Sisäinen viestintä etätyössä
Vaikka etätyö ei monilla aloilla ole ollut aikaisemminkaan harvinaista, iski se tänä vuonna työntekoon ennenkuulumattomalla voimalla. Koronan myötä etätöihin siirtyi karkeasti arvioiden noin miljoona suomalaista eli noin 50 % työssäkäyvistä. Heistä noin puolet haluaa ja myös pystyy tekemään työnsä etänä kokonaan tai lähes kokonaan myös jatkossa. Etäily on ollut merkittävässä kasvussa jo pidempään, ja jos etätyötä oli haastava perustella aikaisemmin, sitä tuskin tarvitsee yhtä lailla perustella jatkossa. Etätyöskentely ei tarkoita ainoastaan työntekoa poissa sen perinteisestä ympäristöstä ja virtuaalisten työkalujen välityksellä. Sen vaikutukset ovat kokonaisvaltaisemmat. Etätyöskentely poistaa tai vähintään rajoittaa työntekijöiden yhteyttä kollegoihin ja omaan työyhteisöön. Kysymysten huikkaaminen ohimennen, nopeat luovat aivoriihet, yhteiset lounaat ja kuulumisten vaihto kahvihuoneessa eivät toteudu helposti etäoloista käsin. Koronatilanne on haastanut työyhteisöjen perinteistä sisäistä viestintää ja monin osin korostanut sen merkitystä. Tiedon välityksessä on jouduttu viimeistään nyt siirtymään suunnitelmalliseen, tiuhaan ja vuorovaikutteiseen sisäiseen viestintään. Siinä jokaisen työntekijän rooli on avain asemassa. Vinkkejä sisäiseen viestintään etätyössä: Suunnittele Tiedonkulkua ei tule jättää sattuman tai toiveiden varaan. Viestinnässä tulee miettiä muun muassa kelle viesti on oleellinen, onko viestini selkeä vai jättääkö se liikaa tulkinnan varaa ja onko ajankohta ja sävy oikea. Myös kanavavalinnoilla on merkitystä. Viestinkö asiani kattavasti sähköpostissa, nopealla tekstiviestillä vai tulisiko keskustelu käydä kasvokkain? Hyvin suunniteltu viestiminen selkeyttää työntekoa ja karsii epäselvyyksien muodostumista. Sanoita tunteita Virtuaalisessa kommunikoinnissa emme saa samanlaisia vihjeitä kuin fyysisesti läsnä ollessamme. Emme havaitse kehonkieltä tai äänensävyjä yhtä voimakkaasti tai pysty aina reagoimaan ajankohtaisesti toisen sanomisiin. Esimerkiksi työyhteisön sisäiset ongelmat jäävät usein varjoon, kun niistä ei saada etäarjessa välttämättä vihiä. Siksi on tärkeä oppia sanoittamaan työyhteisössä omia haasteita, onnistumisia, turhautumista tai kiitosta aktiivisesti ulospäin. Ole avoin Avoimuus on avain yhteisöllisyyteen ja yhteisiin päämääriin. Avoimuus edistää myös luonnollisesti tiedonkulkua ja näin työn sujuvuutta. Avoimuus tarkoittaa läpinäkyvyyttä kaikessa toiminnassa: avointa kommunikointia, yhteistyötä ja päätöksentekoa sekä tasapuolista mahdollisuutta ja vaatimusta osallistua työn suunnitteluun ja työtä koskeviin päätöksiin. Se tarkoittaa sitä, että hyvässä ja pahassa, asiat pystytään puimaan yhdessä läpi. Pelisäännöt Yhdessä sovitut pelisäännöt auttavat työyhteisöä sitoutumaan yhteisiin toimitapoihin ja pää- määriin. Myös jokaisen vaikuttaminen niihin on tärkeää. Tällöin säännöistä päästään paremmin yksimielisyyteen ja niitä tulkitaan samalla tavalla. Etätyötä ajatellessa yhteisesti on hyvä määritellä esimerkiksi se, miten ja milloin kunkin tulee olla tavoitettavissa, mitä kanavia käytetään viestintään ja milloin etätyö ei ole esimerkiksi suositeltavaa. Sisäisellä viestinnällä on voima joko yhtenäistää tai haastaa yrityksen kulttuuria ja työyhteisöä. Haasteiden, kuten koronan myötä sen merkitys korostuu. Yrityksen kaikki viestintä lähtee kuitenkin sisältäpäin ja ongelmat sisäisessä viestinnässä heijastuvat herkästi myös yrityksen ulkoiseen viestintään ja markkinointiin.
