Tikissä

Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan sydämessä Tilaa RSS-syöte

Vuorovaikutus etänä – miten luoda lauma ja aito yhteys yli fyysisen etäisyyden?
29.10.2020
Terhi Kaunismäki

Passiiviset osallistujat, tekniset ongelmat, puuttuva kuva, epäselvä lopputulos… Etäpalaverin todellisuus on usein tätä; ja osallistujat turhautuvat, hoitavat palaverin aikana meilejä, kotitöitä ja lapsiaan, kun yhteys palaverin muihin jäseniin on heikko. Me ihmiset olemme laumaeläimiä ja kaipaamme yhteyttä toiseen ihmiseen. Vertailemme, peilaamme ja opimme vuorovaikutuksessa toistemme kanssa. Jos emme pääse osaksi laumaa, voimme huonosti. Korona-aikana moni onkin turvautunut kotilauman suojaan, kun yhteys työkavereihin on ollut etätöiden takia verkon varassa. Kaikilla ei kuitenkaan ole kotilaumaa ja suurin osa kaipaa kotilaumasta huolimatta työlaumaa, jossa profiloitua ammatillisesti, oppia ja jakaa ajatuksia. Aito yhteys on kuitenkin mahdollista myös etänä. Laumasuojan muodostuminen koronaan on vielä kaukana, mutta työlauman suojiin pääsee verkon välityksellä hyvinkin nopeasti. On vain huolehdittava muutamasta seikasta, jotka pitävät lauman kasassa. Seuraavan kahdeksan ohjeen käyttöönotto varmistaa aidon vuorovaikutuksen ja palaverin ydintarkoituksen - sen, että ihmiset tulevat kuulluiksi ja asiat päätetyiksi. 1. Laita kamera päälle Videokameran pitäisi olla päällä aina, kun se on teknisesti mahdollista! Kameran käyttö parantaa vuorovaikutusta radikaalisti. Tutkimusten mukaan vuorovaikutus vähenee 80 %, kun kamera sammuu. Viesteistä valtaosa välittyy sanattomasti. Sanaton viestintä etänä on vain kalpea varjo kohtaamisesta kasvokkain, mutta videokamera pelastaa paljon. Kameran avulla välittyvät ilmeet, eleet, tunteet ja energia. Kun näemme ja tulemme nähdyksi, sitoudumme ja yhdistymme tunnetasolla. Olemme läsnä. TARKISTA: Säädä valaistus siten, että kasvot näkyvät kuvassa hyvin ja selkeästi. 2. Luo yhteinen ilmapiiri Etäpalaverista saadaan vuorovaikutteinen ottamalla kaikki mukaan heti alusta alkaen. Epämuodolliseen aloitukseen kannattaa varata aikaa. Tervehdykset, kuulumisten vaihto ja jutustelu ovat merkityksellisiä erityisesti etänä. Vaikka tämä viekin palaverista muutaman minuutin, se on tärkeää ilmapiirin ja yhteisöllisyyden kannalta. Kun jokainen on päässyt ääneen edes lyhyesti heti tapaamisen alussa, se helpottaa osallistumista myös myöhemmin. Kaikilla osallistujilla tulisi olla mahdollisuus näkyä, kuulua ja tulla hyväksytyksi. Ongelmat ja kritiikki pitäisi pystyä käsittelemään rakentavasti. Hyvästä ilmapiiristä ovat vastuussa kaikki, ei vain palaverin vetäjä. POHDI: Mitä tulee paikalle, kun sinä tulet paikalle? 3. Selvitä tavoite ja agenda Kaikkien palaveriin kutsuttujen tulisi tietää, miksi he tulevat paikalle ja mitä heiltä odotetaan. Osallistujille kannattaa kertoa hyvissä ajoin, miksi palaveri pidetään: mikä on palaverin tavoite ja asialista. Osallistujia voi pyytää virittäytymään ja valmistautumaan etukäteen, mikäli se tehostaa palaverin kulkua. Osallistujia voi myös ohjata yhteiselle alustalle kertomaan odotuksiaan ja ajatuksiaan. Kun palaverin alussa kerrotaan aikataulu, ohjelma ja työtavat, osaavat osallistujat orientoitua siihen, mitä tuleman pitää. KOKEILE: Kirjaa etukäteen tavoitteesi tulevassa palaverissa. 4. Sovi pelisäännöt Pelisäännöt tehokkaaseen etäyhteistyöhön kannattaa määritellä yhdessä. Kun kokoonnutaan yhteen, toisten aikaa tulee arvostaa ja olla läsnä. Ei voi olla läsnä, jos tekee muuta. Yhdessä voidaan sopia henkinen läsnäolopakko: ei vastata meileihin, selata kännykkää tai hoideta muita asioita palaverin aikana. Tämä onnistuu, kun palaverit pidetään lyhyinä, mutta yhteys tiiviinä. LUETTELE: Mitkä ovat kolme tärkeintä sääntöä, joita teillä noudatetaan? 