sisäinenviestintä arkistot - Tulevaisuuden tuottajat

Avainsana: sisäinenviestintä

Oppeja työryhmän sisäisestä viestinnästä

21.11.2024

Koko opintojeni ajan olen ollut kiinnostunut tapahtumiin liittyvästä viestinnästä. Tämä innoittikin opiskelemaan tarkemmin tapahtumaorganisaation sisäistä viestintää, sekä kiinnittämään huomiota tapahtuman työryhmän sisällä liikkuvaan informaatioon ja käytettyihin kanaviin. Sain hyvän opin siitä, miten tärkeää onnistunut sisäinen viestintä onkaan tapahtumia tuottaessa. Tapahtuman aikaisen viestinnän elementtejä voi pohtia: Mitä kanavia pitkin hoidetaan työryhmän tiedottaminen hierarkian yläpäästä alas ja onko tarvetta tiedonkululle toiseen suuntaan? Mitä viestinnän kanavia käytetään? Eroavatko kanavat esituotannon ja tapahtuman välillä? Onko arkiviestinnälle omat kanavansa ja johtamisviestinnälle omansa? Tarvitaanko tapahtuman ajalle esimerkiksi radiopuhelimia tehostamaan viestinkulkua ja millaista viestintää niiden avulla hoidetaan? Onko tapahtumatila esimerkiksi niin iso, että tulee tarve vahvistaa viestintää tilan eri osien välillä? Käytän esimerkkinä havaintojani vuoden 2019 Musiikki & Media -tapahtumasta, missä toimin tuotannon ja viestinnän harjoittelijana. Tässä projektissa käytimme eri alustoja viestimiseen ja oheen olen koonnut omat huomioni eri alustoista tapahtumakäytössä, sekä alustan roolin: WhatsApp + Nopeaa tiedonkulkua + Helppo luoda isompia ryhmiä ja tavoittaa useampi ihminen kerrallaan + Vastaanottaja saa ilmoituksen uusista viesteistä + Toimii puhelimissa ja tietokoneella + Monella jo valmiiksi puhelimessa + Ilmainen käyttää verkon yli – Viestit helposti hautautuvat, mikäli keskustelu on aktiivista – Pohjautuu puhelinnumeroon ja kaikki ryhmässä näkevät muiden ryhmäläisten numerot VapaaehtoisetSlack + Keskusteluja voi ryhmitellä aihealueittain pienempiin kokonaisuuksiin + Toimii puhelimessa ja tietokoneella + Hyvät hakutoiminnot niiden keskusteluiden / ryhmien sisällä mihin kuuluu + Helppoa laittaa kenelle tahansa yksityisviestiä – Ilmainen versio on hyvin rajallinen ja viestiraja tulee harmillisen nopeaan täyteen– Käyttö vaatii opettelua ja totuttelua – Ei tuttu niin monelle kuin esimerkiksi WhatsApp Ydintiimin viestintäRadiopuhelimet + Turvalla yleensä käytössä, myös heidät tavoittaa nopeasti + Toimii tehokkaaseen ja nopeaan tiedottamiseen – Ei niin helposti saatavillaViestintä eri tiimien välillä Tämän kokemuksen kautta opin kiinnittämään työryhmän sisäisiin viestintätapoihin enemmän huomiota. Mitä viestitään, missä kanavissa ja miksi? Työpaikan tai -ryhmän sisäinen viestintä on osa arkiviestintää, eikä siihen aina niin kiinnitä huomiota. On kuitenkin monia syitä miksi siihen kannattaisi kiinnittää enemmän huomiota. Ennakkosuunnittelulla voidaan helpottaa tapahtuman aikana tapahtuvaa tiedonkulkua ja näin myös esimerkiksi lyhentää reagointiaikaa yllätysten sattuessa kohdalle. Teoriaa opiskellessani sain huomata miten paljon tapahtumatuotanto lopulta nojaa toimivaan työryhmän sisäiseen viestintään. En ollut tullut ajatelleeksi miten tärkeää on löytää oikeat kanavat, jotta viesti tavoittaa oikean vastaanottajan (tai vastaanottajat) mahdollisimman tehokkaasti. Tanja Ahlstén, kulttuurituotanto 2016

