Avainsana: tapahtuma
Tunnetta ja säpinää osallisuustyöhön osallistavan tapahtumatuotannon mallilla
Vaikka nykynuoret eivät tiedä, mitä dynamolla tehdään, on osallistavan tapahtumatuotannon malli, Dynamo, tuonut valoa ja voimaantumista jo usealle kymmenelle nuorelle. Suomen Nuorisoseurojen Dynamon avulla luodaan uusia tapahtumia, tekemistä ja voimaantumista nuorten elämään. Dynamo – valoa ja voimaantumista nuorille Dynamo, malli osallistavaan tapahtumatuotantoon toimii. Tyyliini ei useinkaan kuulu näin polleasti paukutella henkseleitä, uskon enemmän perisuomalaiseen kainosteluun. Kehitin osana opinnäytetyötäni Dynamo, malli osallistavaan tapahtumatuotantoon-konseptin. Kehitystyön aikana oli reilun puolentoista vuoden aikana neljä nuorten tuottajaryhmää, joiden kanssa sain sparrailla aiheen parissa. Keräsin palautetta, haastattelin ja kirjoitin mallia. Matka siihen, että uskallan tuon alun julistuksen tehdä, on ollut haastava. Mutta niinhän se on, kun vähän ”ahistaa”, tietää olevansa oppimisen äärellä. Mittarit, haastattelut ja merkityksellisyyden kokemukset tukena Ja, miksi väitän, että Dynamo toimii? Lähestyn asiaa kahta eri kautta. Ensinnäkin käyttämämme Osallisuuskeskus Kentaurin nuorille henkilöille tarkoitettu osallisuusmittari oli vahvasti lämpimän puolella. Saimme kaikista mittarin väittämistä vähintään 3,5 ja kokonaiskeskiarvoksi muodostui 3,8. Neljä olisi ollut täydet pisteet. Dynamo-tuottajaryhmät vastasivat palautekyselyyn systemaattisesti, ryhmän loputtua, osana ryhmätoimintaa. Vastaajamäärä on siis hyvin lähellä todellista määrää. Toiseksi todistelen asiaa tekemilläni haastatteluilla. Tein yhteensä kahdeksan haastattelua Dynamo-tuottajaryhmien nuorille, joista kuusi päätyi opinnäytetyöhöni. Haastatteluja tehdessä ihmettelin, miksi tämänkaltainen tiedonkeruu ei ole rutiinitoimenpide jokaisessa ohjaamassani ryhmässä. Nuoret nostivat ehdottomaan keskiöön ryhmän ja siinä toimimisen. Se oli tärkeää, kuinka ryhmässä pikkuhiljaa uskalsi tuoda oman äänensä kuuluviin. Ohjaaja tuki ryhmää, antaen ryhmän kuitenkin päättää tapahtumatuotantoon liittyvistä seikoista. Se tuntuikin olevan tärkeä jako; ohjaaja johtaa ryhmää ja tiimihenkeä ja Dynamo-tuottajaryhmä ottaa koppia tapahtumatuotannon päätöksistä. Ryhmähengen ja työn jaon lisäksi esiin nousi tapahtumatuotannon koukuttava luonne. Eräs haastateltavista kuvasi sitä kuin palapeliksi. Ja sanoi nauttivansa myös niistä tilanteista, kun ryhmä yritti saada väärä palaa väärään kohtaan ja lopulta sai ratkaistua sen oikean sijainnin. Eniten esille nousi tapahtumapäivä ja sen tuoma merkityksellisyys. Haastateltavat kuvasivat käsinkosketeltavasti sitä jännitystä, mikä päivään liittyi. Ilmaistapahtumaan liittyvä huoli, tuleeko ketään ja kun lopulta huomaa, että jono kaartaa jo tuntia ennen kulman taakse. Ja, kun yleisö tulee sisään ja heistä näkee, että tapahtuma imee heidät mukaan. Osittain ylpeyteen sekoittui havaintoni mukaan hämmästystä. Me