Yritystapahtumien monipuolinen maailma

Tapahtumat ovat merkittäviä kohtaamispaikkoja ja tärkeä osa hanketoimintaa. Mitä ympäristönäkökulmia tapahtuman suunnittelussa on hyvä huomioida? Entä kuinka suuri vaikutus yksittäisellä tapahtumalla voi olla? Ympäristönäkökulmaa on hyvä pohtia monissa eri tapahtuman suunnittelun vaiheissa. Yhdellä tapahtumalla voi olla suurempi vaikutus, kuin äkkiseltään arvaisi. Tapahtumilla voidaan vaikuttaa esimerkiksi ihmisten asenteisiin tai tottumuksiin. Tähän kirjoitukseen on koottu muutamia vinkkejä siitä, miten tapahtuman voi toteuttaa ympäristön näkökulmasta vastuullisesti. Tarkastelunäkökulma on rajattu yritys- (B2B) ja asiantuntijatapahtumiin, jotka järjestetään sisätiloissa. Tämä artikkeli kertoo hankkeessa tehtävästä tapahtumatuotannosta sitä työkseen tekevien näkökulmasta. Hankkeissa järjestetään erilaisia tapahtumia Erilaisia tapahtumia voivat olla seminaarit, keskustelutilaisuudet, työpajat, messut, valmennukset ja koulutukset. Tapahtumien osallistujamäärä voi vaihdella kymmenistä useisiin satoihin tai jopa tuhansiin. Hankkeissa fyysiset tapahtumat tarjoavat kohderyhmälle mahdollisuuden oppia, kehittyä, jakaa ajatuksia ja verkostoitua kasvotusten muiden osallistujien kanssa. Tapahtuma osallistumisen alustana tarjoaa mahdollisuuden markkinoida ja viestiä hankkeen tarjoamista palveluista ja sisällöistä. Tapahtumat ovat siis tärkeä osa hankkeen toimintaa, koska niiden avulla voidaan puhua suoraan tavoitellulle kohderyhmälle ja tapahtuman sisällöt voidaan muokata juuri hankkeen tavoitteita tukeviksi. Lisäksi tapahtumissa on mahdollista käydä dialogia kohderyhmän kanssa ja tarvittaessa saadun palautteen pohjalta muokata hankkeen tulevia sisältöjä. Tapahtumajärjestäjien avuksi on tehty useita erilaisia oppaita ja ohjeita. Helsingin kaupunki on tehnyt Sustainable Meeting Guidelines -oppaan (1) englanniksi, koska kaupungissa järjestetään paljon kansainvälisiä kokouksia ja kongresseja. Monet kaupungit, kuten Lahti (2) ja Oulu (3), ovat tehneet omat vastuullisen tapahtuman järjestämisen oppaat, jotka palvelevat erityisesti ulkotapahtumien järjestämistä. Ympäristöystävällinen tapahtumatuotanto tarkoittaa konkreettisia valintoja Kaikista tapahtumista syntyy päästöjä, ja onkin sanottu, että ympäristöystävällisin tapahtuma on sellainen, jota ei lainkaan järjestetty. Tapahtumilla on myös myönteisiä vaikutuksia. Ne ovat merkittäviä kohtaamisten paikkoja, joten tapahtumia voi ja kannattaa jatkossakin järjestää. Tapahtuman tuottava taho voi vaikuttaa erilaisiin valintoihin liittyen tapahtuman järjestelyihin. Erilaisissa hankkeissa pystymme testaamaan, kokeilemaan ja innovoimaan ympäristöystävällisiä valintoja ja ratkaisuja ehkä korkeakoulujen muuta tapahtumatoimintaa helpommin, ketterämmin ja nopeammin. Osallistujalta kuultua: ”En ole ennen uskaltanut maistaa vegaanista “kinkku”sämpylää, mutta tämähän on hyvää!”. Vaikka vegekinkku ei välttämättä jäänyt hänelle käyttöön arjessa, saattoi kynnys sen, tai muiden uusien ruokien syömiseen hieman madaltua. Hankkeet ovat osa ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa (TKI), joten hankkeiden kautta saadut positiiviset tulokset voidaan sitä kautta linkittää osaksi ammattikorkeakoulun pysyvämpää toimintaa. Hiilijalanjäljen mittaaminen ohjaa tekemään vastuullisia valintoja Konkreettinen tapa seurata tapahtuman hiilijalanjälkeä on käyttää hiilijalanjälkilaskuria. Verkosta löytyy monia helppokäyttöisiä laskureita, joita tapahtumajärjestäjä voi hyödyntää ilmaiseksi. Ennen kuin laskuria voi käyttää, tulee tapahtumajärjestäjällä olla tiedossaan tarkkoja lukuja tapahtuman tuotantoon liittyen. Joitain lukuja voidaan ennakoida ja ennustaa ennen tapahtumaa, kuten puhujien matkustamiseen liittyvät päästöt. Osa tarvittavista luvuista voidaan laskea vasta tapahtuman jälkeen, kun kokonaiskulutus vaikkapa jätteiden osalta on tiedossa. Muun muassa suomalainen tapahtumatoimisto Tapaus tarjoaa omilla verkkosivuillaan laskurin, jossa kysytään kuutta perustietoa tapahtumaan liittyen (4). Niitä ovat tapahtuman järjestämispaikka osallistujien ja puhujien logistiikan päästöt tilan energiankulutus