Avainsana: viestintä
Innovaatiopodcasteja tekemässä
Kammiossaan tyytyväisenä häärivä tutkija, kehittäjä tai asiantuntija ei ole ulkomaailmalle olemassa. Syrjässä pysyminen voi olla oma valinta. Mikäli haluaa, että työn hedelmät päätyvät hyötykäyttöön, asiantuntijan on julkaistava tuloksia. Perinteisesti tämä on tarkoittanut tuloksista kirjoitettujen artikkelien tarjoamista tieteellisiin lehtiin ja painettuihin teoksiin. Kuitenkin, mitä arvovaltaisempiin julkaisuihin tutkija halajaa, sitä kovempaa kilpailu on, ja sitä hitaampia tiedon julkaisemisen prosessit ovat. Kaikkea korkeakoulussa syntyvää osaamista ei tarvitse viestiä akateemisia kanavia pitkin. Tässä kirjoituksessa kerron, minkälaista on kehittää podcast-sarjaa innovaatiotoiminnalle. Tiedon jakaminen eri alustoilla palvelee erilaisia yleisöjä Digitaaliset työkalut ja alustat ovat luoneet uusia mahdollisuuksia saada julki kehittämistuloksia, esitellä osaamista tai kertoa erilaisista yhteistyömuodoista. Tällaiset välineet ovat käteviä tilanteissa, joissa tavanomaiset julkaisutavat tai sisällön vertaisarviointi eivät ole tarkoituksenmukaisia. Podcastit, eli verkossa kuunneltavissa olevat ohjelmat ja ohjelmasarjat, ovat vähitellen syrjäyttämässä perinteisempiä medioita, jopa kokonaisia radiokanavia. Podcastien tuottaminen on periaatteessa helppoa: käsikirjoituksen lisäksi tarvitaan vain jokin äänentallennusväline. Jakeleminen taas on erilaisten alustojen, kuten Spotifyn tai Youtuben kautta vaivatonta ja nopeaa. Puhevirtaa ja viihteellistä sisältöä voi olla helppoakin tuottaa. Mutta mitä pitää ottaa huomioon, kun sisällön on tarkoitus informoida tarjolla olevista korkeakoulun yhteistyömuodoista, kuten innovaatioprojekteina toteutettavista, monialaisista opinnoista? Selkeä viesti ei sisällä korkeakoulujargonia Vanha sanonta ”ken härjillä kyntää, se härjistä puhuu”, kuvaa nasevasti, miten jonkin asian parissa paljon tekevä tuo mielenkiintonsa kohteena olevan asian mielellään keskusteluihin mukaan. Innovaatioiden kanssa toimiva mielellään johdattaa keskustelua innovaatiotoimintaan. Asiantuntijan osaaminen saattaa olla huippuluokkaa, mutta samalla hän voi olla tekemisissään niin syvällä, että asian tiivistäminen voi olla haasteellista. Ulkopuolisille viestittäessä on tärkeää olla selkeä. Voi olla haastavaa huolehtia siitä, etteivät asiasisällöt hämärry. Innovaatiopodcast tukee työelämän kanssa tehtävää yhteistyötä Metropolian monialaiset innovaatio-opintojaksot eli MINNOt tuovat yhteen eri tutkintojen opiskelijoita ratkaisemaan yritysten ja muiden organisaatioiden esittämiä kysymyksiä ja haasteita. Jokainen Metropolian perustutkinto-opiskelija osallistuu Innovaatioprojektiin opintojensa aikana. Onnistuneesta projektista voi aueta polku myös opiskelijan omaan yrittäjyyteen. Metropolian Turbiini-kampushautomo eli inkubaattoritoiminta tarjoaa MINNO-lähtöisille yritysideoille ponnahduslaudan. MINNO-toiminta on oppimistoimintaa, mutta myös työelämän kanssa tehtävää yhteistyötä. Vaikka MINNO ei ole maksullista palvelutoimintaa, se on yksi Metropolian kumppaneille ja sellaisiksi kaavailluille tarjottava palvelu. MINNO on esimerkki siitä, miten tehokasta eri alojen opiskelijoiden yhteen tuominen ja ajattelun potentiaalin valjastaminen visaistenkin ongelmien ratkaisuun parhaimmillaan olla. Onnistuessaan MINNO toimii myös hyvänä alkuna mahdolliselle syvemmälle yhteistyölle työelämän ja oppilaitoksen välillä. Jotta projekti voi onnistua, sen pitää olla tuotteena kunnossa. Ennen kuin MINNO-projektissa päästään alkuun, kumppanille viestittävän sisällön pitää olla ymmärrettävä. Yleisimpiä kysymyksiä, joita minulle on kuluneiden vuosien aikana käymissäni kymmenissä keskusteluissa mahdollisten MINNO-kumppaneiden kanssa esitetty, ovat olleet Sopiiko esittämämme haaste tähän projektiin? Mitä yhteistyö edellyttää yritykseltämme; pitääkö meidän itse osallistua jotenkin? Millainen on aikataulu ja milloin on valmista? Millaista lopputulosta voimme odottaa? Maksaako MINNO jotakin? Kysymykset ovat sellaisia, että ne voivat helposti jäädä MINNO-projektin tilaajan kanssa syvemmin käsittelemättä, koska ne ovat asian kanssa työskentelevien mielestä ehkä itsestäänselvyyksiä. Kehittelemmekin nyt Innovaatiopodcastia, jossa kysymme esimerkiksi Miten MINNO ja Metropolian Turbiini-kampusinkubaattorin välistä synergiaa voitaisiin vahvistaa? Miten opiskelijatiimit voivat paremmin hyödyntää projekteissa syntyneitä tuloksia esimerkiksi oman yritystoimintansa lähtökohtana? Miten teemme MINNO-projektien hyödyt työelämälle entistä selkeämmiksi Miten mahdollistamme uusia kumppanuuksia Metropolian kanssa? Innovaatiopodcastin ensisijaisena tavoitteena on olla selkeä ja informatiivinen. Sanoman tulee olla niin kirkas, että podcastin kuuntelija voi ilman aiempia taustatietoja vaikkapa innostua hahmottelemaan omaa projektihaastettaan Metropolialle. Kirjoittaja Juha Järvinen työskentelee innovaatioasiantuntijana Metropolian TKI-palveluissa. Hän on koulutukseltaan taiteen tohtori ja teollinen muotoilija. Uusien innovatiivisten ratkaisujen, oivallusten ja toimintamallien löytäminen ja edistäminen innostavat häntä. Paremman tulevaisuuden kehittämiseen tähyävän päivätyön vastapainona hän harrastaa menneisyyteen liittyviä asioita, kuten sukututkimusta, keräilyä ja vanhoja autoja.
