Kategoria: Opiskelijat
Sisäisen viestinnän merkitys avustajaroolituksessa
Työskentelin kesällä 2021 Fisher Kingin ja Yleisradion tuottamassa Helsinki-syndrooma -TV-sarjan tuotannossa. Helsinki-syndrooma -TV-sarja on pohjoismainen jännitysdraama, joka yhdistää panttivankitrillerin ja yhteiskunnallisen draaman, ja sen tarkoitus on viedä katsojat mielenkiintoisten ja merkittävien aiheiden pariin. Työnimikkeeni tuotannossa oli avustajaroolittaja. Tehtävääni kuului roolittaa avustajia Helsinki-syndrooma-TV-sarjaan isoja joukkokohtauksia varten. Roolitin yhteensä yli 400 avustajaa kyseiseen tuotantoon. Hankin avustajat ja informoin heille heitä koskevista asioista, jotta he pystyivät osallistumaan kuvauspäiviin luottavaisin mielin. Kuvauksissa 3. apulaisohjaaja otti pääosin koppia avustajista. Avustajaroolittajana toimiminen oli todella mielenkiintoista ja opettavaista. Työtehtäväni vastasi hyvin suunnitelmaani ja ajatuksiani. Sain työssäni uudenlaista vastuuta, josta olin erittäin tyytyväinen, sillä näin pääsin kehittymään työssäni. Syvennyin raportissa sisäiseen viestintään roolituksessa. Sain työkokemuksen ja teorian kautta kattavan käsityksen roolituksesta ja avustajaroolittajan työtehtävän sisällöstä. Roolituksessa etsitään oikeita esiintyjiä oikeisiin rooleihin. Roolittajat hankkivat esiintyjiä niin päärooleihin, sivurooleihin kuin taustanäyttelijöiksikin. Roolittajien tehtävänä on lukea käsikirjoitus, tehdä hahmo- ja avustajapurku, suunnitella näyttelijöihin liittyvä budjetti ja avustajabudjetti sekä tehdä roolihakuilmoitus. Sopivien esiintyjie löydyttyä roolittaja käy sopimusneuvottelut esiintyjien kanssa ja tekee heille esiintyjäsopimukset. Lopuksi roolittaja jakaa esiintyjille kuvauspäivän infot ja kommunikoi tarvittavista asioista heidän kanssaan. Tutustuin raporttia varten sisäisen viestinnän käsitteeseen paremmin, ja hyödynsin keräämääni tietoa osana roolitustyötä. Sisäinen viestintä tarkoittaa elokuva- ja TV-tuotannossa tuotannon eri henkilöiden, tasojen, osastojen ja prosessien välistä viestintää. Se on merkittävä osa roolitustyötä, sillä tuotantoja tehdään aina työryhmän kanssa yhdessä. Roolittaja viestii johdon, esihenkilöiden, alaisten, potentiaalisten esiintyjien kuin valittujen esiintyjienkin kanssa. Hyvällä sisäisellä viestinnällä pystytään motivoimaan työryhmää, luomaan yhteisöllisyyden tunnetta ja vaikuttamaan tuotannossa viihtymiseen ja työhyvinvointiin. Hyvä sisäinen viestintä on muun muassa avointa, selkeää ja ymmärrettävää. Hyvä viestintä vaikuttaa myönteisesti roolituksen tehokkaaseen etenemiseen. Huomasin työssäni, että hyvällä sisäisellä viestinnällä pääsee jo roolitustyössä pitkälle, joten aion ehdottomasti jatkossakin panostaa työssäni sisäiseen viestintään.
Työpajan järjestäminen virolaistaustaisille nuorille
Tein ensimmäisen itsenäisen projektini Vironkielisen opetuksen seura ry:lle. Koko projektin ideana on järjestää pääkaupunkiseudulla 12–16-vuotiaille virolaistaustaisille nuorille neljän tunnin verran maksutonta ja monipuolista työpajatoimintaa viroksi, kerran kuukaudessa syyskuusta 2023 toukokuuhun 2024. Haluamme antaa nuorille mahdollisuuden verkostoitua muiden virolaistaustaisten nuorten kanssa, antaa mahdollisuuden oppia uutta tietoa viron kielellä ja harjoitella viroa. Projekti tukee virolais-suomalaistaustaisten nuorten kulttuuri-identiteettiään. Ensimmäinen työpaja järjestettiin syyskuussa 2023 ja osallistujamäärä oli noin 24 nuorta. Työpajan aiheena oli sosiaalinen media. Käsittelimme seuraavia aiheita: eettisen sisällön luominen sosiaalisen mediaan, sosiaalisen median strategia, kyberturvallisuus ja eri ohjelmien käyttö. Halusimme, että työpajassa nuoret pääsisivät kehittämään osaamistaan ja taitojaan käytännön tekemisen avulla. Työpajan vetäjät kutsuttiin Virosta ja osallistujat saivat kielityökaluja eri aiheiden käsittelemiseen. Työpaja auttoi kehittämään viron kielen taitoa käytännön toiminnan kautta. Nuorten oli mahdollista luoda verkostoja muiden nuorten kanssa ryhmätöiden kautta. Toimin kyseisen työpajan vastaavana tuottajana, eli hoidin kaikki työt mitkä liittyivät työpajan toteuttamiseen. Lisäksi hoidin markkinointia ja olin vastuussa jälkitöistä työpajan jälkeen, jotta nuoret tulisivat myös seuraavalla kerralla työpajaan Työpajan järjestäminen oli minulle tärkeää, koska olen myös itse virolaistaustainen nuori ja pääsin tapaamaan muita samanlaisia nuoria ja tekemään töitä myös viroksi eli äidinkielelläni. Kelli Piksar Kutu19
