Avainsana: vapaaehtoistyö
Yhteisöllisyys Newcastlen kaupungissa
Kävin kesäkuussa 2025 tutustumassa Koillis-Englannissa sijaitsevan Newcastlen kaupungin ”sydämeen”, joksi jalkapallostadion St. James’ Parkin tapahtumakeskusta kutsutaan. Tavoitteenani oli tutustua suosikkiartistini Sam Fenderin konsertin ympärillä tapahtuvaan vapaaehtoistoimintaan ja sen myötä kaupunkiyhteisöön ja asioihin, jotka yhdistävät kaupunkilaiset osallistumaan kulttuuritapahtumiin poikkeuksellisella tavalla. Matkalleni olin sopinut etukäteen kaksi haastattelua sosiaalisen median kautta tutustumieni ihmisten kanssa. Tämän lisäksi päädyin keskusteluihin myös monen paikallisen kanssa siitä, miksi paikallinen yhteisö on niin tärkeä tälle 300 000 asukkaan suurkaupunkialueelle. Tässä tekstissä vertailen Englannin ja Suomen yhteisökulttuureja kokemani perusteella. Se, missä tapahtumat ovat Suomessa enemmän vapaa-ajan viettoa ja kulttuuria, Newcastlen kaupunki on ääriesimerkki siitä, miten urheilu- ja kulttuuritapahtumat ovat kaupungin identiteetin ytimessä. Suomalainen kulttuuritapahtuma poikkeaa englantilaisesta kulttuuritapahtumasta merkittävän paljon. Paikalliseen identiteettiin Suomessa ei liity niin paljon vahvaa ilmaisua, vaikka ylpeyttä riittää. En tapahtumatuottajana näe kovinkaan monia yhtäläisyyksiä jalkapallon jättimaan Englannin ja Suomen välillä. Tapahtumien ympärille rakentuva vapaaehtoistoiminta on Newcastlen kaupungissa ylpeyden aihe. Se on luonnollinen osa kaupunkilaisten arkea ja identiteettiä ja myös asia, jota työssäkäyvät ihmiset odottavat pääsevänsä tekemään jalkapallopelien tai konserttien yhteydessä. Jalkapallokulttuuri luo ihmisille rakenteen, jonka osana ihmiset tahtovat välittömällä tavalla työskennellä. Rakkaus omaa jalkapallojoukkuettaan kohtaan näkyy siinä, että ihmiset puhuvat joukkueen saavutuksista me -muodossa. Lopulta siis kaikki toiminta, joka liittyy kaupungin joukkueeseen, on kannattajille valtavan tärkeää. Tämän takia myös Sam Fenderin – paikallisen muusikon – stadionkonsertti saa mustavalkoisen värityksen, sillä 50 000 ihmistä laittaa pelipaidan päälle koko kaupungin sykkivällä sydämellä tapahtuvalle stadionkonsertille. Opin projektin haastattelujen ja kokemusten myötä ymmärtämään aiempaa enemmän yhteisöllisyydestä ja yhteishengen voimasta kulttuurissa. Yhteisöt, kuten Newcastlen asukkaat näkyvät maailmalle lämminhenkisinä ja toimeliaina, sillä kulttuuriin ja tapahtumiin panostetaan täydellä sydämellä palavasta halusta olla osa sekä kaupungin että sen jalkapallojoukkueen historiaa. Yhteisö ei odota saavansa tekemästään työstä palkintoa, sillä palkinto on nähdä koko kaupunki täynnä onnellisia ihmisiä. Eetu R. - Kutu 21
Festarit siistiksi
Oivalluksia Sideways-festivaalin siivouksesta Viime kesänä sain toimia toisena Sideways-festivaalin siivousvastaavana. Pääsin kokemaan, mitä vaatii festarin siistinä pitäminen suuren väkijoukon keskellä ja mihin kaikkeen siivous vaikuttaa. Siivousvastuussa opin konkreettisesti sen, kuinka suuri merkitys kyseisellä työllä on. Festivaalin siisteys ei synny itsestään, vaan se on tiimityötä, suunnittelua ja ongelmanratkaisua. Jokainen puhdas nurkka ja tyhjä roskis on monen pienen päätöksen ja yhteistyön tulos. Festarit rakentuvat yksityiskohdista, joita ehkä harva noteeraa, mutta jotka vaikuttavat merkittävästi kokonaisuuteen. Siivoustiimin työ on paljon enemmän kuin roskien keruuta Siivoojat ovat kenttähenkilökuntaa, he liikkuvat alueella jatkuvasti ja kohtaavat festarikävijöitä erilaisissa tilanteissa, kävijöiden kysyttäessä reittiohjeita tai vaikka vessojen sijainteja. Kerran päädyin auttamaan loukkaantunutta henkilöä, koska olin sattumalta lähin työntekijä paikalla. Ihmisten kohtaaminen on siis myös keskiössä. Roskikset eivät ilmesty festarialueelle itsekseen Ensimmäinen festivaalipäivä alkoi roskisten