Avainsana: tapahtumaviestintä
Oppeja työryhmän sisäisestä viestinnästä
Koko opintojeni ajan olen ollut kiinnostunut tapahtumiin liittyvästä viestinnästä. Tämä innoittikin opiskelemaan tarkemmin tapahtumaorganisaation sisäistä viestintää, sekä kiinnittämään huomiota tapahtuman työryhmän sisällä liikkuvaan informaatioon ja käytettyihin kanaviin. Sain hyvän opin siitä, miten tärkeää onnistunut sisäinen viestintä onkaan tapahtumia tuottaessa. Tapahtuman aikaisen viestinnän elementtejä voi pohtia: Mitä kanavia pitkin hoidetaan työryhmän tiedottaminen hierarkian yläpäästä alas ja onko tarvetta tiedonkululle toiseen suuntaan? Mitä viestinnän kanavia käytetään? Eroavatko kanavat esituotannon ja tapahtuman välillä? Onko arkiviestinnälle omat kanavansa ja johtamisviestinnälle omansa? Tarvitaanko tapahtuman ajalle esimerkiksi radiopuhelimia tehostamaan viestinkulkua ja millaista viestintää niiden avulla hoidetaan? Onko tapahtumatila esimerkiksi niin iso, että tulee tarve vahvistaa viestintää tilan eri osien välillä? Käytän esimerkkinä havaintojani vuoden 2019 Musiikki & Media -tapahtumasta, missä toimin tuotannon ja viestinnän harjoittelijana. Tässä projektissa käytimme eri alustoja viestimiseen ja oheen olen koonnut omat huomioni eri alustoista tapahtumakäytössä, sekä alustan roolin: WhatsApp + Nopeaa tiedonkulkua + Helppo luoda isompia ryhmiä ja tavoittaa useampi ihminen kerrallaan + Vastaanottaja saa ilmoituksen uusista viesteistä + Toimii puhelimissa ja tietokoneella + Monella jo valmiiksi puhelimessa + Ilmainen käyttää verkon yli – Viestit helposti hautautuvat, mikäli keskustelu on aktiivista – Pohjautuu puhelinnumeroon ja kaikki ryhmässä näkevät muiden ryhmäläisten numerot VapaaehtoisetSlack + Keskusteluja voi ryhmitellä aihealueittain pienempiin kokonaisuuksiin + Toimii puhelimessa ja tietokoneella + Hyvät hakutoiminnot niiden keskusteluiden / ryhmien sisällä mihin kuuluu + Helppoa laittaa kenelle tahansa yksityisviestiä – Ilmainen versio on hyvin rajallinen ja viestiraja tulee harmillisen nopeaan täyteen– Käyttö vaatii opettelua ja totuttelua – Ei tuttu niin monelle kuin esimerkiksi WhatsApp Ydintiimin viestintäRadiopuhelimet + Turvalla yleensä käytössä, myös heidät tavoittaa nopeasti + Toimii tehokkaaseen ja nopeaan tiedottamiseen – Ei niin helposti saatavillaViestintä eri tiimien välillä Tämän kokemuksen kautta opin kiinnittämään työryhmän sisäisiin viestintätapoihin enemmän huomiota. Mitä viestitään, missä kanavissa ja miksi? Työpaikan tai -ryhmän sisäinen viestintä on osa arkiviestintää, eikä siihen aina niin kiinnitä huomiota. On kuitenkin monia syitä miksi siihen kannattaisi kiinnittää enemmän huomiota. Ennakkosuunnittelulla voidaan helpottaa tapahtuman aikana tapahtuvaa tiedonkulkua ja näin myös esimerkiksi lyhentää reagointiaikaa yllätysten sattuessa kohdalle. Teoriaa opiskellessani sain huomata miten paljon tapahtumatuotanto lopulta nojaa toimivaan työryhmän sisäiseen viestintään. En ollut tullut ajatelleeksi miten tärkeää on löytää oikeat kanavat, jotta viesti tavoittaa oikean vastaanottajan (tai vastaanottajat) mahdollisimman tehokkaasti. Tanja Ahlstén, kulttuurituotanto 2016
Performing HEL ja tapahtumastriimauksesta viestiminen