5. Ota tekniikka haltuun Paljon voi tehdä itse sen eteen, että tekniikka toimii. Voi varmistaa, että linkki löytyy, ääni kuuluu ja kuva näkyy hyvin. Tätä voi vaatia myös osallistujilta. Pienillä teknisillä valinnoilla on usein iso vaikutus vuorovaikutukseen: esim. Zoomissa ”Gallery View” mahdollistaa osallistujien näkemisen yhtä aikaa. Pelkät henkilökuvatkin kertovat osallistujista nimeä tai nimikirjaimia enemmän. Vuorovaikutusta lisäävää tekniikkaa kannattaa käyttää mahdollisimman paljon. Yhteistyövälineiksi on tarjolla on esimerkiksi break out -huoneita pienryhmätyöskentelyyn chat-toimintoja yhteistyöstöalustoja (esimerkiksi Jamboard, Padlet) kyselyitä. Osallistujat pysyvät aktiivisena ja motivoituneina, kun he pääsevät yhdessä tuottamaan sisältöä. Välineiden käyttöä kannattaa harjoitella, sillä toimiva tekniikka luo turvallisuutta. Parhaimmillaan tekniikka on huomaamatonta ja hyvän vuorovaikutuksen mahdollistaja, ei pääosassa. TESTAA: Jos tekniikka pettää, minkä kanavan kautta saat yhteyden osallistujiin? 6. Osallista (fasilitoi) Erityisesti etänä tapahtuvassa tapaamisessa osallistaminen on tärkeässä roolissa. Fasilitointi eli ihmisten yhdessä työskentelyn ohjaaminen jää usein vetäjän vastuulle, mutta tähän voi nimetä myös jonkin muun henkilön. Tapaamiseen valmistautuminen ja aikataulutus, selkeä rakenne ja asia kerrallaan eteneminen lisäävät osallistujien luottamusta. Osallisuuden tunnetta lisäävät osallistavat työtavat, esimerkiksi: yhteinen virittäytyminen kommenttikierros kysely yhteiskehittely ryhmäkeskustelu vertaisoppiminen learning cafe. Työtapoja on monia ja niitä voi hyödyntää monipuolisesti. Osallistujille kannattaa jakaa selkeitä tehtäviä ja vastuualueita. Osallisuutta luo myös asenne: vetäjän pirteys ja positiivisuus tarttuu! HAASTA ITSESI: Ota käyttöön osallistava työtapa, jota et ole ennen kokeillut. 7. Päästä jokainen ääneen Jokaisen mielipide on tärkeä ja ansaitsee tulla kuulluksi myös etänä - siksihän hänet on palaveriin kutsuttu. Jotta kaikilla on mahdollisuus osallistua, paikalle tulee kutsua vain oikeat ihmiset. On aivan eri asia kokoontua muutaman hengen kesken kuin kymmenien kanssa. Erityisesti etänä vähemmän on enemmän. Palaverin vetäjän tehtävä on ohjata keskustelua ja huolehtia, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Jokainen on kuitenkin omalta osaltaan vastuussa siitä, että kuuntelee muita ja osallistuu aktiivisesti keskusteluun. Tilanne, jossa vain muutama puhuu, ei ole palaveri vaan tiedotustilaisuus. LUETTELE: Miten osoitat etäpalaverissa, että kuuntelet ja olet aiheesta kiinnostunut? 8. Kehitä etäpalaverikäytäntöjä Etäpalaverikäytäntöjä kannattaa kehittää aktiivisesti. Työyhteisössä voidaan pohtia säännöllisesti, mitkä ovat onnistuneen etäpalaverin elementtejä ja miten niihin päästään. Mikä on mennyt hyvin ja missä voitaisiin ensi kerralla parantaa? Tekniikka myös uudistuu huimaa vauhtia. Olisiko jokin uusi väline tai toimintatapa edellistä toimivampi? Ihanteellista on, jos välillä voidaan tavata myös paikan päällä. Kun yhteys on elvytetty, saadaan vuorovaikutukseen etänä taas uutta voimaa ja sidosteisuutta. Lauman luonti ja aito yhteys onnistuu yli fyysisen etäisyyden. Vuorovaikutus kun ei ole pelkkää fysiikkaa vaan erityisesti kemiaa. Ja kun kemiat toimii: laumassa on voimaa. POHDI: Miten varmistat, että päätetyt asiat viedään myös käytäntöön? Kahdeksan kohdan ohjeistus on luotu osana Urbaania kasvua Vantaalla -hanketta, jonka verkkoaamukahveilla keväällä 2020 käsiteltiin keinoja, joilla luodaan aito yhteys myös etänä. Kirjoittaja Terhi Kaunismäki (FM) on innovatiivinen ja innostava viestinnän moniosaaja. Hän toimii Metropolia Ammattikorkeakoulussa suomen kielen ja viestinnän lehtorina ja hankeasiantuntijana Urbaania Kasvua Vantaalla -hankkeessa.