Tuottajana harrastajateatterissa
Vuosi sitten näihin aikoihin olin mukana projektissa, jonka kautta halusin perehtyä tuottamisen erityisalueeseen, teatterin tuottamiseen. Toimin toisena tuottajana pienen helsinkiläisen ylioppilasteatterin vuoden suurimmalle tuotannolle, uusien jäsenten produktiolle. Mikä on tuottajan rooli teatterissa? Kun otin selvää mitä tuottaja tekee teatterituotannoissa, törmäsin moneen erilaiseen kuvaukseen. Yleisesti voisi sanoa, että tuottajan tärkein tehtävä on pitää huolta siitä, että produktio etenee suunnitellussa aikataulussa ja pitää huoli tuotannon jäsenten hyvinvoinnista. Mitä pienempi teatteri on kyseessä sitä enemmän tuottaja on vastuussa kaikista tuotannon osa-alueista, joihin kuuluu esimerkiksi budjetointi, markkinointi ja tiedotus, lipunmyynnin järjestäminen ja aikataulutus. Ohjaajan ja tuottajan suhde on erityisen tärkeä koko produktion etenemisen aikana. Kirjassa Teatterituottajan opas, Jukka Hytti tiivistää: ”Ohjaaja on teatterituotannossa koko porukan hengenluoja ja tuottaja sen ylläpitäjä.” Kuten kaikissa projekteissa, myös teatterin maailmassa on erityisen tärkeää etukäteen määritellä vastuut. Joskus käy niin, että vaikka olisi näennäisesti tehnyt kaikki esivalmistelut oikein, aukkoja löytyy ja niitä ei voi enää paikata jälkeenpäin. Jälleen Jukka Hyttiä lainaten: ”Tuottaja on riittävän vahvoilla, kun muu työyhteisö tietää jo etukäteen mitä tuottajan työhön kuuluu.” On äärimmäisen tärkeää, että tuottajan, ohjaajan ja muun työryhmän välinen työnjako on selkeällä pohjalla. Vie aikaa koko produktiolta, jos työryhmä kokee että tuottaja on jättänyt jotain olennaista tekemättä tai puuttunut johonkin osa-alueeseen liikaa. Olen ollut Ilves-Teatterin jäsen syksystä 2018 lähtien ja tänä aikana olen pohtinut paljon tuottajan roolia harrastajateatterissa. Ylioppilasteatterin jäseniä yhdistää intohimoinen suhtautuminen teatteriin taiteenalana ja sen lisäksi myös yleensä pyrkimys päästä tekemään teatteria myös ammatillisesti. Kun itse hain Ilves-Teatterin jäseneksi, minulla ei ollut aiempaa kokemusta teatterin tekemisestä. Tuottajana olen huomannut, että toisinaan erilainen suhtautumiseni teatteriin on erottanut minut muusta työryhmästä, joilla on enemmän kokemusta ja suurempaa paloa juuri teatteriin taiteenalana. Ensimmäisessä teatteriproduktiossa tuli vastaan myös oma teatteriproduktion tekemiseen liittyvä kulttuurinsa ja minä opin käsitteet kuten enskalahja ja välikaronkka, mitkä teatteria tehneille konkareille ovat itsestään selvyyksiä. Toisaalta koen, että kaikissa taiteellisissa projekteissa on tärkeää, että työryhmässä on henkilö, joka pystyy tarkastelemaan produktiota myös etäämmältä. Teatterituottamisessa antoisinta on päästä työskentelemään ihmisten kanssa, jotka suhtautuvat työhön intohimoisesti, vaikka teoriassa kyse onkin ’vain’ harrastustoiminnasta. Olit intohimoinen teatteriharrastaja tai et, suosittelen antamaan mahdollisuuden ylioppilasteattereille alustana päästä kehittämään omaa ammattitaitoaan. Voin varmuudella sanoa, että mihin tahansa harrastajateatteriin päädytkin, sinut otetaan avosylin vastaan. Kaikille teatterituottamisesta kiinnostuneille kulttuurituottajille suosittelen lämpimästi viittaamaani Jukka Hytin teosta Teatterituottajan opas, teoksen ensimmäinen painos on julkaistu 2005 mutta se sisältää edelleen varsin kattavan ja relevantin kuvauksen tuottajan roolista teatterialalla.
