Avainsana: hanketapahtuma

Timanttinen hankeseminaari

http://Sinisellä%20taustalla%20lähikuva%20timantista,%20tyylitelty%20säteitä%20heijastumaan%20sen%20pinnasta.
12.4.2023
Raili Honkanen-Korhonen & Päivi Rahmel

Yhteisiä elämyksiä timanttien äärellä. Mikä on päätösseminaarin merkitys hanketoiminnassa? Päättyminen terävöittää aiemmin tapahtunutta ja antaa mahdollisuuden katsoa tehtyä suuremmasta kuvasta. Vasta päättymisessä usein ymmärretään, minkä kokonaisuuden tehty ja eletty muodostaa. Silloin voi miettiä ja oivaltaa, mikä merkitys eri vaiheilla on itse kullekin ja koko kokonaisuudelle ollut. Arjen ja juhlan erottaminen on myös tärkeää. Elämän merkityksellisyys syvenee, kun löydämme juhlan aiheita ja juhlavieraita. Me emme elä vain itsellemme, vaan myös toisillemme. Juhlat vahvistavat parhaimmillaan yhteisöllisyyttä ja antavat iloa kuulumisesta johonkin. Jollei mikään pääty, ei mikään uusi voi alkaa. Mitkä tekijät mahdollistavat hankkeelle sen arvoisen päätöstapahtuman? Hankkeita ja projekteja on koulutuksen maailmassa paljon. Parhaimmillaan niissä rakentuu tekemiselle vahva merkitys. Loppuseminaarissa näkyy, miten tässä on onnistuttu. Onnistuminen mahdollistuu myös kiinnostavasta aiheesta, mukaan pääsemisestä ja mielenkiintoisesta ohjelmasta. Onnistuneen seminaarin mahdollistaa se, mitä on ollut sitä ennen. Mitä sellaista on tehty, että sitä kannattaa juhlia. Juhlassa näkyy paljon siitä, mistä tekemisestä se on syntynyt. Tilaisuuden vetäjillä on tärkeä merkitys ilmapiirin luomisessa ja aiheiden kiinnostavassa esittelyssä. Yllätykset tuovat usein mainion lisän tilaisuuteen. Silloin saattaa käydä niin, että kaikki saavat enemmän kuin odottivat ja ymmärtävät yhteisestä aiheesta vielä jotakin aivan uutta. Hankeseminaarin elämyksellisyys ja yleisön osallistuvuus luovat erityisiä muistoja Hankkeen päätöstilaisuuden ohjelma voi olla myös poikkeuksellisen elämyksellinen, osallistava, hauska ja taiteellinen. Taiteen mahdollisuudet ovat koulutuksessa ja yritystoiminnassa häkellyttävän minimaalisesti hyödynnettyjä. Kokemuksellisilla, elämyksellisillä ja osallistavilla työtavoilla on paljon annettavaa merkityksellisyyden vahvistamiseen. Jos niiden annille on hankkeessa ollut tilaa, yhtä lailla ne soveltuvat loppuseminaarin rakentamiseen. On hienoa onnistua tihentämään yhteinen matka ja osallistua elämykselliseen muistoon siitä, missä tekijät ja osallistujat ovat hankkeen aikana olleet. Olemme usein loppuseminaareissa, joissa vieraille tarjotaan hengästyttävän paljon kaikkea, mutta osallistujien omalle äänelle ei juurikaan ole tilaa. Erityisen merkittävää on, kun hankkeeseen ja tapahtumaan osallistuneilla annetaan mahdollisuus jakaa ajatuksiaan ja kokemuksiaan - vaikkapa tarinateatterin avulla. Timanttisia kokemuksia Toivon@Teen päätösseminaarissa Toivo@Tee -hankkeessa luotiin ja testattiin työkaluja, joilla voi edistää mikroyrittäjän hyvinvointia ja uuiustumista kriisitilanteissa. Hanke toteutettiin lähes kokonaan verkossa. Suurin osa osallistujista ja toimijoista tapasi toisensa kasvotusten vasta päätöstapahtumassa. Eräs lopputahtumassa ollut yrittäjä totesi: “Hankkeen kautta on löytynyt uusia tasoja tekemiselle”. Yhteinen kertomisen ja jakamisen tila mahdollisti ei pelkästään lopputapahtumaan, vaan myös päättyvään hankkeeseen lisää uusia tasoja. Tapahtumaa oli myös valmisteltu yhdessä hyvin ja se kantoi juhlaa omalta osaltaan suorastaan riemulliseen kokonaisuuteen. Luovuus ja kohtaaminen