Lue lisää

Sisäinen viestintä etätyössä

1.12.2020

Sonja Kulttuurituottajat 2016

Vaikka etätyö ei monilla aloilla ole ollut aikaisemminkaan harvinaista, iski se tänä vuonna työntekoon ennenkuulumattomalla voimalla. Koronan myötä etätöihin siirtyi karkeasti arvioiden noin miljoona suomalaista eli noin 50 % työssäkäyvistä. Heistä noin puolet haluaa ja myös pystyy tekemään työnsä etänä kokonaan tai lähes kokonaan myös jatkossa. Etäily on ollut merkittävässä kasvussa jo pidempään, ja jos etätyötä oli haastava perustella aikaisemmin, sitä tuskin tarvitsee yhtä lailla perustella jatkossa. Etätyöskentely ei tarkoita ainoastaan työntekoa poissa sen perinteisestä ympäristöstä ja virtuaalisten työkalujen välityksellä. Sen vaikutukset ovat kokonaisvaltaisemmat. Etätyöskentely poistaa tai vähintään rajoittaa työntekijöiden yhteyttä kollegoihin ja omaan työyhteisöön. Kysymysten huikkaaminen ohimennen, nopeat luovat aivoriihet, yhteiset lounaat ja kuulumisten vaihto kahvihuoneessa eivät toteudu helposti etäoloista käsin. Koronatilanne on haastanut työyhteisöjen perinteistä sisäistä viestintää ja monin osin korostanut sen merkitystä. Tiedon välityksessä on jouduttu viimeistään nyt siirtymään suunnitelmalliseen, tiuhaan ja vuorovaikutteiseen sisäiseen viestintään. Siinä jokaisen työntekijän rooli on avain asemassa. Vinkkejä sisäiseen viestintään etätyössä: Suunnittele Tiedonkulkua ei tule jättää sattuman tai toiveiden varaan. Viestinnässä tulee miettiä muun muassa kelle viesti on oleellinen, onko viestini selkeä vai jättääkö se liikaa tulkinnan varaa ja onko ajankohta ja sävy oikea. Myös kanavavalinnoilla on merkitystä. Viestinkö asiani kattavasti sähköpostissa, nopealla tekstiviestillä vai tulisiko keskustelu käydä kasvokkain? Hyvin suunniteltu viestiminen selkeyttää työntekoa ja karsii epäselvyyksien muodostumista. Sanoita tunteita Virtuaalisessa kommunikoinnissa emme saa samanlaisia vihjeitä kuin fyysisesti läsnä ollessamme. Emme havaitse kehonkieltä tai äänensävyjä yhtä voimakkaasti tai pysty aina reagoimaan ajankohtaisesti toisen sanomisiin. Esimerkiksi työyhteisön sisäiset ongelmat jäävät usein varjoon, kun niistä ei saada etäarjessa välttämättä vihiä. Siksi on tärkeä oppia sanoittamaan työyhteisössä omia haasteita, onnistumisia, turhautumista tai kiitosta aktiivisesti ulospäin. Ole avoin Avoimuus on avain yhteisöllisyyteen ja yhteisiin päämääriin. Avoimuus edistää myös luonnollisesti tiedonkulkua ja näin työn sujuvuutta. Avoimuus tarkoittaa läpinäkyvyyttä kaikessa toiminnassa: avointa kommunikointia, yhteistyötä ja päätöksentekoa sekä tasapuolista mahdollisuutta ja vaatimusta osallistua työn suunnitteluun ja työtä koskeviin päätöksiin. Se tarkoittaa sitä, että hyvässä ja pahassa, asiat pystytään puimaan yhdessä läpi. Pelisäännöt Yhdessä sovitut pelisäännöt auttavat työyhteisöä sitoutumaan yhteisiin toimitapoihin ja pää- määriin. Myös jokaisen vaikuttaminen niihin on tärkeää. Tällöin säännöistä päästään paremmin yksimielisyyteen ja niitä tulkitaan samalla tavalla. Etätyötä ajatellessa yhteisesti on hyvä määritellä esimerkiksi se, miten ja milloin kunkin tulee olla tavoitettavissa, mitä kanavia käytetään viestintään ja milloin etätyö ei ole esimerkiksi suositeltavaa. Sisäisellä viestinnällä on voima joko yhtenäistää tai haastaa yrityksen kulttuuria ja työyhteisöä. Haasteiden, kuten koronan myötä sen merkitys korostuu. Yrityksen kaikki viestintä lähtee kuitenkin sisältäpäin ja ongelmat sisäisessä viestinnässä heijastuvat herkästi myös yrityksen ulkoiseen viestintään ja markkinointiin.