Eettisyys asiantuntijaviestinnän kulmakivenä
Asiantuntijaviestinnän odotetaan perustuvan faktoihin ja ammattialalla yhdessä sovittuihin hyviin tapoihin. Miksi eettisillä periaatteilla on merkitystä asiantuntijan viestiessä omasta työstään? Tässä blogimerkinnässä tarkastelen asiaa erityisesti viestinnän ammattilaisen näkökulmasta. Eettiset periaatteet ovat yhteisesti hyväksyttyjä hyveitä Eettiset periaatteet ovat tärkeitä kaikessa ammatillisessa viestinnässä. Ammatista riippumattomia, yleisesti hyvinä pidettyjä periaatteita ihmisten välillä tapahtuvaan kommunikaatioon ovat esimerkiksi rehellisyys, avoimuus ja luottamuksellisuus. "Eettisten kysymysten rajaaminen vastuullisuusraportteihin, standardeihin ja auditointeihin työntää ne kauas toiminnan kovasta ytimestä ja arjen toiminnasta." (1) Työarjessa eettisten periaatteiden tulkitseminen ja soveltaminen voi vaihdella kulttuuristen, sosiaalisten ja tilannekohtaisten tekijöiden mukaan. Työyhteisön toimintakulttuuriin voi myös muotoutua niin sanottuja kirjoittamattomia sääntöjä, jotka aukeavat vasta työkokemuksen karttuessa. Asiantuntijat ovat yksilöitä arvoineen ja asenteineen, niistä juontuu yksilöllinen taipumus tulkita ja soveltaa eettisiä periaatteita käytännön työssä. Jotkut ovat tarkempia kuin toiset. Siksi useimmilla ammattialoilla ja työyhteisöillä on tänä päivänä käytössä eettisten toimintaperiaatteiden ohjeistukset. Esimerkiksi Metropolian eettiset toimintaperiaatteet ovat luettavissa julkisilla verkkosivuilla. Eettiset ohjeet turvaavat ammattilaisia ja alan mainetta "Vuorovaikutus ja viestintä ovat jokaisen organisaation keskeisiä tehtäviä demokraattisessa yhteiskunnassa, jossa asioita käsitellään julkisuudessa. Alan ammattilaiset sitoutuvat voimassa olevien lakien ja asetusten lisäksi noudattamaan ohjeita hyvin toimintatapojen edistämiseksi, ammatillisen identiteetin vahvistamiseksi sekä sidosryhmien ja yhteiskunnan palvelemiseksi.” (2) Kaikki toimijat yhdessä vaikuttavat ammattialansa maineeseen. Yleisellä tasolla eettisyyttä valvovien tahojen tavoitteita ovat alan eettisten ohjeiden ja standardien kehittäminen, sekä ammattilaisten ohjaaminen ja kouluttaminen. Lisäksi ne voivat käsitellä epäasialliseen toimintaan liittyviä valituksia ja antaa koko alan toimintaperiaatteita linjaavia päätöksiä. Suomessa journalismin, markkinoinnin ja viestinnän alan eettisyyttä valvovat Julkisen sanan neuvosto (JSN) Mainonnan eettinen neuvosto (MEN) Viestinnän eettinen neuvottelukunta (VEN) Näiden elinten tavoitteena on edistää alan eettisinä pidettyjä työtapoja ja ottaa kantaa epäkohtiin. Itsesäätely ei ole ongelmatonta. Neuvostojen ja neuvottelukuntien jäsenet ovat joukko niihin valittuja yksilöitä, ja päätöksiin voi aina jäädä tulkinnanvaraa. "Viestinnän eettinen neuvottelukunta VEN perustettiin 2015, ja samana vuonna uudistettiin suomalaiset Viestinnän eettiset ohjeet. Niihin ovat sitoutuneet ProCom -Viestinnän ammattilaiset ry, Viesti ry, Marketing Finland ja Julkisen alan tiedottajat JAT." (2) Suomessa viestintäalan järjestöt ovat sitoutuneet kansainvälisten viestintäalan järjestöjen eettisiin ohjeistoihin, soveltaen niitä paikallisesti. Kansainvälisesti hyväksytyt näkemykset alan eettisistä toimintaperiaatteista vaikuttavat siis kotimaisiin alan toimijoihin. Laki turvaa työnantajaa Miten voidaan varmistaa, että esimerkiksi viestintäasiantuntijat tuntevat ammatilliset standardit ja noudattavat alan eettisiä periaatteita? Alaa opiskeltaessa aihe tulee satunnaisesti vastaan. Työsuhteessa tulee noudattaa ensisijaisesti työnantajan linjauksia. Asiantuntijan mahdollisuudet sovittaa omat arvonsa työyhteisössä yleisesti hyväksyttyjen arvojen kanssa ei ole aina yksinkertaista. Yksittäisiä ylilyöntejä tapahtuu, tahallisesti tai tahattomasti. Niiden asiallisuutta on tarkasteltava, vaikka teot eivät olisikaan lainvastaista toimintaa. Työnantajalta saatu huomautus asiantuntijan henkilökohtaisella tilillä julkaistusta sosiaalisen median päivityksestä ei tunnu reilulta. Laki kuitenkin säätää työntekijän lojaliteettivelvoitteesta, eli työnantajaa ei saa moittia julkisesti edes vapaa-ajalla. Tee yleisöllesi palvelus ja viesti hyvin Viestintä kollegoiden kesken on erilaista kuin viestintä oman työyhteisön ulkopuolella. On monia hyviä syitä viestiä. Asiantuntija tuntee oman työnsä parhaiten ja oman työn tuloksista viestimisen voi ulkoistaa vain tiettyyn rajaan asti. On hienoa, jos viestiessä huomioi myös ammattikuntaansa ohjaavat eettiset periaatteet. Erilaisia tutkimus- ja kehittämistyön tuloksia julkaistaan miljoonittain vuosittain. Suomalaiset korkeakoulut ovat sitoutuneita avoimen tieteen periaatteisiin, joka edellyttää tutkimustiedon julkaisemista avoimesti ja maksuttomasti. Tietoa levitettäessä on pohdittava, kenelle viestitään, ja muotoiltava viestintä yleisölle sopivaksi. Esimerkiksi tieteellistä tutkimustietoa yleistajuistetaan, jolloin se on helpommin laajempien yleisöjen saatavilla. Mutta miten asiantuntija ehtii tämän kaiken suorittaa? ”Toivomme, että tiedeorganisaatiot alkavat tulevaisuudessa selkeämmin laskea asiantuntijaviestinnän tärkeäksi osaksi asiantuntijoiden työtehtävää, jolloin siihen saa selkeästi panostaa työaikaa, siihen kannustetaan, sitä tuetaan ja siitä palkitaan.” (3) Mikään ei korvaa sitä, että asiantuntija itse viestii työnsä tuloksista laajemmille yleisöille tai osallistuu esimerkiksi sosiaalisen median keskusteluihin. Sosiaalinen media on suora tapa viestiä laajoille yleisöille, mutta se edellyttää monenlaisen häiriön sietokykyä. Someyleisö voi reagoida vahvasti, nopeasti ja tunteella. Moni asiantuntija on jättäytynyt pois somesta, kun sietokyvyn rajat ovat tulleet vastaan. Tämä on aina perusteltua, jos jaksaminen tai turvallisuus ovat uhattuina. Lähteet Rydenfelt,H. & Juholin, E.: Kohti parempaa viestintäkulttuuria (etiikka.fi) 2016 Juholin, E.: Communicare! Ota viestinnän ilmiöt ja strategiat haltuun (2022) E-kirja. Management Institute of Finland Oy, Infor Laaksonen, S. & Poutanen, P.: Askelta pidemmälle: avoin tiede ja tiedeviestintä (etiikka.fi) 2020
Viestintäyhteistyö hankekumppanin kanssa: 10 vinkkiä
Miten saadaan aktivoitua kuntalaisia mukaan tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeeseen? Kokosimme tähän artikkeliin hyviksi havaitsemiamme käytäntöjä ja vinkkejä muille hanketyötä tekeville. Vinkit hyvään viestintäyhteistyöhön Hankkeita toteutetaan yhdessä kumppanien kanssa. Hankkeen onnistuminen vaatii, että tavoitetaan ja aktivoidaan ihmisiä. Viestinnän rooli ja vastuu on siksi suuri ja vaativa. Hyvään viestintään tarvitaan kumppaneita. Hanke tarvitsee kumppaneiden verkostoja tavoittaakseen mahdollisimman tehokkaasti halutut paikalliset sidosryhmät. Älä oleta. Kumppaniorganisaation viestintäammattilaiset eivät välttämättä ole kuulleet koko hankkeesta. Soita ja ota viestintäkumppanit heti alusta asti mukaan suunnittelemaan yhteistä viestintää. Hankkeella on vastuu omasta viestinnästään. Vaikka teet yhteistyötä ammattilaisten kanssa, kokonaisvastuun kantaa hanke. Tee valmiit tiedotteet ja muut tekstit, käsittele valokuvat, anna toimivat linkit ja muu tarvittava materiaali valmiina kumppanien käyttöön ajoissa. Tee viestinnän aikataulu, sovi vastuut ja jaa suunnitelma kumppaneille. Silloin kaikki tietävät, mitä tapahtuu ja milloin ja kenen vastuulla mikäkin asia on. Luota kumppanin tietämykseen ja kokemukseen toimivimmista paikallisista viestintäkanavista. Merkitkää toisenne sosiaalisessa mediassa omiin julkaisuihinne. Hyödynnä kumppanin julkaisuja hankkeen viestinnässä: jaa ja kommentoi. Muista tallentaa ajoissa kumppanin kautta saadut paikallismedian artikkelit ja muut tarvittavat dokumentit. Tapahtuman viestintää varten kannattaa hanketiimissä olla työparina sisällöstä vastaava henkilö ja viestinnästä vastaava henkilö. Se helpottaa viestinnän ideointia, suunnittelua ja toteutusta. Pidä yhteyttä kumppaniin myös silloin, kun mitään isompia tapahtumia ei ole tulossa. Jakakaa palautetta puolin ja toisin ja iloitkaa yhdessä onnistumisista. Viestintäyhteistyön suunnittelu ja valmistelu Smart Countryside Mobility -hankkeessa kehitetään Uudenmaan haja-asutusalueiden henkilöliikkumisen ja pientavaralogistiikan palveluita. Kehittämistyötä tehdään palvelumuotoilun menetelmillä, ja yhteiskehittämiseen tarvitaan mukaan kunnan edustajia, asukkaita ja yrittäjiä. Marraskuussa 2022 järjestimme asukastyöpajan Karkkilassa, joka on yksi hankkeen yhteistyökumppaneista. Halusimme tavoittaa asukkaita ja yrittäjiä mahdollisimman laajasti, jotta erilaiset palveluiden käyttäjät voisivat yhdessä ideoida ratkaisuja liikennepalveluihin. Työpajan viestintää ja markkinointia varten teimme hanketiimissä suunnitelman tehtävistä ja vastuuhenkilöistä. Koimme onnistuneeksi ratkaisuksi sen, että viestintää suunnittelivat