Avainsana: Tapahtumasuunnittelu
Kansainvälistä markkinointia ja tapahtumasuunnittelua Galleria Kuvituksessa
Olin töissä Helsingissä sijaitsevassa Galleria Kuvituksessa keväällä 2024. Galleria Kuvitus sijaitsee Hämeentiellä ja tarjoaa kävijöille ainutlaatuisen kokemuksen kuvittajien luomiin teoksiin olemalla ainoa galleria Suomessa, joka keskittyy vain kuvitustaiteeseen. Galleria Kuvitus toimii Kuvittajat Ry:n alla ja he sijaitsevatkin samassa osoitteessa. Kuvittaja Ry työllistää noin 10 henkilöä, mutta Galleria Kuvituksella työskentelee ainoastaan tuottaja ja kuraattori Veera Jalava. Projektini pääpiste oli kansainvälisessä markkinoinnissa ja siinä keskityin luomaan gallerialle uutiskirjeen, jonka avulla he voivat saada lisä näkyvyyttä ulkomailla ja mahdollisesti näin myös luoda yhteistöitä tulevaisuudessa. Uutiskirjettä suunniteltiin yhdessä kuraattorin kanssa, pidimme palavereja ja suunnittelimme ulkoasua ja sisältöä. Tämän jälkeen etsin samantyylisiä gallerioita pääosin Euroopasta ja lisäsin heitä vastaanottaja listaan sitten oli uutiskirjeen tekoa. Toinen tehtäväni liittyi tapahtumasuunnitteluun. Kuvittaja Ry ja Galleria Kuvitus yhdessä järjestävät keväisin tapahtuman kuvittajille Tapahtumasta haluttiin tänä vuonna tehdä kiva ja rento tapahtuma, jossa kuvittajien on ihana tavata toinen toisiaan. Kesäjuhla - tapahtumassa autoin tilan suunnittelussa ja kyselin paikkoja ja laitoin tarjouspyyntöjä. Osallistuin suunnittelupalavereihin ja ideoimme yhdessä. Tapahtumapäivänä autoin viime hetken koristeluissa ja viimeisten tarvittavien ostosten hankinnassa. Olin myös tapahtumassa paikalla auttamassa. Näiden projektien kautta opin, millaista kuraattorin työ on gallerioissa ja mitä se vaatii. Käytin myös minulle uusia järjestelmiä, kuten Gruppo ja Gruppo maileria. Näiden lisäksi opin, miten uutiskirje tehdään ja, miksi sitä tehdään. Projektien aikana opin myös paljon itsensä johtamista ja oma-aloitteisuutta. Galleria työskentely on kiinnostanut minua pitkään ja oli ihanaa ja hyvin antoisaa päästä kokemaan millaista kuraattorin työ on käytännössä. Kevään aikana oli paljon näyttelyiden avajaisia ja uusia näyttelyitä ja Kesäjuhla - tapahtuma, jotka toivat kivasti lisää sisältöä projekteihin. Tekijä: Ella Tujunen, Kulttuurituottaja 2021
Markkinointialan kilpailujen kultaa metsästämässä
Tapahtumasuunnittelu Kulttuurituotannon opiskelijana olen suuntautunut viimeisten vuosien ajan tapahtumien suunnitteluun. Aloitin työt harjoittelun merkeissä Tapauksella, Pohjoismaiden suurimmassa tapahtumatoimistossa, jossa myöhemmin lunastin paikkani suunnittelutiimissä. Tapahtumien suunnittelu on tärkeä osa tapahtumaa ja oma vaiheensa ennen tuotantoa. Kaikilla tapahtumilla on tarkoitus, miksi niitä järjestetään. Ammattitaitoisen suunnittelun ja onnistuneen tuotannon kautta saavutetaan tapahtumien tavoitteet. Tällöin tapahtumista toivottu lisäarvo toteutuu ja siihen käytetty taloudellinen satsaus on ollut kannattavaa. Töissä ollessa olen oppinut laajemman kokonaisuuden ymmärtämistä ja nähnyt, miten prosessi etenee suunnittelusta tapahtumatuotannon kautta mitä erilaisempiin live- hybridi tai virtuaalitoteutuksiin. Tapahtumien suunnittelua lähestytään aina yksilöllisesti huomioiden tapahtuman luonne, oli kyseessä sitten messut, henkilöstö-, BtoB-, tai kuluttajatapahtumat tai jokin muu tilaisuus. Tapahtumien konseptia miettiessä keskiössä on aina asiakas, heidän toiveensa ja tavoitteensa. Uutena tuttavuutena markkinointialan Awards -kilpailut Suunnittelun lisäksi olen päässyt työssäni tutustumaan mainosalalla toimiviin Awards -kilpailuihin. Kilpailuja on lukuisia mm. Campaign Experience Awards, Grand One ja Effie. Awardseissa kilpaillaan erilaisissa kategorioissa esim. paras virtuaalinen tapahtuma, vuoden luova tapahtuma, vaikuttajamarkkinointi tai brändikokemus. Kilpailuissa mittelöidään luovista ideoista, toteutuksesta ja tuloksellisuudesta alan muiden huipputekijöiden kanssa. Tuomaristo arvioi ja pisteyttää kilpailuun osallistuneet työt. Usein kilpailut huipentuvat juhlalliseen gaalaan, jossa julkaistaan ja palkitaan voittajat. Menestymisen myötä yritykset saavat näkyvyyttä ja tunnustusta onnistuneesta lopputuloksesta. Tunnustus voi toimia tulevaisuudessa yrityksen asiakkaille ‘laatutakuulappuna’ ja sisäisesti boostata yrityksen itsetuntoa ja lisätä entisestään kunnianhimoa. Kilpailuihin osallistuminen on yritykseltä aina iso päätös ja siitä seuraa suuri määrä eri ammattilaisten työpanosta ja yhteistyötä. Usein kilpailuissa kirjoitetaan tapahtuman prosessikulku projektin lähtöpisteestä, ideasta, suunnittelusta ja tuotannosta aina tapahtuman tuloksiin asti. Tekstin tukena käytetään casevideoita ja kuvia. Lisäksi on listaus mukana olevista yrityksistä ja tekijöistä. Menestymiseen vaaditaan hyvää ideaa, selkeitä tavoitteita ja oivaltavaa luovaa toteutusta. Kilpailuissa parhaat voittavat ja siihen jokainen osallistuja tähtää. Oma polku Olen kulttuurituottajaopiskelija, joka on kiinni työelämässä ja opintojen viime metreillä. Päädyin opiskelemaan kulttuurituotantoa, koska moni asia kiinnosti ja tuntui, että tapahtuma-alalla pääsen yhdistämään erilaisia asioita, oppimaan jatkuvasti uutta ja käyttämään taitojani monipuolisesti. Lisäksi sisäisenä drivenä on ollut halu luoda tapahtumia, jossa ympärillä olevat ihmiset saisivat kokea jotain ainutlaatuista ja tuntea onnellisia hetkiä, joista rakentaa muistoja tulevaan. Kohti luovia ja tuloksellisia toteutuksia!
Rakkaudesta lajiin – yksilön tapahtumaelämyksen vahvistamisessa virtuaalitapahtumissa
Vuonna 2020 Covid-19-pandemia ajoi tapahtuma-alan muutostilaan. Pandemian ja Suomen hallituksen linjaamien rajoitusten myötä turvallisten kohtaamisten ja tapahtumien tuottamisen työvälineeksi muodostuivat verkon välityksellä tehtävät tapahtumat eli virtuaalitapahtumat. Virtuaalitapahtumat poikkeavat perinteisistä tapahtumista monin eri tavoin. Luonnollisesti yksi suurimmista eroavaisuuksista on se, etteivät tapahtumaan osallistuvat henkilöt eli yksilöt eivät saavu tapahtumaan fyysisesti tapahtumapaikalle. Näin ollen virtuaalitapahtumissa tapahtumaosallistujalta jää pahimmassa tapauksessa puuttumaan vuorovaikutukselliset kohtaamiset, kokonaisvaltaiset aistielämykset eikä erilaisia tunnetiloja pääse syntymään tapahtuman aikana. Näin ollen yksilö ei välttämättä pääse kokemaan vahvaa tunnetilaa, joka parhaimmassa tapauksessa tuottaa ainutlaatuisen elämyksen. Covid-19-pandemian luoman poikkeuksellisen maailmantilanteen jälkeen elämyksellisyyden ja elämysten merkitys ihmisen elämässä tulee korostumaan entisestään. Arvonluonti esimerkiksi yritystapahtumissa tulee toteutumaan juuri elämysten kautta. Näin ollen yksilön huomioiminen virtuaalitapahtumassa on tapahtumaosallistujalle osoitus harvinaisesta ja puhtaasta anteliaisuuden muodosta. Tämän vuoksi yksilön tapahtumaelämystä virtuaalitapahtumissa tulisi arvostaa ja vahvistaa. Tapahtumaelämyksen muotoilu alkaa yksilöstä Yksilön tapahtumaelämysten vahvistaminen ei ole kuitenkaan yksinkertaista, sillä jokaisen ihmisen elämysten taustalla vaikuttaa aina taustalla olevat tunnetilat, arvot, asenteet, ja motivaatio. Tapahtumaelämyksen vahvistaminen