roudauksella paikoilleen. Roskisten paikat suunnitellaan ajatuksella, jolloin mietitään, missä ihmiset liikkuvat, mihin he pysähtyvät, missä he syövät ja juovat. Jos roska-astia on väärässä kohdassa, se jää helposti käyttämättömäksi. Roskisten oikein sijoittelu on siis tärkeä osa toimivaa ja viihtyisää aluetta. Siivoustiimi koostui vapaaehtoisista, joiden panos oli korvaamaton Vastuullani oli luoda hyvää henkeä ja huolehtia siitä, että jokainen tiimissä tunsi itsensä tärkeäksi ja osaksi isompaa kokonaisuutta. Koin, että fiiliksen ylläpitäminen oli yksi tärkeimmistä tehtävistäni, varsinkin kun työ voi olla fyysisesti ja henkisestikin kuormittavaa. Siisteys ei ole vain visuaalinen tekijä Se vaikuttaa suoraan kävijöiden kokemukseen. Siisti ympäristö luo miellyttävämmän fiiliksen ja vähentää häiriötekijöitä. Se antaa kävijöille mahdollisuuden keskittyä itse tapahtumaan ja nauttia siitä täysillä. Tauot ja jaksaminen ovat olennainen osa työn onnistumista Hektisessä festariympäristössä taukojen pitäminen ja veden juonti, itsestään selvätkin asiat, voivat helposti unohtua sekä itseltä että muilta. Kun päivät ovat pitkiä, työ fyysistä ja lämpötila korkea, pienetkin tauot voivat tehdä suuren eron jaksamiseen ja yleiseen fiilikseen. Festariympäristössä saa kokea paljon mielenkiintoisia hetkiä, jotka tekevät työstä entistä hauskempaa Siivouksen näkökulmasta tapahtuma näyttäytyy kokonaisuutena. Päivän aikana tulee kuljettua koko alueen läpi monta kertaa, koluttua takatilat ja kohdattua henkilökuntaa, ja nähtyä hetket ennen yleisön saapumista ja sen jälkeen. Välillä ehtii myös vilkuilla lavalle ja napata keikasta pienen hetken. Siitä muodostuu omanlainen, mutta aito festaritunnelma. Lopuksi tulee se palkitsevin hetki Kun festivaalipäivä päättyy ja alue tyhjenee, ja loppusiivous on tehty. Päivän mittaan tehty kova työ näyttäytyy, kun alue on siisti, järjestyksessä ja valmis seuraavaa tapahtumapäivää varten. Siinä näkee konkreettisesti oman työn jäljen ja lopputuloksen, mikä tekee vaivannäöstä palkitsevaa.
Näin ruokit satapäisen työryhmän helposti, vaivattomasti ja ilmaiseksi*! – 5 vinkkiä
*sponsorin tukemana Oletko juuri päätynyt tilanteeseen, jossa sinun täytyy saada ruokittua satapäinen vapaaehtoistyöryhmä puolen vuoden kuluttua järjestettävässä tapahtumassa, ja ainoa aseesi horisontissa siintävää nälkää vastaan on sponsorihankinta? Se on yleisempää kuin voisi luulla, sillä olen itsekin ollut samassa tilanteessa! 1. Mmm, eli Makustele, (bench)markkaa ja mahtipontisoi Ruokasponsorin hakeminen kannattaa aloittaa ihan vain pohtimalla, että minkälaista ruokaa tapahtumasi vaatii. Hyödynsin itse tässä pohdinnassa tapahtuman muuta tuotantotiimiä ja kävi ilmi, että vapaaehtoistyöryhmä kaipaa tapahtumapäivään eritoten helppoa välipalaa. Mikäänhän ei ole helpompi välipala, kuin leivänkannikka, ja leipäala tuottaa myös hävikkiä, joten siinäpä täydellinen kohde tuotesponsorin tavoitteluun. Mikäli tapahtumasi ei ole täysin uniikki (jos on, niin laittakaa kutsu, haluan kokea!), on mahdollista, että samankaltaisia on järjestetty aiemminkin. Jos vertailukohtia voi löytää, niin kannattaa tutustua vastaavanlaisiin tapahtumiin ja niiden mahdollisiin sponsoreihin. Jos sponsorien joukosta löytyy leipäfirmoja, on mahdollista, että heitä voisi kiinnostaa tukea sinunkin tapahtumaasi – toki näkyvyyttä ja muita etuja vastaan! Ennen ensimmäistä yhteydenottoa on myös edukasta miettiä, miten leipähanat voisi saada aukeamaan. Jos tapahtumasi on keräämässä monipäisen yleisön, siitä kannattaa mainita. Mikäli yleisössä on aiempana vuonna ollut tai tulee nyt olemaan julkimoita, kannattaa heilläkin mehustella oikein kunnolla. Suosittelen kertomaan kaikista meriiteistä mahdollisimman mahtipontisesti, kunhan sanoista on löydettävissä myös totuuden taikinajuuri. Sosiaalisen median näkyvyys on myös pienintä mitä tarjota voi, ja mikäli tapahtumaan tulee sponsorien logoilla varustettu kuvausseinä, on leipädiili jo lähes taattu! 