Tikissä

Vuosi sitten kirjoitin, miten hankeviestinnän osaamisen kehittyminen on hyödyksi ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnalle. Kun takana on lukuvuoden verran kokemuksia hankehenkilöstölle ja projektipäälliköille tarjotusta viestintäkoulutuksesta ja vertaisverkoston kehittämisestä, voin kiteyttää oppimani kolmeen väitteeseen. Lyhytkin koulutus voi avartaa ymmärrystä viestinnän kysymyksistä. Ymmärrystä tarvitaan, jotta hanketta valmistellessa muistetaan suunnitella myös sen viestintää. Hanketyötä ymmärtävän viestintäasiantuntijan tuki on tarpeen niin hankkeen valmistelun kuin toteuttamisen aikana. Nämä voivat vaikuttaa itsestäänselviltä väitteiltä, mutta sitä ne eivät aina ole. Blogimerkintäni kertoo, miksi. Hankerahoitusten hakijoita ei pakoteta ennakoimaan viestinnän tarpeita Yksinkertaistaen voisi sanoa, että ilman viestintää kukaan ei tiedä, että hanke on olemassa. Viestinnällä tuetaan hankkeen toiminnan onnistumista ja tuloksiin pääsemistä. Useimmat Suomen ammattikorkeakoulujen käyttämät tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan hankkeiden rahoitusohjelmat ovat kansallisia tai Euroopan Unionin hallinnoimia. Yleisesti ottaen hankkeiden rahoittajat vaativat, että hankkeista viestitään. Vähintäänkin saadun rahoituksen tulee näkyä viestintämateriaaleissa, verkkosivuilla ja julisteissa. Kaikki rahoittajat eivät määrittele suoraan, miten viestintätyö tulisi järjestää. Hakemuslomakkeilla yleensä kysytään, miten hankkeesta viestitään ja sen tuloksia levitetään. Kuinka paljon viestintään tarvitaan työaikaa, jää hakijan arvioitavaksi. Yhtenäistä mallia ei ole. Jotkin rahoittajat vaativat rahoituksen hakijoilta enemmän ja toiset vähemmän ennakkosuunnittelua viestinnän toteuttamiselle. Jos viestintä tuntuu epämääräiseltä aiheelta, sen toteuttamiseen vaadittavien resurssien arviointi jää helposti uutta hankehakemusta tehdessä vähemmälle huomiolle. Harmillisena seurauksena tästä ennakoinnin ja suunnittelun puutteesta on, että vasta hankkeen käynnistyessä havaitaan viestinnän tekemisen tarve. Asiaa voi harvemmin korjata, kun hankkeelle on jo myönnetty rahoitus. Mitä merkitystä viestintäkoulutuksella on hankkeiden toteuttamiselle? Metropolia Ammattikorkeakoulussa tuotettiin kuluneen lukuvuoden aikana runsaasti hankeviestinnän koulutuksia. Niiden tavoitteena oli tuoda hankkeissa työskentelevät, eri alojen asiantuntijat ja viestinnän ammattilaiset yhteen. Tilaisuuksissa tarjottiin aihekohtainen luento ja mahdollisuus osallistujille tutustua, jakaa kokemuksia ja esittää kysymyksiä. Kokeilu on hiljalleen ohitse. Koulutuksista on ollut hankeviestinnän osaamisen kehittymiselle jonkinlaista hyötyä. Vielä ei ylletty tilanteeseen, jossa koulutuksilla olisi todennetusti suora vaikutus esimerkiksi hankkeiden näkyvyydelle mediassa. Toiveikasta on, että osallistujilta saatu palaute on ollut myönteistä. Kokenutkin projektipäällikkö on voinut todeta ymmärryksensä viestintätyön laajuudesta ja moniammatillisuudesta auenneen koulutusten myötä. Ensi kertaa viestintäaiheiseen koulutukseen osallistunut insinööritaustainen projektipäällikkö on ollut ilahtunut siitä, että asiahan käy oikeastaan järkeen. Osallistujat ovat siis oivaltaneet, että viestintä on oikeaa työtä, aivan kuten heidän oma