ryhmänä, ja minä, me ja minä olemme tehneet jotain sellaista, johon toiset ilolla tarttuvat. Osallisuus ei ole itsestäänselvyys – se täytyy rakentaa Ja, miksi Dynamon osallisuutta vahvistava kokemus on minulle kehittäjänä niin tärkeä? Alkuun jännitin, että osallisuusaiheita on niin paljon tarjolla, että ehkei Dynamolle ole tilausta. Matkan jatkuessa ymmärsin, että osallisuus on monelle hankalaa. Ja lopulta tiesin, että aitoon osallisuuden kokemukseen tarvitaan roppakaupalla keinoja ja menetelmiä. Ja osallisuuden tulee olla aitoa, konsulteille maksetaan. THL: n SOKRA-hankkeen osallisuuden määritelmässä ajatellaan, että osallisuus on sitä, että ihminen voi vaikuttaa omaan elämäänsä, yhteisön elämäänsä ja yhtyä yhtyeiseen hyvään. Tekemällä yhdessä tapahtumia, voimme saavuttaa nämä kaikki asiat kerralla. Dynamo-mallin neljään jaettu ryhmäprosessin aikajana auttaa ohjaajaa saavuttamaan osallisuuden kaikki näkökulmat. Lisäksi se sisältää alkuun neljän kerran tapahtumapaketin, jonka avulla luodaan uusi tapahtumakonsepti, jonka omistajiksi ryhmään osallistuvat nuoret pääsevät. Matka on kuitenkin tärkein. Dynamossakin tärkeintä on, että meillä on aikaa kohdata toisemme ja kysyä, mitä kuuluu? Se kysymys tekee meidät näkyviksi ja osalliseksi ympäröivään maailmaan. Nazia Asif on juuri kulttuurituottaja (ylempi AMK) tutkinnosta valmistunut Dymamo-mallin testaaja ja kehittäjä. Lue lisää mallista ja Nazian ajatuksista hänen opinnäytetyöstään Nuorten osallisuuden vahvistaminen yhdessä tapahtumia tehden.
Näin ruokit satapäisen työryhmän helposti, vaivattomasti ja ilmaiseksi*! – 5 vinkkiä
*sponsorin tukemana Oletko juuri päätynyt tilanteeseen, jossa sinun täytyy saada ruokittua satapäinen vapaaehtoistyöryhmä puolen vuoden kuluttua järjestettävässä tapahtumassa, ja ainoa aseesi horisontissa siintävää nälkää vastaan on sponsorihankinta? Se on yleisempää kuin voisi luulla, sillä olen itsekin ollut samassa tilanteessa! 1. Mmm, eli Makustele, (bench)markkaa ja mahtipontisoi Ruokasponsorin hakeminen kannattaa aloittaa ihan vain pohtimalla, että minkälaista ruokaa tapahtumasi vaatii. Hyödynsin itse tässä pohdinnassa tapahtuman muuta tuotantotiimiä ja kävi ilmi, että vapaaehtoistyöryhmä kaipaa tapahtumapäivään eritoten helppoa välipalaa. Mikäänhän ei ole helpompi välipala, kuin leivänkannikka, ja leipäala tuottaa myös hävikkiä, joten siinäpä täydellinen kohde tuotesponsorin tavoitteluun. Mikäli tapahtumasi ei ole täysin uniikki (jos on, niin laittakaa kutsu, haluan kokea!), on mahdollista, että samankaltaisia on järjestetty aiemminkin. Jos vertailukohtia voi löytää, niin kannattaa tutustua vastaavanlaisiin tapahtumiin ja niiden mahdollisiin sponsoreihin. Jos sponsorien joukosta löytyy leipäfirmoja, on mahdollista, että heitä voisi kiinnostaa tukea sinunkin tapahtumaasi – toki näkyvyyttä ja muita etuja vastaan! Ennen ensimmäistä yhteydenottoa on myös edukasta miettiä, miten leipähanat voisi saada