Avainsana: yhteistyö
Mistä aloittaa hankkeen viestinnän suunnittelu?
Tutkimus-, kehitys- tai innovaatiohankkeen toiminnasta tai tuloksista on vaikea kertoa laajoille joukoille ilman viestintää. Hankeviestinnälle on ominaista, että hankkeen kesto, budjetti ja tavoitteet ovat ennalta määritellyt. Viestinnässä onnistuminen edellyttää taitoa, harkintaa ja hankekumppanien välistä yhteistyötä. Tässä blogikirjoituksessa kerrotaan, mistä lähteä liikkeelle hankkeen viestinnän suunnittelussa. 1. Varaa viestinnän resurssit rahoitushakemusta laadittaessa Hankerahoitus haetaan ja myönnetään tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ilman riittäviä resursseja on vaikea toteuttaa hyvää viestintää. Hankkeen viestintään kohdistuvat tarpeet on perusteltava rahoitushakemuksessa. Rahoittaja lopulta päättää, paljonko resursseja myönnetään. Kaikissa tapauksissa viestintä kannattaa suunnitella kohdennetusti ja resurssiviisaasti. Huolehdi, että hankehakemukseen varataan viestinnälle tarvittavat henkilötyötunnit. Varmista, että eri ammattilaisilta ostettavat palvelut budjetoidaan mukaan. Viestinnän ammattilaisen palkkaaminen hanketyöhön on ihanteellinen lähtökohta. Aina tämä ei kuitenkaan ole mahdollista. Hankkeessa työskenteleviltä saattaa löytyä niin ideoita kuin kykyjä viestinnän toteuttamiseen. 2. Tunnista viestinnän tarpeet Kirkasta viestintää suunnitellessa: Mitkä ovat hankkeen keskeiset tavoitteet? Nämä lukevat hankehakemuksessa. Mitkä ovat hankkeen kohderyhmä(t)? Nämä on määritelty hankehakemuksessa. Miten hanke hyödyttää kohdeyleisöä? Miten viestintä voi tukea hankkeen edistymistä ja sen tavoitteiden saavuttamista? Mistä saa lisätietoa hankkeesta? Hankkeen parissa työskenteleviä helpottaa, kun hankkeelle on luotu yhteiset ydinviestit. Näiden avulla on helppo viestiä ulospäin yhtenäisellä tavalla. 3. Määrittele viestinnän roolit ja vastuut Viestintää helpompi toteuttaa, kun vastuut ja pelisäännöt ovat selvät. Näiden seikkojen tulisi olla tiedossa kaikilla hankkeen toteuttajilla: Kuka vastaa viestinnästä? Ketkä toteuttavat viestintää? Miten viestinnän toteuttaminen koordinoidaan? On arvokasta tunnistaa myös yhteisvastuullinen viestintä. Esimerkiksi hankkeen tapahtuman onnistuminen voi edellyttää sitä, että kaikki hankekumppanit välittävät tapahtumakutsun omien organisaatioiden viestintäkanaviin - ja tarvittaessa myös henkilökohtaisiin ammatillisiin verkostoihinsa. Ennakkosuunnittelusta huolimatta eteen voi tulla yllättäviä tilanteita. Kannattaa sopia ennalta, miten vastuut jakautuvat poikkeus- tai kriisitilanteista viestimisessä. Kriisin hetkellä kaikki paine kohdistuu todennäköisimmin projektipäällikköön. Vastuuhenkilön asemaa helpottaa, jos hän tuntee edustamansa organisaation kriisiviestintäohjeet. 4. Aseta toimenpiteet tärkeysjärjestykseen Viestinnällä on tarkoitus tukea hankkeen etenemistä ja sen tulosten jakamista. Joskus voidaan joutua valitsemaan kahden tai useamman vaihtoehdon väliltä. Päätöksenteossa kannattaa huomioida hankeviestinnän toteuttamisen vähimmäisvaatimukset: Rahoittajan viestintäohjeet. Jos ohjeissa määritetään millintarkasti, millä tavoin rahoittajan logon on oltava näkyvissä viestintäaineistoissa, tätä on noudatettava yli muiden vaihtoehtojen ja toiveiden. Viestinnän toteuttamista raamittava lainsäädäntö. Näitä ovat esimerkiksi tietosuoja, verkkosaavutettavuus ja tekijänoikeudet. Hankehakemuksessa luvatut viestintätoimet. Jos hakemuksessa mainitaan, että hankkeen aikana tuotetaan tulokset kokoava verkkojulkaisu, rahoittaja edellyttää tämän toteutuvan. Viestintää suunnitellessa on huomioitava rahoittajan ohjeet, lainsäädäntö ja hankesuunnitelmassa luvatut asiat. Muutoin viestinnän toteuttamisessa vain luovuus on rajana. 