Tikissä

Hankkeen arvioiminen yhdessä auttaa hanketoimijoita saavuttamaan tavoitteet. Metropolia Ammattikorkeakoulun koordinoimissa hankkeissa on käytössä 3x3 projektiarvioinnin malli, jonka avulla projektin etenemistä arvioidaan systemaattisesti projektin alussa, keskivaiheilla ja lopussa. Arviointimallin keskeinen osa ovat osallistavasti toteutetut arviointityöpajat, joissa ovat läsnä projektin kaikki toimijat. Perinteisesti arviointipaja toteutetaan kasvokkain, mutta koronakriisin aiheuttaman poikkeustilan vuoksi pilotoimme Kestävä keikkatyö -hankkeen arviointipajan verkkototeutuksena. Tässä blogimerkinnässä kerromme viisi askelta siihen, kuinka toteuttaa hankkeen aloituksen arviointipaja verkossa. Vinkit ovat hyödyllisiä myös parhaillaan käynnissä olevan poikkeustilan jälkeen, sillä esimerkiksi hankekumppaneiden välimatkojen vuoksi voi joskus olla kestävämpää työskennellä verkossa. Kerromme lopussa myös osallistujien kokemuksia pilotista. Suosittelemme myös tutustumaan kokonaisuudessaan varsinaiseen 3x3-projektiarvioinnin malliin, jonka on kehittänyt Metropolia Ammattikorkeakoulun lehtori Leena Björkqvist 1. Etsi työpariksesi ammattitaitoinen fasilitoija Jotta projektipäällikkökin voi osallistua täysipainoisesti arviointipajan työskentelyyn, tarvitsee hän työparikseen ammattitaitoisen fasilitoijan. Fasilitoija auttaa selkiyttämään arvioinnin tavoitteita määrittämään tavoitteisiin sopivan aikataulun valitsee parhaat menetelmät tavoitteiden saavuttamiseksi. Hyvä fasilitoija antaa tilaa, rohkaisee, arvostaa ja motivoi kaikkia osallistujia. Fasilitointi onkin ihan oma ammattitaitonsa! Hyvän fasilitoijan löytää usein verkostojen kautta. Hankkeiden arvioinnissa hanketoimijat voivat myös fasilitoida vastavuoroisesti toistensa projekteja (ks. Björkqvist 2019). Joissain organisaatioissa on myös fasilitoijaverkostoja, joiden ammattitaitoa voi hyödyntää. 2. Toteuta itsearviointikysely Arviointi aloitetaan virtuaalisella itsearviointikyselyllä, jonka tavoitteena on luoda kokonaiskuva lähtötilanteesta hanketoimijoiden arvioimana auttaa projektipäällikköä ja fasilitoijaa suunnittelemaan tulevan arviointityöpajan sisältöä. Itsearviointikysely lähetetään ennakkoon arviointityöpajaan osallistuville hanketoimijoille, rahoittajille sekä mahdollisille muille hankkeen kannalta keskeisille kumppaneille, jotka vastaavat siihen hyvissä ajoin ennen työpajaa. Lomakkeen lähettäminen tapahtuu helpoiten hyödyntäen jotakin sähköistä lomaketta (esim. e-lomake ja google forms). Samalla voidaan lähettää myös kutsu työpajaan ja tarvittavat liitteet, kuten hankesuunnitelma. 3. Suunnittele arviointipajan tavoitteet Projektipäällikkö ja arvioinnin fasilitoija perehtyvät itsearviointikyselyn tuloksiin ja suunnittelevat arviointityöpajan sisällön ja tavoitteet niiden perusteella. Aloitusarvioinnissa tavoitteeksi usein asetetaan hankkeen tavoitteiden ja toimintasuunnitelman kirkastaminen. Hanketoimijoista osa saattaa olla liittynyt matkaan vasta tässä vaiheessa, joten yhteisen ymmärryksen luominen on tärkeää. Tämä auttaa hanketoimijoita suuntamaan toimintaa alusta alkaen kohti tavoitteita sekä projektipäällikköä johtamaan projektia. 