aukeamaan. Jos tapahtumasi on keräämässä monipäisen yleisön, siitä kannattaa mainita. Mikäli yleisössä on aiempana vuonna ollut tai tulee nyt olemaan julkimoita, kannattaa heilläkin mehustella oikein kunnolla. Suosittelen kertomaan kaikista meriiteistä mahdollisimman mahtipontisesti, kunhan sanoista on löydettävissä myös totuuden taikinajuuri. Sosiaalisen median näkyvyys on myös pienintä mitä tarjota voi, ja mikäli tapahtumaan tulee sponsorien logoilla varustettu kuvausseinä, on leipädiili jo lähes taattu! 2. Laita sähköpostilaatikko laulamaan Vaikka mielessäsi olisi yksi tietty täydellinen leipäfirma, kannattaa sponsorihankintasähköposteja laittaa vähintään kymmeneen muuhunkin. Vastauksen saaminen on nimittäin hyvin epätodennäköistä, ja myöntävän vastauksen saaminen sitäkin haastavampaa. Mutta ei hätää! Minäkin sain ensimmäistä kertaa sponsorihankintaa tekevänä juniorituottajana aivan oivallisen leivontayrityksen yhteistyökumppaniksi! Kun sopiva yhteistyökumppani löytyy, on verrattain tärkeää sopia muutamista yksityiskohdista. Paljonko leipää ja muita leipomotuotteita on mahdollista saada? Mistä ne voi hakea, vai voiko yritys jopa kuljettaa ne perille? Opin nimittäin oman sponsorihankkijan urani aikana, että jos tapahtuma järjestetään Helsingissä, ei välttämättä kannata sopia leipomotuotteiden hakemista Suomen Turusta. Onneksi löytyi kuitenkin yritys, joka oli valmis jopa postittamaan muutaman paketillisen leipomotuotteita tapahtumaamme, ihanaa! 3. Panikoi Vaikka leipäkuljetus olisi sovittu monta kuukautta etukäteen ja sen varmuus varmistettu tasaisin väliajoin ennen tapahtumaa, on silti mahdollista, että kaksi päivää ennen h-hetkeä käy ilmi, että kiireistä arkea viettävä leivontafirma on yksinkertaisesti unohtanut lähettää lupaamaansa leipäset, hupsis! Apua, mikä neuvoksi? 4. Soittele ja sympatisoi Tässä kohtaa huippuluokan tuottaja ei luovuta, vaan keksii luovia ratkaisuja! Ensin kannattaa soitella läpi kaikki tuntemansa leipomot ja kertoa samalla koskettava nyyhkytarina tarmokkaasta työryhmästä ja siitä, kuinka leipomolla on mahdollisuus näyttäytyä erittäin edustavassa valossa vatsat tyhjäksi jättäneen kilpailijansa rinnalla. Jos leipomoihin soittelu ei auta, voi vielä viimeisenä oljenkortena kokeilla uutta sähköpostittelukierrosta leipäalan yrityksiin, jotka eivät aiemmin vielä syystä tai toisesta ehtineet reagoida huippuluokan sponsoritarjoukseesi. Voihan olla, että paikallinen leipomoketju toteaakin, että he ovat kilpailijaansa merkittävästi parempia ja ylipäätään todella hyviä tyyppejä, ja koko tapahtumaa edeltävän päivän hävikki säästetään tapahtumaasi varten, miten upeaa! 5. Nauti työsi leivistä Nyt voit hakea leipäkuorman tapahtumapäivän aamuna, ja tepastella polleana pitkin takahuoneita leipäkoreinesi päivinesi, tarjoten maksutonta mannaa jokaiselle sitä kaipaavalle. On tärkeää myös muistaa mainita, kenen ansiosta leivät ovat pöytään päätyneet. Pidemmässä kahvileipäkeskustelussa voi myös kertoa, kuinka tuottajan työssä tärkeintä on valmistautua ajoissa, ja kuinka leivätkin on neuvoteltu jo hyvissä ajoin – edellisenä iltana. Kulttuurituottaja 2022 Sponsorihankinnan projektityö Esa Hynynen