2. Laita sähköpostilaatikko laulamaan Vaikka mielessäsi olisi yksi tietty täydellinen leipäfirma, kannattaa sponsorihankintasähköposteja laittaa vähintään kymmeneen muuhunkin. Vastauksen saaminen on nimittäin hyvin epätodennäköistä, ja myöntävän vastauksen saaminen sitäkin haastavampaa. Mutta ei hätää! Minäkin sain ensimmäistä kertaa sponsorihankintaa tekevänä juniorituottajana aivan oivallisen leivontayrityksen yhteistyökumppaniksi! Kun sopiva yhteistyökumppani löytyy, on verrattain tärkeää sopia muutamista yksityiskohdista. Paljonko leipää ja muita leipomotuotteita on mahdollista saada? Mistä ne voi hakea, vai voiko yritys jopa kuljettaa ne perille? Opin nimittäin oman sponsorihankkijan urani aikana, että jos tapahtuma järjestetään Helsingissä, ei välttämättä kannata sopia leipomotuotteiden hakemista Suomen Turusta. Onneksi löytyi kuitenkin yritys, joka oli valmis jopa postittamaan muutaman paketillisen leipomotuotteita tapahtumaamme, ihanaa! 3. Panikoi Vaikka leipäkuljetus olisi sovittu monta kuukautta etukäteen ja sen varmuus varmistettu tasaisin väliajoin ennen tapahtumaa, on silti mahdollista, että kaksi päivää ennen h-hetkeä käy ilmi, että kiireistä arkea viettävä leivontafirma on yksinkertaisesti unohtanut lähettää lupaamaansa leipäset, hupsis! Apua, mikä neuvoksi? 4. Soittele ja sympatisoi Tässä kohtaa huippuluokan tuottaja ei luovuta, vaan keksii luovia ratkaisuja! Ensin kannattaa soitella läpi kaikki tuntemansa leipomot ja kertoa samalla koskettava nyyhkytarina tarmokkaasta työryhmästä ja siitä, kuinka leipomolla on mahdollisuus näyttäytyä erittäin edustavassa valossa vatsat tyhjäksi jättäneen kilpailijansa rinnalla. Jos leipomoihin soittelu ei auta, voi vielä viimeisenä oljenkortena kokeilla uutta sähköpostittelukierrosta leipäalan yrityksiin, jotka eivät aiemmin vielä syystä tai toisesta ehtineet reagoida huippuluokan sponsoritarjoukseesi. Voihan olla, että paikallinen leipomoketju toteaakin, että he ovat kilpailijaansa merkittävästi parempia ja ylipäätään todella hyviä tyyppejä, ja koko tapahtumaa edeltävän päivän hävikki säästetään tapahtumaasi varten, miten upeaa! 5. Nauti työsi leivistä Nyt voit hakea leipäkuorman tapahtumapäivän aamuna, ja tepastella polleana pitkin takahuoneita leipäkoreinesi päivinesi, tarjoten maksutonta mannaa jokaiselle sitä kaipaavalle. On tärkeää myös muistaa mainita, kenen ansiosta leivät ovat pöytään päätyneet. Pidemmässä kahvileipäkeskustelussa voi myös kertoa, kuinka tuottajan työssä tärkeintä on valmistautua ajoissa, ja kuinka leivätkin on neuvoteltu jo hyvissä ajoin – edellisenä iltana. Kulttuurituottaja 2022 Sponsorihankinnan projektityö Esa Hynynen
Vapaaehtoisesta vapaaehtoisesti vapaaehtoisprosessin hallintaan
Rakkauteni tapahtumatuotantoon roihahti vuonna 2021 astuessani ensimmäistä kertaa festivaalituotannon maailmaan vapaaehtoistyöntekijänä Lost In Music -festivaalilla. Vaikka päivät olivat pitkiä ja aikataulut hektisiä, jokaisen illan jälkeen tunsin olevani elossa. Tältäkö mieluisat hommat voivat tuntua? Tuotantotiimin lämminhenkinen ilmapiiri, yhteisöllisyys ja aito kiitollisuus jättivät minuun lähtemättömän jäljen. Pääsin reflektoimaan näitä kokemuksiani viime kevään vapaaehtoisuuskurssilla, ja minua alkoi kiinnostamaan vastaavan vapaaehtoiskokemuksen luonti myös muille. Voisinko herättää samanlaisen intohimon tapahtuma-alaa kohtaan jollekin toiselle? Tuurikseni minulle avautui tie tuotantoharjoittelijaksi LIM-festivaalin pariin tänä syksynä. Tehtävänäni oli avustaa erilaisissa tuotannollisissa tehtävissä ennen tapahtumaa ja sen aikana. Isoimmaksi vastuualueekseni päätyi luonnollisesti kuitenkin vapaaehtoisten johtaminen, josta tuli myös ensimmäinen