4. Valitse sopiva työtila ja menetelmät Perinteisesti arviointipaja toteutetaan fyysisessä tilassa työskennellen. Myös virtuaaliset työpajat tarvitsevat yhteisen huoneen, jossa osallistava työskentely tapahtuu. Kestävä keikkatyö -hankkeessa valitsimme työtilaksi Zoom-sovelluksen, jonka toiminnallisuudet mahdollistavat muun muassa työskentelyn pienryhmissä sekä kaikkien osallistujien kuvien näkemisen samanaikaisesti ruudulla. Myös esimerkiksi MicrosoftTeams työvälineenä mahdollistaa ryhmiin jakautumisen. Livetilanteessa tietokoneet ovat suljettuna ja työskentelyn keskiössä ovat ihmiset, vuorovaikutus, kynät ja paperit. Kun paja siirretään virtuaaliseen muotoon, ei tietokoneita voida “heittää nurkkaan”, mutta muutoin työskentelyperiaatteet säilytetään ennallaan. Osallistavien menetelmien hyödyntäminen on mahdollista myös verkossa ja pajan tavoitteisiin nähden oikein valitut työskentelymenetelmät tukevat onnistuneen dialogin syntymistä ja kuulluksi tulemista. Avain onnistumiseen onkin: älä tingi osallisuudesta ja dialogista, vaikka työpajaan osallistuvien ihmisten välillä etäisyyttä voikin olla jopa tuhansia kilometrejä. Koneet ovat apuvälineemme, mutta kohtaaminen on keskiössä. 5. Toteuta työpaja osallistaen Projektipäällikkö ja fasilitoija ovat yhdessä suunnitelleet pajan tavoitteita ja toteutusta, mutta itse pajassa fasilitoija ottaa kopin työpajan ohjaamisesta ja projektipäälliköstä tulee muiden kanssa tasavertainen osallistuja. Virtuaalisessakin työpajassa fasilitoijan kannattaa edetä perinteisen fasilitoidun tilaisuuden viisivaiheisella perusrungolla: Aloitus Yhteisen ymmärryksen luonti Ratkaisujen ideointi Arviointi ja sopiminen Lopetus Aloitus hyvin toteutettuna varmistaa luottamuksen ja avoimen ilmapiirin syntymisen. Mikäli osallistujat eivät tunne tosiaan, on aluksi hyvä tehdä lyhyt esittelykierros. Hyödynnä tutustumisessa myös esimerkiksi virtuaalisia fläppitauluja (esim. Jamboard) ja kyselylomakkeita, joissa hanketoimijat voivat kertoa itsestään ja tutustua toisiinsa. Rytmitä koko työpajaa yksilö-, pari- ja ryhmätyöskentelyllä (me-we-us-metodi). Tämä tekee työskentelystä mielekkäämpää ja mahdollistaa myös tutustumisen.  Luo yhteistä ymmärrystä kirkastamalla työpajan kulku ja tavoitteet. Osallistujien on hyvä saada aluksi kokonaiskuva pajan tavoitteista ja kulusta, vaikka siinä edetäänkin vaihe kerrallaan. Voit esimerkiksi jakaa omalta näytöltäsi kuvan pajan käsikirjoituksesta (ks. otsikkokuva). Ota ratkaisujen ideoinnin pohjaksi hankesuunnitelma ja erityisesti siellä määritellyt hankkeen työpaketit ja konkreettiset toimenpiteet. Jaa näitä paketteja osiin ja anna osallistujille tehtäväksi pienryhmissä kirkastaa hankkeen toimenpiteitä. Hyödynnä pari- ja pienryhmätyöskentelyssä virtuaalisia fläppitauluja, joihin on mahdollista piirtää vaikkapa mindmap työpaketin sisällöstä.  