Luokkakokous 3 -elokuvatuotanto: Mielenkiintoinen ja opettavainen matka apulaisohjaukseen ja projektinhallintaan
Työskentelin kesällä 2020 Solar Filmsin tuottamassa Luokkakokous 3 - Sinkkuristeily -elokuvan tuotannossa. Kuvaukset järjestettiin kesä-elokuun aikana pääkaupunkiseudulla. Projektin tavoitteena oli tuoda markkinoille ammattitaitoisesti toteutettu kotimainen komedia, joka yltäisi yhdeksi Suomen parhaimmaksi komediaksi. Itse kuvauksien tavoitteena oli tehdä töitä hyvällä, ammattimaisella meiningillä ja saada kiitettävää materiaalia aikaiseksi. Kuvaukset onnistuivat hyvin, ja elokuvan sisällöstä tuli työryhmää miellyttävä kokonaisuus. Esituotannossa työnimikkeeni oli tuotantoassistentti. Autoin tuotantoryhmää projektinhallinnassa, ja minun vastuullani oli myös harjoittelijoiden ja ajoneuvojen koordinoiminen. Keräsin tuotantoon tarvittavia työryhmän tietoja ja hoidin viestintää työryhmän kanssa sekä päivitin tuotantoinfon työryhmälle. Kuvauksissa toimin taas kolmantena apulaisohjaajana. Minulla oli vastuu näyttelijöistä ja avustajista. Kuvauksissa pidin huolen siitä, että näyttelijät ja avustajat olivat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tein työsopimuksia avustajien kanssa ja pidin huolen, että he saivat kaiken oleellisen tiedon tuotannosta ja sen kulusta. Syvennyin raportissani apulaisohjaamiseen sekä projektinhallintaan. Teoria yhdessä työkokemuksen kanssa antoi entistä kattavamman käsityksen tuotanto- ja apulaisohjausosastoista. Pohdin töissä ja raportissa paljon elokuvatuotantoa sekä tuotanto- ja apulaisohjausosastoiden työtehtäviä projektinhallinnan kautta. Elokuvatuotanto on aina projekti, joka koostuu eri työvaiheista. Työvaiheet sisältävät suunnittelua, organisointia, johtamista sekä ongelmien ratkomista. Apulaisohjaajat ovat työntekijöitä, jotka hallitsevat elokuvatuotannon kokonaisuutta parhaan lopputuloksen takaamiseksi. Heidän työhönsä kuuluvat monet tuotannon työvaiheet, kuten projektin realistinen suunnittelu eli kokonaistavoitteiden hahmottaminen, aikataulutus, työnmäärän arviointi, budjetointi ja riskianalyysin tekeminen. Heidän tehtävänä on pysyä tuotannon tavoitteessa, annetuissa resurssiraameissa sekä johtaa työryhmää ja vastata työturvallisuudesta kuvauspaikalla. Apulaisohjaajat ovat vahvasti mukana projektin eri työvaiheissa. Tulin töitä tehdessä ja teoriaan tutustuessa siihen tulokseen, että elokuvatuotannon vaiheita kannattaa ajatella projektinhallinnan kautta. Näin kokonaisuuden hahmottaminen on selkeämpää ja jokainen vaihe tulee suunnitelmallisemmin toteutettua. Aion ehdottomasti jatkossa hyödyntää työssäni apulaisohjausosastolla projektinhallinnan työvaiheita.
Kesätapahtumassa tuotantoassistentin hommissa
Olin tuotantoassistenttina järjestämässä Martinus Backstage 2022 - tapahtumaa Kulttuuritalo Martinuksessa. Martinus Backstage pidettiin toista kertaa vuonna 2022 Martinuksen takapihan puistossa 5.–27. elokuuta. Kuukauden pituinen tapahtuma tarjosi ohjelmaa kolmena päivänä viikossa. Tapahtuma keskittyi livemusiikkiin ja lasten ohjelmaan. Martinus Backstage tarjosi upeat puitteet tapahtumassa kävijöille Takapihaan tehtiin urbaani ulkotapahtuma-alue. Tavoitteena oli tunnelmallinen, vähän boheemi takapiha piknikille, esiintyjille ja työpajoille. Esiintymässä merikontista rakennetulla lavalla olivat mm. Arppa, Lyömättömät, Fabe, Ege Zulu, Rosa Coste ja Vahtera. Takapihan tapahtuma-alueella palveli myös Martinus Café terasseineen. Vastuunalueisiin kuuluivat Martinus Backstage -ulkoalueen tapahtumien esituotannossa avustaminen sekä tuotantoassistentin tehtävät tapahtumapäivinä. Tehtäviini kuuluivat esimerkiksi artisti-infon kokoaminen, tapahtumakalenterien