Tikissä

Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan sydämessä

Avainsana: tapahtuma

Viestintäyhteistyö hankekumppanin kanssa: 10 vinkkiä
http://Kuvakollaasissa%20ihmisiä%20työpajassa%20pohtimassa%20Karkkilan%20liikkumispalveluita.
17.2.2023
Raija Kaljunen & Jonna Suvanto

Miten saadaan aktivoitua kuntalaisia mukaan tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeeseen? Kokosimme tähän artikkeliin hyviksi havaitsemiamme käytäntöjä ja vinkkejä muille hanketyötä tekeville. Vinkit hyvään viestintäyhteistyöhön Hankkeita toteutetaan yhdessä kumppanien kanssa. Hankkeen onnistuminen vaatii, että tavoitetaan ja aktivoidaan ihmisiä. Viestinnän rooli ja vastuu on siksi suuri ja vaativa. Hyvään viestintään tarvitaan kumppaneita. Hanke tarvitsee kumppaneiden verkostoja tavoittaakseen mahdollisimman tehokkaasti halutut paikalliset sidosryhmät. Älä oleta. Kumppaniorganisaation viestintäammattilaiset eivät välttämättä ole kuulleet koko hankkeesta. Soita ja ota viestintäkumppanit heti alusta asti mukaan suunnittelemaan yhteistä viestintää. Hankkeella on vastuu omasta viestinnästään. Vaikka teet yhteistyötä ammattilaisten kanssa, kokonaisvastuun kantaa hanke. Tee valmiit tiedotteet ja muut tekstit, käsittele valokuvat, anna toimivat linkit ja muu tarvittava materiaali valmiina kumppanien käyttöön ajoissa. Tee viestinnän aikataulu, sovi vastuut ja jaa suunnitelma kumppaneille. Silloin kaikki tietävät, mitä tapahtuu ja milloin ja kenen vastuulla mikäkin asia on. Luota kumppanin tietämykseen ja kokemukseen toimivimmista paikallisista viestintäkanavista. Merkitkää toisenne sosiaalisessa mediassa omiin julkaisuihinne. Hyödynnä kumppanin julkaisuja hankkeen viestinnässä: jaa ja kommentoi. Muista tallentaa ajoissa kumppanin kautta saadut paikallismedian artikkelit ja muut tarvittavat dokumentit. Tapahtuman viestintää varten kannattaa hanketiimissä olla työparina sisällöstä vastaava henkilö ja viestinnästä vastaava henkilö. Se helpottaa viestinnän ideointia, suunnittelua ja toteutusta. Pidä yhteyttä kumppaniin myös silloin, kun mitään isompia tapahtumia ei ole tulossa. Jakakaa palautetta puolin ja toisin ja iloitkaa yhdessä onnistumisista. Viestintäyhteistyön suunnittelu ja valmistelu Smart Countryside Mobility -hankkeessa kehitetään Uudenmaan haja-asutusalueiden henkilöliikkumisen ja pientavaralogistiikan palveluita. Kehittämistyötä tehdään palvelumuotoilun menetelmillä, ja yhteiskehittämiseen tarvitaan mukaan kunnan edustajia, asukkaita ja yrittäjiä. Marraskuussa 2022 järjestimme asukastyöpajan Karkkilassa, joka on yksi hankkeen yhteistyökumppaneista. Halusimme tavoittaa asukkaita ja yrittäjiä mahdollisimman laajasti, jotta erilaiset palveluiden käyttäjät voisivat yhdessä ideoida ratkaisuja liikennepalveluihin. Työpajan viestintää ja markkinointia varten teimme hanketiimissä suunnitelman tehtävistä ja vastuuhenkilöistä. Koimme onnistuneeksi ratkaisuksi sen, että viestintää suunnittelivat yhdessä työpajan suunnittelusta vastannut palvelumuotoilija Raija Kaljunen ja työpajan viestinnästä vastannut asiantuntija Jonna Suvanto. Listasimme yhdessä tarvittavat materiaalit ja toimenpiteet ja sovimme, kuka huolehtii mistäkin asiasta hanketiimissä. Sen jälkeen suunnitelma käytiin