itsenäinen projektini. Käynnistin vapaaehtoisrekrytoinnin, valitsin vapaaehtoiset, laadin heille vuorot, perehdytin, ohjeistin ja tiedotin heitä. Toimin myös heidän esihenkilönään festivaalin aikana. Festivaalin jälkeen vastuulleni kuuluivat kiitoskirjeet ja palautteen kerääminen. Astuin projektiin innokkaana, oma vapaaehtoiskokemukseni mielessä ja tietynlaisena referenssinä: tahdon luoda kaikille vapaaehtoisille yhtä upean kokemuksen, kuin se oli kaksi vuotta sitten minullekin. Prosessi yllätti minut haastavuudellaan, sillä tämä oli ensimmäinen kerta, kun hallitsin näin isoa kokonaisuutta. Palautteen perusteella en kuitenkaan mokannut täysin, mutta myöhemmin raporttia laatiessani tajusin, että olisin voinut tehdä asioita myös paremmin. Tässä siis muutama vinkki onnistuneeseen vapaaehtoisprosessiin oman kokemukseni pohjalta. Vinkit onnistuneeseen vapaaehtoisprosessiin Tarpeen kartoitus Ensimmäinen ja koko prosessin sujuvoittavin vaihe. Ota selvää, minne kaikkialle vapaaehtoisia tarvitaan, jotta tehtäviin riittää tekijöitä: Muutama lisähenkilö kannattaa varata jo suunnitteluvaiheessa, sillä peruutuksia sattuu lähes aina. Älä varaa kuitenkaan liikaa vapaaehtoisia: jos kaikille ei riitä tehtäviä, kokemus vapaaehtoisena jää vaisuksi. Tutustu edellisen tapahtuman materiaaleihin, sekä vapaaehtoisten palautteeseen, suunnittele toimintaasi näiden pohjalta! Rekrytointi Varaa tähän aikaa. Tee itsellesi suunnitelma niin dokumenttien kuin aikataulujenkin suhteen, jotta prosessi etenee hyvin, etkä kuormita itseäsi liikaa projektin loppuvaiheessa. Valmistaudu etsimällä tietoa ainakin sujuvasta projektinhallinnasta, sekä vapaaehtoisten onnistuneesta johtamisesta. Tee rekrytoinnin viestinnästä yksinkertaista, selkokielistä mutta informatiivista, jotta hakemisprosessi pysyy matalakynnyksisenä. Sitouttaminen Muista, että vapaaehtoiset eivät saa palkkaa. Mieti huolellisesti, miten saat ihmiset sitoutettua tapahtumaan. Sitouttamisen on elintärkeää olla mukana vapaaehtoisprosessin jokaisessa vaiheessa, jotta isoimmilta perumisilta vältytään tapahtuman aikana. Rekrytoinnissa esimerkiksi eri vapaaehtoistehtävien tarkempi avaaminen jo hakemisvaiheessa antaa tarkemman kuvan vapaaehtoisille mitä odottaa ja mihin valmistautua. Muita sitouttamisen keinoja ovat esimerkiksi selkeä ja tiivis kommunikointi ajoissa, kattava perehdytys, sekä maininnat siitä, mitä vapaaehtoiset saavat vastineeksi vuoroistaan. Omasta kokemuksestani voisin nostaa hyväksi sitouttamiskeinoksi myös avoimen, rennon ja kannustavan ilmapiirin tapahtuman aikana. Vuorojen hallinta Tarpeiden kartoittamisen jälkeen luo vuoropohjat mahdollisimman ajoissa. Rekrytoinnin käynnistyessä sinun on helpompi käydä hakijoita läpi, sekä suunnitella alustavia vuoroja hakijoiden erityistoiveita kunnioittaen. Tämä helpotti ainakin omaa hahmottamistani valtavasti. Kerää valittujen vapaaehtoisten yhteystiedot tietosuoja-asetusten mukaisesti ja selkeästi myöhempää tiedottamista varten. Tiedota valituille vapaaehtoisille vuoroista ajoissa, jotta sinulle jää aikaa tehdä muutoksia tarvittaessa. Vapaaehtoisilla on omat elämänsä, sekä kiireensä ja luultavasti vähintään 45 % suunnittelemistasi vuoroista vaatii muutoksia. Muista kommunikoida selkeästi muutoksista ja hengittää syvään! Kokoa valintakirjeeseen mahdollisimman kattava infopaketti jatkon aikatauluista, muista laittaa tärkeimmät asiat tiedoston alkuun ja loppuun kootusti minimoidaksesi samojen kysymysten tulvan sähköpostissasi. Aseta deadline vuorojen vastaanottamiseen, jotta vältyt muistutteluviestien lähettämiseltä. Perehdytys ja kommunikointi Järjestä kattava perehdytyskokous ennen tapahtumaa, jossa käydään läpi kaikki tärkeät asiat, esimerkiksi tapahtuman premissi, arvot, mitä vapaaehtoisuuteen kuuluu, mitä heidän tulee ottaa mukaansa, mahdolliset ruokailuinfot