Kokouksien ja juhlien tulevaisuuden palveluvalikoimaa värittää laadukas palvelukokemus
Oletko pohtinut tapahtumajärjestämistä museoiden kontekstissa? Tuoreessa opinnäytetyössäni keskityn selvittämään kokous- ja juhlapalveluita käyttävien asiakkaiden tulevaisuuden palvelutarpeita erityisesti tapahtumajärjestämiseen museoympäristössä. Palvelutarpeita kerättiin kahdessa työpajassa sekä kyselyn avulla erityyppisiä kokouksia ja juhlia järjestäviltä yritysasiakkailta sekä tapahtumajärjestämisen ammattilaisilta. Opinnäytetyöni on esiselvittävä kehittämishanke, jossa etsittiin myös palvelukokemukseen vaikuttavia tekijöitä. Opinnäytetyön tuloksista nousi huomio, jossa tulevaisuuden palvelutarpeita siivittää poikkeuksetta myös laadukas palvelukokemus. Laadukkaan palvelukokemuksen aikaan saamisessa yhdistyvät tulevaisuuden palvelutarpeet aina kokoustamisen peruspalveluista merkityksellisiin, kestäviin sekä asiakkaat huomioiviin vaivattomiin palveluratkaisuihin. Kokonaisvaltaisella palvelukokemuksella on tärkeä merkitys asiakkaalle Esiselvittävässä kehittämishankkeessa käy selväksi, että palvelukokemus vaikuttaa voimakkaasti asiakkaan haluun järjestää tilaisuus itselleen mieluisassa tapahtumapaikassa. On todennäköistä, että tapahtumapaikkaan palataan uudestaan, jos aiempi kokemus tapahtuman järjestämisestä on ollut hyvä. Kokonaisuus on kunnossa kun puitteet, palvelun taso ja hinta vastaavat asiakkaan vaatimustasoa. Esiselvittävän kehittämishankkeen tuloksista voi todeta, että moni kokee tulevaisuudessa kestävän kehityksen raamien määräävän entistä enemmän tapahtumien suunnan. Kun tapahtumapaikka viestii selkeästi omasta arvomaailmastaan, on asiakkaan mahdollista tehdä valintoja arvopohjaisesti. Palvelukokonaisuuden toivotaankin tulevaisuudessa olevan linjassa asiakkaan arvojen kanssa. Palvelun arvoa lisää, kun asiakas tuntee olevansa osana erityistä kokonaisuutta mahdollistaen merkityksellisiä kohtaamisia muille. Kokonaisvaltaisuus toteutuu muun muassa sen kautta, että palvelut saadaan helposti saman katon alta ja palvelut toimivat sujuvasti. Mahdollisuus osallistua tapahtumiin paikkariippumattomasti ja mahdollisuus valita ohjatun tai itsenäisesti kulutettavan palvelun väliltä, parantavat palvelukokemusta. Ammattitaitoinen henkilökunta vaikuttaa palvelukokemukseen positiivisesti Asiakkaat toivoivat, että kokous- ja juhlapalveluiden henkilökunnasta löytyy edustaja, jonka kanssa tapahtuma organisoidaan alusta loppuun. Henkilöltä kaivataan ideoita, näkemystä ja tukea tapahtuman toteuttamiseen. Opinnäytetyön tietopohja nostaakin esiin, että aito kiinnostus asiakkaaseen on äärimmäisen hyvä tapa erottua. Sopivien palveluratkaisujen ehdottaminen asiakkaalle helpottuu, kun