läpi Karkkilan kaupungin kanssa. Lähtökohtana oli tuottaa Karkkilan kaupungille valmista materiaalia, jota heidän olisi helppo jakaa omissa kanavissaan. Paikallismedian kontaktoinnin hoiti Karkkila, samoin työpajakutsun jakelun paikallisille yhdistyksille ja yrityksille. Ennen järjestämäämme asukastyöpajaa keskeisimmät hanketiimin tuottamat materiaalit olivat ilmoittautumislomake mediatiedote materiaalit Karkkilan kaupungin verkkosivuja ja sosiaalisen median viestintää varten (valmiit tekstit ja kuvat) kutsu kyläyhdistyksille, yrittäjille ja asukashaastatteluihin osallistuneille lehti-ilmoitus materiaalit hankkeen omia verkko- ja somekanavia varten. Viestinnän toteutus ja arviointi Työpajan aikana Karkkilassa hanketiimiläiset ottivat valokuvia työskentelystä ja ryhmien tekemistä konsepteista. Työpajan jälkeen valokuvia lähetettiin Karkkilan kaupungin käyttöön. Karkkilasta saatiin tietoa paikallismedian tekemistä jutuista. Hankekumppanimme Karkkilan kaupungin tiedotussihteeri Nina Saikanmäki oli tyytyväinen yhteistyöhön: ”Meidän pääkanava on nettisivut www.karkkila.fi, lisäksi kaupungilla on Facebookissa oma Me Karkkilalaiset - Karkkilan kaupunki -sivu. Sen lisäksi jaoin tietoa työpajasta Facebookissa Karkkilan Puskaradio-, Karkkila- ja Karkkilan kuntapolitiikka -ryhmiin.” "Postaukset saivat minusta yllättävän hyvin tykkäyksiä ja jakoja. Tämä on ollut minun näkökulmastani harvinaisen helppo keissi, kun teiltä on tullut niin valmiit materiaalit.” - Nina Saikanmäki, Karkkilan kaupunki Hanketiimissä olimme myös tyytyväisiä, sillä saimme runsaasti osallistujia työpajaan, tapahtuma sai hyvin julkisuutta paikallismediassa ja etukäteen huolella valmisteltu viestintäsuunnitelma toimi hyvin käytännössä. Kirjoittajat Raija Kaljunen, Laurea-ammattikorkeakoulu. Raija työskentelee palvelumuotoilijana kahdessa TKI-hankkeessa Laureassa. Raija on taustaltaan pitkän linjan viestinnän ammattilainen, jota kiinnostaa palvelumuotoilun ja viestinnän yhdistäminen. Smart Countryside Mobility -hankkeessa hän on vastannut Karkkilan kehittämistyön suunnittelusta ja koordinoinnista. Jonna Suvanto, Metropolia Ammattikorkeakoulu. Jonna toimii hankeasiantuntijana Smart Countryside Mobility -hankkeessa markkinoinnin ja viestinnän parissa. Graafisen suunnittelijan koulutuksen saaneen uraan on mahtunut niin AD:n töitä, digimarkkinointia kuin tapahtumien konseptointia ja toteuttamista. Tämän hankkeen luovassa ja innostavassa ilmapiirissä on päässyt tutustumaan myös palvelumuotoilun menetelmiin ja mahdollisuuksiin. Lue lisää hankeviestinnästä Pöyhönen M., Moreira Kares E., Garam S. 5+1 vinkkiä onnistuneeseen hankeviestintään (esignals.fi) Julkaistu 13.9.2022 Åman Kyyrö M. Hankeviestintä ja resurssit Julkaistu 23.2.2021 Kaljunen R., Ylikoski T. Palvelumuotoilu avasi oven vaikuttavampaan hankeviestintään (journal.laurea.fi) Julkaistu 27.10.2021 Jokinen N. Uusi hanke alkaa! Miten rakennan viestinnän fiksusti? (noonkollektiivi.fi) Julkaistu 28.1.2020 Hankeviestinnän käsikirja (2021), Theseus.fi. Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja

Lue lisää

Vinkkejä hankkeen yleisötapahtuman tuottajalle
http://Puhuja%20lavalla%20selin%20kameraan,%20auditorio%20täynnä%20ihmisiä.
9.9.2022
Milla Åman Kyyrö