yhdessä työpajan suunnittelusta vastannut palvelumuotoilija Raija Kaljunen ja työpajan viestinnästä vastannut asiantuntija Jonna Suvanto. Listasimme yhdessä tarvittavat materiaalit ja toimenpiteet ja sovimme, kuka huolehtii mistäkin asiasta hanketiimissä. Sen jälkeen suunnitelma käytiin läpi Karkkilan kaupungin kanssa. Lähtökohtana oli tuottaa Karkkilan kaupungille valmista materiaalia, jota heidän olisi helppo jakaa omissa kanavissaan. Paikallismedian kontaktoinnin hoiti Karkkila, samoin työpajakutsun jakelun paikallisille yhdistyksille ja yrityksille. Ennen järjestämäämme asukastyöpajaa keskeisimmät hanketiimin tuottamat materiaalit olivat ilmoittautumislomake mediatiedote materiaalit Karkkilan kaupungin verkkosivuja ja sosiaalisen median viestintää varten (valmiit tekstit ja kuvat) kutsu kyläyhdistyksille, yrittäjille ja asukashaastatteluihin osallistuneille lehti-ilmoitus materiaalit hankkeen omia verkko- ja somekanavia varten. Viestinnän toteutus ja arviointi Työpajan aikana Karkkilassa hanketiimiläiset ottivat valokuvia työskentelystä ja ryhmien tekemistä konsepteista. Työpajan jälkeen valokuvia lähetettiin Karkkilan kaupungin käyttöön. Karkkilasta saatiin tietoa paikallismedian tekemistä jutuista. Hankekumppanimme Karkkilan kaupungin tiedotussihteeri Nina Saikanmäki oli tyytyväinen yhteistyöhön: ”Meidän pääkanava on nettisivut www.karkkila.fi, lisäksi kaupungilla on Facebookissa oma Me Karkkilalaiset - Karkkilan kaupunki -sivu. Sen lisäksi jaoin tietoa työpajasta Facebookissa Karkkilan Puskaradio-, Karkkila- ja Karkkilan kuntapolitiikka -ryhmiin.” "Postaukset saivat minusta yllättävän hyvin tykkäyksiä ja jakoja. Tämä on ollut minun näkökulmastani harvinaisen helppo keissi, kun teiltä on tullut niin valmiit materiaalit.” - Nina Saikanmäki, Karkkilan kaupunki Hanketiimissä olimme myös tyytyväisiä, sillä saimme runsaasti osallistujia työpajaan, tapahtuma sai hyvin julkisuutta paikallismediassa ja etukäteen huolella valmisteltu viestintäsuunnitelma toimi hyvin käytännössä. Kirjoittajat Raija Kaljunen, Laurea-ammattikorkeakoulu. Raija työskentelee palvelumuotoilijana kahdessa TKI-hankkeessa Laureassa. Raija on taustaltaan pitkän linjan viestinnän ammattilainen, jota kiinnostaa palvelumuotoilun ja viestinnän yhdistäminen. Smart Countryside Mobility -hankkeessa hän on vastannut Karkkilan kehittämistyön suunnittelusta ja koordinoinnista. Jonna Suvanto, Metropolia Ammattikorkeakoulu. Jonna toimii hankeasiantuntijana Smart Countryside Mobility -hankkeessa markkinoinnin ja viestinnän parissa. Graafisen suunnittelijan koulutuksen saaneen uraan on mahtunut niin AD:n töitä, digimarkkinointia kuin tapahtumien konseptointia ja toteuttamista. Tämän hankkeen luovassa ja innostavassa ilmapiirissä on päässyt tutustumaan myös palvelumuotoilun menetelmiin ja mahdollisuuksiin. Lue lisää hankeviestinnästä Pöyhönen M., Moreira Kares E., Garam S. 5+1 vinkkiä onnistuneeseen hankeviestintään (esignals.fi) Julkaistu 13.9.2022 Åman Kyyrö M. Hankeviestintä ja resurssit Julkaistu 23.2.2021 Kaljunen R., Ylikoski T. Palvelumuotoilu avasi oven vaikuttavampaan hankeviestintään (journal.laurea.fi) Julkaistu 27.10.2021 Jokinen N. Uusi hanke alkaa! Miten rakennan viestinnän fiksusti? (noonkollektiivi.fi) Julkaistu 28.1.2020 Hankeviestinnän käsikirja (2021), Theseus.fi. Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja
Toimiva hankeviestintä vaatii suunnittelua
Ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotyötä tehdään pääasiallisesti julkisin varoin. Rahoitusta anotaan ja myönnetään eri lähteistä, tyypillisesti Euroopan Unionin hallinnoimista ohjelmista. Jokaisella rahoittajalla on omat ehdot sille, mihin tarkoitukseen ja kuinka paljon tukea myönnetään. Tässä blogimerkinnässä kerron, millä periaattein hankkeelle voi rakentaa toimivaa viestintää. Varmista rahoittajan ehdot Viestinnällä on tarkoitus tukea hankkeen toimintaa, etenemistä ja onnistumista. Viestintää tarvitaan esimerkiksi kohderyhmien tavoittamiseen ja hankkeen tuloksien levittämiseen. Rahoituslähteestä riippuen viestintään voidaan resursoida erilaisia työaikamääriä. Jotkin rahoittajat vaativat, että hankkeelle nimetään viestintäpäällikkö. Toiset rahoittajat eivät mainitse viestinnän roolista erityisesti mitään. (1) Hankearki osoittaa nopeasti, että viestinnän merkitys on tässä ajassa korostunut. Jos hankkeen viestintä jää kokonaan projektipäällikön harteille, roolin voi ajoittain kokea raskaaksi. Hankkeen valmisteluvaiheessa on siis hyvä ottaa huomioon myös viestintätyö. Se voidaan muotoilla hankesuunnitelmaan omaksi työpaketiksi tai jokaiseen työpakettiin omana osionaan. Tärkeintä on, että jo hankesuunnitelmassa tulee ilmi viestinnän toteuttamiseen ajatellut vastuuroolit ja ulkopuolisten palvelujen hankinnan tarpeet. Niiden perusteella hankebudjettiin voidaan kiinnittää henkilön työaikaa sekä ostopalveluja. (1) Tarkista hankkeen tavoitteet Kun hankkeelle myönnetään rahoitus, hankekumppanit käyvät suunnittelemaan hankkeen käytännön toteutusta. Alkuvaiheessa tehdään tärkeitä linjauksia, jotka vaikuttavat hankkeen toimintaan. Asioista yhdessä neuvotellen sopiminen käynnistää myös luottamussuhteen kehittymisen hankekumppanien välille. Hankesuunnitelma sisältää hankkeen tavoitteet ja toimenpiteet, joiden avulla tavoitteet saavutetaan. Jos hankehakemuksen kirjoittamisesta on aikaa, voi olla tarve kirkastaa hanketyön perimmäinen tarkoitus. Siksi kumppanit käyvät läpi ja määrittelevät hankkeen käynnistyessä, mitä käytännössä on aikomus tehdä. Näin yhteistä tavoitetta kohti on huomattavasti helpompi kulkea. Suunnittele yhdessä Yhteisten tavoitteiden määrittely myös hankkeen viestinnän toteuttamiselle on tärkeää. (2) Hankkeen kokonaisviestintää kannattaa aluksi ideoida ja suunnitella kumppanien kanssa yhdessä. Tyypillisesti keskusteluja käydään siitä, miltä hankkeen pitäisi näyttää. Tämä on kuitenkin vasta yksi osa hankkeen viestintää. Yhteisessä viestintäsuunnittelussa voi käyttää pohjana hankesuunnitelmaa. Sieltä tunnistetaan ja poimitaan tärkeimmät yhteisesti viestittävät asiat. Hankkeelle on alkamis- ja päättymispäivämäärät. Niiden avulla on helppo ennakoida ainakin tulosviestinnän toteuttamisen ajankohta. Hankkeen toteuttajille yhteisesti tärkeitä viestinnän paikkoja ovat: Tiedottaminen ja uutisointi Yhteiset julkaisut Yhteiset tapahtumat Tulosviestintä hankkeen päättyessä Ennen lopullista toteutusta on varmistettava käytettävissä olevat resurssit, jotta työtunnit tai budjetti eivät lopu kesken. Jos budjetti on niukka, ei pidä lannistua. Hankkeen viestinnän onnistumista tukevat myös käytettävissä olevat suhdeverkostot ja henkilöstön mahdollinen piilo-osaaminen. Hankekumppanien joukosta voi löytyä toteuttajia monenlaisiin viestinnän osa-alueisiin. Sovi vastuut ja pidä niistä kiinni Vaikka hankkeelle nimetään viestinnästä vastaava työntekijä, hankeviestinnässä onnistuminen edellyttää kaikkien osapuolten tukea. Hankkeet syntyvät toimimaan hetkeksi aikaa vakiintuneiden organisaatioiden keskelle. Voi olla vaikea saada hankkeen viestintää toimimaan, elleivät vakiintuneet organisaatiot, sidosryhmät ja muut puolestapuhujat osallistu hankkeen viestien välittämiseen. Hankkeen käynnistyessä on tärkeä sopia selkeästi viestintään liittyvät vastuut ja avainhenkilöt, joiden kanssa viestinnästä vastaava voi työskennellä. Samalla voi asettaa mittarit, jolla onnistumista arvioidaan. Hankkeen suhdeverkostosta muodostuu viestintäverkosto Kuka tahansa voi tukea hankkeen onnistumista toimimalla sen puolestapuhujana ja välittämällä hankkeen viestejä omiin verkostoihinsa. Hankkeen työntekijät ovat luontevin joukko levittämään tietoa hankkeesta omiin sosiaalisiin verkostoihinsa. Tämä ei välttämättä toki riitä, sillä työntekijän omat verkostot saattavat olla kaukana hankkeen tavoittelemista yleisöistä (3). Jokaisella hankkeella on toiminta-aikanaan päätoteuttaja ja osatoteuttajat, hankehenkilöstö sekä ohjausryhmä. Yksistään näiden tahojen kautta on mahdollista löytää verkostoja, joihin hankkeen viestiä voi välittää. Kun suhdeverkostoa laajennetaan hankkeen kohderyhmiin, teemasta kiinnostuneisiin vaikuttajiin ja vaikkapa kohderyhmiä edustaviin järjestöihin, alkaa mahdollisten viestintätuen antajien määrä olla jo kohtalainen. Suhdeverkoston hyödyntäminen ei kuitenkaan saa kääntyä kuormittamiseksi. Kaikessa hankeviestinnässä on syytä käyttää tilannekohtaista harkintaa. Hyvin hallitussa kokonaisuudessa viestinnällä ajetaan yhteisesti hankkeen tavoitteiden saavuttamista, ei yksittäisen tahon etua. Lähteet Åman Kyyrö, Pirilä. Hankeviestinnän resurssit, teoksessa Hankeviestinnän käsikirja. Metropolia 2021. Åman Kyyrö. Hankeviestintä ja resurssit. Tikissä 23.2.2021. Kettunen, Åman Kyyrö. Asiantuntija viestijänä - miten saada oma ääni kuuluviin? Tikissä 25.10.2022.