Lue lisää

Tehdäänkö tulevaisuuden muotoilutyö virtuaalitodellisuudessa?
22.10.2020
Markku Luotonen

Virtuaalitodellisuudessa tapahtuva yhteistyö on vauhdilla tulossa osaksi tulevaisuuden muotoilutyötä. Uudet tekniikat on tärkeää sisällyttää myös osaksi muotoilukoulutusta. Virtuaalitodellisuussilmikot, virtuaalitodellisuuden sisältötarjonta, sovellukset ja työkalut ovat viime vuosina ottaneet suuria kehitysaskeleita eteenpäin. Viimeisen parinkymmenen vuoden aikana VR-ala on julistettu moneen kertaan kuolleeksi tai hitaasti näivettyväksi, mutta silti alan tekniikka on edennyt huimin harppauksin. Peliteollisuuden toimijoiden silmissä VR-silmikoiden hidas leviäminen kuluttajien käyttöön, on este VR-pelituotantojen rahoittamiselle, mutta samalla teolliset muotoilijat ja AEC-teollisuuden (Architecture, Engineering & Construction) yritykset ovat ottaneet VR-työkalut käyttöönsä. VR-tekniikan ja -sovellusten kehitys on tuonut suunnittelijoiden käyttöön uudenlaisia kolmiulotteisen mallintamisen työkaluja, sekä asiakasystävällisiä tapoja esimerkiksi muotoilutuotteiden virtuaaliseen katselmointiin. Suunnittelutyössä käytettävien VR-työkalujen yleistymisen lisäksi globaali pandemia on kiihdyttänyt huimasti erilaisten virtuaalisten etäläsnäolosovellusten kehitystä ja kysyntää. Lähitulevaisuudessa muotoilutuotteiden suunnittelu, mallintaminen ja katselmointi onnistuvat samanaikaisesti tiimityönä, etäyhteydellä ja virtuaaliympäristössä. Näyttää siltä, että uudenlaiset VR-työprosessit tulevat vakiintumaan muotoilualalla. VR-ominaisuuksien tuominen osaksi mallinnus- ja muotoilutyötä antaa lisäarvoa muotoilijalle ja saattaa nopeuttaa muodonantoprosessia esimerkiksi virtuaalisia prototyyppejä suunnitellessa. Asiakkaalle tai toiselle suunnittelutiimille voi VR-etäläsnäolon avulla esitellä suunniteltua tuotetta kevyesti ja nopeasti, ilman fyysisten prototyyppien rakentamista. Ajatukset ja tutkimukset muotoilualan uusista työkaluista, kuten VR-etäläsnäolosta, digitaalisista prototyypeistä ja kehittyneistä mallintaisen työkaluista, eivät ole uusia, mutta viime vuosien vauhdikas kehitys on tuomassa uudet tekniikat kaikkien saataville ja niiden myötä muotoilun työtavat kehittyvät. Korkeakoulujen on vastattava tähän kehitykseen. Lähitulevaisuudessa yleistyvät muotoilualan etätyökäytännöt ja virtuaaliset työnkulut on syytä sisällyttää oppimistavoitteisiin. Mallintaminen virtuaaliympäristössä, virtuaalisten prototyyppien kehittäminen ja tuote-esittelyiden järjestäminen virtuaalitodellisuudessa tulee olemaan osa muotoilijoiden työtä. Alalla on jo nyt noussut tarve ammattilaisille, jotka osaavat hyödyntää uusia työtapoja osana muotoilu- ja palvelumuotoiluprosessia. Muotoilukoulutuksessa on näin ollen kehitettävä oppimisympäristöjä, joissa uusia työtapoja sekä VR (virtuaalitodellisuus), AR (lisätty todellisuus) ja MR (tehostettu todellisuus) -tekniikoita voidaan tutkia ja soveltaa. Uusien työtapojen pilotointia Metropoliassa Käynnistimme Metropoliassa Finnish Design Academy -hankkeen puitteissa pedagogisen kokeilun, jossa tutkimme virtuaalitodellisuudessa tapahtuvaa etäläsnäoloa ja tavoitteellista yhteistyötä tuotemuotoilun