Olin harjoittelijana Tanssin tiedotuskeskuksella osana vuoden 2021 Performing HEL -tapahtuman tuotantotiimiä. Tapahtuma tarjosi ainutlaatusen tilaisuuden tarkastella live-striimauksen erityispiirteitä ja siihen liittyvää tapahtuman viestintään kokonaisuutena – ennen tilaisuutta, sen aikana ja jälkeen. Performing HEL on suomalaisen esittävän taiteen showcase-tapahtuma, jonka järjestäjinä toimivat Tanssin ja Sirkuksen tiedotuskeskukset yhteistyössä Teatterin tiedotuskeskuksen, Helsingin juhlaviikkojen, Svenska Teaternin, Espoon kaupunginteatterin, Klokrikeaternin ja Kansallisteatterin kanssa. Tapahtuma esittelee kotimaisia taiteilijoita ja ryhmiä kansainvälisille alan toimijoille, tavoitteenaan edistää suomalaisten taiteilijoiden kansainvälistä näkyvyyttä ja työllistymismahdollisuuksia. Pohdittavia kysymyksiä tilaisuuden striimaukseen liittyen olivat: Mikä on striimin kohderyhmä? Miten ja mistä kanavista tavoitamme kohderyhmämme? Millaista viestintää tarvitaan striimauksen aikana? Viestinnän suunnitteluun liittyy myös käytettävät kanavat ja viestin kohdeyleisö, sekä selkeät tavoitteet. Tässä tapauksessa suuri osa striimiin liittyvästä viestinnästä kohdennettiin tapahtumaan osallistuville, eikä tarvetta laajalevikkiselle julkiselle viestinnälle niinkään ollut. Näin keinoiksi valikoituivat infomeilit ennen tilaisuuden alkua sekä tapahtuman verkkosivujen hyödyntäminen. Tämän tilaisuuden kautta opin ajattelemaan striimaamista osallistujan näkökulmasta digitaalisena palveluna ja/tai -elämyksenä: miten osallistuja tietää saamansa linkin ohjaavan oikeaan paikkaan. Hyviä keino tähän on striimin alkuun sijoitettava tilaisuuden logo, sekä mahdollisuuksien mukaan jopa taustamusiikkia. On tehtävä myös päätös siitä, kuinka interaktiivinen kokemus osallistujalle rakennetaan. Striimin toteutuksessa kannattaa pohtia onko kyseessä etukäteen taltioitu tai suorana striimattava lähetys, ilman mahdollisuutta interaktioon yleisön ja studion välillä vai halutaanko striimiin vuorovaikutus yleisön ja studion välille? Kokemus opetti paljon ja sain tulevaisuudelle paljon työkaluja tapahtumien striimaamisesta. Kanavan valitseminen ja tässä tapauksessa Youtube-kanavan rakentaminen, sekä striimien valmistelu ennen lähetyksen alkua, mutta myös mitä erilaisia graafisia elementtejä voidaan käyttää informaation välittämiseen (esim. planssit ja logot). Olen todella onnellinen, että sain olla mukana Performing HEL -tapahtumassa ja päästä tutustumaan striimien toteutukseen lähietäisyydeltä. Tanja Ahlstén, kulttuurituotanto 2016
Arabian katufestivaali artistituotanto cultural management festivaali festivaalituotanto hanke itsensä johtaminen itsenäinen projekti johtaminen kansainvälisyys Kansallismuseo Kulttuurialan projektityö kulttuurintuotanto kulttuurituotanto Kulttuurituottaja Kulttuurituottaja 2016 kulttuurituottaja 2017 kulttuurituottaja 2019 kulttuurituottaja 2020 kulttuurituottajat kulttuurituottaja YAMK Kutu15 kutu16 Kutu17 kutu18 markkinointi Metropolia metropolia ammattikorkeakoulu näyttely vartissa opastusvideo opiskelija projekti projektityö some sosiaalinen media tanssi tanssitaide tapahtumatuotanto Tuottajat18 Tuottajat20 tv-tuotanto vapaaehtoisten johtaminen vapaaehtoistyö viestintä yhteishaku