Yleisötapahtuma on oiva tilaisuus kohdata samasta aiheesta kiinnostuneita ihmisiä. Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden tapahtumissa ollaan uuden äärellä. Tapahtumissa voidaan kehittää asioita yhdessä työpajaillen tai saapua kuulemaan hankkeen tarjoamaa tuoretta tietoa. Tässä kirjoituksessa tarjolla muutamia vinkkejä lähitapahtuman järjestäjälle. 1. Harkitse huolella Tapahtumien tuottaminen vaatii aikaa, vaivaa ja rahaa. Tapahtuman täytyy houkuttaa yleisöä paikalle. Ennen kuin muita valmisteluja aloitetaan, selvitä kaksi seikkaa: Mitä hyötyä tapahtumasta on yleisölle? Miten tapahtuma tukee hankkeen edistymistä tai tavoitteiden saavuttamista? Kun hyödyt ja tavoitteet ovat selvillä, tapahtuman tavoitteet on asetettu. Näiden pohjalta on mahdollista luoda tapahtuman raamit: ohjelma, tilaisuuden kesto, ja toteutustapa. Osallistumisen hyötyjen pohdinta auttaa myös luomaan tapahtuman ydinviestit, joita käytetään tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa. 2. Suunnittele Tapahtumatuotantoon kuuluu useita osa-alueita, jotka kytkeytyvät toisiinsa. Samat elementit kuuluvat niin pieniin seminaareihin ja työpajoihin kuin isoihin konferensseihin tai festivaaleihin. Muotoile kokemus tapahtumaan osallistujan näkökulmasta käsin. Yleisöön voi luoda vaikutuksen vaatimattomallakin budjetilla. Erikokoisten ja -tyyppisten tapahtumien tuottamiseen tarvitaan kuitenkin eri määrä resursseja. Selvitä ensin, kenelle tehdään. Osallistuja havaitsee ja aistii, onko tapahtuma luotu yleisöä varten. On siis tunnettava yleisönsä. Keitä he ovat? Minkälainen tapahtuma tuotetaan? Mikä sille tulee nimeksi? Kun määritellään tapahtuman muotoa, toteutustapaa ja rakennetta, puhutaan tapahtuman konseptoinnista. Konseptointi on luovaa ja rajatonta ajattelua. Resurssien käytettävyys luo rajoitteet toteuttamismahdollisuuksille. Mitä hankkeen budjetissa on varattu tapahtumalle? Paljonko hankkeen työntekijöiden työtunteja voi käyttää tapahtuman järjestämiseen? Mitä, jos resurssit eivät riitä? Jätetäänkö tekemättä? Tuotantotyöryhmän roolit ja vastuut selviksi. Tuottaja vastaa kokonaisuuden koordinoinnista. Tuottaja huolehtii myös erilaiset sopimukset, palvelujen hankinnat, lupa- ja ilmoitusasiat. Budjetin seuranta kuuluu yleensä tuottajan tehtäviin. Suuremmassa tapahtumassa on jaettava vastuuta. Tekniikka, yleisöpalvelu, turvallisuus ja viestintä ovat tyypillisiä osa-alueita, joissa voi olla omat vastuuhenkilöt. Sisällöt ja puhujat. Minkälainen on tapahtuman ohjelma? Keitä esiintyjiä yleisö haluaa kuulla? Ovatko juuri nämä esiintyjät saatavilla tapahtumapäiväksi? Kuka juontaa, moderoi paneelikeskustelun, fasilitoi työpajan? Tila tarpeen mukaan. Seminaari