5. Suunnittele viestinnän toteutus hankkeen resurssien puitteissa Hankkeen varsinaisen viestintäsuunnitelman luominen on ihannetilanteessa ammattiviestijän vastuulla ja se tehdään vuorovaikutuksessa kaikkien hanketta toteuttavien kanssa. Hankkeen määräaikaisuus, budjetti ja työaikaresurssit rajaavat kuitenkin toteutusmahdollisuuksia. Viestinnästä vastaavan vastuulle voi jäädä valtavasti käytännön toimenpiteistä päättämistä. Siksi viestinnästä vastaavan tulisi olla mukana hankkeen toimintaa suunniteltaessa. Viestintää suunnitellessa on osattava tunnistaa hankkeen kannalta oleellisimmat toimenpiteet. Suunnitteluvaiheessa tukeudutaan yleensä rahoittajaohjeisiin ja hankehakemukseen. Joskus nämä materiaalit ovat tulkinnanvaraisia. Silloin voi olla tarpeen varmistaa, miten rahoittaja tulkitsee asiat. Viestinnän onnistumista, näkyvyyttä ja vaikuttavuutta mitataan eri tavoin. Tavoitteet kannattaa suhteuttaa käytössä oleviin resursseihin. 6. Jousta suunnitelmista tarvittaessa Viestintä elää hankkeen edetessä. Strategisesti laaditut, tarkat suunnitelmat ovat monen mieleen, mutta joustoakin tarvitaan. Esimerkiksi, jos suunnitellut viestintätoimenpiteet eivät tuota toivottua tulosta. Ehkä kohdeyleisö ei enää käytä TikTokia, vaan on siirtynyt uudelle alustalle. Tällöin ei kannattane jatkaa sisällöntuotantoa TikTokiin. hankesuunnitelmaa kirjoittaessa ei ole voitu ennakoida hintatason äkillisiä muutoksia. Jos budjetti on käymässä vähiin, on aiempia suunnitelmia muutettava. Hyvässä vuorovaikutuksessa luotu kumppanien ja rahoittajan välinen luottamus takaa sen, että vaikeiltakin tuntuvista hetkistä päästään yli yhdessä. Lisälukemista Hankeviestinnän käsikirja (2021), Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja Viisi vinkkiä hankeviestintään (2021), Tikissä-blogi
Kuinka rakentaa avointa yhteistyötä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan?
Euroopan unionin (EU) ja Suomen tutkimus- ja innovaatiotoiminnan keskiössä on avoimuus ja eri toimijoiden välinen yhteistyö. EU:n tutkimus- ja innovaatiotoiminnan perusperiaatteet, jotka lanseerattiin jo komissaari Carlos Moedasin toimesta vuonna 2015, ovat avoin innovaatio, avoin tiede, avoin maailmalle. Euroopan komission keskeinen tavoite on kestävä ja osallistava kasvu. Tavoitetta edistävät eri Euroopan alueiden omat tutkimus- ja innovaatiotoiminnan älykkään erikoistumisen strategiat. Nämä strategiat tulee luoda yhteistyössä seuraavien eri toimijaryhmien kesken: korkeakoulut ja tutkimuslaitokset yritykset julkinen sektori kansalaiset ja kansalaisjärjestöt (Foray et al., 2012). Tutkimus- ja innovaatiotoiminnan älykkään erikoistumisen strategian kehittämisen ja implementoinnin prosesseja kuvattaessa käytetään englanniksi käsitteitä ”entrepreneurial discovery process” ja ”quadruple helix”. Molemmat käsitteet pohjautuvat tieteelliseen tutkimustyöhön alueellisista innovaatiojärjestelmistä, joiden