Kaksoisvoittoon palvelumuotoilulla
Sain työtehtäväkseni kehitellä kaupan alan toimijalle tapahtumakonseptin. Koin työn hyvin mielenkiintoiseksi, mutta myös haastavaksi. En ollut aiemmin miettinyt, mitä kaikkea tulisi ottaa huomioon suunnitellessa yrityksen brändin mukaista tapahtumaa, joka toisi uudenlaisia kävijöitä, sitouttaisi vanhoja ja ylipäätään olisi yritykselle kannattava. Taloudellisten mittareiden lisäksi yksi projektin tavoitteista oli luoda tilaajalle vahvempaa jalansijaa alan toimijana ja eräänlaisena riman asettajana. Lähtökohtana projektille haluttiin ajatella konseptia asiakaslähtöisesti ja keskittyä hyvään asiakaskokemukseen. Konseptista haluttiin asiakaslähtöinen ja hyvään asiakaskokemukseen keskittyvä. Tutustuin Juha Tuulaniemen Palvelumuotoilu (2011) teokseen ja törmäsin termiin kaksoisvoitto. ”Kaksoisvoitto tarkoittaa iloista asiakasta ja tyytyväistä organisaatiota” Kaksoisvoitto, eli miten otetaan huomioon sekä asiakkaan, että organisaatioin tarpeet ja huolehditaan molempien tyytyväisyys. Näitä tavoiteltavia ominaisuuksia voidaan mukaan pohtia kysymällä seuraavat kysymykset: Hyödyllisyys – Kuinka hyvin palvelumme vastaa asiakkaiden tarpeisin? Saatavuus – Mitkä jakelukanavat toimivat parhaiten? Käytettävyys – Kuinka vaivatonta palvelua on käyttää? Kokemus – Millainen on käyttäjäkokemus? Erottuminen – Kuinka tehdä palvelusta erottuva, ainutlaatuinen ja mieleenpainuva? Lisäksi asiakkaat haluavat palvelun olevan yksilöllinen, mieleenpainuva, vaivaton, lopputulokseltaan luotettava, enemmän kuin hän itse saisi aikaan ja jotakin mahdollistava. ”Yrityksen näkökulmasta tuloksellinen palvelu on silloin, kun se tuottaa lupaamansa. Palvelu on tehokas silloin kun resurssit ovat järkevästi käytettyjä eli kokonaistaloudellisesti tuotettuja.” Vastaamalla näihin kysymyksiin ja huomioimalla molempien näkökulmat, palvelun voidaan olettaa johtavan kaksoisvoittoon. Mikäli haluat tutustua enemmän palvelumuotoiluun esimerkiksi jonkin projektin tiimoilta, voin suositella tämän Tuulaniemen kirjan lisäksi Palvelumuotoilun bisneskirja (2019) kirjoittajina Koivisto, Säynäkangas ja Forsberg.
Arabian katufestivaali artistituotanto cultural management festivaali festivaalituotanto hanke itsensä johtaminen itsenäinen projekti johtaminen kansainvälisyys Kansallismuseo Kulttuurialan projektityö kulttuurintuotanto kulttuurituotanto Kulttuurituottaja Kulttuurituottaja 2016 kulttuurituottaja 2017 kulttuurituottaja 2019 kulttuurituottaja 2020 kulttuurituottajat kulttuurituottaja YAMK Kutu15 kutu16 Kutu17 kutu18 markkinointi Metropolia metropolia ammattikorkeakoulu näyttely vartissa opastusvideo opiskelija projekti projektityö some sosiaalinen media tanssi tanssitaide tapahtumatuotanto Tuottajat18 Tuottajat20 tv-tuotanto vapaaehtoisten johtaminen vapaaehtoistyö viestintä yhteishaku