Asiantuntija viestijänä – miten saada oma ääni kuuluviin?
Usein asiantuntijatyön tulokset eivät päädy suoraan julkisuuteen. Harvemmin asiantuntijatyön tuloksia päätyy julkisuuteen lainkaan, sellaisenaan, tai nopeasti, vaikka sekä asiantuntija että organisaatio näin toivoisivat. Hyvillä asiantuntijatyön tuloksilla on mahdollista kasvattaa organisaation vaikuttavuutta. Tarvitaan kuitenkin viestintää, jotta tuloksille saadaan näkyvyyttä. Nämä onnistumiset eivät tule täysin sattumalta, vaan ovat osoitus asiantuntijan ja viestintäammattilaisen taitavasta yhteistyöstä. Asiantuntijalla on lähtökohtaisesti intressi kertoa työnsä tuloksista. Me ihmiset rakastamme puhua itsestämme ja itsellemme tärkeistä asioista. Oman asiantuntijuuden jakaminen lisää myös kyvykkyyden tunnetta, joka on yksi psykologisista perustarpeistamme. Lisäksi työmme tulokset tulevat varsinaisesti toteen vasta sitten, kun muutkin voivat niistä hyötyä. Media valitsee julkaistavat sisällöt palvellakseen yleisönsä tarpeita Median tutkimuksessa korostetaan moniarvoisuutta viestintäpoliittisena ihanteena: “[...] median tulisi käsitellä erilaisia näkökulmia mahdollisimman monipuolisesti.” (1) Silti organisaation ja asiantuntijan saama näkyvyys toimitetussa mediassa perustuu aina journalistisiin näkökulmiin ja valintoihin. Asiantuntijan oleelliseksi kokema tieto ei välttämättä ole merkityksellistä suurelle yleisölle. Se mikä on tärkeää organisaation johdolle, ei aina ole kiinnostavaa medialle. Ruuhkaisella viestintäkentällä sattumallakin on osuutensa siinä, mikä asia saa julkisuutta. Mitä useammin yrittää, sitä useammin tuo sattuma voi osua kohdalle. Avuksi on sekin, jos tietää, mihin suuntaan viestiään kohdentaa. Valtakunnallisella päivälehdellä on eri yleisö kuin viikoittain ilmestyvällä alueellisella lehdellä. Kenen viestin organisaatio haluaa kuuluville? Organisaatio voi viestiä esimerkiksi vahvistaakseen brändiään tai lisätäkseen tunnettuuttaan. Organisaatiolla on parhaimmillaan kilpailijoistaan erottuva tyyli viestiä. Siihen kuuluvat niin ulkoasu kuin äänensävy, joilla eri kanavissa välitetään viestejä eri yleisöille. Organisaation toteuttaman viestinnän linjaukset pohjautuvat organisaation strategiaan. Ne voidaan siten nähdä arvovalintoina. Viestinnällä voidaan nostaa esiin tai rajata pois toiminnan moniäänisyyttä. Tärkeä kysymys on, miten aidosti viestinnällä luodut mielikuvat vastaavat organisaation todellista toimintaa? Asiantuntija voi kuulla kollegoiltaan ja asiakkailtaan, että hän tekee arvokasta työtä. Silti näistä työn tuloksista ei välttämättä viestitä organisaation kanavissa. Tästä voi syntyä ristiriita, joka voi heikentää asiantuntijan luottamusta omaa kyvykkyyttään tai organisaatiota kohtaan. Asiantuntijan viestintätaidot kehittyvät, kun motivaatiosta pidetään huolta yhdessä Nykypäivän asiantuntijatyö vaatii lähes poikkeuksetta hyvää taitoa viestiä, ja jokainen meistä viestii työssään tavalla tai toisella. Asiantuntija ei aina kuitenkaan ole viestinnän ammattilainen tai ainakaan kaikkien viestintämuotojen osaaja. Moni oivallus tai innovaatio jää jakamatta yleisölle, ellei asiantuntija tietotulvan keskellä tiedä, miten saisi asiansa kuuluviin. Jos asiantuntija kuitenkin rohkaistuu kokeilemaan ja kysymään viestintään apua, varmin motivaationtappaja on vastaus, ettei hänen asiantuntijuuteensa liittyvä sisältö ole organisaation viestintästrategian mukaista. Tämä voi herättää asiantuntijassa kysymyksen siitä, eikö oma asiantuntijuus tai rooli ole ylipäätään linjassa organisaation strategian kanssa. Jos vallinnut epävarmuus omasta osaamisesta kasvaa, asiantuntijaviestinnän kynnys nousee entisestään. Siksipä viestin tyrmäämisen sijaan hedelmällisempää olisi pohtia yhdessä, miten asiantuntijan viestiä tulisi muotoilla, jotta se soveltuisi julkaistavaksi. Hukkuuko asiantuntijan ääni isossa organisaatiossa? On luonnollista, että isossa organisaatiossa tapahtuu enemmän kuin mistä on mahdollista viestiä. Sisältöjä muotoilevat ja julkaisevat viestintäasiantuntijat ovat päivittäin valintojen edessä. Heidän on päätettävä, mikä aihe on tässä hetkessä organisaation yleisölle tärkeää, tai mitä tarjotaan organisaation nimissä medialle uutisaiheeksi. Valintatilanteissa organisaation asettamat strategiset painopisteet painavat enemmän kuin yksittäisten asiantuntijoiden toiveet. Organisaation toteuttamien viestinnällisten valintojen tulisi olla kaikin tavoin läpinäkyviä. Asiantuntijalle tulisi perustella, miksi hänen asiansa ei sellaisenaan ole riittävän kiinnostavaa viestittäväksi. Jos viestintästrategian linjaukset eivät edistä asiantuntijoiden työstä viestimistä, on aiheellista kysyä, miksi. Ovatko asiantuntijoiden tehtävät vai viestintästrategia ristiriidassa organisaation strategian kanssa? Vai liittyykö ongelma suoraan viestintään käytettävissä oleviin resursseihin? Ilman sisältöä ei ole viestintää - kohti luontevaa yhteistyötä Sekä asiantuntija että viestintäasiantuntija haluavat saada organisaation asiantuntemuksen kuuluviin, joten tavoite on yhteinen. Intressiristiriidoissa onkin kyse ennemminkin yhteisen kielen kuin yhteisen tavoitteen puuttumisesta. Organisaatiolle on eduksi määritellä asiantuntijan työstä viestimisen roolit ja vastuut. Alkuun olisi hyvä selvittää: Onko viestintäasiantuntijoiden tehtävä koordinoida ja sparrata vai tuottaa sisältöjä itse? Onko asiantuntijalla aina velvollisuus viestiä työnsä tuloksista? Väitetään, ettei organisaatioiden nimissä tuotettu viestintä kiinnosta yleisöä sosiaalisessa mediassa samalla tavalla kuin henkilöiden tuottama viestintä. Asiantuntijoita kannustetaankin tekemään itseään tunnetuksi omien sosiaalisen median kanavien kautta ja jakamaan viestiä verkostoilleen. Mitä, jos asiantuntija ei ole sosiaalisissa medioissa? Mitä, jos asiantuntijan henkilökohtainen verkosto ei koostu henkilöistä, jotka voisivat hyötyä hänen työnsä sisällöistä? Mitä, jos asiantuntija viestii sosiaalisessa mediassa liian omaperäisesti? Viestinnän toteuttaminen saattaa olla asiantuntijalla työnkuvaan sisäänkirjoitettuna. Mutta jos näin ei ole, kuinka päästä liikkeelle? Paras tapa kannustaa asiantuntijaa on auttaa luomaan onnistunut kokemus viestinnästä. Kaikilta asiantuntijatyötä tekeviltä odotetaan jatkuvaa oman osaamisen päivittämistä. Yksi ratkaisu viestinnän tarpeiden kohtaamiseen on luoda mikro-oppimistilanteita, joissa pysähdytään löytämään asiantuntijan työn tuloksista viestittäviä merkityksiä ja tuotetaan yhdessä sisältöä. Sellaista, jonka sekä organisaatio että asiantuntija voisivat ylpeinä laittaa maailmalle omien kanaviensa kautta. Yhteistyön puitteiden luomisessa oleellista on tehdä eri alojen ammattilaisia tutuiksi toisilleen. Tämä voi parhaimmillaan edistää myös työyhteisön jäsenten keskinäistä arvostusta ja kestävää toimintakulttuuria. Kirjoittajat Titta-Maria Kettunen työskentelee Metropolia ammattikorkeakoulussa asiantuntijatehtävissä Katse tulevaisuuteen -hankkeen (ESR) projektipäällikkönä. Hän on monipuolisesti eri yritysten kanssa työskennellyt ekonomi ja Helsingin yliopiston maisterivaiheen psykologian opiskelija. Milla Åman Kyyrö työskentelee Metropolia Ammattikorkeakoulussa viestinnän asiantuntijana. Hän on toiminut eri rooleissa hanketyössä vuodesta 2008 alkaen. Vuonna 2021 hän kirjoitti ja toimitti Hankeviestinnän käsikirjaa. Vuonna 2022 hän käynnisti HAVAINTO-vertaisverkostotoiminnan, joka on rento valmennusohjelma Metropolian tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden viestinnän toteuttajille. Lähteet Karppinen, K. & muut. Kenen media? Johdatus viestintäpolitiikan tutkimukseen. Vastapaino, 2015
