Viestintä on vuorovaikutusta, mikä on tyypillinen ominaisuus ihmislajille. Viestinnän avulla ilmaistaan tietoa kielellisesti sanoin tai nonverbaalisesti, eli sanattomasti ilmein tai elein. Välitämme viestejä ja kerromme tarinoita toisillemme, niistä usein syntyy ajatuksia, mielipiteitä ja tunteita sekä erilaista toimintaa. Viestintä toimii siis tiedonvälittäjänä, jolla vaikutetaan ihmisten tekemisiin, ajatteluun ja asenteisiin. Muiden kanssa jaettuna viestit ja ajatukset saavat usein myös uusia merkityksiä. Aina viestintä ei ole yksiselitteistä. Viestiä ei saateta ymmärtää haluamallamme ja odottamallamme tavalla, vaikka kuinka pitkäjänteisesti ohjaisimmekin sitä. (1)
Ilman viestintää ei olisi organisoitua toimintaa eikä organisaatioita, kertoo Elisa Juholin kirjassaan Communicare! Ota viestinnän ilmiöt ja strategiat haltuun.
Projekteja harvoin tehdään yksin, vaan usein ne toteutuvat tiimityönä. Viestintä ohjaa projektia hallinnoivaa organisaatiota, ja viestinnän avulla välitetään tietoa organisaatiossa. Jos tieto ei kulje, ei myöskään projekti etene.
Projektilla on tavoitteet ja toimenpiteet, joista tulee siis viestiä. Täten viestinnällä voi olla suuri merkitys sen onnistumiseen tai lopputulokseen. Myös siihen, mitä kerrotaan projektin organisaation ulkopuolelle. Täten viestintä tulisi ottaa huomioon projektin jokaisessa vaiheessa, etenkin alussa sopimuksia ja suunnitelmia luodessa. Seuraavaksi avaan näkemyksiä siitä, miten viestintä tulee huomioida kaupallisen TKI-toiminnan salaisissa projekteissa.
Kaupallinen TKI-toiminta korkeakoulussa
Tutkintokoulutuksen rinnalla ammattikorkeakouluissa on TKI-toimintaa. Kyseessä on lakisääteinen tehtävä, joka velvoittaa ammattikorkeakouluja edistämään työelämää ja aluekehitystä sekä uudistamaan alueen elinkeinorakennetta tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan avulla. (2)
Metropolian tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnoissa (TKI-toiminta) ja innovaatiokeskittymissä tehdään kaupallista TKI-toimintaa. Kaupallinen TKI-toiminta tarkoittaa tarjouksen perusteella myytäviä tutkimus- ja kehittämispalveluja (TK-palvelu), jotka täyttävät Tilastokeskuksen määritelmän. Tässä yhteydessä tutkimuksella ja kehittämisellä tarkoitetaan luovaa ja suunnitelmallista toimintaa, jonka tavoitteena on luoda uutta tietoa ja tuottaa uusia tuloksia. Kyseessä ei ole jo olemassa olevan tiedon soveltamista uusien prosessien, tuotteiden tai ratkaisujen kehittämiseksi. (3)
Kaupallisessa TKI-toiminnassa osapuolten välille tehdään usein sopimus, jossa sovitaan tutkimus- ja kehittämisprojektin kohdista tarkemmin. Usein tuo sopimus on salassapitosopimus (NDA, non-disclosure agreement), joka on oikeudellinen sopimus. Sillä halutaan suojata tiedon leviäminen kilpaileville tahoille, kyseessä on siis luottamuksellisuutta käsittelevä sopimus.
Viestintä kaupallisessa TKI-toiminnassa
Usein, kun yrityksellä kauppa käy, niin siitä halutaan myös viestiä, luoda positiivista mielikuvaa ja kertoa, että meillä menee nyt hyvin. Toisinaan, kun myynti on vähäistä, niin markkinoinnilla sitä pyritään puolestaan nostamaan. Viestintä ja markkinointi ovat hyvin samanlaisia, viestintä on informatiivista ja usein yksisuuntaista. Markkinointi taas on myynnin edistämistä, se on keino, jolla halutaan vaikuttaa potentiaalisen ostajan ostopäätökseen.