auditoriossa ja pienryhmiin jakautuva työpajapäivä vaativat erilaiset tilat. Minkälaisen tunnelman tila luo? Miltä siellä näyttää, kuulostaa, tuoksuu? Mitkä ovat vuokraus- tai käyttöehdot? Moneltako hälytykset menevät päälle, kuka siivoaa, pääseekö parkkihalliin kuka vain? Miten tilaan löytää? Tarvitaanko erilliset opastekyltit? Hankinnat? Tapahtuman luonteesta riippuen hankinnoille on erilaisia tarpeita. Varmista rahoittajan ohjeista, mitä kustannuksia hyväksytään ja miten palveluiden tai tavaroiden hintavertailu suoritetaan. Esitystekniikkaa tarvitaan, jotta esitykset näkyvät ja kuuluvat koko yleisölle. Tilassa voi olla valmiina tai sinne tuodaan äänentoistoa ja valaistusta. Hybriditapahtumissa ehkä tarvitaan lisäkalustoa suoratoistoon. Kuka hoitaa tekniikan? Saavutettavuus on yleisön huomioimista. Ovatko esiintyjien aineistot saavutettavia? Tarvitaanko esityksille tulkkausta? Turvallisuus on varautumista poikkeustilanteisiin. Huomioi tilan yleisökapasiteetti. Iso yleisötilaisuus ulkotiloissa tai kutsuvierastilaisuus sisätiloissa muodostavat erilaisia riskejä. Noudata tilaisuuden luonteesta ja järjestämispaikasta riippuvia turvallisuusvaatimuksia. Tuotannosta ja yleisöpalvelusta vastaavien tulee tietää tilaa koskevat turvallisuusohjeet. Ensiaputaidoista ei ole haitaksi. Esteettömyys? Tapahtumatilaa valitessa, huomioi esteettömyys niin ulkoa saavuttaessa kuin sisätiloissa. Jos tilat eivät ole esteettömät, tiedota siitä ainakin tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Viestintä. Kaikessa aineistossa on oltava näkyvissä hankkeen rahoittajaohjeiden vaatimat elementit, kuten rahoittajan ja kumppanien logot. Tapahtuman toteutuspäivämäärä on hyvä olla lukittuna, kun markkinointi käynnistetään. Yleisön saamiseksi paikalle, tapahtumasta on tiedettävä ja mieluiten riittävän ajoissa. Tuota viesteihin innostusta: mikä mielettömän ajankohtainen aihe ja kuinka valovoimaiset esiintyjät! Viesti selkeästi: kenelle tapahtuma on suunnattu, milloin ja missä se järjestetään, miten ilmoittaudutaan ja onko maksullinen. Vastuullisuus näkyy etenkin tarjoiluissa. Mitä viestivät kertakäyttökupit, reilun kaupan kahvi tai lihaton buffetlounas? Haitaksi ei ole, jos tapahtumaan voi saapua helposti myös julkisin liikennevälinein. Voidaan kehottaa jättämään auton kotiin ja tulemaan polkupyörällä. Tuotantosuunitelma, jossa on eriteltynä esivalmisteluvaihe, tapahtumapäivän juoksutus ja purku. Päivämäärät, kellonajat ja yhteystiedot ovat tuottajalle tärkeitä työvälineitä.​ Tapahtumalle voi laatia erillisen viestintäsuunnitelman. 