Viestintä on vallankäyttöä – asiantuntija, tunne arvosi
Asiat, jotka saavat eniten tilaa julkisessa keskustelussa, muuntuvat hiljalleen yleisinä pidetyiksi totuuksiksi. Monimutkaistuvassa maailmassa on luontevaa kysyä juuri tiettyyn aiheeseen perehtyneen asiantuntijan mielipidettä. Asiantuntijalle voi kertyä julkista vaikutusvaltaa, etenkin, jos kilpailevia näkemyksiä ei tuoda esiin. Viestinnällä on aina merkitystä asiantuntijan työssä, vaikkei päätyisikään vaikuttamaan julkisuudessa. Asiantuntija, viesti reilusti Asiantuntija on työnimikkeensä takana kokonainen ihminen, oma persoonansa, joka toimii omalla tavallaan eri tilanteissa. Lähes poikkeuksetta asiantuntijan työhön kuuluu alaansa liittyvän tiedon jalostamista ja jakamista eri yleisöille. Ajatteluamme haastetaan aina, kun jokin yleisesti hyväksyttynä totuutena pitämämme asia muuttuu. Riippuen uuden tiedon merkityksestä vastaanottajalle, yleisö suhtautuu siihen uteliaana, innostuneena, välinpitämättömänä, tai jopa vastustellen. Asiantuntija voi kokea onnistumista, kun muutosvastarintaisetkin alkavat vähitellen sovitella uutta tietoa aikaisempien käsitystensä kanssa yhteen. Asiantuntija on silloin mahdollisesti käyttänyt valtaansa hyvin ja viestinyt vaikuttavasti. Asiantuntijan perehtyneisyyttä aiheeseensa harvoin kyseenalaistetaan. Silti, asiantuntijan työ- ja ajatteluprosessit ovat monitahoiset. Myös asiantuntijalla voi olla tiedostamattomia vinoumia, asenteita ja arvoja. Se on inhimillistä. Reilua yleisöä kohtaan on, että asiantuntija esittää avoimesti, mihin pohjaa omat näkemyksensä. Julkisessa keskustelussa yleisö päättää uskottavuuden Asiantuntijan luotettavuus punnitaan, kun hän esiintyy asiansa kanssa julkisesti. Kyseessä voi olla ammattilaisille suunnattu tapahtuma, perinteisessä mediassa esiintyminen tai sosiaalisen median päivitys. Yleisö voi asettua kannattamaan tai vastustamaan asiantuntijan viestiä, riippuen uskottavuudesta ja samaistuttavuudesta. Miten viestiä asiantuntijana aidosti, mutta uskottavasti julkisessa keskustelussa? Vakuuta tosiasioilla. Erota tosiasiat selkeästi omista mielipiteistäsi. Ole samaistuttava. Anna ihmisyytesi näkyä. Vältä spekulaatioita. On reilua kertoa, jos ei pysty ottamaan kantaa. Tunne yleisösi. Tiedä, kenelle olet viestimässä ja kohdenna viestisi kärki yleisön mukaan. Asetu yleisön asemaan. Mikä heille on oleellisinta tietoa? Kiteytä monimutkainen tieto yleistajuisempaan muotoon. Viesti selkeästi. Välttele kapulakieltä, piirrä selventävä kaavio, avaa kirjainlyhenteet. Asiantuntijan vastuu viestiä omista asiantuntijuuden alueensa asioista koskettaa monenlaisia yleisöjä. Ollakseen samaistuttava ja uskottava, on asiantuntijan samanaikaisesti tunnettava arvonsa ja kyettävä mukauttamaan viestintätyylinsä yleisön tarpeisiin. Viestintä on harjoitus, jossa kehittyy toistamalla Persoonasta riippuen olemme enemmän tai vähemmän avoimia haastamaan omia käsityksiämme vallitsevasta todellisuudesta. Tämä koskee niin asiantuntijaa joka viestii asioista, kuin yleisöä, jolle viesti on kohdistettu. On mahdollista, ettei yksi somepostaus tai aamutelevision haastattelu hetkauta yleisösi arkea mihinkään. Asiantuntijan on hyvä toistaa viestiään eri yhteyksissä, ennen kuin tekee liian hätäisiä johtopäätöksiä viestinnän vaikutuksesta. Sanoman levittäminen yhtä aikaa eri medioissa ja formaateissa lisää viestin tavoittavuutta. Viestinnän ajoittamisellakin voi taktikoida: jos jokin aihe on esillä julkisesti jo valmiiksi, siihen on mahdollista tarjota mukaan oma näkemyksensä. Mielipidekirjoitus, podcast, seminaaripuheenvuoro, haastattelu ammattilehdessä, tai paneelikeskustelu televisiossa ovat kaikki erilaisia viestintätilanteita. Asiantuntijan ja viestinnän asiantuntijan välisellä yhteistyöllä väline- ja kanavakohtainen tyylilajin löytäminen voi tehostaa viestiä entisestään. Mikään ei estä ottamasta johtavan asiantuntijan asemaa jostain vasta kehitteillä olevasta teknologiasta tai työmenetelmästä. Tilaisuus on vain tunnistettava ja hyödynnettävä! Kaikissa Metropolia Ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnassa toteutettavissa hankkeissa työskentelee asiantuntijoita. Hankkeissa tehdään tulevaisuuteen suuntaavaa kehittämistyötä. Monimutkaisista ilmiöistä ja uusista asioista viestiessä voi tuntua vaikealta viestiä, esimerkiksi vakiintuneen sanaston puuttumisen vuoksi. Mutta sen voi kääntää myös edukseen. On mahdollista toteuttaa vaikuttavaa asiantuntijaviestintää julkaisemalla hyvin esitettyä tietoa ja olemalla aktiivinen sosiaalisen median verkostoissaan. Lähteet Mielityinen, Ida 2022: Asiantuntija tietää, mutta saako hän myös tuntea? (aukeaa ihmisyydenmonetpuolet.com) Sopanen, Terttu 2019: Asiantuntijaviestinnän kolme myyttiä (aukeaa brunnen.fi) Mosander, Johanna 2021: Johtaminen on viestintää ja viestintä on vallankäyttöä (aukeaa lsr.fi) Asikainen, Martti 2022: Viestintäkö vallatonta vallankäyttöä (aukeaa esignals.fi) Salminen, Hanna 2019: Valtaa on, jos se otetaan (aukeaa viestijat.fi) Koppelo, Heli 2022: Kaiken pohjalla on ihmiskäsitys (aukeaa suomentyonohjaajat.fi)
Hankeviestinnän osaamisen kehittymisestä hyötyvät kaikki
Ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta (TKI) kasvaa, kansainvälistyy ja vaikuttaa työelämässä. Viestinnän rooli toiminnan näkyvyyden ja vaikuttavuuden edistäjänä on merkittävä. Hankkeiden rahoittajatkin edellyttävät, että toiminnasta ja tuloksista viestitään. Viestinnän asiantuntijuus vaatii ammattitaitoa, kokemusta ja korkeakoulutusta. Työssäni viestinnän asiantuntijana neuvon TKI-hankkeita toteuttavia, eri alojen ammattilaisia. Kun haluan haastaa heitä kehittämään omaa viestintäosaamistaan, mistä lähteä liikkeelle? Tunnista osaamisen tarve tänään ja tulevaisuudessa Oman osaamisen kehittäminen on asiantuntijalle tärkeä työelämätaito. Se lähtee yksilön omien kehittämistarpeiden tunnistamisesta ja motivaatiosta. Kehittyä voi ajan myötä kokemusta kerryttämällä. Kehittyä voi myös tavoitteellisesti, uutta osaamista hankkimalla. Metropolia Ammattikorkeakoulu toteuttaa vuosittain noin sataa hanketta. Jokaisella niistä on projektipäällikkö. Lisäksi niiden parissa työskentelee eri alojen ammattilaisia. Jokainen hanke on ainutkertainen projekti, jossa on tarkoitus saavuttaa ennalta asetetut tavoitteet, tiukasti määritellyissä aika- ja budjettiraameissa. Hanketyön viestintävastuiden järjestäminen koskettaa suurta joukkoa. Yksin tai itselle vieraasta asiasta vastuussa oleminen voi olla kuormittavaa. Paineiden puristuksessa väkisin väännetty viestintä ei ole välttämättä kovin strategista, oikein kohdennettua tai hauskaa. Tosiasia kuitenkin on, ettei kaikkiin hankkeisiin saada kiinnitetyksi viestinnän ammattilaista. Pienimmissä hankkeissa viestinnästä usein vastaa projektipäällikkö yksin. Keskisuurissa hankkeissa viestintävastuuseen voidaan nimittää asiantuntija, joka ei ole viestinnän ammattilainen, ja joka tekee hankkeessa muutakin työtä. Se voi olla toimiva ratkaisu hankkeen tarpeisiin, jos tekijä on motivoitunut tehtävistään. Suuremman budjetin hankkeelle on yleensä mahdollista rekrytoida viestinnän asiantuntija. Hankkeissa työskentelevien viestinnän