väreilivät ilmassa ja jättivät vahvan muiston jostakin hyvästä. Ilmoilla oli tapahtumaan osallistuneiden ajatus, että päivässä tulee olla naurua, onnistumista, antautumista ja lisää naurua. Tässä päivässä oli runsain mitoin kaikkea tuota. Läsnäolevien kesken tämän tilanteen erityisyys tuotti lähes euforisen tunteen, jonka pohjalta kaikki tuntui tärkeältä. Tilaisuuden ohjelma koostui kolmesta timanttisesta kokonaisuudesta, jotka punoi toisiinsa juonnollaan Paula Mäkelä Positiivisesta Potentiaalista. osa: esiteltiin hankkeen konkreettiset tuotteet, eli kirjoja, korttipakkaa ja podcast-sarjoja. osa: yllätysohjelmassa iloinen naurujooga, johon johdatteli raikuvalla naurullaan Tarja Kupias Loistotähti Oy:stä. osa: tässä osuudessa tarinateatterin keinoin kysyttiin ja kuultiin yleisön ja hankkeeseen osallistujien ajatuksia hankkeesta ja sen annista. Kokonaisuuden toteutti Tarinateatteri Foxtrot. Tapahtuma nostatti hanketyön tunnelman uusiin korkeuksiin Tapahtumasta jäi upea muiston siitä, että näimme vielä toisemme, jaoimme yhteistä tarinaamme ja hankkeessa tekemäni tuotos sai valtavan positiivisen vastaanoton. Tehty työ tuntui arvokkaalta ja sitä sai jakaa toisten kanssa. ”Tämä seminaari oli itselleni myös sikäli erityinen, että sain tarjota rakastamani teatterilajin eli tarinateatterin kaikkien mukana olijoiden koettavaksi. Oma intohimoni saattoi olla palveluksessa ja hankkeen teema välittyi ja näkyi kerrotuissa tarinoissa. Tässäkin tuli esiin se voima, jonka autenttinen läsnäolo luo. Olimme kertoneet tarinoita myös verkkototeutuksissa, mutta tämä läsnäolossa tapahtuva kohtaaminen nosti kannat kattoon.” -Päivi Rahmel Mieleen on jäänyt myös seminaarin lämmin henki ja osallisuus. Päätöstilaisuuteen osallistuneet jakoivat ajatuksiaan ihmisten voimavaroista, jaksamisesta ja hyvinvoinnista, sekä yhteisöllisyyden merkityksestä. Yrittäjän jaksamisen ja hyvinvoinnin kannalta on tärkeää, että myös muut ihmiset ovat tunnistamassa näitä voimavaroja. ”Olen asiakkaana ajatellut olevani vahvistamassa ensisijaisesti yrittäjän taloutta, mutta ymmärsin, että asiakas voi vahvistaa myös yrittäjän voimavaroja!” -Raili Honkanen-Korhonen. Oli helppoa tunnistaa myös erään osallistujan kokemus siitä, että mitä enemmän vastoinkäymisiä, sitä paremmalta tuntuu, kun onnistuu. Niinhän timantit syntyvät. Kirjoittajat Raili Honkanen-Korhonen on Metropolian Ammattikorkeakoulun Kulttuuripalvelut ja musiikki osaamisalueen musiikin lehtori, joka toimii Toivo@Tee -hankkeen asiantuntijana. Hän on toiminut pitkään hankkeissa mm. vuorovaikutuksen, hyvinvoinnin, luovuuden ja vahvuusperustaisen pedagogiikan asiantuntijatehtävissä. Päivi Rahmel on Metropolian kulttuuripalvelut ja musiikki osaamisalueen lehtori, joka toimi Toivo@Tee hankkeessa In Crisis osuuden vastaavana vetäjänä. Päivillä on pitkä kokemus luovien ja osallistavien, taidepainotteisten työtapojen ohjaajana. Hän on koulutukseltaan kasvatuspsykologiaan suuntautunut kasvatustieteen maisteri, työnohjaaja STOry, narratiivinen valmentaja WBSEC ja psykodraama- ja tarinateatterikoulttaja kouluttaja TEP. Toivo@Tee (yrityshyva10.fi) on Euroopan Sosiaalirahaston rahoittama, kaksivuotinen hanke (1.4.2021 – 31.3.2023). Hankkeen tavoitteena on edistää mikroyrittäjän hyvinvointia ja uusiutumista kriisitilanteissa. Hanketta koordinoi Laurea-ammattikorkeakoulu. Yhteistyökumppaneita ovat Metropolia Ammattikorkeakoulu, Novago Yrityskehitys Oy ja Osuuskunta Orrellan Putiikkiopisto.      