yöpymisten määrä tarjoilut ja jätteiden määrä. Suurin osa fyysisten tapahtumien hiilijalanjäljestä syntyy liikkumisesta ja logistiikasta, energiankulutuksesta ja tarjottavasta ruoasta. Tapahtumatilaa valitessa kannattaa huomioida ympäristövaikutukset Ensimmäiseksi tapahtumajärjestäjän tulee valita tila tapahtumalle. Valitsemalla oman organisaation tilan voi tapahtumajärjestäjä säästää tilavuokrakuluissa, mutta hän ei välttämättä pääse vaikuttamaan tilan ympäristöratkaisuihin. Metropolia ja Haaga-Helia ammattikorkeakouluilla on monipuolisia tiloja eri kampuksilla. Valitsemalla oman ammattikorkeakoulun tilan voi tapahtuman yhteydessä tehdä kampusta ja sen toimintaa tutuksi osallistujille esimerkiksi järjestämällä opastetun kävelykierroksen osana ohjelmaa.  Näin ammattikorkeakoulu ja sen tilat ja toiminnot tulevat konkreettisella tavalla tutuiksi sidosryhmille. Mikäli valitaan joku muu tila, kuten tapahtuma- tai kokoustalo, kannattaa varmistaa, onko sillä jokin ympäristöohjelma tai -sertifikaatti, joka ohjaa koko talon toimintaa. Erilaisia tapahtuma-alan ympäristöohjelmia ovat Ekokompassi (5), Joutsenmerkki (6) ja Sustainable Travel Finland (STF) -status (7). Tapahtumatalon käytössä oleva sertifikaatti tarkoittaa, että toiminta on ulkopuolisen toimijan auditoima. Usein sertifikaatin saatuaan toimijan tulee uusia se tietyin aikavälein. Valitsemalla tilan, joka on helposti julkisilla liikennevälineillä saavutettavissa, voi vaikuttaa yhteen tapahtumien suurimpaan päästökohteeseen eli osallistujien liikkumiseen. Kannusta osallistujia saapumaan kävellen, pyörällä, junalla, bussilla tai kimppakyydein. Mikäli tapahtuma järjestetään hieman syrjäisemmässä paikassa, harkitse voisitko tarjota osallistujille yhteiskyydin jostain liikenteen solmukohdasta. Helposti saavutettavassa sijainnissa oleva tila helpottaa myös tapahtumakalustuksen, kuten tuolien, lavan tai äänitekniikan kuljettamisen tilaan. Usein järkevintä on kuitenkin valita tila, jossa on tapahtumaan soveltuvat fasiliteetit. Tilan energiatehokkuuteen vaikuttaa eniten, milloin rakennus on rakennettu ja milloin sitä on uudistettu. Energiatehokkaissa tiloissa valaisimet ovat ledejä, ilman lämpötilaa voidaan säädellä, valot ja tekniikka ovat päällä vain silloin kun niitä käytetään, ja talolla on vihreä sähkösopimus. Ympäristötietoisessa tapahtumatalossa on myös huomioitu jätteiden keräys, lajittelu ja kierrätys. Tapahtumat ovat usein hektisiä ja ruokatauot lyhyitä, joten jätepisteiden kunnollinen merkitseminen ja selkeät kyltit auttavat siinä, että jätteet lajitellaan oikein. Digitaaliset ratkaisut vähentävät ympäristökuormaa Edes virtuaalitapahtuma ei ole ympäristövaikutuksiltaan neutraali, vaan kulutusta syntyy esimerkiksi päätelaitteiden virrankulutuksesta, runkoverkon datansiirrosta sekä reitittimien ja modeemien liityntäverkon sähkönkulutuksesta. Vaikutusta on myös sillä, millaisella laitteella virtuaalitapahtumaa katsotaan ja kuinka pitkään (8). Rakennetun ympäristön suunnittelutoimisto Sitowise on laskenut yhden korona-aikana järjestetyn virtuaalitapahtuman päästöt. Tämän selvityksen johtopäätöksenä oli, että esimerkkitapahtuman kohdalla yhden ihmisen edestakainen lentomatka Etelä-Euroopasta Suomeen olisi ollut suurempi kuorma ympäristölle kuin virtuaalitapahtuma, johon osallistuisi jopa useita tuhansia ihmisiä. Selvää on, että virtuaalitapahtuman päästöt ovat huomattavasti fyysisiä tapahtumia pienemmät. Sitowisen vertailussa virtuaalitapahtuman päästöt olivat 0,7% verrattuna fyysiseen tapahtumaan. Tapahtumissa on usein kansainvälisiä puhujia, jotka saattavat saapua Suomeen hyvinkin kaukaa, kuten Aasiasta tai Pohjois-Amerikasta. Erilaisissa EU-rahoitteisissa hankkeissa puhujat tulevat usein Keski-Euroopasta. Tehty selvitys osoittaa, että tapahtumajärjestäjien kannattaa ympäristösyistä jatkossa kutsua puhujat etäyhteydellä mukaan, jotta puhujien lentomatkoista ei syntyisi päästöjä. Yritysten muutoskumppanina -hankkeessa kutsuimme toiseen päätapahtumaan puhujaksi Euroopan komission Stefano Soron Brysselistä, ja hänen puheenvuoronsa striimattiin suorana valkokankaalle Teams-alustan avulla. Korona-aikana