päivittäminen, pelastussuunnitelman laatiminen, melulupatiedotteen laatiminen ja jakaminen naapurustoon, artisti-hostauksen suunnittelu sekä tuotantoassistentin tehtävät tapahtumapäivinä. Tehtävissäni pystyin soveltamaan hyvin koulussa opittua tietoja. Jokavuotisessa elokuisessa Martinus Backstage -tapahtumasarjan ytimessä ovat alueen asukkaat, joiden toivotaan joka vuosi kokevan tapahtuma-alue omaksi tilakseen. Perehtyminen lupa-asioihin tapahtumatuotannossa oli minulle täysin uutta. Minulla oli mahdollista oppia, miten tehdään pelastussuunnitelma sekä miten laaditaan meluilmoitus verkkoympäristöön. Lupa-asiat eivät ole aina helppoja, mutta luvat ovat tärkeä osa turvallista ja hyvää tapahtumaa. Artistien houstauksen parissa tutustuin eri artistien raidereihin. Kaikki työtehtävät olivat todella kiinnostavia, koska tapahtumassa esiintyivät myös isommat label-artistit, joiden keikkoja pääsin myös nauttimaan. Julkisessa sektorissa kulttuurin parissa työskentely on hieman erilaista kuin yksityisellä sektorilla. Harjoitteluni aikana sain paljon uutta tietoa siitä, miten kulttuuritaloissa toimitaan. Oli ihanaa tehdä töitä kokeneiden ammattilaisten kanssa ja luoda kivoja elämyksiä myös yleisölle. Kelli Piksar Kutu19
Tuotantoharjoittelijana LEGO -palikoiden maailmassa
LEGO Masters on kansainvälinen tosi-TV ohjelma, jossa kilpaillaan parhaan LEGO rakentajan tittelistä. Ensimmäisen kerran ohjelma tehtiin Iso-Britanniassa vuonna 2017. Tuotantoyhtiö Endemol Shine Finland julkaisi ensimmäisen LEGO Masters -tuotantokauden vuonna 2022 ja se keräsikin hurjan määrän katsojia. Ohjelman toista tuotantokautta alettiin kuvaamaan tämän vuoden tammikuussa. Ohjelmassa kilpailee kahdeksan taitavaa paria 10 000€:n palkinnosta ja LEGO Masters Suomi -tittelistä. Kauden päätuomarina toimi LEGO -asiantuntija Esa Nousiainen ja juontajana toimi Jaakko Saariluoma. Ohjelma on hyväntuulinen ja upeita rakennelmia tehdään positiivisella ja kannustavalla asenteella. Toimin kuvauksissa tuotantoharjoittelijana ja projekti kesti osaltani noin puolitoista kuukautta. Projektin alkaessa rakensimme harjoittelijoiden, sekä koordinaattorin kanssa studiotilat, johon kuului ohjaamo, tuotantotoimisto, legovarasto sekä kilpailijoiden backstage. Kuvausten alkaessa me harjoittelijat olimme vastuussa rekvisiitan hankkimisesta, cateringista, kilpailijoiden kuljetuksista sekä kuvausten aikaisista avustustehtävistä. Harjoittelijoina myös puuhailimme LEGO -varastolla Tanskasta tulleen LEGO ammattilaisen, sekä hänen assistenttinsa apukäsinä. Tv-tuotannossa työskennellessä itsensä johtamisen taidot ovat tärkeässä roolissa. Kuvauspäivät ovat pitkiä ja intensiivisiä. Vapaa-aikana lepo kannattaa priorisoida ykköseksi, että jaksaa. Harjoittelijan näkökulmasta projekti oli raskas myös siinä mielessä, että haluaa tehdä kollegoihin vaikutuksen ja näyttää mihin itsestä on. Ahkeruus palkitaan ja hyville työntekijöille on aina tarvetta, mutta se käy välillä voimille itse kullakin. Projektissa kuin projektissa on myös niitä ei niin mukavia tehtäviä, mutta hyvällä itsensä johtamisella hommat tulevat hoidetuksi parhaalla mahdollisella tavalla. Sain harjoitella itseni johtamista myös siten, että ylipäätään uskalsin lähteä projektiin mukaan, vaikka en tiennyt tv-kuvausten maailmasta mitään. Se vaati rohkeutta ja sitä, että uskoin itseeni. Uskoin siihen, että pärjään ja opin työtehtävät varmasti. Myös kuvausten aikana oman elämän aikatauluttamista sai harjoitella, sillä halusin ehtiä nauttia vapaa-ajallani myös läheisten seurasta sekä harrastuksista. Vaati hieman ponnisteluja, että jaksoi tehdä työn ulkopuolella mitään muuta, mutta se oli välttämätöntä jaksamiseni kannalta. Tämä harjoittelu oli ensimmäinen kosketukseni tv-tuotantojen maailmaan. Opin kuvausten aikana paljon tv-tuotannoista, niiden työtehtävistä sekä työnimikkeistä. Alan tekijöiden kanssa keskusteleminen oli todella arvokasta oppia työharjoittelussa. Projekti oli turvallinen paikka ”ensikertalaiselle” ja antoi hyviä avaimia tv-alan urapolulle. Sain harjoittelusta paljon rohkeutta ja innostusta jatkaa alalla.