Aito kiinnostus aiheeseen ja sisällöllinen motivaatio avaa ovet oppimiselle

http://Viisi%20innokasta%20opiskelijaa,%20neljä%20reunimmaista%20istumassa%20ja%20yksi%20keskellä%20seisomassa%20luokkahuoneessa.
3.11.2022
Jennie Nyman, Tanja Osorio, Aliina Mikkola

Tutkimuksen, kehittämisen, innovaatiotoiminnan ja opetuksen (TKIO) yhdistämisen mahdollisuuksista puhutaan ammattikorkeakouluissa. Toimivassa TKIO-kokonaisuudessa oppiminen ja opetus tapahtuu aidossa tilanteessa (1). Opiskelijat pääsevät käsittelemään todellisia haasteita ja osallistumaan aitoon toimintaan. Tässä blogikirjoituksessa kerromme onnistuneesta oppimiskokemuksesta, jonka motivaationa oli hanketapahtuman tuottaminen. Tutkimusta, kehittämistä, innovaatiotoimintaa ja oppimista käytännössä Hankkeissa on useimmiten tarkoitus kehittää uutta ja kokeilla uudenlaisia toimintatapoja. Siksi hankkeet tarjoavat hyvän mahdollisuuden toteuttaa TKIO-toimintaa. Hanketyöntekijät toimivat opiskelijoiden tukena ja fasilitoivat työskentelyprosessia, vaikka itse tehtävä olisikin opiskelijoiden vastuulla. TKIO:lla tavoitellaan ennen kaikkea yhdessä oppimista. Tämä toteutuu aktiivisessa vuorovaikutuksessa opiskelijan, opettajan ja työelämän kanssa. Keskeisintä TKIO-toiminnassa on oppimisen lisäksi uuden tiedon luominen ja sen vieminen edelleen käytäntöön. (1). Metropolian jokaisessa AMK-tutkinnossa suoritetaan kymmenen opintopisteen laajuisena innovaatioprojektiopintoja, joissa tavoitteina on muun muassa: kehittää vastuullisesti monialaisten toimijoiden kanssa innovatiivisia käytännöllisiä ja konkreettisia ratkaisuja, toimintatapoja, tuotteita tai palveluja, joilla vastataan metropolialueen monimuotoisiin tulevaisuuden tarpeisiin ja nykyisiin haasteisiin soveltaa projekti- ja verkostotyöskentelyä sekä omaa luovuuttaan ja osaamistaan alueellisessa, valtakunnallisessa tai kansainvälisessä kehittämistyössä Oppimisen motivaatiotekijät Engeström (2) on teoriassaan tuonut esille sisällöllisen motivaation rakentamisen merkityksen oppimiselle: ”Sisällöllinen opiskelumotivaatio syntyy, kun oppilas joutuu tiedostamaan ristiriidan, joka on hänen tietojensa ja taitojensa sekä hänelle asetettuun uuteen tehtävään liittyvien vaatimusten välillä”. Myös professori Lonka (3) tuo esille, että merkityksetön tieto katoaa mielestä, mutta merkityksellinen tieto muistetaan: ”olennaista oppimisessa onkin ihmisen oma, aktiivinen panos, kun hän pyrkii rakentamaan oppimastaan merkityksellisiä kokemuksia”. Oppimistehtävänä työhyvinvointitapahtuma yrittäjille Eloisa-hankkeessa hyödynnetään luovia menetelmiä ja taidetta edistämään työyhteisöjen toimintaa ja resilienssiä. Käytännössä tämä tapahtuu muun muassa tarjoamalla yrityksille mahdollisuuksia tarkastella yrityksessä tapahtuneiden muutosten tuomia haasteita. Hankkeen toiminta toteutuu vahvassa taiteilijayhteistyössä, valmennusten, erilaisten