opimme kaikki paljon uutta verkkotapahtumien järjestämisestä. Osallistujat ovat jo tottuneita siihen, että livetapahtumassa voidaan osa puheenvuoroista seurata valkokankaalta ja vain osa puhujista on paikan päällä. Varmin tapa on tuottaa ennakkoon video puheenvuorosta, joka voi olla myös tekstitetty. Toisaalta liveyhteydellä on mahdollisuus keskustella puhujan kanssa ja syntyy aitoa vuorovaikutusta. Tarjoilujen valinnalla on merkittävä ympäristövaikutus Tarjoilut voivat olla yksi merkittävä tekijä tapahtuman ympäristövaikutuksista. Ruuantuotannon kokonaisympäristövaikutuksista esimerkiksi ruuan kuljetus ja hävikki ovat pienessä roolissa verrattuna ruuan alkutuotantoon. On hyvä pitää silmällä sitä, millä valinnoilla on aidosti vaikutusta. Ruuan alkutuotannon osuus ruuan kokonaispäästöistä on jopa 60 prosenttia (9). Kun nykyisestä suomalaisesta ruokavaliosta vähennettäisiin liha puoleen, ruokavalion ilmastovaikutus vähenisi 13 prosenttia, kun taas kasvipohjaisessa ruokavaliossa ilmastovaikutus vähenisi 37 prosenttia (10). Hävikki nousee helposti otsikoihin ja hävikkiruuan tarjoaminen tuntuu usein trendikkäältä, vaikka hävikin osuus on vain muutama prosentti ruuan kokonaispäästöistä (10). Kuljetuksen osa ruuan kokonaispäästöistä on noin 5 prosenttia, sisältäen kuljetuksen kaikissa tuotannon vaiheissa (9, 11). Kun pohditaan tarjoilujen ympäristönäkökulmaa, suurimman vaikutuksen voi tehdä tarjoamalla kasvipohjaista ruokaa liharuuan sijaan. Muita ruuan ympäristövaikutuksia on hyvä huomioida. Hävikin minimoinnin ja hyödyntämisen lisäksi tarjoilut voivat olla esimerkiksi lähi- tai kausiruokaa. Hanketapahtumissa voidaan valita tarjolle joko täysin kasvipohjaista ruokaa tai kasvisruokaan painottuvaa tarjoilua. Harmillinen ilmiö on hankkeiden järjestämien tapahtumiin ilmoittautuneiden saapumatta jääminen. Tällainen "no-show" -lukema on jopa 50 prosenttia, jolloin myös hävikki on suurta. Hävikin määrää voidaan pyrkiä vähentämään sitouttamalla ilmoittautuneet osallistumaan tapahtumaan esimerkiksi soittamalla ilmoittautuneet henkilöt läpi. Henkilökohtaisella kontaktilla puhelimitse voidaan osallistumisen vahvistamisen lisäksi tehdä kevyttä tarvekartoitusta. Ylijääneet tarjoilut kannattaa tarjota tapahtuman työntekijöille tai kampuksella työskenteleville henkilöille, jolloin ruokahävikkiä ei juurikaan synny. Tapahtumarekvisiitta vuokrattuna ja materiaalit helposti kierrätykseen Usein tapahtumiin tarvitaan erinäistä rekvisiittaa, printtimateriaalia ja muuta tavaraa. On hyvä miettiä, tarvitseeko kaikkea printata vai voiko esimerkiksi tapahtuman ohjelman ja muun oheismateriaalin tarjota osallistujille digitaalisina. Tähän on monia tapoja ja sovelluksia. Jos tapahtuman tila on valittu hyvin, ei erillisiä ohjekylttejä tiloissa liikkumiselle tarvita. Jos kuitenkin tulostat opasteita tapahtumiin, mieti voisitko käyttää niitä myös seuraavissa tapahtumissa. Monenlaista rekvisiittaa voi nykyisin vuokrata, joten kaikkea ei kannata ostaa, jos sille ei tule jatkossa käyttöä. Ennen kuin ostaa tai vuokraa tuotteita, on hyvä tutustua palveluntarjoajan toiminnan vastuullisuuteen. Hankkeiden tapahtumissa hankkeen tiedot tulee olla tapahtumissa näkyvillä. Tähän käytetään perinteisesti roll up -banderolleja. Monesti ympäristönäkökulman huomioiminen voi tuoda taloudellisia säästöjä, myös silloin, jos esimerkiksi tilaa uuden kankaan vanhaan roll up -runkoon. Kannattaa myös pohtia, voiko roll up -banderollin sijaan käyttää esimerkiksi digitaalisia näyttöjä. Haaga-Helian ja Metropolian kampuksilla vierailee tuhansittain ihmisiä vuodessa, joten esimerkiksi opasteet on tiloissa huomioitu hyvin ja diginäyttöjä on helppo hyödyntää. Juuri mitään ylimääräistä rekvisiittaa tai materiaalia ei ole tilattu tapahtumiin. Maata pitkin asiantuntijatapahtumiin Korona-aika muutti hieman käyttäytymistämme, ja ainakin osittain töihin liittyvä matkustaminen väheni. On tehokasta ja ekologista osallistua vaikkapa kansainväliseen seminaariin verkon välityksellä, mutta osa tapahtumista on sellaisia, joihin osallistuja mielellään osallistuu paikan päällä saadakseen parhaan hyödyn irti. Työmatkailu