Tikissä

Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan sydämessä

Avainsana: hankekumppanit

Mistä aloittaa hankkeen viestinnän suunnittelu?
http://Ryhmä%20toimistoympäristössä%20iloisina%20istuvia%20ihmisiä%20iskee%20pöydän%20päällä%20kätensä%20yhteen.
2.9.2022
Milla Åman Kyyrö

Tutkimus-, kehitys- tai innovaatiohankkeen toiminnasta tai tuloksista on vaikea kertoa laajoille joukoille ilman viestintää. Hankeviestinnälle on ominaista, että hankkeen kesto, budjetti ja tavoitteet ovat ennalta määritellyt. Viestinnässä onnistuminen edellyttää taitoa, harkintaa ja hankekumppanien välistä yhteistyötä. Tässä blogikirjoituksessa kerrotaan, mistä lähteä liikkeelle hankkeen viestinnän suunnittelussa. 1. Varaa viestinnän resurssit rahoitushakemusta laadittaessa Hankerahoitus haetaan ja myönnetään tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ilman riittäviä resursseja on vaikea toteuttaa hyvää viestintää. Hankkeen viestintään kohdistuvat tarpeet on perusteltava rahoitushakemuksessa. Rahoittaja lopulta päättää, paljonko resursseja myönnetään. Kaikissa tapauksissa viestintä kannattaa suunnitella kohdennetusti ja resurssiviisaasti. Huolehdi, että hankehakemukseen varataan viestinnälle tarvittavat henkilötyötunnit. Varmista, että eri ammattilaisilta ostettavat palvelut budjetoidaan mukaan. Viestinnän ammattilaisen palkkaaminen hanketyöhön on ihanteellinen lähtökohta. Aina tämä ei kuitenkaan ole mahdollista. Hankkeessa työskenteleviltä saattaa löytyä niin ideoita kuin kykyjä viestinnän toteuttamiseen. 2. Tunnista viestinnän tarpeet Kirkasta viestintää suunnitellessa: Mitkä ovat hankkeen keskeiset tavoitteet? Nämä lukevat hankehakemuksessa. Mitkä ovat hankkeen kohderyhmä(t)? Nämä on määritelty hankehakemuksessa. Miten hanke hyödyttää kohdeyleisöä? Miten viestintä voi tukea hankkeen edistymistä ja sen tavoitteiden saavuttamista? Mistä saa lisätietoa hankkeesta? Hankkeen parissa työskenteleviä helpottaa, kun hankkeelle on luotu yhteiset ydinviestit. Näiden avulla on helppo viestiä ulospäin yhtenäisellä tavalla. 3. Määrittele viestinnän roolit ja vastuut Viestintää helpompi toteuttaa, kun vastuut ja pelisäännöt ovat selvät. Näiden seikkojen tulisi olla tiedossa kaikilla hankkeen toteuttajilla: Kuka vastaa viestinnästä? Ketkä toteuttavat viestintää? Miten viestinnän toteuttaminen koordinoidaan? On arvokasta tunnistaa myös yhteisvastuullinen viestintä. Esimerkiksi hankkeen tapahtuman onnistuminen voi edellyttää sitä, että kaikki hankekumppanit välittävät tapahtumakutsun omien organisaatioiden viestintäkanaviin - ja tarvittaessa myös henkilökohtaisiin ammatillisiin verkostoihinsa. Ennakkosuunnittelusta huolimatta eteen voi tulla yllättäviä tilanteita. Kannattaa sopia ennalta, miten vastuut jakautuvat poikkeus- tai kriisitilanteista viestimisessä. Kriisin hetkellä kaikki paine kohdistuu todennäköisimmin projektipäällikköön. Vastuuhenkilön asemaa helpottaa, jos hän tuntee edustamansa organisaation kriisiviestintäohjeet. 