henkilökunta on sitoutunut asiakkaaseen ja ymmärtää tilaisuuden luonteen. Asiakas on saatava tuntemaan, että hänestä välitetään ja hän on turvallisissa käsissä. Työntekijöillä onkin palvelukokemuksen onnistumisen kannalta tärkeä rooli ja asiakkaat arvostavat kokenutta henkilökuntaa. Merkityksellisen ja luottamuksellisen yhteyden luominen palveluita tarjoavan yrityksen asiantuntijaan myös sitouttaa asiakkaan. Asiakas haluaa järjestää tilaisuutensa myös jatkossa paikassa, jossa se on vaivatonta itselle entuudestaan tuttujen henkilöiden kanssa. Tapahtumapaikka pystyy myös suunnittelemaan palveluita paremmin asiakkaalle, koska tuntee hänen tarpeensa ja tyylinsä. Tapahtumapaikan on kuitenkin hyvä tarjota asiakkaalle vaihtelevuutta ja uusia mahdollisuuksia tapahtumien toteutuksen osalta. Onnistunut palvelukokemus on monen tekijän summa Palvelukokemuksen arviointi alkaa jo ensimmäisestä kontaktista yritykseen ja kestää asiakkuuden loppuun asti. Asiakkaalle mieluista palvelukokemusta vahvistaa, kun tietoa on kätevästi saatavilla esimerkiksi nettisivuilla helposti ymmärrettävässä muodossa. Tämä voi edellyttää esimerkiksi esittelyvideoita, joihin asiakkaat voivat tutustua ennen käyntiä paikan päällä. Henkilökohtaisesti saatu esittely paikan päällä sinetöi usein päätöksen siitä järjestetäänkö tilaisuus tapahtumapaikassa ja siksi sen onnistumisella on merkittävä rooli. Käynnin jälkeen palvelukokemukseen vaikuttaa se, kuinka ripeästi asiakas saa vastauksia kysymyksiinsä. Yleisesti asiakkaat toivovat helppoa prosessia tapahtuman järjestämiseen. Palvelukokemuksen kannalta on tärkeää, että asiakas kokee saavansa tapahtumaan sijoittamalleen rahalle, ajalle ja vaivalle vastinetta ja tapahtumapäivälle asetetut odotukset lunastetaan. Esiselvittävästä kehittämishankkeesta käy ilmi, että on aiheellista tarjota valmiita pakettiratkaisuja, jotka ovat kuitenkin muotoiltavissa joustavasti asiakkaan tarpeisiin. Näissä tilanteissa korostuu erityisesti se, että henkilökunnan edustaja on innostunut ja perillä asiakkaan tarpeista, ehdottaen tarvittaessa uutta ja yllättävää ratkaisua peruspalveluiden lisäksi. Ratkaisu toteutukseen voi löytyä myös museon monipuolisilta kumppaneilta, jotka otetaan mukaan toteuttamaan laajempia palvelukokonaisuuksia tapahtumapaikkana toimivan museon koordinoimana. Kulttuurituotannon YAMK-tutkinnon suorittaneen Carita Elkon työtausta on tapahtumatuotantojen suunnittelun ja toteutuksen parissa. Asiakasrajapinnassa työskentely loi kipinän palvelukokonaisuuden kehittämiseen. Laadukkaan palvelukokemuksen mahdollistavia työkaluja hän soveltaa onnistuneen kohtaamisen toteutumiseen myös resurssoinnin parissa tämän hetkisessä työssään Creative Technology Finland Oy:lla. Lue lisää opinnäytetyöstäni Elko, Carita (2023). Kansallismuseon kokous- ja juhlamyynnin palveluiden kehittäminen ja tulevaisuuden palveluvalikoima Metropolia ammattikorkeakoulu, kulttuurituottaja (YAMK) opinnäytetyö.