on aikaa vievää, joten voisiko tulevaisuuden seminaarimatkoja tehdä vieläkin hitaammin pintaa pitkin? Suomesta pääsee melko helposti eri puolille Eurooppaa nopeimmillaan vuorokaudessa laivalla ja junalla. Matkustusaikaa voi hyödyntää töiden tekemiseen, jos käytössä on kannettava tietokone ja wifi-yhteys. Suomessa VR:llä oli aiemmin erityinen salonkivaunu, jossa vuonna 2010 Helsingin kaupunginhallitus kokousti, kun se matkusti maakuntamatkalle Kainuuseen. Nykyisin salonkivaunut on poistettu käytöstä, mutta VR tarjoaa mahdollisuuden varata erilaisia työskentelyhyttejä tai ravintolavaunun yläkerran isompien ryhmien yksityiskäyttöön. Näin ollen junassa voisi pitää vaikkapa tiimin suunnittelupäivän tai johtoryhmän kokouksen eli matkustusaika olisi entistä tehokkaampaa. Juna+laiva-yhdistelmä tuottaa arviolta puolet vähemmän päästöjä kuin lentokoneella lentäminen (8), joten olisi merkittävä muutos, jos kansainvälinen työmatkustaminen jatkossa tapahtuisi pintaa pitkin yhä enenevissä määrin. Hiilijalanjälkeä voi kompensoida, kun kaikki muu on jo tehty Kompensaatio tarkoittaa syntyneen ympäristöhaitan kumoamista esimerkiksi istuttamalla puita tai ennallistamalla soita. Yleensä tämä tarkoittaa päästöyksikköjen ostamista ja mitätöimistä jonkun palveluntarjoajan kautta. Kompensaatiota tarjoavia organisaatioita on Suomessa useita. Ympäristöystävällisen tapahtumatuotannon kulmakivet ovat vastuulliset ja ekologiset valinnat koko tuotannon ajan, alkaen suunnittelusta ja päättyen jälkiviestintään. Tärkeintä on hyvällä suunnittelulla minimoida erilaiset päästöt ja etsiä kestäviä ratkaisuja tapahtuman järjestämisen eri osa-alueisiin. Kuten alussa todettiin, on vääjäämätöntä, että tapahtumista syntyy päästöjä, joten yksi vaihtoehto on kompensoida päästöjä jälkikäteen. Jos kompensaatiota käytetään väitteiden kuten “hiilineutraali tapahtuma” tai “päästöt kompensoitu” perusteena, tulee markkinoinnissa tarkentaa, mitä päästöjä on kompensoitu ja miten. Viestintä ei saa antaa kuvaa laajemmasta ympäristöystävällisyydestä (12). Finnwatch arvioi, että vapaaehtoisten kompensaatiopalveluiden kysyntä tulee kasvamaan räjähdysmäisesti. Yksi tapa kompensoida päästöjä on poistaa ilmakehästä vastaava määrä kasvihuonekaasuja. Tällöin kyse voi olla esimerkiksi metsistä, mutta tulevaisuudessa yhä useammin myös niin sanotuista negatiivisten päästöjen teknologioista tai hiilidioksidin poistosta, joihin kuuluu erilaisia teknologisia menetelmiä (12). Voisiko jatkossa hankesuunnitelmiin olla kirjattuna, että ammattikorkeakoulujen TKI-palvelut olisivat mukana kehittämässä uusia teknologisia menetelmiä, joilla voidaan kompensoida hankkeiden päästöjä? Ympäristöystävällinen tapahtumatuotanto ei ole vaikeaa Ympäristönäkökulman huomioiminen ei lopulta ole vaikeaa. Tärkeää on valita kyseisen tapahtuman kannalta oleelliset toimet. Ennen tapahtuman tarkempaa suunnittelua, voi aloittaa päättämällä ympäristötavoitteet tapahtumalle. Sen jälkeen voi selvittää, miten näihin tavoitteisiin päästään, miltä palveluntarjoajilta tilata tuotteita ja palveluita, ja keiden toimijoiden kanssa tehdä yhteistyötä. Kun alat suunnittelemaan tapahtumaa, älä ota liian suurta stressiä siitä, teetkö kaiken oikein ja muistatko kaikki eri näkökulmat. Sinun ei tarvitse muistaa kaikkea ulkoa, sillä netti on pullollaan erilaisia oppaita, joita on helppo hyödyntää pitkin tapahtuman suunnittelua. Myös pienillä teoilla on merkitystä. Jotta pystymme aidosti vaikuttamaan ilmastonmuutoksen etenemiseen, meidän kaikkien on tehtävä ympäristön eteen se minkä roolissamme voimme – kuka muukaan sen tekisi? Ympäristöystävällisistä ratkaisuista kannattaa viestiä osallistujille. Vastuullisuus on brändeille usein myyntivaltti, mutta nykyisin se saattaa olla asiakkaille jopa oletusarvo. Tapahtuman kävijä on usein valveutunut ja kiinnittää huomiota tapahtuman järjestelyihin – etenkin jos järjestelyt on hoidettu huonosti ja vastuullisuuteen ei ole kiinnitetty huomiota. Osallistuja saa tiedon tapahtuman ympäristötoimista vasta, kun niistä viestitään. Osallistuja ei voi esimerkiksi tietää, käytetäänkö rakennuksessa ekoenergiaa, onko tarjottu ruoka