Lue lisää

BWWE – Best of Broadway and West End

16.9.2019

Tittamari Paavola

“Kuulin että oot kulttuurituottajaksi opiskelemassa ja meillä ois tarvetta sun kaltaiselle ihmiselle” Tällä Anni Vuorisen laittamalla viestillä alkoi urani BWWE:n tuottajana. Lyhenne BWWE tulee sanoista Broadway ja West End. Nämä kaksi inspiroivaa musikaaliympäristöä loivat pohjan BWWE Best of Broadway and West End musikaalikonsertille. Konserttimme kokosi yhteen kaikkien aikojen rakastetuimpia musikaalikappaleita. Kestoa konsertillamme oli noin 2 tuntia, ja se esitettiin 4.toukokuuta 2019 Helsingin Arabiasalissa. Projektin tuotanto käynnistyi marraskuussa 2018. Edessä olisi puoli vuotta tuotannollisia asioita helsinkiläisten nuorten muusikoiden konserttia varten. Tila oli valmiiksi varattu, mutta listalla oli vielä kapellimestarin, valokuvaajan ja tekniikan hankinta, sosiaalisen median haltuunotto, markkinointi, visuaalinen ilme, lipunmyynti, ryhmähengen ylläpito ja ylipäätään suunnitelman luominen. Tärkeintä projektin tuotannossa oli pitää aikataulusta kiinni. Asiat eivät tapahdu ellei joku ota niitä hoitaakseen. Aikataulun luominen heti alussa helpotti työn jaksotusta. Ajankäytön seuraamiseen käytin kalenteria ja Exceliä. Lippu.fin palvelu oli minulle uusi tuttavuus tapahtuman järjestäjän ja lipunmyyjän näkökulmasta. Valitsimme palvelun lipunmyynnin alustaksi sen tunnettavuuden ja helppouden takia. Jo palvelun logon käyttäminen markkinointimateriaaleissa toi tapahtumallemme kaivattua uskottavuutta. Näin pyrimme näyttäytymään muunakin kuin kouluprojektina. Myimme palvelun kautta noin puolet lipputuloistamme. Syvennyin tässä projektissa sisäiseen viestintään. Se osoittautuikin asiaksi mistä loppujen lopuksi opin eniten, sillä matkaan mahtui niin onnistumisia kuin haasteita. Eniten kehitettävää löytyi palavereissa läpikäydyn tiedon tallentamisessa siten, että informaatio olisi kaikkien löydettävissä. Apuna tiedonvälityksessä käytimme Google Drivea, johon meidän oli helppo tallentaa palaverien muistiinpanot ja tuotannon ajankohtaiset asiat. Usein kaikki tuotannon ryhmäläiset eivät päässeet samaan paikkaan samaan aikaan. Silloin kun tieto välittyi kaikille oli jokaisella selkeä kuva mihin puolen vuoden työ lopulta johtaisi. Keikkapäiväkirja 04.05.2019 Konserttipäivä on käsillä. Herätyskelloni soi aamulla 5.30. Kasaan vielä viimeiset tarvittavat reppuun. Kauramaito, kasa banaaneja, mekko ja korkokengät. Klo 8.00 Tuotantotiimi saapuu paikalle ensimmäisenä. Raisereiden kasaaminen on aamun ensimmäinen homma. Pelkäsin olevani hyödytön, mutta rohkeasti mukaan menemällä opinkin yhtä sun toista esimerkiksi saksofonien mikityksestä ja nuottitelineiden kasaamisesta. Noin puoltatoista tuntia myöhemmin