ammattilaistenkin on päivitettävä osaamistaan. Syventyminen hankkeen aihepiirin tekee viestintätyöstä entistä tehokkaampaa, kun alan sanasto, yleisöt ja viestintäkanavat tulevat tutuiksi. Kääntäen voisi myös ajatella, että eri alan ammattilaisesta voi halutessaan kehittyä ammattiviestijäksi. Toki se vaatii motivaatiota, kokemusta ja lisäkoulutusta. Opetushallitus on ennakoinut media- ja viestintäalan osaamistarpeita Osaamisen ennakointifoorumin toimikaudella 2017- 2020 (PDF). Raportissa luetellaan runsaasti viestinnän tulevaisuuden tarpeita, joissa korostuvat laaja-alainen osaaminen ja teknologinen kehitys. Kehitä kokonaisuuksia ja kokeile käytännössä Asiantuntijaroolissa minulla ei ole muodollista vaikutusvaltaa muihin työntekijöihin. Kun haluan kehittää jotain toimintaa, on neuvoteltava eri rooleissa toimivien tahojen kanssa. Jos tavoitteenani on tarjota hankkeita toteuttaville työkaluja ja tietoa, yksittäiset koulutustilaisuudet voivat olla hyvä ratkaisu. Jos tarkastellaan hanketoimintaan kytkeytyvää viestintää kokonaisuutena, tarvitaan moniulotteisempaa ajattelua. Viestinnän toteuttamiseen ei ole yhtä sapluunaa, joka sopii kaikille hankkeille. Niiden suunnittelussa ja hakemusten kirjoittamisessa on mukana useita eri alojen ammattilaisia. Tarkoituksenmukaisten resurssien takaamiseksi on osattava ennakoida erilaiset tarpeet jo hankehakemusta valmisteltaessa. Jos viestintä on hanketta valmisteleville etäinen asia, sen huomioiminen rahoitushakemuksessa jää helposti vähälle. Kokonaisuudelle on hyödyksi, jos mukaan saadaan viestinnän asiantuntijan näkemys. Tämän järjestäminen voikin olla koko hankeorganisaation toimintaa koskeva kehittämistarve. Päätöksenteon tueksi on selvitettävä todelliset kehittämistarpeet. Nykytilannetta voi arvioida esimerkiksi järjestämällä hankehenkilöstölle kyselyn, jonka tuloksista saadaan tukea johtopäätösten ja ratkaisujen tekemiseen. Päättävissä rooleissa toimivien on helpompi ottaa kantaa ja tukea konkreettisia toimintaehdotuksia. Uusien ratkaisujen kokeileminen käytännössä auttaa arvioimaan niiden toimivuutta ja vaikutuksia. Palautteen ja arvioinnin perusteella toimintaa voidaan kehittää edelleen. Ratkaisuna vertaisoppimisverkosto hankeviestinnän tekijöille Työarjessa kollegan kanssa yhdessä ongelmia ratkoessa ei aina tule ajateltua, että kyseessä on vertaisoppimistilanne. Yksin haasteiden kanssa painiessa ei välttämättä tule ajateltua, että samaa asiaa pähkitään parhaillaan jossain toisaalla. Miten paljon säästyisi aikaa, jos kokoonnuttaisiin pohtimaan yhdessä? Olisiko mahdollista järjestää tilaisuuksia, jossa tuoreet ja kokeneet hankeviestijät ja eri alojen projektipäälliköt jakaisivat omia vinkkejä ja kokemuksia? Olisiko tällaisessa verkostossa mahdollista edistää sekä oman hankkeensa että samanteemaisten hankkeiden yhteistä viestintää? Voisiko toiminnasta hyötyä niin osallistuja kuin koko talo? Verkoston toiminnasta muodostuu osallistujiensa näköistä. Onnistunut verkostotoiminta perustuu jokaisen osallistujan tasavertaiseen kohtaamiseen ja kuulluksi tulemisen tunteeseen. Kun tavoite on luoda toimintaa ja tilaa, jossa saa jakaa ajatuksiaan psykologisesti turvallisessa ilmapiirissä, tarvitaan pelisäännöt. Ne on hyvä luoda yhdessä. Yhteisön inspiraation sytyttämiseen ja vaalimiseen tarvitaan muutamaa onnistunutta kokemusta, jaettua oivallusta sekä jäsenten keskinäistä, vahvaa luottamusta. Metropoliassa käynnistyy syyslukukaudella 2022 HAVAINTO-verkosto, jossa kehitetään koko organisaation hankeviestinnän osaamista tukemalla yksilöiden osaamisen kasvua. Käytännössä tarkoitus on tuoda eri alojen ja viestinnän ammattilaiset osallisiksi hankeviestinnän toteuttajien yhteisöön. Toiminnan tavoitteena on tarjota osallistujille aika ja paikka jakaa kokemuksia, vinkkejä ja esittää niitä tyhmiäkin kysymyksiä. Vain kokeilemalla selviää, mitä hyötyä siitä on hankeviestinnän osaamisen kehittymiselle, hankkeiden näkyvyydelle ja TKI-toiminnan vaikuttavuudelle. Näitä seikkoja kuulostellaan toiminnan edetessä.
Viestinnän asiantuntijuus tukee tutkimustiedon yleistajuistamista
Tutkimus on kivijalka tieteen kehittymiselle. Vain tieteenalan hyväksymien käytänteiden ja eettisten periaatteiden mukaisesti toteutettu tutkimus voi olla luotettavaa ja merkittävää. Tutkimustyötä, sen kysymyksenasettelua, teoreettista viitekehystä, tutkimuksen toteuttamista, tuloksia ja johtopäätöksiä kyseenalaistetaan moneen otteeseen vertaisten joukossa. Kun tutkija on kulkenut onnistuneesti eri vaiheiden lävitse ja on aika saattaa tuore tutkimustieto laajempien yleisöjen ulottuville, tutkijan pitäisi astua ulos tieteellisen julkaisemisen raameista tietotulvan vallassa vellovaan maailmaan. Jotkut tutkijat ovat erinomaisia viestijöitä, eivätkä kaipaa ulkopuolisten neuvoja. Hyvä niin! Mutta kaikki eivät ole yhtä taitavia. Tässä blogimerkinnässä nostan esiin, miten viestinnän asiantuntijuutta edustava ammattilainen voi olla tutkijalle avuksi. Viestinnän asiantuntijuus ei ole nimikkeeseen sidottu Viestintä-käsitteen alle mahtuu koko inhimillisen ja älyllisen kanssakäymisen kirjo. Viestintä on vuorovaikutusta, tiedon jakamista ja vaikuttamista. Viestintää toteutetaan monissa muodoissa ja eri kanavissa. Työkenttänä viestintä on jatkuvassa muutoksessa ja erikoistumisaloja syntyy lisää teknologisen kehityksen edistyessä. Tieteenalana viestintä jakautuu moniin haaroihin (1). Tyypillisesti tutkijalle voi tulla tarve toimittaa tieteellisestä julkaisusta yleistajuinen tietokirja. Tutkija voi olla erinomaisen kykenevä tähän itse, jos tekstin tyylilajien vaihdos sujuu luontevasti (2). Jos näin ei kuitenkaan ole, voi viestinnän asiantuntijuudesta olla hyötyä. Jokaisella viestinnän asiantuntijuutta edustavalla on oma ydinosaamisensa, mutta myös käsitys viestinnän perusteista ja toteuttamisen mahdollisuuksista. Viestinnän asiantuntijuus elää eri tehtävänimikkeiden alla: tiedottaja, toimittaja, tuottaja. Lisätään vielä tarkempi erikoistumisala mukaan, niin saadaan ammattinimikkeitä kuten hanketiedottaja, kustannustoimittaja tai videotuottaja. Edellytykset viestinnän asiantuntijuutta edustavan ammattilaisen kanssa tehtävälle yhteistyölle ovat periaatteessa yksinkertaiset: kun pyytää neuvoa, saa kasan neuvoja. Loput ovat yleensä kiinni neuvojen soveltamiskyvystä tai yhteistyöhön vaadittavista aikaresursseista, joiden käytännön toteutumismahdollisuuksiin tässä blogimerkinnässä ei oteta kantaa. Yhteistyö vaatii molemminpuolista ymmärrystä Kun tutkimuksen tuloksia halutaan jakaa laajemmalle yleisölle kuin tutkijakollegoille, on asetetuttava erilaiseen ajatuskehikkoon. Kuka on yleisö? Kenelle tietoa halutaan jakaa? Mistä tutkimuksessa oli kyse? Mitä tuloksista voi päätellä? Miten ne vaikuttavat yhteiskuntaan, ihmisiin, ympäristöön, talouteen? Miksi lukijan pitäisi välittää asiasta? Näitä kysymyksiä esittämällä syntyy käsitys, mikä on tutkimustekstistä löytyvää tietosisältöä. Tutkijan ja viestinnän ammattilaisen yhteistyön käynnistyttyä on tärkeää löytää yhteinen ymmärrys tavoitteista, yleisöistä, merkityksistä ja taustoista. Ne auttavat hahmottamaan kokonaiskuvaa, johon tutkimus kytkeytyy. Ammattilaisten välinen yhteistyö on hedelmällistä, mikäli viestinnän asiantuntijuutta edustava saavuttaa ymmärryksen tutkimuksen merkityksestä tutkija saavuttaa ymmärryksen periaatteista, joihin yleistajuistaminen perustuu Ei ole