tuotettu lähellä, tai onko päästöjä kompensoitu. Jakamalla tietoa tehdyistä valinnoista voi toimia myös esimerkkinä muille. Kirjoittajat Maija Rummukainen työskentelee projektiasiantuntijana Haaga-Helia ammattikorkeakoulussa ja opiskelee Corporate Environmental Management -maisteriohjelmassa Jyväskylän yliopistossa. Erika Poikolainen työskentelee tapahtumatuottajana Metropolia Ammattikorkeakoulussa ja opiskelee kulttuurituottajan ylempää ammattikorkeakoulututkintoa Humanistisessa ammattikorkeakoulussa. Kirjoittajat toteuttavat tapahtumia Yritysten vihreä siirtymä, muutoskyvykkyys ja digitalisaatio (REACT, Etelä-Suomi) -hankkeessa, jonka tavoitteena on tukea yrityksiä muutostilanteissa osaamista vahvistamalla. Hankkeessa on mukana yhdeksän ammattikorkeakoulua Etelä-Suomesta, ja tapahtumia toteutetaan sekä itsenäisesti ammattikorkeakoulutasolla että yhteisesti hanketasolla. Lähteet Helsingin kaupunki. Sustainable Meeting Guidelines. (e-julkaisu.fi) Lahden kaupunki. Tapahtumien ympäristöopas. (lahti.fi) Oulun kaupunki. Näin teet vastuullisen tapahtuman. (ouka.fi) Tapaus. Tapahtumien co₂-laskuri. (tapaus.fi) Ekokompassi.fi Joutsenmerkki.fi Sustainable Travel Finland (STF). (visitfinland.fi) Sitowise. Virtuaalitapahtumien hiilijalanjälkeä selvitettiin. (sitowise.com) S. Kurppa ja I. Riipi, 2013. RUOKAKULTU – Haasteita ja keinoja kestävän kulutuksen ja tuotannon edistämiseksi ruokasektorilla. (luke.fi) MTT Raportti 95, MTT Jokioinen. Saarinen, M., Knuuttila, M., Lehtonen, H., Niemi, J., Regina, K., Rikkonen, P., Varho, V., Kaljonen, M., Mattila, T. & Seppälä, J. (2019). Ruokavaliomuutoksen vaikutukset ja muutosta tukevat politiikkayhdistelmät: RuokaMinimi-hankkeen loppuraportti. (valtioneuvosto.fi) Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminta, Policy brief 08/2019. Savikko, R., Himanen, S., Rimhanen, K., Mäkinen, H. (2013). Ruoan ilmastovaikutukset. Luonnonvarakeskus (PDF, ilmastoviisas.fi). Finnwatch. Anekauppaa vai ilmastotekoja? Vapaaehtoisen päästökompensaation kysyntä, tarjonta ja laatu Suomessa. (finnwatch.org)

Hybriditapahtumat eli tapahtumat, joihin voi osallistua sekä fyysisesti paikan päällä että verkon kautta etäyhteydellä mahdollistavat monia asioita, joita pelkät fyysiset tapahtumat eivät. Toisaalta niistä puuttuu yritystapahtumille luonnollisesti kuuluvia ominaisuuksia. Hybridiosallistumisesta on tullut uusi standardi, mutta onko se aina paras mahdollinen ratkaisu? Hybriditapahtumien toteutus haasteena Koronaviruksen jälkeisenä aikana ihmisten saamisesta fyysisesti paikalle tapahtumiin on tullut haastavampaa. Paikasta riippumaton striimin seuraaminen on syrjäyttänyt perinteisen osallistumisen muodon. Striimauksella tarkoitetaan käytännössä samaa asiaa kuin suoratoistolla (1). Kuvaa ja ääntä siirretään ja käytetään yhtäaikaisesti niin, että vastaanottaja voi käyttää sitä jo ennen kuin se on siirretty hänelle kokonaisuudessaan. Olen huomannut erilaisia hybriditapahtumia tuottaessa ja seuratessa, että käsitys laadukkaasta striimistä on erittäin laaja. Ei ole toki järkevää verrata kallista monikameratuotantoa kevyeen konferenssijärjestelyyn, mutta kolmen vuoden etätyöskentelyn jälkeen webinaareihin osallistuneet ovat nähneet monenlaisia toteutuksia. Siksi striimin osalta ei kannata mennä sieltä, mistä aita on matalin. Monille tapahtumajärjestäjille etänä ja paikan päällä osallistuvien yhteen saattaminen ei ole helppoa teknisen osaamisen puuttumisen vuoksi. Verkostoituminen ja kommunikointi osallistujaryhmien kesken jää tällöin vajavaiseksi. Fyysisesti kahvin äärellä käytävät keskustelut ennen ja jälkeen tapahtumaa ovat useille osallistujille sitä mieleenpainuvinta ja mieluisinta antia, joka virtuaalipuolella jää usein uupumaan. Toisaalta esimerkiksi virtuaalisia aamukahvitilaisuuksista on tullut useissa työyhteisöissä osa arkea. Tilaisuuksissa voidaan kahvipöytäkeskusteluiden tapaan rennosti vaihtaa kuulumisia ilman paineita, joka sopii aremmillekin henkilöille, jos edes kameraa ei tarvitse laittaa päälle. Verkostoitumisen mahdollisuudet käytännössä Verkostoitumisen voi aloittaa jo etukäteen tutustumalla osallistujiin esimerkiksi