mukaan innovaatiot syntyvät eri toimijoiden välisen vuorovaikutuksen tuloksena. Yrittäjä tässä yhteydessä kattaa eri toimijaryhmät niin julkisen kuin yksityisen sektorin organisaatioissa, yliopistoissa, tutkimuslaitoksissa ja yksittäiset kansalaiset sekä kansalaisjärjestöt ja kaikki toimijat tuleekin nähdä yhtä tärkeinä (Rodríguez-Pose and Wilkie, 2016). Yllä mainittuja käsitteitä, niiden taustoja ja kehittymistä on käsitelty julkaisemissani tutkimusartikkeleissa, jotka pohjautuvat case-tutkimukseen Suomen maakuntien älykkään erikoistumisen strategiaprosesseista (Roman et al. 2020; Roman et al. 2018; Roman & Nyberg, 2017). Suomen kansallisen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatio (TKI) -tiekartan yksi kolmesta kehittämiskohdasta on uusi kumppanuusmalli, jonka tavoitteena on vahvistaa ja tukea yhteistyötä eri toimijoiden välillä. Näitä toimijoita ovat muun muassa korkeakoulut, tutkimuslaitokset ja yritykset. Kumppanuusmalli tukee toimijoiden välistä yhteistyötä kooten kansallista ohjelmallista rahoitusta suuremmiksi kokonaisuuksiksi ja kytkee toiminnan tukemiseen entistä vahvemmin EU:n ja muun kansainvälisen rahoituksen lähteet (Opetus- ja kulttuuriministeriö, 2020). Esimerkkejä Metropolian innovaatiokeskittymien käytänteistä Metropolian innovaatiokeskittymät ovat syntyneet globaalien ilmiöiden ympärille. Innovaatiokeskittymien tavoitteena on edistää monialaista avointa oppimista ja innovaatiotoimintaa yhteiskunnallisten haasteiden ratkaisemiseen. Tässä artikkelissa kuvattu innovaatiokeskittymien toimintamalli tarjoaa yhden esimerkin siitä miten korkeakoulu voi tukea ja edistää avointa oppimista ja TKI-toimintaa yhdessä eri toimijaryhmien kanssa. Innovaatiokeskittymiä on viisi: Asiakaslähtöiset hyvinvointi- ja terveyspalvelut Puhtaat ja kestävät ratkaisut Tieto-ohjattu rakentaminen Toimiva ihmisten kaupunki Älykäs liikkuminen. Innovaatiokeskittymissä toiminnan keskiössä ovat Metropolian opiskelijat ja henkilökunta Ulkoiset kumppanit ja yhteistyötahot Innovaatiokeskittymien toimintaan vaikuttavat läpileikkaavina periaatteina ”ihminen edellä” ja ”uudet teknologiat”. Innovaatiokeskittymien toimintaan kuuluvat keskeisesti yhteistyöalustat, jotka yhdistävät avoimesti ja monialaisesti jatkuvaa oppimista tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa elinkeinotoimintaa yhteisten intressien ja mahdollisuuksien äärelle. Esimerkkejä yhteistyöalustoista ovat kaupunkiviljelyyn ja virtuaalitodellisuuteen keskittyvät kehittäjäyhteisöt, joissa luodaan edellytyksiä varhaisen vaiheen yrityksien menestykselle ja toteutetaan monipuolista yritysyhteistyötä. Yhteistyöalustojen lisäksi Metropolian innovaatiokeskittymien keskeisiä elementtejä ovat TKI-hankkeet, strategiset kumppanuudet ja innovaatio-osaaminen. Kotimaiset ja kansainväliset TKI-hankkeet tuovat yhteen eri alat ja toimijaryhmät yhdessä kehittämään ratkaisuja yhteiskunnallisiin haasteisiin kuten ilmastonmuutokseen, kaupungistumiseen, väestön ikääntymiseen, maahanmuuttoon ja eriarvoistumiseen. Strategiset kumppanuudet ovat tärkeitä välineitä sille, että yhteistyö eri toimijoiden välillä vahvistuu. Tästä esimerkkeinä Metropolian osalta on eurooppalainen korkeakouluverkosto U!REKA ja kotimainen 3AMK-yhteistyö Haaga-Helian ja Laurean kanssa. Innovaatio-osaamisen