4. Aseta toimenpiteet tärkeysjärjestykseen Viestinnällä on tarkoitus tukea hankkeen etenemistä ja sen tulosten jakamista. Joskus voidaan joutua valitsemaan kahden tai useamman vaihtoehdon väliltä. Päätöksenteossa kannattaa huomioida hankeviestinnän toteuttamisen vähimmäisvaatimukset: Rahoittajan viestintäohjeet. Jos ohjeissa määritetään millintarkasti, millä tavoin rahoittajan logon on oltava näkyvissä viestintäaineistoissa, tätä on noudatettava yli muiden vaihtoehtojen ja toiveiden. Viestinnän toteuttamista raamittava lainsäädäntö. Näitä ovat esimerkiksi tietosuoja, verkkosaavutettavuus ja tekijänoikeudet. Hankehakemuksessa luvatut viestintätoimet. Jos hakemuksessa mainitaan, että hankkeen aikana tuotetaan tulokset kokoava verkkojulkaisu, rahoittaja edellyttää tämän toteutuvan. Viestintää suunnitellessa on huomioitava rahoittajan ohjeet, lainsäädäntö ja hankesuunnitelmassa luvatut asiat. Muutoin viestinnän toteuttamisessa vain luovuus on rajana. 5. Suunnittele viestinnän toteutus hankkeen resurssien puitteissa Hankkeen varsinaisen viestintäsuunnitelman luominen on ihannetilanteessa ammattiviestijän vastuulla ja se tehdään vuorovaikutuksessa kaikkien hanketta toteuttavien kanssa. Hankkeen määräaikaisuus, budjetti ja työaikaresurssit rajaavat kuitenkin toteutusmahdollisuuksia. Viestinnästä vastaavan vastuulle voi jäädä valtavasti käytännön toimenpiteistä päättämistä. Siksi viestinnästä vastaavan tulisi olla mukana hankkeen toimintaa suunniteltaessa. Viestintää suunnitellessa on osattava tunnistaa hankkeen kannalta oleellisimmat toimenpiteet. Suunnitteluvaiheessa tukeudutaan yleensä rahoittajaohjeisiin ja hankehakemukseen. Joskus nämä materiaalit ovat tulkinnanvaraisia. Silloin voi olla tarpeen varmistaa, miten rahoittaja tulkitsee asiat. Viestinnän onnistumista, näkyvyyttä ja vaikuttavuutta mitataan eri tavoin. Tavoitteet kannattaa suhteuttaa käytössä oleviin resursseihin. 6. Jousta suunnitelmista tarvittaessa Viestintä elää hankkeen edetessä. Strategisesti laaditut, tarkat suunnitelmat ovat monen mieleen, mutta joustoakin tarvitaan. Esimerkiksi, jos suunnitellut viestintätoimenpiteet eivät tuota toivottua tulosta. Ehkä kohdeyleisö ei enää käytä TikTokia, vaan on siirtynyt uudelle alustalle. Tällöin ei kannattane jatkaa sisällöntuotantoa TikTokiin. hankesuunnitelmaa kirjoittaessa ei ole voitu ennakoida hintatason äkillisiä muutoksia. Jos budjetti on käymässä vähiin, on aiempia suunnitelmia muutettava. Hyvässä vuorovaikutuksessa luotu kumppanien ja rahoittajan välinen luottamus takaa sen, että vaikeiltakin tuntuvista hetkistä päästään yli yhdessä. Lisälukemista Hankeviestinnän käsikirja (2021), Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja Viisi vinkkiä hankeviestintään (2021), Tikissä-blogi