kalusto ja lava on valmiina orkesteria varten ja on aamupalaverin aika. Käydään läpi päivän aikataulu. KAHVIA. Pian alkaa ensimmäinen soundcheck ja taukotila alkaa täyttyä muusikoista. Kello 11.00 kajahtavat tyhjässä Arabiasalissa ensimmäiset rytmit. Komppi on saapunut ja on valmiina päivään. Pian laulajat saapuvat paikalle. Torvet ja jouset myös. Klo 13:30 alkaa kaikkien yhteinen soundcheck. Toistaiseksi ollaan pysytty aikataulussa. Hetkeksi saan itsekin hengähtää ja vain kuunnella. On tää kyllä lahjakasta sakkia. Valokuvaajan saapuessa paikalle ennen kello neljän kenraaliharjoituksia, olen teippailemassa BWWE:n julisteita lipunmyynnin pöytään. Nopean halauksen jälkeen päästäänkin asiaan. Kiipeilemme katsomossa ja mietimme otollisimpia kuvakulmia. Minulla on lista asioita mitä haluan saada kuvatuksi. Suurin osa puheestani taisi liittyä tilan jättämiseen kuvissa, jotta tulevaisuudessa saataisiin markkinointimateriaaliin myös tekstiä mukaan. Lopulta päätän antaa valokuvaajan tehdä työnsä suoraa kenraalin aikana. Orkesterin soittaessa herkimpiä säveliään, oli huvittavaa seurata valokuvaajan liikkeitä soittimien keskellä. Näin kuvat tulisi otettua valmiiksi ja itse esityksen aikana valokuvaajakin saisi vain nauttia esityksestä. Klo 21:00 Esitys sujui odotuksien mukaisesti. Saimme yleisöön mukavasti ihmisiä ja tunnelma oli korkealla ja täynnä odotuksia. Ammattimainen orkesterimme tarjosi yleisölle tunteita ja musiikkia oikein olan takaa. Lavalla kuultiin klassikkokappaleita, jotka olivat yleisölle selvästi tuttuja. Tunteikkaimmat sovitukset nostivat itsellänikin niskakarvat pystyyn, vaikka olinkin kuullut ne jo aikaisemminkin. Näiden kahden tunnin ja viidentoista musikaalibiisin jälkeen, puolen vuoden työ oli tullut päätökseensä, jälkituotantoa lukuunottamatta. Esityksen jälkeen nostimme yhteisen malja, jaoimmet kiitokset ja rupesimme vielä viimeiseen urakkaan eli roudaukseen. Meidän onneksemme osa rakenteista sai jäädä paikalleen. Homma oli paketissa noin kymmenen aikaan illalla. Muusikot jatkoivat vielä Helsingin yöhön juhlistamaan onnistunutta konserttia, mutta itse suuntasin kotiin teekupin ääreen. Sen verran alkoi jo väsymys painaa. Jälkituotantoon jäi vielä budjetin päivitys, palkkojen maksu ja kiitokset. Kuvat hoituivat kätevästi valokuvaajan kautta. Vuorinen kertoi, että konsertillemme tulee ehkä jatkoa, ja että muutama paikka olisi meistä kuulemma kiinnostunut. Saa siis nähdä jääkö tämä BWWE - Best of Broadway and West End -konserttimme viimeiseksi esitykseksi vai onko lisää luvassa. Parhaassa tapauksessa pääsemme vielä uudestaankin Aladdinin, Wickedin tai Les Misérablesin maailmaan sävelien vauhdittamana. Ainakin toivon niin. One Day More! -Tittamari

Lue lisää