virtuaalitapahtumissa ei ole kuitenkaan mahdottomuus, jos on valmis näkemään vaivaa asian eteen. Tietämällä tarkemmin ja syvällisemmin tapahtumaosallistujasta eli yksilöstä voidaan elämysten syntymiseen ja kokemiseen luoda otolliset puitteet. Yksilöllisen tapahtumaelämyksen vahvistaminen tulisikin aloittaa hyödyntämällä yksilöllisen tapahtumaelämyksen vahvistamisen palvelumalli -työkalua. Tämän palvelumallin avulla toteutetun kyselyn ja saatujen vastausten perusteella tapahtumaosallistujista, ja heidän elämykseensä vaikuttavista tekijöistä voidaan saada kokonaisvaltaisempi käsitys. Elämyspolkumallista apua suunnitteluun Virtuaalitapahtumissa yksilön tapahtumaelämystä tulisi lähestyä elämyspolkumallin avulla. Elämyspolku-mallin alussa on tärkeää miettiä, kenelle tapahtumaa oikeasti tehdään. Toisessa vaiheessa tehtävät valinnat esimerkiksi tapahtuma-alustan suhteen määrittelevät myös käyttäjäystävällisyyttä, elämyksellisyyttä sekä käytettävissä olevia vuorovaikutuksen keinoja tapahtuman aikana. Tässä vaiheessa pyritään minimoimaan ja ennakoimaan kaikki mahdolliset tekniset ongelmat, jotka voivat pahimmassa tapauksessa pilata yksilön tapahtumaelämyksen. Näin ollen tapahtuma-alustan käyttäjäystävällisyys ja ohjeistus tulee ottaa huomioon. Elämyspolku-mallin operatiivisessa vaiheessa hyödynnetään palvelumallin avulla saatuja vastauksia. Esimerkiksi saatua tietoa kohderyhmän mieltymyksistä, oppimistavoista, motivaatiosta tai vapaa-ajan harrastuksista. Yksilö tulisi voida ottaa huomioon juuri sellaisena kuin hän virtuaalitapahtuman osallistumishetkellä on. Iällä, ammatilla tai sukupuolella ei pitäisi olla liian suurta painoarvoa. Virtuaalitapahtumassa eheä käsikirjoitus ottaa yksilön huomioon ja luo tapahtumaan sopivia juonenkoukkuja. Käsikirjoituksen punainen lanka luo pohjan virtuaalitapahtuman tunnelmamuotoilulle, joka auttaa puolestaan yksilön aistielämyksen vahvistamisessa. Vahvan ja näyttävän audiovisuaalisen tarinankerronnan sekä esimerkiksi haju-, maku- ja tuntoaisteja vahvistavan kotitoimituksen avulla voidaan tukea yksilön tunteiden muodostumista virtuaalitapahtumissa. Virtuaalitapahtumissa yksilön elämyksen vahvistamisessa on tärkeää ottaa huomioon myös se, mitä tapahtuu ennen ja jälkeen tapahtuman. Nämä ovat yhtä lailla merkityksellisessä roolissa elämyksen syntymisen kannalta. Tinkimätöntä laatu kohden Yhtenä juurisyynä yksilön tapahtumaelämyksen kokematta jäämiseen virtuaalitapahtumissa voidaan pitää tapahtumatuottajan motivaatiota ja viitseliäisyys tapahtuman tekemistä kohtaan. Välinpitämättömyydellä, ja tuotantovaiheen huonoilla valinnoilla voidaan pahimmassa tapauksessa pilata yksilön tapahtumaelämys. Merkityksellisten elämysten kokemiseksi virtuaalitapahtumissa tulisikin tulevaisuudessa löytää ammattiaan kunnioittavia tapahtumatuottajia. Tuottajia, jotka tekevät työtä suurella sydämellä, jotta ihmiset voisivat kokea elämyksiä virtuaalitapahtumissa. Me tarvitsemme kulttuurituottajia, jotka tekevät töitä - rakkaudesta lajiin. Lue lisää Elinan YAMK-opinnäytetyöstä Yksilöllisen tapahtumaelämyksen vahvistaminen virtuaalitapahtumissa Kulttuurituottaja (yamk) Elina Leppälä on toimii tapahtumatoimisto TAPAUKSEN konseptisuunnittelija
Tapahtumasuunnittelua & trendejä