Lue lisää

Viisi vinkkiä hankeviestintään
http://siluetti%20henkilöstä%20joka%20hyppää%20korkealle%20ilmaan,%20taustalla%20auringonnousu%20ja%20taivasta
20.5.2021
Milla Åman Kyyrö

Viestintä tukee tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeissa (TKI) tehtävää työtä hankkeen koko elinkaaren ajan. Hankkeet ovat ainutkertaisia kokonaisuuksia, joille on myönnetty rahoitusta tiettyjen, ennalta määriteltyjen tavoitteiden saavuttamista varten. Usein hankkeiden viestinnän toteuttamisen resurssit ovat rajalliset, mutta viestintään kohdistuvat toiveet rajattomat. Tämän blogimerkinnän viisi vinkkiä muistuttavat keskittymään oleelliseen. 1: Suunnittele tarpeiden mukaisesti Viestinnälle asetettavat odotukset tulee suhteuttaa hankerahoituksessa myönnettyyn resurssiin. Jos hankkeella ei ole riittävästi työaikaresurssia tai ostopalvelubudjettia, on viestintätoimenpiteiden tärkeysjärjestystä tarkasteltava realistisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että ensisijaisesti toteutettavia toimenpiteitä ovat rahoittajan vaatimusten ja ohjeiden noudattaminen hankesuunnitelman mukaisten työkokonaisuuksien toteutumista tukeva viestintä hankkeen kohderyhmien tavoittaminen hankkeen tuloksien levittäminen Toissijaisesti voidaan toteuttaa muut tarpeet, joita jokaisessa hankkeessa riittää. 2: Sitouta kumppanit kehittämään yhdessä Ulkopuolista rahoitusta saavaa hanketta toteuttaa tyypillisesti useampi organisaatio yhdessä. Toimiva hankekumppanuus pohjautuu yhteisten tavoitteiden asettamiselle ja luottamuksen rakentamiselle hankkeessa toimivien välille. Hankkeen käynnistyessä on hyvä työstää ja sopia kumppanien kanssa yhdessä viestinnän toteuttamisen pelisäännöt ja ohjeet viestinnän tavoitteet ja toteutustarpeet käytännön toimenpiteet, joihin kaikki osalliset kokevat voivansa sitoutua. 3: Toteuta tehokkaasti! Ihannetilanteessa hanke viestii toimintansa edistymisestä säännöllisesti, eli lähettää uutiskirjeitä, julkaisee päivityksiä sosiaalisessa mediassa ja tiedottaa tulossa olevista tapahtumista. Jos resurssit eivät riitä aivan kaikkeen, on hyvä tunnistaa pääasialliset viestintätarpeet ennakoida tärkeimpien viestintätoimenpiteiden ajoitus sopia, kuka tekee päätökset viestintäresurssien suuntaamisesta ja käyttämisestä toimia riittävän joustavasti, sillä hankkeen toteutuksessa voi tulla viivästyksiä tai muutoksia. 4: Innosta kohderyhmät osallistumaan Kun ihmisiä halutaan mukaan hankkeen toimintaan, on hyvä harkita erilaisia viestinnällisiä vaihtoehtoja. Ennakkovalmistelu ei ole turhaa työtä. On kartoitettava, mitä kanavia pitkin hankkeen eri kohderyhmät tavoitetaan. Samoin on pohdittava, miten heidän huomionsa kiinnitetään. Kerro konkreettisesti, mitä hyötyä hankkeen toimintaan osallistumisesta on. Viesti selkeästi ja yleistajuisesti. Toteuta viestintä saavutettavasti. 5: Tiedosta, mihin resurssit kuluvat Hankkeella on ihannetilanteessa oma viestinnästä vastaava työntekijä, jolla on riittävästi työaikaa. Hankkeen käynnistyessä aikaa kuluu projektitiimin jäseniin, aihepiiriin, toimijoihin, hankkeen tavoitteisiin ja kohdeyleisöihin perehtymiseen. Monelle viestintätyötä vähemmän tuntevalle voi tulla yllätyksenä, mitä vaiheita ja kuinka paljon aikaa yksittäiseen viestintätoimenpiteeseen voi kulua. Yllätyksiä voi tulla myös ostopalvelujen hankkimisessa. Hankesuunnitelmaa laadittaessa tiedossa olleet ostopalvelutarpeet ja niiden hintataso ovat olleet budjetoinnin perusteena, mutta tarpeet ja hinnat ovat voineet muuttua hankkeen käynnistyessä. Hankkeen tarpeet voivat muuttua äkillisesti. Mitä niukemmin työaikaa on käytettävissä, sen tärkeämpää on karsia rohkeasti ylimääräinen tekeminen pois. On hyväksyttävä, että niukemmalla resurssilla ei toteuteta vuoden huikeinta viestintäkampanjaa. Hyvin toteutettu perusviestintä voi kuitenkin tukea hankkeen onnistumista juuri sopivalla tavalla. Lue muiden vinkkejä Hankeviestintään liittyviä vinkkilistoja eri näkökulmista löytyy monelta verkkosivustolta. Tutustu esimerkiksi näihin: Viisi vinkkiä vaikuttavaan hankeviestintään (maaseutu.fi) 7 vinkkiä hankeviestintään (eamk.fi) 12 vinkkiä hankeviestinnän kansankielistämiseen (blog.hamk.fi) Hankeviestintä ammattilaisen huoleksi – hyvä sijoitus vai turha kuluerä? Mitä sanovat hankekonkarit?(designinspis.fi)

Lue lisää