tarkoituksenmukaista, että tutkija ulkoistaisi kokonaan tietokirjan tai edes tiedotteen sisällönluonnin vastuun, sillä aina voi jäädä väärinymmärryksen riski. Viestinnän asiantuntijuutta on asettua eri yleisöjen asemaan Tutkimuksesta voidaan viestiä muullakin tavalla kuin toimittamalla tietokirja. Tutkimustuloksista viestimiseksi laajemmalle yleisölle valitaan toimivimmat vaihtoehdot riippuen tavoitteista, aiheesta ja yhteiskunnallisen merkityksen laajuudesta. Voidaan esimerkiksi toteuttaa mediaviestintää, lähettää tiedotteita ja antaa haastatteluja, kirjoittaa yleistajuinen blogikirjoitus tai julkaista infografiikkaa verkkosivuille. Perusperiaatteena on, että mitä laajempi yleisö, sen yleistajuisemmin laadittu ja selkeämpi viesti tarvitaan. Kysymys on ensisijaisesti tekstilajin ja tiedon esittämisjärjestyksen vaihtamisesta, alakohtaisen sanaston vaihtamisesta yleiskieliseen, sekä tieteellisessä kirjoittamisessa välttämättömien elementtien karsimisesta. (3,4) Verkossa on saatavilla runsaasti aineistoa ja ohjeita tiedeviestinnän asiantuntijoilta. Tekipä tutkija itse tai yhteistyössä viestintäammattilaisen kanssa, tutkijan vastuulle jää sisällön oikeellisuuden arviointi. On tärkeintä, että aineistoihin ei eksy yleistajuistamisen vuoksi virheellisiä tai ristiriitaisia tietoja, joista voisi vetää vääriä johtopäätöksiä. Samalla tutkijan on hyvä tiedostaa, että laajasti yleisöä tavoittavissa median uutisjutuissa päätösvalta on journalisteilla, joilla voi olla tarve yksinkertaistaa tietoa entisestään. Tutkijan on siis altistuttava sille epämiellyttävälle mahdollisuudelle, että tiedon kerran lähdettyä maailmalle siitä voi tulla vastaan muuntuneita ja vinoutuneita variaatioita. Lähteet Waaramaa, T., Kääntä, L., Koskela, M. & Isohella, S. (toim.) (2021) Monialainen viestintä - puheesta peleihin. Vaasan yliopiston raportteja 21 (PDF) [Vaasa]: Vaasan yliopisto. Nyqvist, S. (2020) Tutkimuksesta yleistajuiseksi tietokirjaksi (vastuullinentiede.fi -sivusto) Vaattovaara, J. & Strellman, U. 2013. Tieteen yleistajuistaminen. [Helsinki]: Gaudeamus. Raevaara, T. (2016) Tajuaako kukaan? Opas tieteen yleistajuistajalle.[Tampere]: Vastapaino.
Vahvaa vuorovaikutusosaamista tarvitaan tulevaisuuden hanketyössä
Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeita toteuttavat yksilöt ja organisaatiot ovat taustoiltaan erilaisia. Hanketta toteuttavien yksilöllinen osaaminen vaikuttaa vahvasti tulosten saavuttamiseen ja kokonaisuuden onnistumiseen. Maailman muuttuessa myös työelämän osaamisvaatimukset muuttuvat. Mitä merkitystä viestintä- ja vuorovaikutusosaamisella on tulevaisuuden hanketyöntekijöille? Opetushallitus ja Osaamisen ennakointifoorumi (OEF) tuottavat ennakointitietoa koulutuksen, osaamisen ja työelämän tarpeista tulevaisuudessa. OEF:n ensimmäisissä ennakointituloksissa 2021 raportoidaan tulevaisuuden yleisen työelämäosaamisesta ja kansalaisten digiosaamisen vaatimuksista. Raportin mukaan kymmenen yleisintä työelämän osaamisvaatimusta vuonna 2035 tulevat olemaan: Kestävän kehityksen periaatteiden tuntemus Vuorovaikutus-, viestintä- ja kommunikointitaidot Ongelmanratkaisutaidot Luovuus Oppimiskyky Monikulttuurisuustaidot Kokonaisuuksien hallinta Itseohjautuvuus Eettisyys Tiedon hallinta- ja analysointitaidot Ennakointiraportin perusteella vaikuttaa siltä, että vastuullisuuteen ja toisten huomioimiseen liittyvät osaamiset nousevat arvoon tulevan vuosikymmenen aikana. Hankeviestinnän näkökulmasta tämä on erinomainen tieto. Vaikka kaikista ei tule yhdessä yössä huippuviestijöitä tai vuorovaikuttajia, ainakin teeman tärkeys nostetaan esiin. Vuorovaikutusosaaminen edistää keskustelua yhteisistä asioista Tulevaisuuden yhteistyöverkostot (OEF, 2021) -raportin johtopäätöksissä esitetään, että yhteiskunnan toiminta perustuu osaavaan ja riittävään työvoimaan, jota tulee kehittää yhdessä työelämän kanssa: "Erityisosaaminen ja yksilöllisyys korostuvat tulevaisuudessa, siinä missä koulutus, tutkimus ja innovaatiotoiminta kasvattavat toimialoille asiantuntijuuksia. Omalta osaltaan nämä takaavat eri toimialojen kehitystoimintaa sekä uusien palveluiden ja tuotteiden syntymistä." Viestinnän tehtäviä ovat muun muassa tiedonlevitys, maineen hallinta sekä vuorovaikutus. Tiedottamalla huolehditaan, että tarvittavat viestit kulkevat halutun muotoisina ja sopivalla ajoituksella tietoa tarvitseville. Vuorovaikutusta tapahtuu ihmisten välillä eri tilanteissa, kuten keskusteluissa ja neuvotteluissa. Viestintä- ja vuorovaikutusosaamista hyödynnetään verkostoissa ja ekosysteemeissä toimittaessa. Kun maailma pirstaloituu monimutkaiseksi, tarvitaan entistä taitavampaa kommunikointia yhteisen ymmärryksen löytämiseksi. Omaan kuplaan vetäytyminen ei ole työelämässä tulevaisuudessa enää mahdollista. Ainakaan se ei edistä ratkaisujen löytämistä tulevaisuuden ongelmiin. Uusien ideoiden syntyminen vaatii erilaisten ajatusten törmäilyä. Ammatillisessa ympäristössä vastakkainasettelun sijasta on hedelmällisempää edistää yhteisiä asioita hyvässä vuorovaikutuksessa ja erilaisia näkökulmia arvostaen. Henkilökohtaisen osaamisen päivittäminen kannattaa Työelämän murroksessa on kyse vanhojen toimintatapojen ja arvomaailmojen haastamisesta. Hankkeissa ollaan yleensä aktiivisesti uuden ajattelun äärellä, mikä voi auttaa näkemään pitemmälle tulevaisuuteen. Niin TKI-toimintaa toteuttaville organisaatioille kuin yksittäisille hanketyöntekijöille on tärkeää pysyä muutoksessa mukana ja huolehtia omasta uusiutumiskyvystä. Asiantuntijan on kyettävä viestimään omasta työstään paitsi omalle työyhteisölle, myös laajemmille yleisöille. Luultavasti on hyödyksi, oman harkinnan mukaan, tuoda osaamistaan esiin. On mahdollista muokata henkilöbrändiä sosiaalisen median kautta. Joskus kannattaa osallistua keskusteluihin verkossa tai tulee tilaisuus esiintyä julkisesti seminaareissa. Toisille nämä viestintään ja vuorovaikutukseen liittyvät seikat tulevat luonnostaan. Toisten täytyy harjoitella. Jatkuva oppiminen on tulevaisuudessa yksilön urapolun kulmakiviä. Hanketyötä tekevillä on usein määräaikaisia työsuhteita, joita ketjutetaan. Kilpailu työpaikoista riippuu toimialasta, työehdoista ja yksilön osaamisesta. Toiset toimialat harmittelevat työvoimapulaa, joillain aloilla töitä ei enää tulevaisuudessa tule olemaan. Vuosia kestävien jatkotutkintojen suorittamisen rinnalle nousevat hiljalleen vaihtoehtoiset oppimispolut. Esimerkiksi pienempinä kokonaisuuksina omaksuttavat osaamispäivitykset voivat auttaa pysymään osaamisvaatimuksien tasalla. Mikro-oppimisesta tulee parhaimmillaan osa työnteon arkea, kun työnantajat alkavat tarjota paitsi virallisia perehdytyksiä tai syventäviä kurssituksia, myös ohjattuja vertaisoppimistuokioita kollegoiden välillä. Parhaat työnantajat kartoittavat työntekijöiden osaamista säännöllisesti ja kustantavat esimerkiksi täydennyskoulutuksien suorittamista. Jos niin ei ole, kannattaa ajatella omaan ammattiosaamiseen liittyvien opintojen suorittamista esimerkiksi avoimessa ammattikorkeakoulussa tai yliopistossa sijoituksena itseen ja omaan työuraan. Lähteet Opetushallitus, 2021: Osaaminen 2035 ennakointiraportin ensivaiheen tulokset (PDF) Opetushallitus, 2021: Tulevaisuuden verkostoyhteistyö (PDF) Marjo Huhtala & Heli Tuulenmäki · 11.5.2021 Tikissä: Mikro-oppiminen tukee tehokkaasti oppimista työarjessa ja käytännössä
Hanke viestii, huomaako kukaan?