tapahtumien ja täydennyskoulutuksen kautta. Yhdeksi tapahtumaksi hankkeessa määriteltiin yrityksille suunnattu luova työhyvinvointipäivä. Tämän tapahtuman toteuttamiseen päätettiin rekrytoida mukaan monialaisen kulttuuri- ja hyvinvointialojen opiskelijaryhmän. Opiskelijoille kokemus oli merkityksellinen. Osallistuminen tämänkaltaiseen hanketoimintaan oli ainutlaatuista ja avartavaa. Saimme lukemattomasti uusia ajatuksia omaan ideapankkiimme tulevaisuuden työtämme ajatellen. Millaista oppimista syntyi? Engeströmin (2) mukaan hyvän oppimiskokemuksen myötä uusi sisäinen malli opittavasta aiheesta alkaa muodostumaan. Tässä tapauksessa opiskelijat saivat lisää osaamista itse aiheesta, eli työhyvinvoinnista ja siihen vaikuttamisesta ryhmämuotoisesti, luovin ja toiminnallisin keinoin. Lisäksi heille alkoi muodostua aito ymmärrys siitä, mitä projektityö on, eli projektiosaaminen lisääntyi. Yhtenä oppina prosessista jäikin se, että heti alussa on hyvä pohtia konkreettisia välietappeja ja sitä, miten hyödyntää käytössä oleva aika optimaalisesti. Sisällöllinen motivaatio säilyi loppuun asti, mikä vaikutti oppimisen mahdollistumiseen. Lonka (2020) tuo teoksessaan Oivaltava Oppiminen esille, että meidän opettajien on erityisen tärkeätä pohtia, miten voidaan tukea opiskelijoita kohti joustavaa ja pohdiskelevaa toimintatapaa, kohtaamaan uutta tietoa ja työskentelemään ajattelunsa ylärajoilla. Lonka kannustaa meitä välttämään sellaista toimintaa, joka ohjaa opiskelijoita toistamaan jonkun muun esittämiä tietoja. TKIO-toiminta vastaa tähän tarpeeseen. Eloisa- hankkeen työhyvinvointipäivän suunnittelu ja toteutus on yksi käytännön esimerkki siitä, miten tämä on toteutettavissa. Hyvinvointitapahtuman tuotannon vaiheet Toimintaa ohjasivat hankkeen nimissä toimintaterapian lehtori ja musiikin lehtori. Kun tehtävä oli mahdollista suorittaa innovaatioprojektiopintona, se innosti opiskelijoita osallistumaan. Lopullinen opiskelijatiimi koostui kolmesta toimintaterapian, yhdestä fysioterapian ja yhdestä musiikkialan opiskelijasta. Opiskelijatiimin jäsenet olivat aidosti kiinnostuneita aiheesta. Näin ollen lähtökohdat sitoutumiselle ja yhteiskehittelylle olivat hyvät. Eloisa-hankkeen taustalla oleva ajatus työhyvinvoinnin lisäämisestä luovien menetelmien keinoin puhutteli meitä –pääsisimme yhdistämään omia kokemuksiamme ja tietouttamme ja muodostamaan niistä jotain uutta. Luovan työhyvinvointipäivän toteuttaminen oli opiskelijoille tehtävä, joka haastoi heidät ottamaan selvää asioista ja käyttämään aiemmin opittua tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa. He toteuttivat yhteistyössä ideointi-, suunnittelu- ja toteutusvaiheet, mikä ylläpiti sisäistä motivaatiota loppuun asti. Ideointivaihe Uuden asian kehittäminen, tai innovointi, edellyttää aikaa ja luovuutta. Ideoinnissa on tärkeä, että tavoite on määritelty ja että