sekä turvallisemman tilan periaatteet. Tarjoa perehdytyksessä paljon mahdollisuuksia kysymyksille ja muista tarjota erilaisia vaihtoehtoja kysymiseen, esimerkiksi chatissa kysyminen tai sähköpostilla perehdytyksen jälkeen. Erityisesti ensikertalaisia jännitti paljon omassa perehdytyksessäni, ja sainkin paljon enemmän kysymyksiä kokouksen päätyttyä kuin livenä. Tallenna perehdytyskokouksen materiaalit vapaaehtoisten nähtäväksi – informaatiota tulee paljon, joten on saavutettavampaa jakaa tiedosto kaikille myöhempää tarkastelua varten. Oman kokemukseni pohjalta koin esituotannon aikaisen kommunikaation sähköpostilla vapaaehtoisten kanssa sujuvaksi. Tapahtuman aikana siirryin tehtäväkohtaisiin WhatsApp-ryhmiin, jossa pystyin infoamaan esimerkiksi somistustiimiä helposti. Tein itse amatöörimokan, eli loin aivan liian monta ryhmää, joka teki viestinnästä vaikeaa ja sekavaa kiireen keskellä. Otan mielelläni vinkkejä vastaan sujuvaan ja selkeään tapahtumanaikaiseen viestintään! Päivystä ja pidä puhelimesi mukana. Sain omilta vapaaehtoisiltani hyvää palautetta nopeasta vastailusta sekä reagoinnista. Muista viestiä selkeästi ja ystävällisesti, älä unohda tsemppaamista! Jos mahdollista, käy näkemässä vapaaehtoisiasi tapahtuman aikana. Omasta mielestäni oli erityisen palkitsevaa saada viestittelemilleni ihmisille kasvot, sekä päästä tutustumaan uusiin ihmisiin. Kiitos ja palaute Palkitsevasta puheenollen - muista kiittää. Sitä ei oikeasti voi tehdä liikaa. Nämä ihmiset ovat vapaaehtoisesti tulleet mukaan auttamaan tuotantotiimiänne sujuvoittamaan tapahtumaa, anna kiitollisuuden näkyä! Valintakirjeitä lähetettäessä, nopeissa vastauksissa, perehdytyksessä, kasvotusten tavatessa, päivän päätyttyä WhatsApp– ryhmissä, kiitoskirjeissä ja palautteen keruussa. Pyri tekemään kiitoskirjeistä mahdollisimman personoituja, jotta vapaaehtoiselle tulee oikeasti nähty, kuultu ja arvostettu olo. Kerää palautetta vapaaehtoisilta, sillä heitä konsultoimalla voit kehittää toimintaasi jälleen paremmaksi seuraavaa tapahtumaa varten. Luodessasi aidosti kiitollisen ja arvostetun tunteen vapaaehtoisille he saattavat hakea mukaan ensi kerrallakin! Kokemukseni vapaaehtoisten johtajana vahvistivat ymmärrystäni siitä, kuinka tärkeää on luoda positiivinen ja motivoiva ympäristö heille. Vapaaehtoistyö voi olla antoisa kokemus kaikille osapuolille, kunhan se suunnitellaan huolellisesti ja hoidetaan intohimolla ja keskittyneesti. Vapaaehtoisprosessi vie aikaa, mutta mielestäni siihen tulee panostaa, koska sillä voi oikeasti olla vaikutusta jonkun tulevaisuuteen. Niin kävi minulle.
Projektina tietopaketti Alakulttuurikeskus Loukon vapaaehtoisille
Olen pian valmistuva kulttuurituotannon opiskelija Metropoliasta. Viimeisenä projektinani laadin tietopaketin Alakulttuurikeskus Loukon vapaaehtoistoiminnan ja tapahtumatuotannon tueksi. Alakulttuurikeskus Loukko on Helsingin Kalliossa sijaitseva, turvallisemman tilan periaatteita noudattava kohtaamispaikka, jossa järjestetään monenlaista toimintaa. Esittävän taiteen tilaisuuksien lisäksi tilassa toimii ostopakoton vegaaninen kahvila, matalan kynnyksen taidegalleria sekä erilaisia työpajoja ompeluseurasta elävän mallin piirustukseen. Tiistaista torstaihin Loukossa tarjoillaan kolmen euron hintaista lounasta, joka valmistetaan hävikkiruoasta. Osoitteessa Castréninkatu 7 sijaitseva tila avattiin keväällä 2019. Alakulttuurikeskusta pyörittää vuonna 2017 perustettu helsinkiläinen kulttuuriyhdistys Loukko ry, jonka tarkoituksena on edistää kulttuuritoiminnan monimuotoisuutta, yhdenvertaisuutta ja saavutettavuutta. Loukon työryhmä koostuu eri taiteenalojen ja hoivatyön ammattilaisista, DIY-tapahtumatuottajista ja vapaaehtoisista. Loukko tarjoaa puitteet ja apua myös ulkopuolisille tapahtumanjärjestäjille. Projektini tavoitteena oli luoda