Projektin kohdalla, josta on tehty salassapitosopimus, viestiminen on tyypillisesti haastavaa tai sitä ei välttämättä voida tehdä ollenkaan.
Viestittävistä asioista on saatettu erikseen sopia, mutta itse olen huomannut, että usein niitä kohtia ei olla edes mietitty. Viestintä on monesti myös jätetty kokonaan pois aivan alussa, jo sopimusta tehdessä. Täten olisi tärkeätä sopimuksia tehdessä, että niiden tekijällä olisi riittävän hyvä ymmärrys ja näkemys viestinnästä koko projektin elinkaaren ajan.
Ohjeita salaisten projektien viestimiseen
Salassapitosopimuksia koskeviin projekteihin, kuten muihinkin projekteihin, tehdään yleensä projektisuunnitelma. Siinä on avattu tarkemmin projektin aihetta ja tavoitteita sekä haluttuja tuloksia. Suunnitelmaan kirjataan myös toimenpiteet, eli millä tavalla projekti toteutetaan, ja missä aikataulussa. Myös viestintä tulee ottaa huomioon projektisuunnitelmaa tehdessä. Viestinnän osalta voidaan kirjata viestinnällisiä tavoitteita ja aiheita, julkaisukanavia tai vaikkapa tehdä ihan toteutusaikataulu.
Vinkkejä viestinnän suunnitteluun sopimusvaiheessa
- Sovi ja kirjaa ylös tarkkaan, mistä projektin eri vaiheista ja asioista on tarpeen viestiä
- Sovi jo sopimusvaiheessa, mistä asioista ei saa viestiä ja kirjaa ne sopimukseen
- Tee viestintäsuunnitelma kullekin projektille yhdessä yrityksen kanssa
Ohjenuorana voisin sanoa, että sovi asiakkaan kanssa mistä asioista on hyvä viestiä ja kirjaa ne projektisuunnitelmaan sekä sopimukseen.
Konsultoi tarvittaessa viestinnän asiantuntijaa
Ihmisiä kiinnostaa kuulla projektin taustalla olevista ideoista ja aiheista, maailmanlaajuisista teemoista sekä uusista innovaatioista. Myös siitä, mitä projektissa tapahtuu, projektien tuotoksista ja tuloksista sekä niiden jatkokehityksistä. Nämä kaikki tulisi osata ottaa huomioon jo ennen sopimusta sekä sitä tehdessä. Yhtenä vaihtoehtona olisi, että sopimusvaiheessa sovitaan erikseen tarkasti ne kriteerit ja aiheet, joista viestitään. Myös millä tavalla viestitään, viestitäänkö projektin aikana eri vaiheista tai vasta, kun projekti on valmis.
Tarvittaessa olisi hyvä konsultoida viestinnän asiantuntijaa, jos viestintä ei ole tuttua itselle.
Viestintä ei ole erillinen osio, vaan osa projektin kokonaisuutta ja toteutusta. Hankkeissakin jo rahoitushakemukseen liitetään viestintäsuunnitelma mukaan, tai viestintä on huomioitu siinä jollakin tavalla. Salaisten projektien kohdalla pätevät siis samat keinot kuin projektien viestinnässä yleisesti.
Kirjoittaja
Laura Matikainen työskentelee projektiasiantuntijana viestinnän parissa Metropolia ammattikorkeakoulun TKI- ja projektipalveluissa. Koulutukseltaan hän on kulttuurituottaja AMK.
Lähteet
- Juholin, Elisa (2022). Communicare! Ota viestinnän ilmiöt ja strategiat haltuun (e-kirja). Helsinki: Infor / Management Institute of Finland MIF.
- TKI.fi (2024). Mikä ihmeen TKI? (tki.fi)
- Tilastokeskus (2024). Tietoa tilastoista. Tutkimus- ja kehittämistoiminta. (stat.fi)
Ei kommentteja