Itsensä johtamista Art Goes Kapakan parissa
Kesän aikana työskentelin tuottajaharjoittelijana Art goes Kapakka -festivaalilla, joka on reilun viikon kestävä, vuosittainen kaupunkifestivaali. Festivaali tarjoaa kaikille taiteesta ja kulttuurista kiinnostuneille yli 50 pääsymaksutonta kulttuuritapahtumaa eri ravintoloissa ja baareissa ympäri Helsinkiä. Ensimmäisen syventävän projektini puitteissa tuottajaharjoittelijana vastuullani oli monipuolinen tehtäväkirjo. Pääsin suunnittelemaan osallistuvien ravintoloiden kanssa näiden ohjelmasisällön sekä valitsemaan, sopimaan ja koordinoimaan esiintyjiä. Lisäksi työskentelin sosiaalisen median viestinnän ja markkinoinnin parissa, tapahtumaviikolla taas valvoin esitysten toteutusta. Muutaman kerran löysin itseni jopa roudaamasta monien muiden tapahtumatuotannoille tyypillisten, yllättävien tehtävien ohella. Monessa tuli siis oltua mukana, yksikään päivä ei ollut samanlainen ja sain syväluotaavan katsauksen siihen, mistä rakennuspalikoista tuotannot koostuu. AGK:ssa tuotantopalavereita lukuunottamatta jokainen työskenteli etänä parhaalla katsomallaan tavalla laatien omat aikataulut tiettyjen raamien sisällä; Homma tulee saada tehtyä. Valitsin siis projektin syventymisalueeksi itsensä johtamisen, sillä työ tarjosi tälle kehittämiskohteelle mitä loistavimmat olosuhteet. Itsensä johtaminen on taito, joka vaikuttaa suoraan omaan jaksamiseen ja työn laatuun. Vaikka itsensä johtaminen ei ole helppoa ja itselle toimivan työtavan ja tarpeiden tunnistaminen voi olla haastavaa, se on kuitenkin äärimmäisen arvokasta. Lähdin purkamaan teemaa Satu Pihlajan kirjan Aikaansaamisen taika avulla, josta poimin vinkkejä ja tekniikoita siihen, kuinka tutkiskella omaa työskentelyä. Haluan tuoda esille muutaman konkreettisen työkalun, joita hyödynsin projektin aikana: 1. Pomodoro Pomodoro-menetelmässä tekeminen pilkotaan 25 minuutin jaksoihin, joiden välillä pidetään viiden minuutin tauko. Neljä kierrosta, jonka jälkeen pidempi tauko. Työskentelyjaksoja voi myös pidentää halutessaan. Olen aikaisemmin työskennellyt ajatuksella: “Teen putkeen niin kauan, että saan tämän valmiiksi. Sitten saan levätä” uuvuttaen itseni täysin. Nyt kuitenkin otin itseäni niskasta kiinni ja huomasin, kuinka iso merkitys etenkin tauottamisella on oman jaksamisen kannalta, turhautumisen riski pienenee ja sähköpostien rivit ei vilise silmissä. Pitäkää taukoja! 2. BANJO Pieniin, mutta ikäviin hoidettaviin tehtäviin toimii hyvin BANJO nimeä kantava tekniikka, jossa hoidetaan yksi ikävä asia päivässä. Listataan kaikki ikävät tehtävät ja hoidetaan ne pois alta. Noudatetaan listaa joka päivä yhden tehtävän verran, tai sen verran mitä aikataulu sanelee. Ei kuitenkaan kaikkea kerralla. Tämä auttaa luomaan tietynlaista positiivista painetta, jotta hommat tulee oikeasti tehtyä, mutta ahdistus pysyy minimissä. 3. Aamusivut Tässä kirjoitetaan paperille kolme sivua ajatuksia tajunnanvirtana, auttaen jäsentämään elämää ja toimien mietiskelytapana. Sivut tyhjentävät häiriötekijöitä mielestä raivaten tilaa luovalle toiminnalle. Tämä vaikutti niin mielenkiintoiselta, että lähdin kokeilemaan tätä itsekin. Kirjoitin aamusivuja muutaman viikon ajan hektisimpänä aikana heinä-elokuun vaihteessa joka aamu herättyäni 15min. Sain huomaamattani aivan uuden fokuksen päivään. Näin vältytään tilanteelta, jossa työtaakka ja ahdistus valtaa mielen heti ensimmäisenä aamulla. 4. Kiitollisuuspäiväkirja Projektin aikana koin muutaman vastoinkäymisen, joiden vuoksi mieltä tuli tsempata ajoin. Siksi päätin kokeilla kesällä tätä harjoitusta kyseisissä tilanteissa: kirjasin joka ilta ylös kolme asiaa, joista olin kiitollinen tai joihin olin tyytyväinen elämässäni. Huomasin, kuinka mieleni harjaantui huomaamaan hyviä puolia ikävien tilanteiden ympärillä nopeasti ja sain tästä apua käsitellessäni vaikeita tunteita. Minimoin työasioista johtuvien vaikeiden tunteiden vaikutuksen henkilökohtaiseen elämääni. 5. Hengitä Projektin alussa koko kesän mittainen tuotanto tuntui valtavalta urakalta. Kokeilin siis seuraavaa; Muutama syvä hengitys ja lupa rentoutua. Mieti, miltä sinusta tuntuu, kun olet tavoitteessasi. Mitä ajattelet silloin, mitä tunnet? Muistele matkaa, jonka kuljit päästäksesi tavoitteeseen. Mitä askelia otit? Kokeilin tätä antaakseni itselleni tunteen onnistumisesta lähtiessäni kohti tavoitteita ja sain hahmotella ihan uudella tavalla sen, millaisia vaiheitaprojekti sisältää. Lopulta kirjoitin nämä ajatukset ylös ja siitä muodostui kesälle runko, mitä muokkasin läpi matkan. En osaa aina pysähtyä hetkeen, jonka vuoksi koin tämän auttavan asennoitumaan tulevaan. Kirjoittanut: Eveliina Jokinen / kulttuurituottaja 21
Tuotantoassarin monet roolit