kehittämiseksi jokainen Metropolian opiskelija suorittaa osana opintojaan innovaatioprojektikurssin, jossa opiskelijaryhmät kehittävät ratkaisuja työelämän tai yhteiskunnan haasteisiin. Metropolian innovaatiokeskittymät järjestivät syyskuussa 2020 yhteisen Tulevaisuusareena-tapahtuman, jonka tavoitteena oli esitellä keskittymien TKI-hankkeita ja osallistaa niiden taustalla olevien ilmiöiden ja haasteiden ratkomiseen Metropolian opiskelijat, opettajat ja yhteistyökumppanit yrityksissä ja julkisella sektorilla. Tilaisuuden materiaalit on saatavilla Tulevaisuusareenan tapahtumasivuilla. Metropolian innovaatiokeskittymät tarjoavat toimintamallin, jonka kautta voidaan tuoda eri alojen osaajat yhteen ratkomaan monimutkaisia ja laajoja yhteiskunnallisia haasteita. Erittäin tärkeässä roolissa toiminnan edistämisessä on viestintä ja säännöllinen vuorovaikutus eri toimintojen ja toimijoiden välillä. Muutoin on vaarana, että eri toimintojen tulokset jäävät toisistaan irrallisiksi, eivätkä osaltaan palvele ja edesauta yhteiskuntaa sen erilaisten ilmiöiden ja niistä kumpuavien haasteiden ratkaisemisessa. Lähteet European Commission, Goals of Research and Innovation Policy (aukeaa ec.europa.eu) Foray, Dominique, John Goddard, Xabier Goenaga Beldarrain, Mikel Landabaso, Philip McCann, Kevin Morgan, Claire Nauwelaers, and Raquel Ortega-Argilés. 2012. Guide to Research and Innovation Strategies for Smart Specialisation. Brussels: European Commission. Metropolia ammattikorkeakoulu, Helsinki XR Center. Metropolia ammattikorkeakoulu.Tulevaisuusareena 23.9.2020. Metropolia ammattikorkeakoulu. Urban Farm Lab. Opetus- ja kulttuuriministeriö, 2020. Verkostoja on koottava isommiksi osaamiskeskittymiksi. (aukeaa minedu.fi) Rodríguez-Pose, Andrés, and Callum Wilkie. 2016. Institutions and the Entrepreneurial Discovery Process for Smart Specialization in Governing Smart Specialisation. Edited by D. Kyriakou, M. Palazuelos Martinez, I. Periáñez-Forte and A. Rainoldi. London: Routledge. Roman, M.; Varga, H.; Cvijanovic, V.; Reid, A. 2020. Quadruple Helix Models for Sustainable Regional Innovation: Engaging and Facilitating Civil Society Participation. Economies, 8, 48. Roman, M., Nyberg, T., and Fellnhofer, K. 2018. Smart specialisation in Finnish regions: how to facilitate continuous entrepreneurial discovery process? In B. Nunes, A. Emrouznejad, D. Bennett, & L. Pretorius (Eds.), Towards Sustainable Technologies and Innovation: 27th Annual Conference of the International Association for Management of Technology (pp. 1-16). Operations and Information Management Group, Aston Business School, Aston University. Roman, M., Nyberg, T. 2017. Smart specialisation strategy development in the Finnish regions: Creating conditions for entrepreneurial discovery. In Proceedings of the 10th International Conference for Entrepreneurship, Innovation and Regional Development ICEIRD 2017 Kirjoittaja TkT Mona Roman työskentelee Metropoliassa innovaatiojohtajana Toimiva ihmisten kaupunki innovaatiokeskittymässä. Monan kiinnostuksen kohteena on avoimet innovaatiot, kaupunki-ja aluekehitys sekä älykkään erikoistumisen strategiat ja strategiaprosessi. Ennen Metropoliaa Mona toimi Aalto yliopiston Tuotantotalouden laitoksella tutkijatohtorina ja TeliaSonerassa liiketoiminnan kehityspäällikkönä.
