viestinnällä on tarkoitus tukea hankkeen etenemistä ja sen tulosten jakamista. Joskus voidaan joutua valitsemaan kahden tai useamman vaihtoehdon väliltä. Päätöksenteossa kannattaa huomioida hankeviestinnän toteuttamisen vähimmäisvaatimukset: Rahoittajan viestintäohjeet. Jos ohjeissa määritetään millintarkasti, millä tavoin rahoittajan logon on oltava näkyvissä viestintäaineistoissa, tätä on noudatettava yli muiden vaihtoehtojen ja toiveiden. Viestinnän toteuttamista raamittava lainsäädäntö. Näitä ovat esimerkiksi tietosuoja, verkkosaavutettavuus ja tekijänoikeudet. Hankehakemuksessa luvatut viestintätoimet. Jos hakemuksessa mainitaan, että hankkeen aikana tuotetaan tulokset kokoava verkkojulkaisu, rahoittaja edellyttää tämän toteutuvan. Viestintää suunnitellessa on huomioitava rahoittajan ohjeet, lainsäädäntö ja hankesuunnitelmassa luvatut asiat. Muutoin viestinnän toteuttamisessa vain luovuus on rajana. 5. Suunnittele viestinnän toteutus hankkeen resurssien puitteissa Hankkeen varsinaisen viestintäsuunnitelman luominen on ihannetilanteessa ammattiviestijän vastuulla ja se tehdään vuorovaikutuksessa kaikkien hanketta toteuttavien kanssa. Hankkeen määräaikaisuus, budjetti ja työaikaresurssit rajaavat kuitenkin toteutusmahdollisuuksia. Viestinnästä vastaavan vastuulle voi jäädä valtavasti käytännön toimenpiteistä päättämistä. Siksi viestinnästä vastaavan tulisi olla mukana hankkeen toimintaa suunniteltaessa. Viestintää suunnitellessa on osattava tunnistaa hankkeen kannalta oleellisimmat toimenpiteet. Suunnitteluvaiheessa tukeudutaan yleensä rahoittajaohjeisiin ja hankehakemukseen. Joskus nämä materiaalit ovat tulkinnanvaraisia. Silloin voi olla tarpeen varmistaa, miten rahoittaja tulkitsee asiat. Viestinnän onnistumista, näkyvyyttä ja vaikuttavuutta mitataan eri tavoin. Tavoitteet kannattaa suhteuttaa käytössä oleviin resursseihin. 6. Jousta suunnitelmista tarvittaessa Viestintä elää hankkeen edetessä. Strategisesti laaditut, tarkat suunnitelmat ovat monen mieleen, mutta joustoakin tarvitaan. Esimerkiksi, jos suunnitellut viestintätoimenpiteet eivät tuota toivottua tulosta. Ehkä kohdeyleisö ei enää käytä TikTokia, vaan on siirtynyt uudelle alustalle. Tällöin ei kannattane jatkaa sisällöntuotantoa TikTokiin. hankesuunnitelmaa kirjoittaessa ei ole voitu ennakoida hintatason äkillisiä muutoksia. Jos budjetti on käymässä vähiin, on aiempia suunnitelmia muutettava. Hyvässä vuorovaikutuksessa luotu kumppanien ja rahoittajan välinen luottamus takaa sen, että vaikeiltakin tuntuvista hetkistä päästään yli yhdessä. Lisälukemista Hankeviestinnän käsikirja (2021), Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja Viisi vinkkiä hankeviestintään (2021), Tikissä-blogi
Hankeviestinnän osaamisen kehittymisestä hyötyvät kaikki
Ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta (TKI) kasvaa, kansainvälistyy ja vaikuttaa työelämässä. Viestinnän rooli toiminnan näkyvyyden ja vaikuttavuuden edistäjänä on merkittävä. Hankkeiden rahoittajatkin edellyttävät, että toiminnasta ja tuloksista viestitään. Viestinnän asiantuntijuus vaatii ammattitaitoa, kokemusta ja korkeakoulutusta. Työssäni viestinnän asiantuntijana neuvon TKI-hankkeita toteuttavia, eri alojen ammattilaisia. Kun haluan haastaa heitä kehittämään omaa viestintäosaamistaan, mistä lähteä liikkeelle? Tunnista osaamisen tarve tänään ja tulevaisuudessa Oman