Linkedin- tai Facebook-tapahtuman osallistujalistan avulla, sekä webinaarin odotusaulassa osallistujia tutkailemalla. Läheskään kaikissa tapahtumissa ei ole kuitenkaan tällaista mahdollisuutta, sillä osallistujatietoja ei välttämättä jaeta muille osallistujille. Verkostoitumiseen on silti syytä valmistautua aina ennakkoon, oli verkostoitumismuoto sitten mikä tahansa. Etukäteen on hyvä valmistella oman hissipuheensa lisäksi tapahtuman teemaan sopivia kysymyksiä, sekä kertoa omien vahvuuksien lisäksi mahdollisuuksista auttaa osallistujaa. Olen huomannut ottaessani yhteyttä hanketyön tiimoilta yrityksiin, yhdistyksiin ja liittoihin, että perinteinen “sähköpostin lähetys ja soitto perään” -taktiikka on edelleen yllättävän tehokas. Siinä vastaanottaja saa rauhassa tutustua materiaaliin, mutta saa samalla myös henkilökohtaista huomiota soitolla. Osallistujat pystyvät verkostoitumaan hybriditapahtumissa eri tavoin: Etänä osallistuville on Teams-tyylisessä ympäristössä tarjolla esimerkiksi nimien pohjalta Linkedin-yhteyksien luominen, yksityisviestien lähettäminen ja mahdollisesti sähköpostilla kontaktointi, mikäli sähköpostiosoitteet ovat nähtävillä. Yksi verkostoitumista helpottava ominaisuus hybriditapahtumissa on ryhmäkeskustelutilat, joihin tapahtumajärjestäjä voi jakaa osallistujia esimerkiksi tekemään ryhmätöitä tai keskustelemaan pienemmissä ryhmissä. Kun osallistua voi mistä vain, saadaan ihmisiä mukaan ympäri maailmaa ja parhaillaan tämä voi poikia kansainvälisiä kontakteja. Etäyhteyden kautta verkostoituminen vaatii osallistujalta oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta, jotta hän saa luotuja uusia kontakteja. Toisaalta esimerkiksi yksityisviestien lähettäminen voi olla joillekin luontevampaa kuin paikan päällä jutustelu ja on matalan kynnyksen vaihtoehto. Hybriditapahtumissa toteutuvan verkostoitumisen vahvuutena on mahdollisuus tutustua myös kansainvälisiin osallistujiin. Pelkästään fyysisenä järjestettävissä tapahtumissa ei useinkaan ole osallistujia ulkomailta. Hybriditapahtuma mahdollistaa myös esimerkiksi kansainväliset keynote-puheenvuorot, jotka voidaan toteuttaa striiminä tai etukäteen tallennetun videon muodossa. Verkostoituminen nimekkään keynotepuhujan kanssa on myös hyvä houkutin osallistujille. Osallistaminen väylänä verkostoitumiseen Osallistaminen on tärkeää tapahtumamuodosta riippumatta. Oli osallistuja sitten linjoilla tai paikan päällä, heitä on tärkeä aktivoida tapahtuman aikana. Esimerkiksi hankkeemme kick-off -tapahtumassa olleet yritysten edustajat lisättiin Slack-alustalle, jossa he pystyivät luomaan kontakteja ammattikorkeakoulujen edustajien sekä muiden yrittäjien kanssa. Tärkeintä on, että tapahtumissa aiheesta kiinnostuneet saavat lisätietoa mahdollisimman helposti. Näin heidät saadaan mukaan jälkimarkkinointiin, sekä hyötymään verkostoitumisesta muiden aiheesta innostujien kanssa. Isomman budjetin hybridi- ja virtuaalitapahtumissa on yleensä tarjolla tapahtumasovelluksen kautta tapahtuva matchmaking. Applikaatio ehdottaa osallistujalle kiinnostavia verkostoitumismahdollisuuksia ilman, että hänen tarvitsee itse tehdä taustatyötä. Tapahtumasovelluksessa voi yleensä myös tehdä suoraan kalenterivarauksia toisille osallistujille. Näin ollen tulevat kasvokkain tai videoyhteydellä toteutettavat tapaamiset säilyvät molemmilla ylhäällä. Osallistujat arvostavat sitä, että tällainen mahdollisuus on tarjolla, mutta toisaalta sitä ei aina käytetä ahkerasti. Tapahtumajärjestäjän harkittavaksi jää, onko vähäinen verkostoituminen tapahtumasovellukseen menevän rahan arvoista. Osallistumisen muoto on muuttunut Hankkeen parissa työskennellessä olemme huomanneet kaikkien osatoteuttajien kanssa, että tapahtumiin ilmoittaudutaan, mutta osallistuminen paikan päällä jää vähäiseksi. Ihmisten kalenterit ovat nykyään niin täynnä ja ne muuttuvat hektisesti, joten paikalle pääseminen on epävarmempaa. Näissä tilanteissa osallistujat jäävätkin kaipaamaan virtuaaliosallistumisen mahdollisuutta tai tallennetta, mikäli sellaista ei ole tarjolla. Hybridiosallistumisen tarjoaminen onkin lähes välttämätöntä, jos haluaa mahdollisimman