saralla. Suunnittelimme muotoilukurssin arviointiin yhdistyvän etäläsnäolokokeilun, jossa oli tarkoitus toteuttaa kurssitöiden arviointi virtuaalitodellisuudessa. VR-etäläsnäolopilotti oli ensimmäinen Metropolian muotoilukoulutuksen kokeilu, jossa yritimme keskustella kurssin aikana syntyneistä muotoilutuotteista VR-ympäristössä usean osallistujan kesken. VR-etäläsnäolosovelluksen käyttäminen koulutuksen työkaluna ja osana etänä toteutettavaa muotoilutuotteiden katselmusta oli hyvinkin toimiva ja inspiroiva työtapa. Kaikki VR-etäläsnäolokatselmukseen osallistuneet kokivat tekniikan olevan mielenkiintoinen, hyödyllinen ja muotoiluun liittyvää etätyöskentelyä helpottava. Kokeilu käynnistettiin melkoisen nopealla aikataululla ja siinä ilmenneet haasteet olivat hyvin käytännönläheisiä. Ongelmat liittyivät lähinnä pilotin liittämiseen jo suunniteltuun ja käynnissä olevaan muotoilukurssiin, sekä VR-laitteiston toimivuuteen. Pilotin järjestämisestä kertyneistä kokemuksista nousi esiin kolme huomionarvoista havaintoa: VR-työasemien ylläpito koulutusympäristössä on yllättävän työlästä. VR-ohjelmistojen päivittäminen ja laitteiden ylläpito esimerkiksi CAD-luokan (Computer-Aided Design) kaikissa työasemissa vaatii huomattavasti työtunteja. VR-sisältöjen tai -työkalujen lisääminen oppimistavoitteisiin ilman VR-ekosysteemeihin orientoivaa opintojaksoa, voi tuottaa huonoja kokemuksia. VR-sovellusten käyttäminen palveluiden kuluttajana on toki melko helppoa, mutta sisällön tuottaminen VR-ympäristöihin vaatii mallinnustaitojen lisäksi hieman ymmärrystä esimerkiksi pelimoottoreiden toiminnasta. VR-ympäristö yhteistyövälineenä kärsii heikosta käytettävyydestä. Mitä tahansa kokousta ei kannata siirtää VR-ympäristöön vain sen takia, että se on mahdollista. Tekniikan käytettävyyden ongelmat ja etäyhteistyösovelluksien uudet ja mielenkiintoiset ominaisuudet saavat kokouksissa aikaan keskeytyksiä ja vaikeuttavat aiheessa pysymistä. Useimmissa kokouksissa tarvittavat työkalut, kuten tekstin lukeminen ja kirjoittaminen sekä esimerkiksi työpöydän jakaminen, eivät toimi VR-ympäristössä kovin hyvin. Toisaalta VR:n hyödyt tulevat esille kolmiulotteisten muotojen ja tilallisuuden hahmottamisessa sekä tunnelmien ja immersion välittämisessä. Uuden teknologian käyttöönotto on työlästä ja hyödyn saaminen uusista työtavoista voi aluksi vaikuttaa turhauttavalta. VR-laitteiden ja sovellusten kehitys on ollut kuitenkin viime vuosina nopeaa ja on odotettavissa, että laitteiden käytettävyys ja toimintavarmuus kehittyy. Muotoilualalla VR-etäyhteistyössä oleellisia asioita ovat muotoiltavan tuotteen vapaa tarkastelu kolmiulotteisessa ympäristössä valojen, pintojen ja muotojen renderöinnin reaaliaikaisuus käytettävät ja tarkoituksenmukaiset virtuaaliset työkalut muutoksien tekemiseen mahdollisuus ideoiden luonnosteluun ja muistiinpanojen kirjoittamiseen asiakkaille ja suunnittelutiimille sujuva keskusteluyhteys etäyhteistyöhön osallistuvien kesken Tämän kaltaisen etäyhteistyön mahdollistavat sovellukset tulevat olemaan lähivuosina muotoilun arkipäivää. Kirjoittaja Markku Luotonen on Metropolia Ammattikorkeakoulun XR-Designin lehtori.

