Tulevaisuuden tuottajat

Koko opintojeni ajan olen ollut kiinnostunut tapahtumiin liittyvästä viestinnästä. Tämä innoittikin opiskelemaan tarkemmin tapahtumaorganisaation sisäistä viestintää, sekä kiinnittämään huomiota tapahtuman työryhmän sisällä liikkuvaan informaatioon ja käytettyihin kanaviin. Sain hyvän opin siitä, miten tärkeää onnistunut sisäinen viestintä onkaan tapahtumia tuottaessa. Tapahtuman aikaisen viestinnän elementtejä voi pohtia: Mitä kanavia pitkin hoidetaan työryhmän tiedottaminen hierarkian yläpäästä alas ja onko tarvetta tiedonkululle toiseen suuntaan? Mitä viestinnän kanavia käytetään? Eroavatko kanavat esituotannon ja tapahtuman välillä? Onko arkiviestinnälle omat kanavansa ja johtamisviestinnälle omansa? Tarvitaanko tapahtuman ajalle esimerkiksi radiopuhelimia tehostamaan viestinkulkua ja millaista viestintää niiden avulla hoidetaan? Onko tapahtumatila esimerkiksi niin iso, että tulee tarve vahvistaa viestintää tilan eri osien välillä? Käytän esimerkkinä havaintojani vuoden 2019 Musiikki & Media -tapahtumasta, missä toimin tuotannon ja viestinnän harjoittelijana. Tässä projektissa käytimme eri alustoja viestimiseen ja oheen olen koonnut omat huomioni eri alustoista tapahtumakäytössä, sekä alustan roolin: WhatsApp  + Nopeaa tiedonkulkua + Helppo luoda isompia ryhmiä ja tavoittaa useampi ihminen kerrallaan + Vastaanottaja saa ilmoituksen uusista viesteistä + Toimii puhelimissa ja tietokoneella + Monella jo valmiiksi puhelimessa + Ilmainen käyttää verkon yli   – Viestit helposti hautautuvat, mikäli keskustelu on aktiivista – Pohjautuu puhelinnumeroon ja kaikki ryhmässä näkevät muiden ryhmäläisten numerot  VapaaehtoisetSlack  + Keskusteluja voi ryhmitellä aihealueittain pienempiin kokonaisuuksiin + Toimii puhelimessa ja tietokoneella + Hyvät hakutoiminnot niiden keskusteluiden / ryhmien sisällä mihin kuuluu + Helppoa laittaa kenelle tahansa yksityisviestiä   – Ilmainen versio on hyvin rajallinen ja viestiraja tulee harmillisen nopeaan täyteen– Käyttö vaatii opettelua ja totuttelua – Ei tuttu niin monelle kuin esimerkiksi WhatsApp  Ydintiimin viestintäRadiopuhelimet + Turvalla yleensä käytössä, myös heidät tavoittaa nopeasti + Toimii tehokkaaseen ja nopeaan tiedottamiseen   – Ei niin helposti saatavillaViestintä eri tiimien välillä Tämän kokemuksen kautta opin kiinnittämään työryhmän sisäisiin viestintätapoihin enemmän huomiota. Mitä viestitään, missä kanavissa ja miksi? Työpaikan tai -ryhmän sisäinen viestintä on osa arkiviestintää, eikä siihen aina niin kiinnitä huomiota. On kuitenkin monia syitä miksi siihen kannattaisi kiinnittää enemmän huomiota. Ennakkosuunnittelulla voidaan helpottaa tapahtuman aikana tapahtuvaa tiedonkulkua ja näin myös esimerkiksi lyhentää reagointiaikaa yllätysten sattuessa kohdalle.   Teoriaa opiskellessani sain huomata miten paljon tapahtumatuotanto lopulta nojaa toimivaan työryhmän sisäiseen viestintään. En ollut tullut ajatelleeksi miten tärkeää on löytää oikeat kanavat, jotta viesti tavoittaa oikean vastaanottajan (tai vastaanottajat) mahdollisimman tehokkaasti. Tanja Ahlstén, kulttuurituotanto 2016