Työpaikkani, TAPAUS, on tapahtumatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa yritystapahtumia, kuluttajatapahtumia ja messuja Suomessa ja kansainvälisesti. Vuosittain TAPAUS järjestää satoja tapahtumia. Näiden tapahtumien onnistumisesta, luovuudesta ja yksityiskohtia myöten mietityistä kokonaisuuksista saadaan jatkuvasti hyvää palautetta. Se ei ole sattumaa. Olin aika innoissani, kun minulle sanottiin, että trendien seuraaminen ja analysointi olisi osa työnkuvaani Tapauksen suunnittelutiimissä. Kyseinen tiimi koostuu timanttisista ammattilaisista ja luovista neroista, ja siellä tehdään aktiivisesti töitä sen eteen, että ymmärretään ajankohtaisia, kiinnostavia ja ihastusta herättäviä ilmiöitä – trendejä. Trendejä tutkitaan ennen kaikkea sen takia, että kutakin asiakasta halutaan palvella parhaalla mahdollisella tavalla, ja tarjota asiakkaalle – ihmiselle, kuluttajalle – juuri niitä asioita, jotka sillä hetkellä puhuttavat, vaikuttavat ja ilahduttavat. Tavoitteena on luoda laadukkaat ja vaikuttavat puitteet kullekin merkitykselliselle kohtaamiselle. Opintoihini liittyvä projektin puitteissa päädyin lukemaan Elina Hiltusen kirjoittamaa teosta Mitä tulevaisuuden asiakas haluaa – trendit ja ilmiöt (Edita 2017). Voin suositella tätä teosta lämpimästi kaikille, jotka ovat kiinnostuneet trendien vaikutuksesta liiketoimintaan ja erityisesti siitä, miten itse trendejä seuraamalla ja niitä ymmärtämällä voi olla vaikuttamassa oman toimialansa tai yrityksensä tulevaisuuteen. Hiltunen toteaa, että trendejä on haastavaa mitata, ja paras tapa niiden tutkimiseen on havainnointi. Huolimatta työnkuvasta, jokaisen kulttuurialalla kannattaa pitää silmät auki kadulla kulkiessaan ja tarkkailla ihmisten pukeutumista, käyttäytymistä ja mainoksia. Lisäksi eri alojen uutiskirjeiden, sosiaalisen median vaikuttajien, taidekentän ilmiöiden ja medioiden nostojen seuraaminen auttavat kiinnostavien juttujen löytämisessä. Ehdotin havaintojeni perusteella tapahtumasuunnitelmiin erilaisia trendeistä nousevia yksityiskohtia ja kokonaisuuksia, ja monet ideat jalkautuivatkin myyntipresentaatioihin, ja lopulta tapahtumiin. Trendejä, megatrendejä ja hiljaisia signaaleja on käyty kulttuurituotannon opintojen parissa useammallakin kurssilla läpi. Sitran megatrendit muodostuivat melkeinpä yhteiseksi vitsin aiheeksi – tulevaisuus, skenaariot ja megatrendit tuntuivat kaukaisilta asioilta ja olevan irrallaan opiskelijan todellisuudesta. Sitran julkaisut osoittautuivat yhtäkkiä kullanarvoiseksi resurssiksi, kun työni suunnittelun koordinaattorina edellytti trendien ja muutoksen suuntien ymmärtämistä. Kiitos Metropolia, että olitte askeleen edellä ja tuputitte tuottajan työkalupakkiin oikeita välineitä. Koen olevani kulttuurituottajana todella innostavassa työssä, jossa trendien seuraaminen on kiinteä osa arkeani. Tälle haastavalle ja hauskalle tehtävälle mahdollistetaan tilaa kiireisestä aikataulusta, sillä ajan hermolla oleminen on tapahtumatoimistossa jopa onnistumisen edellytys. Kulttuurituottajana voi löytää itsensä muun muassa olemasta tapahtumasuunnittelija, joka seuraa kuumimpia teknologiatrendejä ja sisustuksen uusimpia tuulia. Metkaa. -Marjaana Nieminen, kutu 16
Arabian katufestivaali artistituotanto cultural management festivaali festivaalituotanto hanke itsensä johtaminen itsenäinen projekti johtaminen kansainvälisyys Kansallismuseo Kulttuurialan projektityö kulttuurintuotanto kulttuurituotanto Kulttuurituottaja Kulttuurituottaja 2016 kulttuurituottaja 2017 kulttuurituottaja 2019 kulttuurituottaja 2020 kulttuurituottajat kulttuurituottaja YAMK Kutu15 kutu16 Kutu17 kutu18 markkinointi Metropolia metropolia ammattikorkeakoulu näyttely vartissa opastusvideo opiskelija projekti projektityö some sosiaalinen media tanssi tanssitaide tapahtumatuotanto Tuottajat18 Tuottajat20 tv-tuotanto vapaaehtoisten johtaminen vapaaehtoistyö viestintä yhteishaku