asiantuntijuutensakin. Niin tärkeitä kuin arkiset viestintäteot ovatkin, viestinnässä on kyse paljosta muustakin kuin tiedotteiden lähettämisestä tai sosiaalisen median sisältöjen tuottamisesta. Viestinnän mahdollisuuksien oivaltamisesta on voinut seurata harmitus siitä, ettei omassa hankkeessa ole huomioitu viestintää riittävästi. Kouluttajan nimi ja kasvot jäävät kuitenkin mieleen ja seuraavan hankkeen valmistelussa on ehkä helpompi muistaa kutsua viestintäasiantuntija mukaan. Koulutuksiin osallistumisesta on parhaimmillaan jäänyt vahva muistijälki sille, että seuraavaan hankevalmisteluun varaudutaan paremmin. Jos viestinnän tarpeita, toteuttamiskeinoja ja tekijää ehditään jatkossa pohtia hankevalmistelun kiireiden keskellä, on kokeilu ollut onnistunut. Vielä parempaa, jos tulevissa hankevalmistelussa on mukana viestintäasiantuntija, joka on hyvin perillä hanketyön erityisvaatimuksista. Koulutusten toteuttaminen tuotti arvokasta palautetietoa Kehitin ja tarjosin hanketyötä tekeville kollegoilleni lukuvuoden aikana yli sata tilaisuutta perehtyä, joskin pintapuolisesti, hankeviestinnän teemoihin. Ne vaihtelivat suunnittelusta toteutukseen, kumppanien yhteisviestinnästä hankejulkaisuihin ja tapahtumista mediaviestinnän kysymyksiin. Mukana opettamassa olivat myös verkkoviestinnän, julkaisemisen ja digisaavutettavuuden asiantuntijamme, lehtorimme sekä hankkeissa työskentelevät visuaalisen viestinnän ammattilaiset. Uuteen henkilöstökoulutukseen kohdistui alkuinnostusta. Osallistumisaktiivisuus oli huipussaan, mukana oli aloittaneita ja kokeneita projektipäälliköitä sekä hankkeiden viestinnästä vastaavia henkilöitä, myös opiskelija-assistentteja. Oppimistilaisuuksista kerättiin osallistujapalautetta, ja toimintaa pyrittiin kehittämään sen perusteella. Monet kaipasivat kasvokkaistapaamisia, ja niitä tuotiin tarjolle kevätlukukaudelle webinaarien rinnalle. Osallistumismäärät vähenivät. HAVAINTO - hankeviestinnän avaintekijät -koulutukset olivat lukuvuoden mittainen pilotti. Verkosto jää elämään Teams-ryhmäänsä, jossa webinaarien materiaalit on koottu ryhmänjäsenten käyttöön yli 200 diaa sisältäväksi Hankeviestinnän megadeckiksi. Hankeviestinnän asiantuntijana kouluttaminen on ollut mahdollisuus tehdä viestintätyötä tutummaksi muiden alojen asiantuntijoille. On ollut tärkeää saada vuorovaikutteinen keskusteluyhteys hankkeita toteuttaviin. Sen ansiosta olen voinut muodostaa kuvan hankeviestintää koskevista tyypillisimmistä kysymyksistä, huolista - ja myös asenteista. Näiden havaintojen perusteella voin kehittää tarjoamiani hankeviestinnän tuen palveluita, vastaamaan paremmin hanketoiminnan tarpeita. Seuraavaksi keskityn tarjoamaan hankkeiden valmistelijoille ja käynnistyville tai päättyville hankkeille niiden tarvitsemaa neuvontaa. Tätä työtä olen tehnytkin jo ennen koulutuspilotin käynnistymistä. Neuvontatyön rinnalla näen tärkeänä pitää yllä säännöllisiä hankeviestinnän toteuttajien ja projektipäälliköiden verkostotapaamisia. Parhaassa tapauksessa ne edistävät TKI-hankkeiden toteuttajien keskinäistä vuorovaikutusta, sekä lopulta näkyvät ulospäin asiakaslähtöisesti toteutettuna hankeviestintänä. Kehittämistyö ei lopu, sillä toimintaympäristön muuttuessa myös toiminnan on sopeuduttava uusiin haasteisiin.