Arvioikaa vielä koko hanketta yhdessä. Kun työpaketit on käsitelty ja siten lisätty hanketoimijoiden yhteisymmärrystä tulevasta hankkeesta, voidaan hanketta arvioida vielä kokonaisuutena. Yksi tapa toteuttaa tämä on esimerkiksi perinteinen SWOT-analyysi, jossa arvioidaan hankkeen uhkia, mahdollisuuksia, vahvuuksia ja heikkouksia. Vaikka jo hakuvaiheessa on tehty riskinarviointi, voi esimerkiksi maailmalla leviävä virus tuoda uusia uhkia ja mahdollisuuksia hankkeen onnistumisen näkökulmasta. Virtuaalisesti työskennellessä voit käyttää SWOT-analyysissä apuna erilaisia työvälineitä, kuten Google forms -työkalua, Padletia tai vaikkapa Google docs -työkalua. Kestävä keikkatyö -hankkeessa paras vaihtoehto oli Google forms. Muistakaa myös sopia jatkotoimenpiteistä. Projektipäällikön tehtävänä on varmistaa, että pajassa sovitut asiat toteutuvat ja toimintasuunnitelmaa tarkennetaan tarpeen mukaan.  Työpajan onnistunut lopetus on avain tulevaan! On tärkeää, että koko porukka kokoontuu lopussa yhteen virtuaaliseen tilaan ja jokaisella on mahdollisuus parilla sanalla kertoa tuntemuksiaan työpajan annista ja hankkeen tulevaisuudesta. Varaa tähän aikaa, sillä se nostattaa hanketoimijoiden yhteishenkeä. Erityisesti verkossa työskennellessä tällä on merkitystä, sillä verkkotyöpajasta kaikki lähtevät virtuaalisen huoneen sulkemisen jälkeen omiin suuntiinsa; livetyöpajassa juttu saattaisi jatkua vaikkapa yhteisellä kahvihetkellä.   Muista, että yhteisen ymmärryksen syntyminen vaatii aikaa vielä pajan jälkeenkin ja työskentelyä jatketaan esimerkiksi hankeryhmän tapaamisissa sekä ohjausryhmän kokouksissa. Hankkeen itsearviointi on jatkuvaa ja systemaattisesti se tehdään seuraavan kerran mallin mukaisesti hankkeen keskivaiheilla. Yllättävät tilanteet vaativat nopeita ratkaisuja - kokemuksia arviointipajasta Valtakunnallinen Kestävä keikkatyö-hanke (ESR) oli juuri käynnistynyt ja kaikki odottivat yhteistä aloitustilaisuutta. Pääsemme vihdoin tapaamaan toisemme! Olimme jo hakuvaiheessa laatineet kattavan riskien arvioinnin, mutta koko valtakunnan poikkeustilaan ja Uudenmaan rajojen sulkemiseen emme totisesti osanneet varautua. Niin kuitenkin kävi koronavirustilanteen pahentuessa Suomessa. Oli muutama päivä aikaa suunnitella kaikki uusiksi, sillä yhteinen kokoontuminen livenä ei ollut mahdollista.  Metropolian osallistavan prosessisparrauksen Parru-tiimin Elina Ala-Nikkola ja Kestävä keikkatyö -hankkeen projektipäällikkö Kati Ylikahri lähtivät yhdessä suunnittelemaan 3x3 projektiarvioinnin virtuaalista toteutusta, jonka tässä blogimerkinnässä olemme kuvanneet.  Onnistunut virtuaalinen pilotti! Kysyimme pajaan osallistuneilta lopuksi, miltä arvioinnin toteuttaminen verkossa tuntui ja voidaanko arvioinnin tavoitteet saavuttaa myös virtuaalisesti työskennellen.  