Palvelumuotoilu tapahtumatuottajan työkaluna
Tapahtumatuottajalla on käytössään erilaisia työkaluja, ja jo opintojen alusta asti meille Metropolian kulttuurituottajille on puhuttu tapahtumatuottajan työkalupakista. Työkalupakki sisältää paljon tuottajalle tärkeitä asioita, jotka auttavat rakentamaan onnistuneen tapahtuman. Haluaisin lisätä tähän työkalupakkiin yhden uuden asian: nimittäin palvelumuotoilun. Palvelumuotoilu on yksinkertaisuudessaan asiakaskokemuksen tarkastelua ja parantamista. Apuna voidaan käyttää esimerkiksi palvelupolkua, johon merkitään kaikki mahdolliset kontaktipisteet, eli hetket, jolloin asiakas on suoraan tekemisissä tapahtuman kanssa. Kontaktipisteiden kohdalla voidaan pohtia, miten tätä kohtaamista voidaan tehdä asiakkaalle esimerkiksi helposti lähestyttävämmäksi, helpommin ymmärrettäväksi, tai helpommin löydettäväksi. Palvelumuotoilu toimi isona apuna oman itsenäisen projektini kanssa. Tuotin Ernubileet-nimisen tapahtuman yhteistyössä Tiivistämön kanssa. Tapahtumassa soitettiin japanilaista rock-musiikkia sekä kävijöille tarjottiin teemaa sopivaa aktiviteettia esimerkiksi pukukisan ja cover-bändin muodossa. Bändi soitti genren tunnettuja kappaleita. Projektissani keskeisenä ideana toimi valmiin tapahtumaidean kehittäminen. Oli oleellista miettiä, mitä aikaisemmista tapahtumista voitaisiin oppia ja miten asiakaskokemusta voitaisiin parantaa. Olin itse ollut kävijänä aikaisemmissa tapahtumissa, joten minulla oli valmiiksi itselläni selkeä kävijän näkökulma siitä, mitä olin jäänyt kaipaamaan lisää, mutta myös siitä, mikä tapahtumassa oli onnistunutta. Aloitin tapahtuman rakentamisen pohtimalla, mitä aikaisemmista tapahtumista oli jäänyt mieleen niin hyvässä kuin pahassa. Tapahtumaa työstäessä pyrin pitämään mielessäni sen, miten tapahtuma olisi mahdollisimman kävijäystävällinen, oli sitten kyse viestinnästä, tapahtuman aikataulusta tai pienistä asioista, kuten tapahtuman drinkkilistasta. Kesäopintoina käymäni kurssi palvelumuotoilusta toimi hyvänä apuna yleisellä tasolla, sillä se oli tarjonnut minulle lisätietoa palvelumuotoilusta. Sieltä saatu tieto tuli vaan soveltaa tapahtumatuotantoon sopivaksi. Pidin mielessä palvelupolun rakenteen. Pohdin kaikkia mahdollisia tapoja, miten potentiaalinen asiakas tulisi olemaan tekemisissä tapahtuman kanssa. Mietin myös sitä, miten tapahtumasta voisi tehdä mahdollisimman houkuttelevan. Tapahtuma oli mielestäni koronan aiheuttamiin olosuhteisiin nähden hyvin onnistunut. Uskon että asiakaslähtöisyyden korostaminen auttoi suunnittelussa paljon. Haluankin kannustaa muita tuottajia tutustumaan palvelumuotoiluun –perustasonkin tietämys aiheesta voi viedä pitkälle. Vaikka asiakaslähtöisyys voi tuntua itsestään selvältä asialta pitää mielessä, asian syvempi pohtiminen esimerkiksi palvelupolun avulla voi tuoda esiin asioita, jotka eivät olisi muuten välttämättä nousseet puheenaiheeksi.
Arabian katufestivaali artistituotanto cultural management festivaali festivaalituotanto hanke itsensä johtaminen itsenäinen projekti johtaminen kansainvälisyys Kansallismuseo Kulttuurialan projektityö kulttuurintuotanto kulttuurituotanto Kulttuurituottaja Kulttuurituottaja 2016 kulttuurituottaja 2017 kulttuurituottaja 2019 kulttuurituottaja 2020 kulttuurituottajat kulttuurituottaja YAMK Kutu15 kutu16 Kutu17 kutu18 markkinointi Metropolia metropolia ammattikorkeakoulu näyttely vartissa opastusvideo opiskelija projekti projektityö some sosiaalinen media tanssi tanssitaide tapahtumatuotanto Tuottajat18 Tuottajat20 tv-tuotanto vapaaehtoisten johtaminen vapaaehtoistyö viestintä yhteishaku