Yhdessä kehittäminen vaatii joustamista
Oletko ajatellut, miksi ammattikorkeakoulu osallistuu kehittämishankkeeseen? Toiminnan takana on ajatus muutoksesta. Kaikissa kehittämishankkeissa tavoite on saada jokin ongelmalliseksi havaittu asia kehittymään jollain tavalla parempaan suuntaan. Kyseessä voi olla pienempi tai suurempi kysymys, esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalvelujen tehokkaampi järjestäminen, vähemmän haitallisia päästöjä tuottava liikkuminen paikasta toiseen, asuinympäristön terveellisyys ja turvallisuus. Hankkeessa tehdyn työn ansiosta tuo nimetty, haastava asia saa ratkaisuehdotuksen. Hanketyössä onnistuminen vaatii mukana olevilta kykyä yhteistyöhön sekä valmiutta uudistaa ajatteluaan ja toimintatapojaan. Hankkeessa mukana olevilla on yhteinen tavoite Ammattikorkeakoulujen hankkeissa on usein mukana kumppaneita joko julkiselta, yksityiseltä tai kolmannelta sektorilta. Ne voivat olla yrityksiä, yhdistyksiä, yliopistoja, toisen asteen oppilaitoksia, viranomaisia, kuntia tai virastoja. Hankkeella on aina tarkasti määritelty tavoite, jota varten se on käynnistetty ja sille on myönnetty rahoitus. Kumppanit vastaavat sellaisesta osasta hankkeessa tehtävää kehittämistyötä, johon ne ovat erikoistuneet. Hankkeiden työskentelyssä yhdistetään asiantuntijuutta, tietoa, osaamista ja resursseja, jotka tulevat eri organisaatioista saman pöydän ääreen ratkomaan yhteistä ongelmaa. Vaikka hankekumppanit ovat organisaatioita, varsinaisen hankkeessa tehtävän työn suorittaa ihminen, kaikkine tietoine ja taitoineen. Hankkeissa nouseekin tärkeäksi kyky toimia yhdessä ja pitää hankkeen yhteinen tavoite mielessä työskentelyn aikana. Kenen etua asiantuntija ajaa Hankkeen ajaksi muodostuu väliaikaisesti kumppanien verkosto, jossa yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi työskentelee useita eri asiantuntijoita. He saattavat myös toimia useassa hankkeessa samanaikaisesti. Hankkeen työajalla työskennellessään asiantuntijan on kyettävä pitämään hankkeen tavoite mielessä. Se ei ole aina mutkatonta, koska työntekijänä olemme tottuneet toimimaan omalla työpaikallamme tietyllä tavalla, ajattelemaan tietynlaiseen tyyliin. Olemme ehkä omaksuneet työpaikkamme toimintakulttuuria niin vahvasti, että siitä on tullut osa asiantuntijan rooliamme. Hanketyöhön ryhdyttäessä, hankkeen ajan väliaikaisten työkaverien kesken, itse kunkin tulee joustaa totutusta roolista ja toimintatavasta. Täytyy varmistaa yhdessä, että hankkeen yhteiset tavoitteet pysyvät kirkkaimpana mielessä. Uteliaisuus ja valmius oppia yhdessä uutta ovat elementtejä menestykseen. Hankkeen toiminnasta vastaava projektipäällikkö on tärkeimmässä roolissa yhteistyön edistäjänä. Hänen tulee olla tavoitteeseen kannustava, kokonaisuuden hahmottava ja loputtoman neuvottelukykyinen henkilö. Voimia yhdistämällä merkittävämpää hanketyötä? Viime syksynä on käynnistynyt kolmen ammattikorkeakoulun (3AMK) eli Haaga-Helian, Laurean ja Metropolian kansainvälisiin yhteisiin hankkeisiin tähtäävä toiminta. Kolmen ammattikorkeakoulun yhteisissä hankkeissa on järkeä, koska kilpailu isoista kansainvälisistä rahoituksista on kovaa. Hakemalla samoissa rahoitushauissa kukin ammattikorkeakoulu erikseen, kilpailu kohdentuisi toisiaan vastaan. Jokainen ammattikorkeakouluista on erikoistunut omiin ammattialoihinsa. Eri ammattialojen osaamista yhdistelemällä löydetään kolmen ammattikorkeakoulun asiantuntijoista koostuvia tutkimustiimejä, jotka voivat lähteä hakemaan rahoitusta entistä erikoistuneempiin ja vaativampiin kehittämisaiheisiin. Yhdessä voidaan oppia toisilta ja saada aikaan enemmän. Aika näyttää, miten toimivaksi kolmen ammattikorkeakoulun yhteistyö tutkimus-, kehittämis- ja hanketyössä muodostuu.