Oletko törmännyt tekstiin, jossa kerrotaan luontevasti tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeen (TKI) tavoitteista ja kohderyhmiin suunnattavista toimenpiteistä? Mikä siinä kiinnitti huomiosi? Saadakseen yleisön taatusti pysähtymään asian äärelle, viestien tulee olla oivaltavia, ytimekkäitä tai viihdyttäviä. Vähemmälläkin taituruudella voi tehdä toimivaa hankeviestintää. Omat kokemukseni Metropolia Ammattikorkeakoulun hankkeiden parissa viestintäsuunnittelijan roolissa painottuvat tekstipohjaiseen viestintään, josta tässä blogimerkinnässä muutama ajatus. Mistä meidän pitäisi viestiä? Onnistunut viestintä saa aikaan halutun vaikutuksen. Riippuen hankkeen tavoitteista, viestinnällä voidaan esimerkiksi: herättää yleinen tietoisuus jostakin asiasta saada viestin tavoittamat ihmiset toimimaan saada aikaan suuri tai pieni muutos kehittää ratkaisu johonkin ongelmaan Tavoitteiden ohella tulee miettiä, kenelle viestitään, millä tyylillä heitä lähestytään ja mistä viestintäkanavista heidät mahdollisesti tavoittaa. Niin, mutta mistä meidän hankkeemme pitäisi viestiä? Hankkeen rahoitushakemus on työsuunnitelma, joka kertoo hankkeen tavoitteet, toteutustavat, toteuttajat ja toteutuksen ajankohdan. Rahoitushakemus on kirjoitettu rahoittajan ennalta määriteltyjen raamien mukaisesti. Se on usein tyyliltään virkamieskieltä, mutta hankkeen alkaessa se on kelvollinen työkalu viestinnän suunnitteluun. Rahoitushakemukseen on hyvä palata, kun halutaan tarkistaa, mitä onkaan luvattu saada aikaiseksi. Hankkeen pitäisi viestiä ainakin siitä, mitä tekoja hanke toteuttaa ketkä hankkeeseen halutaan mukaan miten ja ketä hanke hyödyttää mitä hankkeessa tapahtuu milloin tapahtuu tärkeitä asioita mikä on hankkeen lopputulos ketkä toteuttavat hankkeen Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat laatimaan hankkeen viestintäsuunnitelman. Suunnitelmaa täydennetään tarkempien toimenpiteiden, viestintäkanavien, ajoituksen, budjetin ja vastuiden osalta hankkeen edetessä. Viestintää suunniteltaessa yleisesti ajoitus jaksottuu hankkeen elinkaaren ja välitavoitteiden mukaisesti budjetointi perustuu hankehakemuksessa määriteltyyn henkilötyöaikaan ja ostopalveluihin tarkastellaan suunnitelman toimivuutta hankkeen edetessä ja korjataan sitä tarvittaessa kirjataan myös kriisiviestinnän toimenpiteet suunnitelmaan määritellään loppuviestintä toteutumaan ennen hankkeen päätöskautta Miten kiteyttää hankkeen merkitys? Ihanteellisessa tilanteessa hankkeen parissa työskentelevät luovat toimintansa tarkoituksesta kertovan, yhteisen sanoman, jota ydinviestiksi kutsutaan. Ydinviestiin kiteytyy hankkeen koko olemassaolon merkitys. Ydinviesti välittyy kaikessa hankkeen toiminnassa. Se auttaa projektipäällikköä kertomaan ytimekkäästi hankkeestaan, hankekumppaneita ja ohjausryhmää muistamaan, mistä tässä hankkeessa olikaan kysymys, ja projektityöntekijöitä hahmottamaan, mikä on se iso kokonaisuus, johon heidän tekemänsä työ liittyy. Ydinviestin muotoileminen voi vaatia neuvottelua hankkeessa toimivien kesken, mutta samalla idea hankkeen toteuttamisen syistä kirkastuu kaikille osapuolille. Kohdista sanoma oikein Yleisöä kiinnostavat ensisijaisesti hankkeen toiminta ja aikaansaannokset. Hankkeesta kertoessa on hyvä aloittaa suoraan sisällöllisillä asioilla, kuten: "Järjestämme koulutuksen paketinjakeluteknologiasta; Julkaisimme tuoreen tutkimusraportin uusista tartuntataudeista; Kutsumme sinut seniorikylätapahtumaan." Hankkeen esittely toteuttaja- ja rahoittajatietoineen kuuluu hankeviestintään, mutta se kannattaa jättää viestien loppuun. Viestintää toteutettaessa on hyvä asettua kuulijan, lukijan tai näkijän asemaan. Miten hänen huomionsa herätetään? Mikä hänet pysäyttää asian äärelle? Mikä saa hänet toimimaan? Viestinnän tarpeet muuttuvat hankkeen edetessä. Hankkeen toiminnasta voi olla tarpeen kertoa eri yleisöille. Joskus vain kokeilemalla löytyvät parhaat viestinnän keinot, tyylit ja kanavat, joilla hankkeen kaipaama yleisö tavoitetaan. Mikäli Facebook ei toimi, kokeile Instagramia. Mikäli puhelu ei tavoita, lähetä postikortti. Voisiko asian ilmaista selkeämmin? Voidakseen yksinkertaistaa viestiä, kadottamatta sen sanomaa, on tunnettava käsiteltävä aihe todella hyvin. Tasapainon löytäminen on joskus vaikeaa, kun halutaan välittää toimiva viesti, mutta sisältöä tuotettaessa on paineita tehdä suorite nopeasti. Hankkeiden elinkaaret ovat lyhyet, jolloin on hyväksyttävää julkaista ei täydellistä, vaan riittävän hyvää. Omalle työlleen sokeutuu helposti. Laadun varmistamiseksi työ kannattaa tarkistuttaa muilla ennen julkaisua. Termi sinne, toinen tänne Missä tahansa viestinnällisessä aineistossa ammattilaistermien käyttö voi vieraannuttaa yleisöä pois varsinaisen sanoman ääreltä. ”TKI-hankkeemme kohderyhmään kuulumisesta” lukiessa monella ajatus herpaantuu jo virkkeen alkuun. Yleistajuinen teksti on selkeää ja puhuttelee henkilökohtaisella tasolla. Monesti hankkeissa tehdään asioita, jotka ovat uusia. Niille ei ehkä ole vielä vakiintuneita termejä, jolloin käytetään käännöslainoja. Kotimaisten kielten keskus Kotus antaa suosituksia muun muassa termien suomenkielisistä versioista, joista osa vakiintuu käyttöön uudissanoiksi. Viestinnän onnistumisen arvioinnista Viestinnän onnistumista voi mitata eri tavoin. Lukumäärien mittaamista on helppo toteuttaa. Tuhatpäinen joukko seuraajia hankkeen sosiaalisen median kanavissa näyttää tilastossa hyvältä. Määrällä ei kuitenkaan ole merkitystä, ellei kukaan seuraajista aktivoidu toimimaan hankkeen toivomalla tavalla. Viestinnän onnistumista on hankala arvioida, ellei hankkeella ole suunnitelmaa, jossa on kirjattuna myös viestinnän tavoitteet ja onnistumisen arviointitapa. Yksinkertaisin onnistumisen merkki on, että hanke saavuttaa sen toiminnalle asetetut tavoitteet. Se ei ole mahdollista ilman hyvin toteutettua viestintää.
Tikissä on Metropolian tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI) blogi. Bloggaajat ovat ammattikorkeakoulun henkilöstöä sekä muita TKI-toiminnan asiantuntijoita. Jos haluat kirjoittaa blogiin, ota yhteyttä toimituskuntaan.
Milla Åman Kyyrö, päätoimittaja
Viestinnän asiantuntija, TKI-hankkeet ja kehittäminen
p. 050 342 0341
milla.amankyyro@metropolia.fi
Päivi Keränen
Projektipäällikkö, Muotoilu
p. 040 184 1952
paivi.keranen@metropolia.fi
Jussi Linkola
Projektisuunnittelija, Hankeviestintä- ja julkaisupalvelut
p. 040 184 2448
jussi.linkola@metropolia.fi
Toimituskunta toimittaa Tikissä-blogin sisällöt ennen julkaisua.
3AMK ammattikorkeakoulu asiantuntija Dallaten FUTU hanke hankeviestintä hankkeet hyvinvointi innovaatio innovaatio-opinnot innovaatiot Innovation johtaminen Katse tulevaisuuteen kehittäminen keksintö kestävä kehitys koulutus metropolia minno nuoret Oona-hanke opiskelijat oppiminen osaaminen osaamisen kehittäminen resilienssi service design sosiaali- ja terveysala tekoäly tki TKI-toiminta tulevaisuus tuottavuus tutkimus työelämä työhyvinvointi työllistyminen viestintä vuorovaikutus yhteiskehittäminen yrittäjyys yritystoiminta yritysyhteistyö
Ideoimme, rikastamme ja kehitämme käytäntöön uusia ratkaisuja yhteistyössä yritysten, julkisen sektorin, järjestöjen ja asukkaiden kanssa.