on mahdollisuutta ideoida vapaasti ilman tiukkoja raameja. (4). Työhyvinvointipäivän suunnittelun käynnistyessä hanketyöntekijät toivat esille hankkeen ja tapahtuman tarkoituksen ja tehtävän tavoitteen. Sen jälkeen opiskelijat pääsivät ideoimaan. Sovimme, että kaikki ideat sanotaan ääneen: nyt jos koskaan olisi hyvä kokeilla villeimmiltäkin kuulostavia ideoita. Suunnittelu- tai kehittämisvaihe Idean jalostaminen käyttökelpoiseksi tuotteeksi ei ole yksiselitteinen asia. Kuten innovaatiokirjallisuudessa todetaan, "idean kehittäminen toimivaksi tuotteeksi tai palveluksi vaatiikin yllättäen kovaa ja kurinalaista työskentelyä" (4). Ajattelimme päivän toteuttamisen syntyvän kädenkäänteessä. Mutta kuinka väärässä olimmekaan! Hanketyöntekijät olivat tukemassa prosessia ja opiskelijoiden työskentelyä. Yhteisiä suunnittelupalavereita pidettiin prosessin eri vaiheissa. Myllypuron kampuksen tiloihin tutustuminen olikin todella tarpeellista. Vierailut tiloissa antoivat suunnitteluvaiheessa syntyneille ideoille sysäystä. Suunnittelu- tai kehittämisvaiheessa pitää huomioida muun muassa tarjolla olevat resurssit kuten aika, osaaminen, tilat ja rahallinen budjetti (5). Opiskelijat suunnittelivat ja toivat ajatukset ja ideat esille. Kokonaisvastuu ja hallinnolliset tehtävät olivat hanketyöntekijöillä. Opiskelijoiden tehtävänä oli luoda markkinointimateriaali ja tervetuloa-viestit saapumisohjeineen. Viimeinen rutistus tuli juuri ennen itse työhyvinvointipäivää. Silloin oli tärkeätä rakentaa tilat toimiviksi ja kokeilla käytännössä ideat ikään kuin kenraaliharjoituksen omaisesti. Oli myös tärkeätä miettiä, millaiset opasteet tarvitaan, jotta osallistujat löytävät mahdollisimman sujuvasti paikasta toiseen Metropolian isolla Myllypuron kampuksella. Tämä viimeinen vaihe ennen H-hetkeä yllätti opiskelijoita hieman, mutta he pysyivät innostuneena ja motivoituneena loppuun asti! Itse keskiviikkoista työhyvinvointipäivää ennen maanantaina ja tiistaina olimme Myllypurossa valmistelemassa huoneita. Teimme kaikki ympäripyöreää päivää…, mutta saimme kaiken kuntoon. Tulokset ja toteutus Tuloksena syntyi onnistunut työhyvinvointipäivä Eloisa-hankkeeseen osallistuville yrityksille. Päivän ohjelma oli kokonaisuudessaan suunniteltu ja toteutettu opiskelijavoimin. Ohjelmassa oli yhteinen aloitus ja lopetus koko ryhmälle, joiden välillä jakauduttiin pienempiin ryhmiin. Ryhmissä oli luovaa, toiminnallista ohjelmaa. Lisäksi fysioterapia-, jalkaterapia- ja osteopaatti opiskelijat toteuttivat lyhyitä hierontoja muun ohjelman lomassa. Osallistujien palaute on arvokasta Pienten ja keskisuurten yritysten mahdollisuudet osallistua päiväsaikaan järjestettyyn toimintaan on rajallinen. Paikalle saapui 13 yrityksien edustajaa. Osallistujilta pyydettiin palautetta päivän annista. Ohjelma oli osallistujien mielestä onnistunut. Myös ilmapiiri ja yhdessäolo