3. Toteuta Tapahtumatuotannossa on useita liikkuvia osia. Tuottajan tulee voida seurata kaikkia yksityiskohtia. Vain siten voi olla varma, että asiat etenevät suunnitellusti. Tuottajalla on oltava tärkeimpiin asioihin myös käyttökelpoinen varasuunnitelma, jos jokin menee pieleen. Tapahtumatuotanto vaiheittain Suunnittelu (aloitus: 9-12 kuukautta ennen tapahtumaa)​ Tavoitteiden määrittely – kumppanit ja ohjausryhmä apuna​ Tapahtuman päivämäärä ja kesto Tapahtumatila, yleisökapasiteetti​ Tapahtuman nimi, tuotanto- ja viestintäsuunnitelma Sisältöjen ja toiminnan suunnittelu, tuotantotyöryhmän muodostaminen​ Valmistelu (aloitus: 9-3 kuukautta ennen tapahtumaa)​ Puhujien, juontajan sekä muiden esiintyjien valinta ja kiinnittäminen Ohjelman aikataulutus​ ja tauotus Tilan, tilasuunnittelun, tekniikan, turvallisuuden ja tarjoilujen varaaminen​ Markkinointi ja viestintä käyntiin Ilmoittautumiset auki Toteutus​ Tila ja tekniikka valmiina toimintaan Henkilöstö ja puhujat, juontaja tai työpajan fasilitaattori paikalla​ Yleisö paikalle ja esitys käyntiin Tapahtuman näkyvyyttä lisää, jos sosiaaliseen mediaan tehdään päivityksiä suoraan tapahtumasta.​ Jälkityöt​ Kiitokset puhujille, tapahtumatilan purku, palautteen läpikäynti ja kiitokset työryhmälle​ Viestintäsuunnitelman mukaisesti laadittavat mediatiedote ja sosiaalisen median päivitykset Raportointi ohjausryhmälle ja rahoittajalle​ Viestintäaineiston, kuten videon jälkityöt ja tapahtuman tulosten levitys hankkeen viestintäkanavissa.​ Kiinnostavan tapahtuman sisällöistä saadaan mediatiedote tai verkkouutinen. Kun puhujat ja tunnelmat taltioi videolle tai valokuviin, aineistoja voi hyödyntää tiedottamisessa. 3. Arvioi Onnistuiko tapahtuma? Tapahtumaa suunnitellessa voi myös miettiä, miten mitataan sen onnistumista. Mistä tiedetään, että tapahtumalle asetetut tavoitteet täyttyivät? Mitä tapahtumasta muuten opittiin? Yleisin onnistumisen mittari lie osallistujamäärä. Julkisesti rahoitettujen hankkeiden tapahtumat ovat lähes poikkeuksetta osallistujille maksuttomia. Kaikki ilmoittautuneet eivät saavu paikalle. Osallistujamäärän lisäksi voi tarkastella ilmoittautumismääriä. Onnistumista voi mitata myös pitkällä aikavälillä. Tapahtumista syntyy parhaimmillaan kauaskantoisia vaikutuksia. Kaikkia vaikutuksia ei voi ennakoida. Sellaisia ovat ihmisten kohtaamisista syntyvät yllättävät yhteistyöideat, tai jopa parisuhteet Lisälukemista Hankeviestinnän käsikirja (2021), Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja Esiintyvän taiteilijan näkökulma: Tehokasta kuin leikkaussalissa - Muistilista varmistamaan kestävää keikkatyötä (2022), Tikissä-blogi Tapahtumatekniikan näkökulma: Purkkavirityksistä yhdenmukaisiin turvallisuustaitoihin - Näyttämöturvallisuus läpäisee koko organisaation (2022), Tikissä-blogi