selkeä tietopaketti, josta sekä Loukon vapaaehtoiset että ulkopuoliset tapahtumanjärjestäjät saisivat kaiken tarvitsemansa tiedon tiloissa toimimiseen. Tietopaketissa tuli olla lyhyt esittely Loukon periaatteista ja säännöistä, turvallisuusohjeet, esteettömyystiedot, lista tekniikasta käyttöohjeineen, gallerian tiedot, sekä kuvalliset ohjeistukset vapaaehtoisten tehtäviin. Osa ohjeista oli jo olemassa ranskalaisina viivoina Loukon Google Drivessä, vapaaehtoisten Facebook-ryhmässä tai Trello-kalenterissa. Kokosin ohjeistukset yhteen paikkaan, selkeytin niitä ja otin kuvia. Lopputuloksena syntyi valmiiksi taitettu PDF-dokumentti, joka on helppo tulostaa Loukon kahvilatiskille tai jakaa verkossa. Tein projektin aikana vuoroja Loukossa saadakseni kuvan vapaaehtoisten tehtävistä ja oppiakseni käyttämään tilan tekniikkaa. Kahvilatyöskentelyn lisäksi päädyin mm. myymään lippuja Punk In Finland -tukikeikalla ja miksaamaan drag-showta. Opin paljon vapaaehtoistoiminnasta ja tutustuin ihmisiin, jotka jakavat intohimoni ruohonjuuritason kulttuuritoimintaan. Jos haluat järjestää folk-illan, räppikeikan, sarjakuvatyöpajan tai minkä tahansa taidepläjäyksen, tai vaan kirjoittaa opinnäytetyötä halvan kahvin äärellä, kannattaa tulla Loukkoon!
Vapaaehtoisten johtamista vihreämmän tapahtuman eteen
Tapahtumien ekologisuus on ollut viime vuosina kulttuurituotannon kentällä vahvasti pinnalla. Monet suuret tuotannot ovat ottaneet askeleita vihreämpään suuntaan - niin myös Helsinki International Horse Show (HIHS). Helsingin Jäähallilla vuosittain järjestettävä viisipäiväinen ratsastustapahtuma on kehittänyt ekologisuutensa ympärille oman Jumps Green -ympäristöohjelman. Ohjelman avulla HIHS pyrkii huomioimaan ekologisuuden kaikilla tapahtuman osa-alueilla, kannustaen samalla myös muita tapahtumassa ja ratsastusyhteisössä toimivia ympäristöystävällisempään toimintaan. Vuonna 2019 ohjelman teemaksi valikoitui Zero Waste. Tavoitteena oli kierrättää mahdollisimman tehokkaasti ja minimoida tapahtumassa kertyvän sekajätteen määrä. Tavoitteen saavuttamiseksi tapahtuma sai ensimmäistä kertaa oman Jumps Green -vapaaehtoisryhmän. Tapahtumassa useamman vuoden työskennelleenä ja ekologisuudesta innostuneena päädyin itse ryhmän johtajaksi. Tehtävänämme oli pitää huoli, että kierrätys toteutuu tapahtumassa suunnitelmien mukaisesti. Yhdessä rakensimme kierrätyspisteet kaikille tapahtuman osapuolille, valvoimme niiden toimintaa tapahtuman aikana ja purimme tapahtuman jälkeen. Olimme myös valmiina auttamaan yleisöä, toimihenkilöitä, näytteilleasettajia ja osallistujia kierrätykseen sekä tapahtuman ekologisuuteen liittyvissä kysymyksissä. Viime hetkellä kasattu ryhmä jäi melko pieneksi, mutta suoriuduimme kuitenkin meille osoitetuista tehtävistä kiitettävästi. Ryhmässä vallitsi alusta asti hyvä henki ja tekemisen meininki. Kirkkaat ja kunnianhimoiset tavoitteet tekivät työstä merkityksellistä ja ryhmää oli helppo johtaa niitä kohti. Ryhmäläiset olivat myös lähtökohtaisesti kiinnostuneita ekologisuudesta, joka auttoi vapaaehtoisten motivoinnissa. Vapaaehtoisten johtamisen lisäksi opin projektin aikana bonuksena valtavasti tapahtumien ekologisuudesta. Työskentelimme ahkerasti vihreämmän tapahtuman eteen yhdessä onnistuen. Kierrätys toteutui tänä vuonna tapahtumassa paremmin kuin koskaan - kiitos upean ryhmäni! Lisää HIHSin ekologisuudesta ja Jumps Green -ympäristöohjelmasta voit lukea tästä. Ainu, kulttuurituotannon opiskelija, kutu15
Johtamiskokemuksia Slushista