Lue lisää

Luovuus voimavarana työelämässä
15.10.2020
Anna-Stina Tähkävuori

Luovuus on osa mielikuvitustamme. Meillä kaikilla on perustavanlaatuinen pyrkimys käyttää sitä ja luoda jotain uutta. Luovuuden avulla voimme unohtaa käytännön normit ja kehittää uusia innovaatioita yksin tai yhdessä tiimin kanssa. Mutta miksi meidän on tärkeää hyödyntää luovuuttamme? Ja miten me voisimme edistää tätä luovaa ajattelua niin kotona, kuin työpaikalla? Meistä kaikista löytyy luovuutta Nykypäivän hektisessä arjessa usein puhutaan, että ei ole aikaa luovuudelle tai irti päästämiselle. Yhteiskunnan vaatimukset ja odotukset puskevat päälle ja ei välttämättä tulla ajatelleeksi, että juuri se hetken pysähtyminen päivässä voisi olla ratkaiseva tekijä uusien innovaatioiden syntymisessä tai esimerkiksi tiimihengen nostattamisessa. Voisiko työnantaja olla mahdollistajana ja tukea tällaisen luovan hetken löytämisessä tarjoamalla esimerkiksi kaksi tuntia viikossa aikaa luovaan ajatteluun, oli se sitten kävelylenkki, taidetunti tai meditaatioharjoitus kesken työpäivän? Kuinka löytää luovuus sisältämme? Apuna voi käyttää esimerkiksi hetken hiljentymistä tai luovia harjoituksia. Tietoinen läsnäolo ja meditaatio auttavat meitä muun muassa rauhoittumaan, hallitsemaan mieltämme, keskittymään olennaiseen, tuntemaan itsemme paremmin ja kuuntelemaan omia vaistojamme sekä näin hyödyntämään luovuuttamme. Luovuutta voi harjoitella Työntekijöiden luovaa työtä yksilöinä voidaan tukea esimerkiksi siten, että tiimissä on mukana ammattilaisia, joiden luovaan ajatteluun kannustetaan ja joiden motivaation annetaan kasvaa. Myös visuaalisesti inspiroiva fyysinen ympäristö edesauttaa luovuuden herättelyssä. Organisaatioissa tiimin jokainen henkilö voi omalta osaltaan olla luomassa luovaa tilaa. Organisaatioiden tulisi pyrkiä viestimään työntekijöilleen, että luovuutta arvostetaan ja yhdessä luomalla kehitetään aina parempia ratkaisuja, kuin yksin puurtamalla. Luovien harjoitusten avulla voi herätellä itseään pohtimaan erilaisia työelämään ja yrittäjyyteen liittyviä asioita. Ne voivat auttaa esimerkiksi käsittelemään sitä, kuinka epäjärjestyksen ja epävarmuuden kanssa tulisi oppia elämään tai miten päästää irti jatkuvasta kontrollista. Luovuustapahtuma naisyrittäjien tukena Osana Jätkäsaari smart mobility -hanketta järjestetty luovuustapahtuma Helsingissä kannusti naisyrittäjiä hyppäämään pois omalta mukavuusalueeltaan. Tapahtumassa Aino-Sofia Kojonen johdatteli osallistujat kuuntelemaan ja tarkkailemaan itseä sekä maailmaa ympärillä erilaisten mielenhallinnan harjoitusten avulla, jotka virittivät osallistujat vastaanottavaisemmiksi ja rohkeammiksi ammentamaan luovuuttaan. Marie Sand ja Kati Mayfield auttoivat oman luovuuden löytämisessä erilaisten piirtämisharjoitusten avulla. Lopuksi Heidi Gutekunst piti puheenvuoron luovuuden hyödyntämisestä työelämässä. Hän esimerkiksi kyseenalaisti usein pinnalla olevat käsitykset siitä, että jos olet luova, et ole tuottava työntekijä. Luovuus tarvitsee tilaa, aikaa, luvan epäonnistua ja mahdollisuuden pyrkiä pois täydellisyyden tavoittelusta. On aika löytää sisäinen lapsemme ja lähteä ulos leikkimään yhdessä! Hyödynnetään vahvuuksiamme ja rakennetaan turvallinen tila luovuudelle. Kirjoittaja Anna-Stina Tähkävuori toimii Metropolia Ammattikorkeakoulun älykkään liikkumisen innovaatiokeskittymässä Jätkäsaari Smart Mobility -hankkeen projektipäällikkönä. Koulutukseltaan hän on insinööri (YAMK). Vapaa-aika kuluu perheen kanssa ja omakotitaloprojektia viimeistellen.    

Lue lisää
Uudemmat postaukset Vanhemmat postaukset