paljon osallistujia mukaan tavalla tai toisella. Hybriditapahtuman olisi ihannetilanteessa tarkoitus yhdistää live- ja etätapahtuman parhaimmat puolet. Olen kuitenkin huomannut, että se syö usein paikan päälle saapuvien määrää. Tämä vaikeuttaa tapahtumien eri osien toteutumista, kuten työpajoja tai verkostoitumista. Kourallinen ihmisiä pystyy toki verkostoitumaan keskenään, mutta osallistujien mielikuvaan onnistuneesta tapahtumasta vaikuttaa se, kuinka suuri tapahtuman kävijämäärä on ollut. Pienemmissä tapahtumissa verkostoituminen voi kuitenkin olla myös syvempää ja helpompaa. Isossa ihmisjoukossa tutustuminen voi jäädä hyvin pinnalliseksi. Meillä on avaimet tehokkaan verkostoitumisen mahdollistamiseen, mutta vielä pitäisi harjoitella, miten saamme kaiken irti hybridialustoista. Mieleen juolahtaa kuitenkin myös pieni epäilys. Voiko olla niin, että tapahtumiin osallistujat eivät enää kaipaa verkostoitumista samalla tavalla kuin ennen, vaan webinaareihin osallistuminen on vienyt voiton korona-ajan seurauksena? Aika näyttää, mihin suuntaan trendi kehittyy. Kirjoittaja Joonas Ikonen toimii Metropolia Ammattikorkeakoulussa tapahtumatuotannon ja viestinnän assistenttina Yritysten vihreä siirtymä, muutoskyvykkyys ja digitalisaatio -REACT-EU-hankkeessa. Lähteet Striimaus on suoratoistoa (kielikello.fi) Hybriditapahtuman järjestäminen - 5 askelta toimivaan tapahtumaan livenä ja verkossa (eventilla.com) Näin teet tuloksellisia B2B-tapahtumia -webinaari, Valve. (liveto.io) Hybriditapahtumat (factornova.fi) Virtuaalitapahtumaopas (tapaus.fi)

Yhteisiä elämyksiä timanttien äärellä. Mikä on päätösseminaarin merkitys hanketoiminnassa? Päättyminen terävöittää aiemmin tapahtunutta ja antaa mahdollisuuden katsoa tehtyä suuremmasta kuvasta. Vasta päättymisessä usein ymmärretään, minkä kokonaisuuden tehty ja eletty muodostaa. Silloin voi miettiä ja oivaltaa, mikä merkitys eri vaiheilla on itse kullekin ja koko kokonaisuudelle ollut. Arjen ja juhlan erottaminen on myös tärkeää. Elämän merkityksellisyys syvenee, kun löydämme juhlan aiheita ja juhlavieraita. Me emme elä vain itsellemme, vaan myös toisillemme. Juhlat vahvistavat parhaimmillaan yhteisöllisyyttä ja antavat iloa kuulumisesta johonkin. Jollei mikään pääty, ei mikään uusi voi alkaa. Mitkä tekijät mahdollistavat hankkeelle sen arvoisen päätöstapahtuman? Hankkeita ja projekteja on koulutuksen maailmassa paljon. Parhaimmillaan niissä rakentuu tekemiselle vahva merkitys. Loppuseminaarissa näkyy, miten tässä on onnistuttu. Onnistuminen mahdollistuu myös kiinnostavasta aiheesta, mukaan pääsemisestä ja mielenkiintoisesta ohjelmasta. Onnistuneen seminaarin mahdollistaa se, mitä on ollut sitä ennen. Mitä sellaista on tehty, että sitä kannattaa juhlia. Juhlassa näkyy paljon siitä, mistä tekemisestä se on syntynyt. Tilaisuuden vetäjillä on tärkeä merkitys ilmapiirin luomisessa ja aiheiden kiinnostavassa esittelyssä. Yllätykset tuovat usein mainion lisän tilaisuuteen. Silloin saattaa käydä niin, että kaikki saavat enemmän kuin odottivat ja ymmärtävät yhteisestä aiheesta vielä jotakin aivan uutta. Hankeseminaarin elämyksellisyys ja yleisön osallistuvuus luovat erityisiä muistoja Hankkeen päätöstilaisuuden ohjelma voi olla myös poikkeuksellisen elämyksellinen, osallistava, hauska ja taiteellinen. Taiteen mahdollisuudet ovat koulutuksessa ja yritystoiminnassa häkellyttävän minimaalisesti hyödynnettyjä. Kokemuksellisilla, elämyksellisillä ja osallistavilla työtavoilla on paljon annettavaa merkityksellisyyden vahvistamiseen. Jos niiden annille on hankkeessa ollut tilaa, yhtä lailla ne soveltuvat loppuseminaarin rakentamiseen. On hienoa onnistua tihentämään yhteinen matka ja osallistua elämykselliseen muistoon siitä, missä tekijät ja osallistujat ovat hankkeen aikana olleet. Olemme usein loppuseminaareissa, joissa vieraille tarjotaan hengästyttävän paljon kaikkea, mutta osallistujien omalle äänelle ei juurikaan ole tilaa. Erityisen merkittävää on, kun hankkeeseen ja tapahtumaan osallistuneilla annetaan mahdollisuus jakaa ajatuksiaan ja kokemuksiaan - vaikkapa tarinateatterin avulla. Timanttisia kokemuksia Toivon@Teen