Slushia pidetään kovan luokan business-tapahtumana, mutta uteliaan tuottajan ei pidä säikähtää jos innovaatiot ja startup -maailma kuulostavat vieraalta. Slush on sisällöllisesti sekä visuaalisesti todella vaikuttava tapahtuma koettavaksi. Se tarjoaa uskomattoman verkostoitumis -ja työskentelyalustan kansainvälisessä ilmapiirissä. Slush on yksi maailman johtavia kasvuyritys- ja teknologia-alan tapahtumia. Se järjestetään vuosittain Helsingissä joulukuun alussa. Slush tuo yhteen alan yrittäjät, sijoittajat ja innokkaat opiskelijat. Slush työllistää muiden suurten tapahtumien tavoin tuhansia vapaaehtoisia. Poikkeuksellisen tapahtumasta tekee se, että lähes koko organisaatio toimii vapaaehtoisvoimin. Myös suurin osa eri ryhmien ja tiimien esimiehistä ovat mukana vapaaehtoisesti. Mahdollisuutta esimiestehtäviin kansainvälisessä organisaatiossa aina rekrytoinnista tapahtuman purkuun ei tule vastaan ihan joka päivä. Omalla kohdallani työrupeama syyskuusta joulukuuhun oli monipuolinen oppimiskokemus. Työskentelin naulakkopalveluiden yhtenä ryhmänvetäjänä, group leadina. Työkielenä käytettiin englantia ja vapaaehtoisten kirjo oli kaikkea suomalaisen opiskelijan ja intialaisen lääkärin väliltä. Kaikkia vapaaehtoiseksi hakevia yhdisti valtava halu päästä osaksi Slushia. Esimiestehtävissä työskennelleille group- ja team leadeille järjestettiin säännöllisiä johtamiskoulutuksia sekä työpajoja, joiden tehtävä oli tukea rekrytointia ja johtamista. Ennen kaikkea koulutukset tarjosivat foorumin kollegoiden tapaamiselle. Tapahtumissa, järjestöissä ja yhdistyksissä tehdään valtavat määrät palkatonta työtä, aivan vapaaehtoisesti. Vastike tehdystä työstä takaa usein vain pääsyn tapahtumaan, ruoan ja työtodistuksen. Esimiehen tärkein tehtävä onkin alaisen motivointi parhaaseen mahdolliseen työsuoritukseen. Tässä piilee vapaaehtoistyön johtamisen vaikeus. Vapaaehtoisten johtamisessa avain onnistumiseen on oma tietotaito ja kokemus vapaaehtoisena toimimisesta. Ihmistuntemus ja sosiaaliset taidot ovat myös äärimmäisen tärkeitä. Esimiehenä on ymmärrettävä tehtävän työn luonne. Ihmistuntemus puolestaan auttaa ymmärtämään alaisten jaksamista, työkykyä ja mielialaa. On osattava asettua johdettavan asemaan. Slush oli hieno ja rohkaiseva kokemus. Yhdessätekemisen tunne oli vahva läpi tapahtuman ja lisäsi motivaatiota. Omat työtehtäväni pitivät sisällään paljon tiedottamista, työvuorojen suunnittelua ja loppuvaiheessa asioiden koordinointia. Tiimiläiseni osoittautuivat mitä ahkerimmiksi työntekijöiksi ja tekivät johtamisesta lopulta hyvinkin helppoa. Juhana Salminen, kulttuurituotannon opiskelija, kutu16
Vapaaehtoistapahtumaa rakentamassa
Arabian Katufestivaalit houkuttelivat jälleen 11. kerran tuhannet ihmiset Hämeenkadun varteen kuuntelemaan hyvää musiikkia, seuraamaan monipuolisia tanssi-, sirkus- ja performanssiesityksiä sekä nauttimaan upeasta katutaiteesta. Myöskään lapsia ei oltu unohdettu, sillä myös he pääsivät kokemaan monipuolista lastenohjelmaa. Koko onnistuneen festaripäivän kruunasi aurinkoinen sää sekä yhteisöllinen tunnelma. Projektin aikana ehti tapahtua paljon, ja matka tammikuun ensimmäisestä tuotantopalaverista festivaalin jälkeisten kiitoskirjeiden lähettämiseen oli vaiherikasta: ajoittain erittäin stressaava, mutta ennen kaikkea hyvin opettavaista. Oma päätehtäväni oli toimia vapaaehtoiskoordinaattorina ja lähdinkin tehtävään ilman minkäänlaista ennakkotietoa tulevasta. Tehtäviini kuului mm. vapaaehtoisten kontaktointia sekä työvuorojen suunnittelua ja aikataulutusta. Itse festaripäivänä otin vapaaehtoiset vastaan, ohjeistin työtehtävät sekä kiertelin eri työpisteitä pitäen huolta siitä, että kaikilla vapareilla on kaikki hyvin. Vapaaehtoisia ruvettiin rekrytoimaan jo hyvissä ajoin alkuvuodesta, ja tapahtumapäivänä heitä saapuikin paikalle noin 30. Vapaaehtoiskoordinointi oli haastavampaa kuin olin odottanut, ja tästä syystä se myös opetti todella paljon. Yksi suurimmista opeista oli se, että kaikkea ei tarvitse tehdä itse ja välillä on ihan OK delegoida tehtäviä myös muille. Opin paljon myös ennakoinnista sekä suunnittelun tärkeydestä. Kaiken kaikkiaan olen kuitenkin erittäin tyytyväinen tapahtumaan ja toivon myös vapaaehtoisten viihtyneen. Arabian Katufestarit toteutetaan pitkälti vapaaehtoisvoimin, joten etenkin tästä syystä heidän työpanoksensa tapahtumassa oli korvaamattoman arvokasta. – Julia Keinänen