Arviointipajan tavoitteet saavutettiin tässä esimerkkinä käyttämässämme pilotissa osallistujien mielestä tehokkaalla ja yhteiskehittelyn mahdollistavalla tavalla. Pajaan varattiin aikaa kaksi tuntia ja se oli osallistujien mielestä riittävä aika tavoitteiden saavuttamiseksi.  Miltä osallistujista tuntui? Virtuaalinen osallistava työpaja oli monelle uusi kokemus. Uusien menetelmien kokeilua pidettiin kuitenkin innostavana ja moni sai siitä hyviä ideoita myös omaan työhön.  Arviointipajan innoittamana osallistujat toteuttivatkin heti seuraavan Kestävä keikkatyö -hankkeen Kehittäjäfoorumin virtuaalisesti fasilitoiden. Zoom-sovelluksen käyttö oli lähes kaikille täysin uutta, mutta työskentely sujui silti hyvin. Muutaman kerran joku tippui keskustelusta tai joutui etsimään ryhmän työhuonetta, mutta ongelmista kuitenkin selvittiin.  Rakentuuko verkossa ryhmähenki? Osallistujat kokivat, että myös verkossa ryhmähenkeä voi edistää toisilleen uusienkin ihmisten kesken. Hyvä tunnelma välittyi niin osallistujille kuin fasilitoijallekin ja virtuaalinen loppuvilkutus sai hymyn kaikkien kasvoille.  Milloin valita osallistavan työpajan toteuttaminen verkossa? Kestävän työn näkökulmasta tilaisuuden järjestäminen verkossa on sekä ekologinen että taloudellinen ratkaisu. Aikaa ja rahaa säästyy kun tilakulut, matkakustannukset ja matkustamiseen käytetty aika poistuivat kokonaan ja matkustamisesta johtuvat päästöt nollautuvat.  Tämä pilotin kokemukset osoittivat, että sosiaalisesta ja inhimillisestä näkökulmasta hyvin suunniteltu ja fasilitoitu tilaisuus mahdollistaa yhteiskehittelyn ja kaikkien osallistujien kuulluksi tulemisen. Varsinkin jos sen rinnalla ja vastapainona hanketoimijat myös silloin tällöin tapaavat kasvotustenkin.  Lisää vinkkejä? Lisää vinkkejä virtuaalifasilitointiin löydät toisesta blogistamme "Fasilitointi sujuu verkossakin - 10 vinkkiä virtuaalifasilitointiin". Lähteet: Björkqvist Leena (toim.). 2014. Kartta, kompassi & kalenteri. Projektiarvioinnin opas. Metropolia Ammattikorkeakoulu.  Björkqvist Leena. 2019. Kehittämishankkeiden arviointityöpajat - projektipäälliköt vuoroin fasilitoimassa. Artikkeli teoksessa Kaihovirta Minna, Raivio Anne-Mari & Palojärvi Henna-Liisa (toim.). 2019. Osallistaen. Heittäytymistarinoita fasilitoijilta. Metropolia Ammattikorkeakoulu.    Kirjoittajat: Elina Ala-Nikkola on yhteisöjen ja prosessien fasilitoija, jonka osaaminen sijoittuu erityisesti osallistavan työskentelyn, viestinnän, kehittämisen, projektinhallinnan sekä luovan työotteen kentille. Hän työskentelee Metropolia Ammattikorkeakoulun osallistavan prosessisparrauksen Parru-tiimissä ja on työskennellyt niin hanketyössä kuin opetuksessakin. Koulutukseltaan hän on kulttuurituottaja (ylempi AMK). Kati Ylikahri toimii Metropolia Ammattikorkeakoulussa lehtorina ja Kestävä keikkatyö -hankkeen projektipäällikkönä. Hän on hyödyntänyt fasilitointia niin liiketoiminnassa, hanketyössä kuin opetuksessakin erityisesti työhyvinvoinnin ja työn tuottavuuden kehittämisessä. Koulutukseltaan hän on Terveydenhuollon maisteri.