osaamisen kehittäminen on asiantuntijalle tärkeä työelämätaito. Se lähtee yksilön omien kehittämistarpeiden tunnistamisesta ja motivaatiosta. Kehittyä voi ajan myötä kokemusta kerryttämällä. Kehittyä voi myös tavoitteellisesti, uutta osaamista hankkimalla. Metropolia Ammattikorkeakoulu toteuttaa vuosittain noin sataa hanketta. Jokaisella niistä on projektipäällikkö. Lisäksi niiden parissa työskentelee eri alojen ammattilaisia. Jokainen hanke on ainutkertainen projekti, jossa on tarkoitus saavuttaa ennalta asetetut tavoitteet, tiukasti määritellyissä aika- ja budjettiraameissa. Hanketyön viestintävastuiden järjestäminen koskettaa suurta joukkoa. Yksin tai itselle vieraasta asiasta vastuussa oleminen voi olla kuormittavaa. Paineiden puristuksessa väkisin väännetty viestintä ei ole välttämättä kovin strategista, oikein kohdennettua tai hauskaa. Tosiasia kuitenkin on, ettei kaikkiin hankkeisiin saada kiinnitetyksi viestinnän ammattilaista. Pienimmissä hankkeissa viestinnästä usein vastaa projektipäällikkö yksin. Keskisuurissa hankkeissa viestintävastuuseen voidaan nimittää asiantuntija, joka ei ole viestinnän ammattilainen, ja joka tekee hankkeessa muutakin työtä. Se voi olla toimiva ratkaisu hankkeen tarpeisiin, jos tekijä on motivoitunut tehtävistään. Suuremman budjetin hankkeelle on yleensä mahdollista rekrytoida viestinnän asiantuntija. Hankkeissa työskentelevien viestinnän ammattilaistenkin on päivitettävä osaamistaan. Syventyminen hankkeen aihepiirin tekee viestintätyöstä entistä tehokkaampaa, kun alan sanasto, yleisöt ja viestintäkanavat tulevat tutuiksi. Kääntäen voisi myös ajatella, että eri alan ammattilaisesta voi halutessaan kehittyä ammattiviestijäksi. Toki se vaatii motivaatiota, kokemusta ja lisäkoulutusta. Opetushallitus on ennakoinut media- ja viestintäalan osaamistarpeita Osaamisen ennakointifoorumin toimikaudella 2017- 2020 (PDF). Raportissa luetellaan runsaasti viestinnän tulevaisuuden tarpeita, joissa korostuvat laaja-alainen osaaminen ja teknologinen kehitys. Kehitä kokonaisuuksia ja kokeile käytännössä Asiantuntijaroolissa minulla ei ole muodollista vaikutusvaltaa muihin työntekijöihin. Kun haluan kehittää jotain toimintaa, on neuvoteltava eri rooleissa toimivien tahojen kanssa. Jos tavoitteenani on tarjota hankkeita toteuttaville työkaluja ja tietoa, yksittäiset koulutustilaisuudet voivat olla hyvä ratkaisu. Jos tarkastellaan hanketoimintaan kytkeytyvää viestintää kokonaisuutena, tarvitaan moniulotteisempaa ajattelua. Viestinnän toteuttamiseen ei ole yhtä sapluunaa, joka sopii kaikille hankkeille. Niiden suunnittelussa ja hakemusten kirjoittamisessa on mukana useita eri alojen ammattilaisia. Tarkoituksenmukaisten resurssien takaamiseksi on osattava ennakoida erilaiset tarpeet jo hankehakemusta valmisteltaessa. Jos viestintä on hanketta valmisteleville etäinen asia, sen huomioiminen rahoitushakemuksessa jää helposti vähälle. Kokonaisuudelle on hyödyksi, jos mukaan saadaan viestinnän asiantuntijan näkemys. Tämän järjestäminen voikin olla koko hankeorganisaation toimintaa koskeva kehittämistarve. Päätöksenteon tueksi on selvitettävä todelliset kehittämistarpeet. Nykytilannetta voi arvioida esimerkiksi järjestämällä hankehenkilöstölle kyselyn, jonka tuloksista saadaan tukea johtopäätösten ja ratkaisujen tekemiseen. Päättävissä rooleissa toimivien on helpompi ottaa kantaa ja tukea