Vapaaehtoisvoimin Suomen suurimmaksi katutaidetapahtumaksi
Arabian Katufestivaali täyttää jälleen alkukesästä pätkän Helsingin Hämeenkatua taiteella, kirpputoreilla ja ruokarekoilla. Kesän odotetuin katutaidetapahtuma järjestetään tänä vuonna toukokuun 19. päivä ja tapahtuman suunnittelu on kovassa vauhdissa. Lastenohjelmavastaava Ella-Rosa Harmanen kirjoitti aikaisemmin lisää itse festivaalista ja siihen liittyvistä odotuksista. Blogiteksti löytyy täältä. Oma roolini vuoden 2018 tapahtumassa on toimia vapaaehtoiskoordinaattorina. Käytännössä tämä tarkoittaa vapaaehtoisten hankkimista sekä heidän tehtäviensä organisointia ja ohjaamista. Festivaalin suunnittelu ja toteutus pohjautuu täysin vapaaehtoistyöhön, joten tämä luo hyvälle onnistumiselle pienet paineet. Itselläni ei ole aikaisempaa kokemusta vapaaehtoiskoordinoinnista, joten tulen todennäköisesti ottamaan oppia paljon etenkin edellisten vuosien vapaaehtoismateriaaleista sekä hyödyntämään omaa kokemustani vapaaehtoistyöstä. En vielä täysin itsekään tiedä, mitä kaikkea tämän tyyppisessä tehtävässä tulisi ottaa huomioon, joten lähden innolla oppimaan uutta! Miksi lähteä vapaaehtoiseksi? Olen tehnyt paljon ajatustyötä sen suhteen, mikä voisi saada ihmiset hakeutumaan vapaaehtoiseksi Arabian Katufestivaaleille. Tapahtuma antaa tekijöilleen loistavan mahdollisuuden suunnitella ja toteuttaa uusia ideoita, sillä kaikilla tuottajilla on mahdollisuus vaikuttaa tapahtuman sisältöön. Olen itse huomannut tämän tuotantotiimin yhteisissä palavereissa, joissa jokaisen mielipide todella kuunnellaan. Festivaali on loistava väylä myös verkostoitumiseen, sillä tapahtuman ympärillä häärää laaja joukko tuottajien lisäksi myös musiikki-, sirkus-, tanssi-, teatteri- ja performanssitaiteilijoita. Kulttuuria opiskelevat tietävät, että verkostoituminen on erityisen tärkeää tällä alalla, joten uskon tämän mahdollisuuden innostavan mukaan etenkin alasta kiinnostuneita sekä jo alalla olevia. Toivon vapaaehtoiseksi hakeutuvan monipuolisesti myös muita kuin kulttuurialan opiskelijoita tai siitä erityisesti kiinnostuneita. Artovan sivuilla tapahtuman vapaaehtoisten kuvaillaan “toteuttavat yhteistä visiotaan tasa-arvoisesta ja ekologisesta kaupunkitilasta”. Halukkaita vapaaehtoisia voisivat hyvin siis olla myös lähialueen (Arabianrannan, Toukolan ja Vanhankaupungin) asukkaat, jotka haluavat olla mukana kehittämässä ja tekemässä alueen omaa festivaalia ja samalla edistää ympäristöasioita ja ihmisten ympäristötietoutta. Toivon hakemuksia tulevan myös nuorilta, sillä vapaaehtoistyö on loistava työkokemus ja lisä cv:hen. Varsinainen vapaaehtoisten hankkiminen alkaa todennäköisesti muutamaa kuukautta ennen tapahtumaa, joten siihen saakka olen auttamassa ohjelmapuolella. Monipuolisia työtehtäviä on siis luvassa ja uskon, että edessä on kiireinen, mutta todella antoisa ja opettavainen kevät! Julia Keinänen
Arabian katufestivaali artistituotanto cultural management festivaali festivaalituotanto hanke itsensä johtaminen itsenäinen projekti johtaminen kansainvälisyys Kansallismuseo Kulttuurialan projektityö kulttuurintuotanto kulttuurituotanto Kulttuurituottaja Kulttuurituottaja 2016 kulttuurituottaja 2017 kulttuurituottaja 2019 kulttuurituottaja 2020 kulttuurituottajat kulttuurituottaja YAMK Kutu15 kutu16 Kutu17 kutu18 markkinointi Metropolia metropolia ammattikorkeakoulu näyttely vartissa opastusvideo opiskelija projekti projektityö some sosiaalinen media tanssi tanssitaide tapahtumatuotanto Tuottajat18 Tuottajat20 tv-tuotanto vapaaehtoisten johtaminen vapaaehtoistyö viestintä yhteishaku