Festivaalien parissa työskentely on monien kulttuurituottajien mielestä yksi kiinnostavimmasta töistä, ja syystäkin. Festivaaleilla pääsee tekemään todella monipuolisesti erilaisia työtehtäviä. Olin kesän 2023 tuotantoassistenttina Nelonen Media Livellä, joka on yksi Suomen suurimmista tapahtumanjärjestäjistä. Nelonen Media Livellä oli kesällä 2023 yhteensä 13 festivaalia. Olin mukana maakuntakaravaanin työporukassa, johon kuuluu tapahtumat: RMJ, Iskelmä Pori, Wanaja Festival, Suomipop Oulu sekä Tammerfest. Näiden tapahtumien lisäksi olin myös Rockfestissä, sekä Tikkurila Festivaaleilla töissä. Olin 2022 kesänä B2B-työharjoittelussa Nelonen Media Livellä, ja tämä työharjoittelu poiki sitten seuraavalle kesälle tuotantoassistentin pestin. Aloitin kesätyöni tuotantoassistenttina huhtikuussa ja työ loppui heinäkuun lopulla 2023. Työharjoittelussa jo huomasin, että isossa firmassa työskentely on selkeää ja kaikki työtehtävät on jaettu melko tarkasti tiettyjen työryhmien kanssa. Festivaaleilla työskentely on fyysisesti ja henkisesti raskasta, kun on pitkiä työpäiviä ja lyhyitä yöunia, joten on tärkeää että vastuita on jaettu. Festivaaleilla tuotantoassistentin työ voi olla mitä vaan. Yhdessä hetkessä olet laminoimassa ja tulostamassa kylttejä, joissa opastetaan kielletyistä ajosuunnista ja hetken päästä olet poraamassa puhelimen lataustorneja VIP-telttaan. Tapahtuman aikana olet akkreditointipisteellä järjestelemässä artistien passeja sisältäviä kuoria, kun kuulet radiopuhelimesta, että Portion Boys haluaa koko tuotantoporukan 10 minuutin päästä lavalle. Kampaat nopeasti törröttävän tukan edes vähän siistimmäksi, keräät muutkin työkaverit kasaan ja ennen kuin huomaatkaan, olet festivaalilavalla tanssimassa ja hyppimässä Portion Boysin kanssa. Kesän aikana opin, millaista isoissa festivaalituotannoissa on työskennellä, ja isossa porukassa saa paljon uusia ystäviä. Veera L, kulttuurituotannon opiskelija vuosikurssia 2020
Vapaaehtoisesta vapaaehtoisesti vapaaehtoisprosessin hallintaan
Rakkauteni tapahtumatuotantoon roihahti vuonna 2021 astuessani ensimmäistä kertaa festivaalituotannon maailmaan vapaaehtoistyöntekijänä Lost In Music -festivaalilla. Vaikka päivät olivat pitkiä ja aikataulut hektisiä, jokaisen illan jälkeen tunsin olevani elossa. Tältäkö mieluisat hommat voivat tuntua? Tuotantotiimin lämminhenkinen ilmapiiri, yhteisöllisyys ja aito kiitollisuus jättivät minuun lähtemättömän jäljen. Pääsin reflektoimaan näitä kokemuksiani viime kevään vapaaehtoisuuskurssilla, ja minua alkoi kiinnostamaan vastaavan vapaaehtoiskokemuksen luonti myös muille. Voisinko herättää samanlaisen intohimon tapahtuma-alaa kohtaan jollekin toiselle? Tuurikseni minulle avautui tie tuotantoharjoittelijaksi LIM-festivaalin pariin tänä syksynä. Tehtävänäni oli avustaa erilaisissa tuotannollisissa tehtävissä ennen tapahtumaa ja sen aikana. Isoimmaksi vastuualueekseni päätyi luonnollisesti kuitenkin vapaaehtoisten johtaminen, josta tuli myös ensimmäinen itsenäinen projektini. Käynnistin vapaaehtoisrekrytoinnin, valitsin vapaaehtoiset, laadin heille vuorot, perehdytin, ohjeistin ja tiedotin heitä. Toimin myös heidän esihenkilönään festivaalin aikana. Festivaalin jälkeen vastuulleni kuuluivat kiitoskirjeet ja palautteen kerääminen. Astuin projektiin innokkaana, oma vapaaehtoiskokemukseni mielessä ja tietynlaisena referenssinä: tahdon luoda kaikille vapaaehtoisille yhtä upean kokemuksen, kuin se oli kaksi vuotta sitten minullekin. Prosessi yllätti minut haastavuudellaan, sillä tämä oli ensimmäinen kerta, kun hallitsin näin isoa kokonaisuutta. Palautteen perusteella en kuitenkaan mokannut täysin, mutta myöhemmin raporttia laatiessani tajusin, että olisin voinut tehdä asioita myös paremmin. Tässä siis muutama vinkki onnistuneeseen vapaaehtoisprosessiin oman kokemukseni pohjalta. Vinkit onnistuneeseen vapaaehtoisprosessiin Tarpeen kartoitus Ensimmäinen ja koko prosessin sujuvoittavin vaihe. Ota selvää, minne kaikkialle vapaaehtoisia tarvitaan, jotta tehtäviin riittää tekijöitä: Muutama lisähenkilö kannattaa varata jo suunnitteluvaiheessa, sillä peruutuksia sattuu lähes aina. Älä varaa kuitenkaan liikaa vapaaehtoisia: jos kaikille ei riitä tehtäviä, kokemus vapaaehtoisena jää vaisuksi. Tutustu edellisen tapahtuman materiaaleihin, sekä vapaaehtoisten palautteeseen, suunnittele toimintaasi näiden pohjalta! Rekrytointi Varaa tähän aikaa. Tee itsellesi suunnitelma niin dokumenttien kuin aikataulujenkin suhteen, jotta prosessi etenee hyvin, etkä kuormita itseäsi liikaa projektin loppuvaiheessa. Valmistaudu etsimällä tietoa ainakin sujuvasta projektinhallinnasta, sekä vapaaehtoisten onnistuneesta johtamisesta. Tee rekrytoinnin viestinnästä