konkreettisia toimintaehdotuksia. Uusien ratkaisujen kokeileminen käytännössä auttaa arvioimaan niiden toimivuutta ja vaikutuksia. Palautteen ja arvioinnin perusteella toimintaa voidaan kehittää edelleen. Ratkaisuna vertaisoppimisverkosto hankeviestinnän tekijöille Työarjessa kollegan kanssa yhdessä ongelmia ratkoessa ei aina tule ajateltua, että kyseessä on vertaisoppimistilanne. Yksin haasteiden kanssa painiessa ei välttämättä tule ajateltua, että samaa asiaa pähkitään parhaillaan jossain toisaalla. Miten paljon säästyisi aikaa, jos kokoonnuttaisiin pohtimaan yhdessä? Olisiko mahdollista järjestää tilaisuuksia, jossa tuoreet ja kokeneet hankeviestijät ja eri alojen projektipäälliköt jakaisivat omia vinkkejä ja kokemuksia? Olisiko tällaisessa verkostossa mahdollista edistää sekä oman hankkeensa että samanteemaisten hankkeiden yhteistä viestintää? Voisiko toiminnasta hyötyä niin osallistuja kuin koko talo? Verkoston toiminnasta muodostuu osallistujiensa näköistä. Onnistunut verkostotoiminta perustuu jokaisen osallistujan tasavertaiseen kohtaamiseen ja kuulluksi tulemisen tunteeseen. Kun tavoite on luoda toimintaa ja tilaa, jossa saa jakaa ajatuksiaan psykologisesti turvallisessa ilmapiirissä, tarvitaan pelisäännöt. Ne on hyvä luoda yhdessä. Yhteisön inspiraation sytyttämiseen ja vaalimiseen tarvitaan muutamaa onnistunutta kokemusta, jaettua oivallusta sekä jäsenten keskinäistä, vahvaa luottamusta. Metropoliassa käynnistyy syyslukukaudella 2022 HAVAINTO-verkosto, jossa kehitetään koko organisaation hankeviestinnän osaamista tukemalla yksilöiden osaamisen kasvua. Käytännössä tarkoitus on tuoda eri alojen ja viestinnän ammattilaiset osallisiksi hankeviestinnän toteuttajien yhteisöön. Toiminnan tavoitteena on tarjota osallistujille aika ja paikka jakaa kokemuksia, vinkkejä ja esittää niitä tyhmiäkin kysymyksiä. Vain kokeilemalla selviää, mitä hyötyä siitä on hankeviestinnän osaamisen kehittymiselle, hankkeiden näkyvyydelle ja TKI-toiminnan vaikuttavuudelle. Näitä seikkoja kuulostellaan toiminnan edetessä.
Tikissä on Metropolian tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI) blogi. Bloggaajat ovat ammattikorkeakoulun henkilöstöä sekä muita TKI-toiminnan asiantuntijoita. Jos haluat kirjoittaa blogiin, ota yhteyttä toimituskuntaan.
Milla Åman Kyyrö, päätoimittaja
Viestinnän asiantuntija, TKI-hankkeet ja kehittäminen
p. 050 342 0341
milla.amankyyro@metropolia.fi
Päivi Keränen
Projektipäällikkö, Muotoilu
p. 040 184 1952
paivi.keranen@metropolia.fi
Jussi Linkola
Projektisuunnittelija, Hankeviestintä- ja julkaisupalvelut
p. 040 184 2448
jussi.linkola@metropolia.fi
Toimituskunta toimittaa Tikissä-blogin sisällöt ennen julkaisua.
3AMK ammattikorkeakoulu asiantuntija Dallaten FUTU hanke hankeviestintä hankkeet hyvinvointi innovaatio innovaatio-opinnot innovaatiot Innovation johtaminen Katse tulevaisuuteen kehittäminen keksintö kestävä kehitys koulutus metropolia minno nuoret Oona-hanke opiskelijat oppiminen osaaminen osaamisen kehittäminen resilienssi service design sosiaali- ja terveysala tekoäly tki TKI-toiminta tulevaisuus tuottavuus tutkimus työelämä työhyvinvointi työllistyminen viestintä vuorovaikutus yhteiskehittäminen yrittäjyys yritystoiminta yritysyhteistyö
Ideoimme, rikastamme ja kehitämme käytäntöön uusia ratkaisuja yhteistyössä yritysten, julkisen sektorin, järjestöjen ja asukkaiden kanssa.