päätösseminaarissa Toivo@Tee -hankkeessa luotiin ja testattiin työkaluja, joilla voi edistää mikroyrittäjän hyvinvointia ja uuiustumista kriisitilanteissa. Hanke toteutettiin lähes kokonaan verkossa. Suurin osa osallistujista ja toimijoista tapasi toisensa kasvotusten vasta päätöstapahtumassa. Eräs lopputahtumassa ollut yrittäjä totesi: “Hankkeen kautta on löytynyt uusia tasoja tekemiselle”. Yhteinen kertomisen ja jakamisen tila mahdollisti ei pelkästään lopputapahtumaan, vaan myös päättyvään hankkeeseen lisää uusia tasoja. Tapahtumaa oli myös valmisteltu yhdessä hyvin ja se kantoi juhlaa omalta osaltaan suorastaan riemulliseen kokonaisuuteen. Luovuus ja kohtaaminen väreilivät ilmassa ja jättivät vahvan muiston jostakin hyvästä. Ilmoilla oli tapahtumaan osallistuneiden ajatus, että päivässä tulee olla naurua, onnistumista, antautumista ja lisää naurua. Tässä päivässä oli runsain mitoin kaikkea tuota. Läsnäolevien kesken tämän tilanteen erityisyys tuotti lähes euforisen tunteen, jonka pohjalta kaikki tuntui tärkeältä. Tilaisuuden ohjelma koostui kolmesta timanttisesta kokonaisuudesta, jotka punoi toisiinsa juonnollaan Paula Mäkelä Positiivisesta Potentiaalista. osa: esiteltiin hankkeen konkreettiset tuotteet, eli kirjoja, korttipakkaa ja podcast-sarjoja. osa: yllätysohjelmassa iloinen naurujooga, johon johdatteli raikuvalla naurullaan Tarja Kupias Loistotähti Oy:stä. osa: tässä osuudessa tarinateatterin keinoin kysyttiin ja kuultiin yleisön ja hankkeeseen osallistujien ajatuksia hankkeesta ja sen annista. Kokonaisuuden toteutti Tarinateatteri Foxtrot. Tapahtuma nostatti hanketyön tunnelman uusiin korkeuksiin Tapahtumasta jäi upea muiston siitä, että näimme vielä toisemme, jaoimme yhteistä tarinaamme ja hankkeessa tekemäni tuotos sai valtavan positiivisen vastaanoton. Tehty työ tuntui arvokkaalta ja sitä sai jakaa toisten kanssa. ”Tämä seminaari oli itselleni myös sikäli erityinen, että sain tarjota rakastamani teatterilajin eli tarinateatterin kaikkien mukana olijoiden koettavaksi. Oma intohimoni saattoi olla palveluksessa ja hankkeen teema välittyi ja näkyi kerrotuissa tarinoissa. Tässäkin tuli esiin se voima, jonka autenttinen läsnäolo luo. Olimme kertoneet tarinoita myös verkkototeutuksissa, mutta tämä läsnäolossa tapahtuva kohtaaminen nosti kannat kattoon.” -Päivi Rahmel Mieleen on jäänyt myös seminaarin lämmin henki ja osallisuus. Päätöstilaisuuteen osallistuneet jakoivat ajatuksiaan ihmisten voimavaroista, jaksamisesta ja hyvinvoinnista, sekä yhteisöllisyyden merkityksestä. Yrittäjän jaksamisen ja hyvinvoinnin kannalta on tärkeää, että myös muut ihmiset ovat tunnistamassa näitä voimavaroja. ”Olen asiakkaana ajatellut olevani vahvistamassa ensisijaisesti yrittäjän taloutta, mutta ymmärsin, että asiakas voi vahvistaa myös yrittäjän voimavaroja!” -Raili Honkanen-Korhonen. Oli helppoa tunnistaa myös erään osallistujan kokemus siitä, että mitä enemmän vastoinkäymisiä, sitä paremmalta tuntuu, kun onnistuu. Niinhän timantit syntyvät. Kirjoittajat Raili Honkanen-Korhonen on Metropolian Ammattikorkeakoulun Kulttuuripalvelut ja musiikki osaamisalueen musiikin lehtori, joka toimii Toivo@Tee -hankkeen asiantuntijana. Hän on toiminut pitkään hankkeissa mm. vuorovaikutuksen, hyvinvoinnin, luovuuden ja vahvuusperustaisen pedagogiikan asiantuntijatehtävissä. Päivi Rahmel on Metropolian kulttuuripalvelut ja musiikki osaamisalueen lehtori, joka toimi Toivo@Tee hankkeessa In Crisis osuuden vastaavana vetäjänä. Päivillä on pitkä kokemus luovien ja osallistavien, taidepainotteisten työtapojen ohjaajana. Hän on koulutukseltaan kasvatuspsykologiaan suuntautunut kasvatustieteen maisteri, työnohjaaja STOry, narratiivinen valmentaja WBSEC ja psykodraama- ja tarinateatterikoulttaja kouluttaja TEP. Toivo@Tee (yrityshyva10.fi) on Euroopan Sosiaalirahaston rahoittama, kaksivuotinen hanke (1.4.2021 – 31.3.2023). Hankkeen tavoitteena on edistää mikroyrittäjän hyvinvointia ja uusiutumista kriisitilanteissa. Hanketta koordinoi Laurea-ammattikorkeakoulu. Yhteistyökumppaneita ovat Metropolia Ammattikorkeakoulu, Novago Yrityskehitys Oy ja Osuuskunta Orrellan Putiikkiopisto.