Lue lisää

10 DAYS 100 CHALLENGES – syväsukellusta tulevaisuuden työelämätaitoihin
18.9.2018
Tiina Vuorio

"Yksi intensiivisimmistä viikoista tämän vuoden aikana. Kaksi viikkoa täyttä tykitystä. Tuli validoitua itsestänikin monia ominaisuuksia ja huomasi missä itselläni on kehitettävää”, kiteytti eräs 10 Days 100 Challenges -ohjelman osallistuja kesäkuussa, kun ohjelman viimeinen päivä oli saatu päätökseen. Nyt toista kertaa järjestetyn ohjelman avoimuus teki siitä tälläkin kertaa ainutlaatuisen sulatusuunin, jossa kohtasivat eri kielet, kulttuurit, taustat ja koulutukset. Kuvittele, että työskentelet tiivisti ja paineen alla kaksi viikkoa, aamusta iltaan, uudessa tiimissä, jossa puhutaan montaa eri äidinkieltä ja tiimiläistesi koulutus vaihtelee kemian tohtorista automaatioon, ohjelmistokehitykseen ja bisnekseen. Lisäksi tiimisi osallistujilla on myös toisistaan hyvin poikkeavat työhistoriat ja kulttuuritaustat. Kuinka tiimissä, jossa erilaiset vahvuudet, osaamiset ja taustat kohtaavat, valjastetaan jokaisen taidot yhteisen tavoitteen eteen ja löydetään jokaiselle oma rooli? Kuinka opitaan toisilta ja luodaan yhdessä tapa jolla tiimi saa aikaan hyviä tuloksia? Työelämä muuttuu – mitä työntekijältä odotetaan? Seuraavan kymmenen vuoden aikana työelämässä korostuu teknologian käyttö, kyky sopeutua muutokseen ja jatkuva oman ammattitaidon kehittäminen, selviää vuonna 2017 Suomalaisen Työn Liiton teettämästä Made by Finland -tutkimuksesta. ”Tulevaisuuden työelämässä tarvitaan vastausten mukaan myös lisää kykyä toimia eri kulttuureissa, kykyä markkinoida osaamistaan sekä luovaa ajattelua. Työn tekemisen uudet muodot eivät ole ajasta tai paikasta kiinni, ja rutiinit siirtyvät enenevässä määrin roboteille vapauttaen aikaa ihmisten väliselle vuorovaikutukselle. Teknologia voidaan nähdä ihmisiä yhdistävänä ja inhimillistä vuorovaikutusta lisäävänä tekijänä virtuaalisen yhteydenpidon ohella”, sanoo tutkimuspäällikkö Jokke Eljala. Yhä kiihtyvä muutos liiketoimintaympäristössä ja teknologian kehittyminen vaatiikin työelämässä substanssiosaamisen lisäksi uusia työelämätaitoja ja rajat ylittävää osaamista. Olemme neljännen teollisen vallankumouksen kynnyksellä, joka haastaa perinteiset ammatit, mullistaa työelämää ja kyseenalaistaa perinteisen oppimisen mallit. Tutkintojen arvostus työllistymisen takaajana on jo laskussa, sen sijaan näytöt osaamisesta, kokemus ja kyky toimia verkostoissa kasvattavat merkitystään. Miten korkeakoulu vastaa muutokseen? Korkeakoulujen täytyy myös nopeuttaa reagointia työelämän tarpeisiin. 10 Days 100 Challenges -ohjelma on yksi malli, jossa näitä uusia taitoja opitaan, ja luodaan samalla tärkeitä verkostoja ja työelämäkontakteja. 10 Days 100 Challenges –ohjelma toteutuu 10 päivän aikana ja useassa eri tiimissä (tänä vuonna 18 tiimiä). Ketterät tiimit ja yksilöt luovat tulevaisuuden menestyksen, jolla kasvua rakennetaan.  Tällaisen opettamisen mallin vahvuus onkin moninaisuus. Esimerkiksi tänä vuonna järjestetyn ohjelman osallistujista 70 % oli korkeakouluissa opiskelevia. He tulivat kahdeksasta eri korkeakoulusta ja edustivat kymmeniä eri koulutusohjelmia. Loput 30% osallistujista olivat korkeakoulutettuja maahanmuuttajia, työttömiä ja yrittäjiä. Mukana oli tänä vuonna mm. Nokian Polku -ohjelman osallistujia. Samalla monialainen tiimitoiminta asettaa opetukselle haasteen rakentaa oppilaista ja opiskelijoista vahvoja, ratkaisukeskeisiä, itsensä tuntevia yksilöitä, jotka hankkivat jatkuvasti uutta osaamista. He ovat uteliaita ja heillä on sosiaaliset taidot, joiden arvo näissä tiimeissä nousee monia muita taitoja tärkeämmiksi. Ohjelmassa korostetaankin avoimuutta, monialaisuutta ja yhdessä kehittämistä ja noudatetaan 'lean' metodia ja asiakaskeskeisiä ongelmanratkaisumenetelmiä. Lisäksi ohjelmaan osallistuvat yritykset sitoutuvat valmentamaan omia tiimejään ja tuomaan mukaan omia osaajiaan ja resurssejaan. 10 Days 100 Challenges ohjelma järjestettiin 3AMK-yhteistyönä (Metropolia, Haaga-Helia, Laurea) Otaniemessä, nyt toista kertaa,  4.-15.6.2018. Ohjelma on kehitetty ja toteutettu sekä 3AMK:n että Näyttämöt ja Kasvunpajat -hankkeen rahoituksella vuosina 2017-2018. Tänä vuonna teemana oli ”How AI is transforming the way we work and live”. Ohjelma oli opinnollistettu kaikille 3AMK opiskelijoille vaihtoehtoiseksi tavaksi suorittaa pakollisia aineopintoja. Metropolian opiskelijoilla oli mahdollisuus suorittaa kurssi 10 opintopisteen Minno-projektina tai valinnaisena 5 opintopisteen laajuisena kurssina. Linkki videoon (Youtubessa) Lähteet: The Fourth Industrial Revolution, 2017, Klaus Schwab, Economist, Founder and Executive Chairman of the World Economic Forum

Lue lisää