yksinkertaista, selkokielistä mutta informatiivista, jotta hakemisprosessi pysyy matalakynnyksisenä. Sitouttaminen Muista, että vapaaehtoiset eivät saa palkkaa. Mieti huolellisesti, miten saat ihmiset sitoutettua tapahtumaan. Sitouttamisen on elintärkeää olla mukana vapaaehtoisprosessin jokaisessa vaiheessa, jotta isoimmilta perumisilta vältytään tapahtuman aikana. Rekrytoinnissa esimerkiksi eri vapaaehtoistehtävien tarkempi avaaminen jo hakemisvaiheessa antaa tarkemman kuvan vapaaehtoisille mitä odottaa ja mihin valmistautua. Muita sitouttamisen keinoja ovat esimerkiksi selkeä ja tiivis kommunikointi ajoissa, kattava perehdytys, sekä maininnat siitä, mitä vapaaehtoiset saavat vastineeksi vuoroistaan. Omasta kokemuksestani voisin nostaa hyväksi sitouttamiskeinoksi myös avoimen, rennon ja kannustavan ilmapiirin tapahtuman aikana. Vuorojen hallinta Tarpeiden kartoittamisen jälkeen luo vuoropohjat mahdollisimman ajoissa. Rekrytoinnin käynnistyessä sinun on helpompi käydä hakijoita läpi, sekä suunnitella alustavia vuoroja hakijoiden erityistoiveita kunnioittaen. Tämä helpotti ainakin omaa hahmottamistani valtavasti. Kerää valittujen vapaaehtoisten yhteystiedot tietosuoja-asetusten mukaisesti ja selkeästi myöhempää tiedottamista varten. Tiedota valituille vapaaehtoisille vuoroista ajoissa, jotta sinulle jää aikaa tehdä muutoksia tarvittaessa. Vapaaehtoisilla on omat elämänsä, sekä kiireensä ja luultavasti vähintään 45 % suunnittelemistasi vuoroista vaatii muutoksia. Muista kommunikoida selkeästi muutoksista ja hengittää syvään! Kokoa valintakirjeeseen mahdollisimman kattava infopaketti jatkon aikatauluista, muista laittaa tärkeimmät asiat tiedoston alkuun ja loppuun kootusti minimoidaksesi samojen kysymysten tulvan sähköpostissasi. Aseta deadline vuorojen vastaanottamiseen, jotta vältyt muistutteluviestien lähettämiseltä. Perehdytys ja kommunikointi Järjestä kattava perehdytyskokous ennen tapahtumaa, jossa käydään läpi kaikki tärkeät asiat, esimerkiksi tapahtuman premissi, arvot, mitä vapaaehtoisuuteen kuuluu, mitä heidän tulee ottaa mukaansa, mahdolliset ruokailuinfot sekä turvallisemman tilan periaatteet. Tarjoa perehdytyksessä paljon mahdollisuuksia kysymyksille ja muista tarjota erilaisia vaihtoehtoja kysymiseen, esimerkiksi chatissa kysyminen tai sähköpostilla perehdytyksen jälkeen. Erityisesti ensikertalaisia jännitti paljon omassa perehdytyksessäni, ja sainkin paljon enemmän kysymyksiä kokouksen päätyttyä kuin livenä. Tallenna perehdytyskokouksen materiaalit vapaaehtoisten nähtäväksi – informaatiota tulee paljon, joten on saavutettavampaa jakaa tiedosto kaikille myöhempää tarkastelua varten. Oman kokemukseni pohjalta koin esituotannon aikaisen kommunikaation sähköpostilla vapaaehtoisten kanssa sujuvaksi. Tapahtuman aikana siirryin tehtäväkohtaisiin WhatsApp-ryhmiin, jossa pystyin infoamaan esimerkiksi somistustiimiä helposti. Tein itse amatöörimokan, eli loin aivan liian monta ryhmää, joka teki viestinnästä vaikeaa ja sekavaa kiireen keskellä. Otan mielelläni vinkkejä vastaan sujuvaan ja selkeään tapahtumanaikaiseen viestintään! Päivystä ja pidä puhelimesi mukana. Sain omilta vapaaehtoisiltani hyvää palautetta nopeasta vastailusta sekä reagoinnista. Muista viestiä selkeästi ja ystävällisesti, älä unohda tsemppaamista! Jos mahdollista, käy näkemässä vapaaehtoisiasi tapahtuman aikana. Omasta mielestäni oli erityisen palkitsevaa saada viestittelemilleni ihmisille kasvot, sekä päästä tutustumaan uusiin ihmisiin. Kiitos ja palaute Palkitsevasta puheenollen - muista kiittää. Sitä ei oikeasti voi tehdä liikaa. Nämä ihmiset ovat vapaaehtoisesti tulleet mukaan auttamaan tuotantotiimiänne sujuvoittamaan tapahtumaa, anna kiitollisuuden näkyä! Valintakirjeitä lähetettäessä, nopeissa vastauksissa, perehdytyksessä, kasvotusten tavatessa, päivän päätyttyä WhatsApp– ryhmissä, kiitoskirjeissä ja palautteen keruussa. Pyri tekemään kiitoskirjeistä mahdollisimman personoituja, jotta vapaaehtoiselle tulee oikeasti nähty, kuultu ja arvostettu olo. Kerää palautetta vapaaehtoisilta, sillä heitä konsultoimalla voit kehittää toimintaasi jälleen paremmaksi seuraavaa tapahtumaa varten. Luodessasi aidosti kiitollisen ja arvostetun tunteen vapaaehtoisille he saattavat hakea mukaan ensi kerrallakin! Kokemukseni vapaaehtoisten johtajana vahvistivat ymmärrystäni siitä, kuinka tärkeää on luoda positiivinen ja motivoiva ympäristö heille. Vapaaehtoistyö voi olla antoisa kokemus kaikille osapuolille, kunhan se suunnitellaan huolellisesti ja hoidetaan intohimolla ja keskittyneesti. Vapaaehtoisprosessi vie aikaa, mutta mielestäni siihen tulee panostaa, koska sillä voi oikeasti olla vaikutusta jonkun tulevaisuuteen. Niin kävi minulle.
Sisällöntuottajana Demoni ry:n kulttuurilehti Kultissa
Tuottajaopintojen mittaa olen oppinut paljon erilaisia koordinoinnin ja projektinhallinnan taitoja, mutta erityisesti koen kasvattaneeni osaamistani viestinnän eri osa-alueilla. Yksi eniten innostusta herättänyt opintojakso oli visuaalisen viestinnän monipuolinen kokonaisuus, jolla pääsin graafisen suunnittelun ja taittamisen makuun. Kuvataiteilijana ja valokuvaajana visuaalinen ilmaisu oli minulle tuttua ja luontevaa, mutta InDesigniin en ollut ennen koskenut. Kun kurssin käyneeni huomasin Demonin etsivän kulttuurilehtensä uudelle numerolle toimitusta, tartuin tuumasta toimeen ja hakeuduin mukaan ennen kaikkea taittajaksi. Ajattelin vapaaehtoistyöllä toimitettavan opiskelijalehden olevan juuri sopivan kevyt ja paineeton projekti uudesti hankittujen taitojen implementoinnille. Saimme toimitukselle kasaan kompaktin ja monialaisen sekä täynnä intoa ja kiinnostavia ideoita olevan poppoon kulttuurikampuksen opiskelijoista. Ideoimme yhdessä lehdelle uuden nimen ja imagon sekä kasan erilaisia sisältöjä yhtenäisen teeman ympärille. Jaoimme toimituksen tehtävät suurin piirtein työmäärän mukaan tasan ja kiinnostusalueisiin perustuen tiimin kesken. Taittamisen lisäksi lähdin kuvittamaan kolmea juttua sekä myös mukaan kirjoittamaan yhtä. Valitettavasti vapaaehtoistyöhön perustuvilla projekteilla on myös kääntöpuolensa, mikä liittyy tiimin sitouttamiseen ja sen jäsenten käytettävissä olevaan aikaan. Tämän projektin kohdalla se tarkoitti ensin sitä, että suunniteltua sisältömäärää hieman trimmailtiin ja joustinkin kuvittamaan viittä juttua ja kirjoittamaan kahteen. Toisekseen projektin aikataulu venyi ja saimme painetun lehden jakoon vasta jouluksi orientaatioviikkojen sijasta. Lisäksi toteutimme numerosta verkkoversion seuraavana keväänä. Se on luettavissa täältä. Vaikka oma työmääräni sisällöntuotannon parissa lähes tuplaantui ja projekti laahasi muun elämän rinnalla pitkään odotettua kauemmin, olen iloinen lähteneeni mukaan. Nyttemmin olen työskennellyt monissa taidetuotannoissa ja media-alallakin nimenomaan viestinnän ja tiiviisti myös sisällöntuotannon parissa. Koen tämän projektin myötä saaneeni juuri tarvitsemani kipinän ja itsevarmuuden sitä seuranneisiin sisällöntuotannon tehtäviin. Suosittelen lämpimästi Kultti-lehden toimitusta, mikäli journalismi tai viestintä vähänkään houkuttelee. Ja aikatauluhaasteethan ovat vältettävissä aktiivisella ja avoimella kommunikaatiolla. 😉 – Justus Mättö, kulttuurituotannon opiskelija vuosikurssia 2019
TV-tuotannossa työskentely vaatii hyvää itsensä johtamista – mielen hallinta on vain yksi osa-alue
Kulttuurituottajana on mahdollista tehdä monipuolisesti erityyppisiä töitä. Yksi vaihtoehto on TV-alan työt, yleisimmin jossain tuotannon roolissa. Työ TV-tuotannossa, erityisesti kuvauspäivinä, voi olla hyvin hektistä ja stressaavaa. Tämä vaatii hyvää paineensietokykyä ja itsensä ymmärtämistä vaikeissa tilanteissa – eli itsensä johtamista. Suoritin työharjoittelujakson The Voice of Finlandin Ääni Ratkaisee -vaiheen esituotannossa ja kuvauksissa. Ohjelman tuottaa ITV Studios Finland, jonka opeissa olin. Tämä oli ensimmäinen työkokemukseni TV:n parissa, mutta olen aikaisemmin opiskellut alaa. Oli siis aika viedä teoria käytäntöön. Samalla syvennyin kehittämään omaa itseni johtamista. Mitä on itsensä johtaminen? Pentti Sydänmaalakka kirjassaan Älykäs johtaminen 7.0 kertoo sen koostuvan viidestä osa-alueesta. Näitä ovat keho, mieli, tunteet arvot ja työ. Itsensä johtaminen koostuu siis muustakin, kuin oman toiminnan ohjaamisesta tehokkaasti. Keho Kaikki alkaa fyysisestä kunnosta. Tämä ei ole pelkästään sporttisen kunnon ylläpitoa, vaan myös huolehtimista arkisista perustarpeista, hyvästä ravinnosta, riittävästä unesta ja rentoutumisesta. Yli kymmenentunnin kuvauspäiviä on mahdoton jaksaa, jos elämän peruspilarit eivät ole kunnossa. Kehon hyvinvointia pidetään helposti itsestään selvyytenä, mutta se on kaiken perusta, jota ei tule sivuuttaa. Mieli Mieli on yksi viidestä osa-alueesta itsensä johtamisessa. Monesti sorrutaan kuitenkin ajattelemaan vain mielen jykevyyden olevan oman johtamisen ydin. Mielen hallintaan toki kuuluu päätöksenteko, mutta myös esimerkiksi havaitseminen, muistaminen ja oppiminen. Myös aivomme on elin, joka tarvitsee säännöllistä harjoitusta. Uuden asian opiskelu sekä mietiskely ovat hyviä tapoja harjoittaa mielen virkeyttä. Tunteet Voisi ajatella tunteiden kuuluvan yhteen mielen kanssa, monesti näin ei kuitenkaan ole. Jokainen kokee tunteita elämän eri tilanteissa. Tunteet nousevat helposti pintaan myös tilanteissa, joissa sitä ei haluaisi. Tunnekylmyyden sijaan tulee harjoittaa tunteiden hallintaa ja tunneälykkyyttä eli kykyä tulla toimeen itsensä ja muiden kanssa. Tunneälykkyyden kasvaessa oppii paremmin käsittelemään omia tunteita, mutta samalla havainnoimaan muiden tunteita. Tämä parantaa myös vuorovaikutustaitoja, jotka ovat tärkeitä TV-tuotannossa ison työryhmän kesken. Arvot Miten arvot liittyvän itsensä johtamiseen? Näin kysyin itseltäni arvoja ensi kertaa miettiessäni. Arvot ohjaavat ajatuksia ja tunteita, jotka liittyvät meidän tarveperusteisiimme käyttäytymismalleihin. Voidaan puhua henkisestä kunnosta, kun omat arvot ja toiminnot kohtaavat. Tämä tuo merkityksellisiä tunteita omasta tekemisestä, mikä edesauttaa paremman tasapainon löytämisessä itsensä kanssa – ja itsensä johtamisen helpottuu. Työ Viimeinen alue on työ. On tärkeä tarkastella ammatillisen tekemisen edellytyksiä. Onko tehtävä työ mieluisa, onko minulla selkeät työtehtävät ja tavoitteet. Erityisen tärkeää on pohtia kehittää kyseinen työ itseäni ja saanko kehitystä tukevaa palautetta säännöllisesti. Kun tehtävä työ on tasapainossa muiden osa-alueiden kanssa, voi vasta todella johtaa itseään kunnolla. Muista myös itselle armollisuus Pyrin harjoittelujaksoni aikana seuraamaan ja kehittämään kuinka toteutan itseni johtamista. Täysin uusi työympäristö ei ole tähän helpoin valinta. Se kuitenkin tarjosi myös hyviä oivalluksia, kun pisti itsensä kokonaan likoon pitkinä työpäivinä. On hyvä kuitenkin muistaa, että itsensä johtaminen, eli syvimmillään itsensä ymmärrys, on elämän pituinen prosessi eikä se ole koskaan valmis. Täytyy myös olla itselleen armollinen, vaikka suoritus ei aina ole heti 10+. – Anni Huomolin, kulttuurituotannon opiskelija vuosikurssia 2020 Lähde: Sydänmaanlakka, Pentti 2012. Älykäs johtaminen 7.0. Helsinki: Talentum Media Oy.
Arabian katufestivaali artistituotanto cultural management festivaali festivaalituotanto hanke itsensä johtaminen itsenäinen projekti johtaminen kansainvälisyys Kansallismuseo Kulttuurialan projektityö kulttuurintuotanto kulttuurituotanto Kulttuurituottaja Kulttuurituottaja 2016 kulttuurituottaja 2017 kulttuurituottaja 2019 kulttuurituottaja 2020 kulttuurituottajat kulttuurituottaja YAMK Kutu15 kutu16 Kutu17 kutu18 markkinointi Metropolia metropolia ammattikorkeakoulu näyttely vartissa opastusvideo opiskelija projekti projektityö some sosiaalinen media tanssi tanssitaide tapahtumatuotanto Tuottajat18 Tuottajat20 tv-tuotanto vapaaehtoisten johtaminen vapaaehtoistyö viestintä yhteishaku