saivat hyvää palautetta. Osallistujat totesivat vievänsä mukanaan työpaikoilleen muun muassa ”rennon olon”, ”hyvän ja eloisan mielen”, sekä ”muistijäljen hyvästä päivästä”. Luova toiminta tempasi mukaansa! Kirjoittajat Jennie Nyman, lehtori ja tiimivastaava, Metropolia Ammattikorkeakoulu. Koulutukseltaan toimintaterapian maisteri (Master of Medical Sciences in Occupational Therapy). Kiinnostunut työhyvinvoinnista, työkyvystä ja sen arvioinnista. Tanja Osorio, 3. vuoden toimintaterapiaopiskelija. Häntä kiinnostavia aiheita ovat mielenterveys ja anatomia. Kyseisen projektin myötä häntä alkoi myös kiinnostaa luovat terapiamenetelmät. Tanja kuvailee itseään uteliaana sekä ikuisena oppijana, ja hänen mottonsa onkin “kaikkea pitää kokeilla”. Aliina Mikkola, 3. vuoden toimintaterapiaopiskelija. Hän on kiinnostunut toimintaterapiasta, joka yhdistää luovuuden, liikkeen ja luonnon. Aliina on kiinnostunut tutkimaan vielä lisää ryhmissä tapahtuvaa toimintaa. Hän ajattelee, että yhteisöllisyyden lisääminen yksilökeskeisessä yhteiskunnassa olisi enemmän kuin tervetullutta. Lähteet Stenberg H. 2022. Ammattikorkeakoulun hanketoiminta on hyvä oppimisympäristö- TKIO toimintaa käytännössä osa 2. Engeström Y. (1987). Perustietoa opetuksesta (PDF, helda.helsinki.fi) Opiskelijakirjaston verkkojulkaisu 2007. Helsinki: Valtiovarainministeriö 1987. ISBN 951-859-511-9. Lonka K. (2020). Oivaltava Oppiminen. E-kirja. Helsinki: Kustannusosakeyhtiö Otava. Vehkaperä U, Pirilä K & Roivas M (toim.). (2013) Innostu ja innovoi. Käsikirja innovaatioprojektiopintoihin (PDF). Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisusarja 2013. OIVA-oppimateriaalit 1.

Vinkkejä hankkeen yleisötapahtuman tuottajalle

http://Puhuja%20lavalla%20selin%20kameraan,%20auditorio%20täynnä%20ihmisiä.

Yleisötapahtuma on oiva tilaisuus kohdata samasta aiheesta kiinnostuneita ihmisiä. Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden tapahtumissa ollaan uuden äärellä. Tapahtumissa voidaan kehittää asioita yhdessä työpajaillen tai saapua kuulemaan hankkeen tarjoamaa tuoretta tietoa. Tässä kirjoituksessa tarjolla muutamia vinkkejä lähitapahtuman järjestäjälle. 1. Harkitse huolella Tapahtumien tuottaminen vaatii aikaa, vaivaa ja rahaa. Tapahtuman täytyy houkuttaa yleisöä paikalle. Ennen kuin muita valmisteluja aloitetaan, selvitä kaksi seikkaa: Mitä hyötyä tapahtumasta on yleisölle? Miten tapahtuma tukee hankkeen edistymistä tai tavoitteiden saavuttamista? Kun hyödyt ja tavoitteet ovat selvillä, tapahtuman tavoitteet on asetettu. Näiden pohjalta on mahdollista luoda tapahtuman raamit: ohjelma, tilaisuuden kesto, ja toteutustapa. Osallistumisen hyötyjen pohdinta auttaa myös luomaan tapahtuman ydinviestit, joita käytetään tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa. 2. Suunnittele Tapahtumatuotantoon kuuluu useita osa-alueita, jotka kytkeytyvät toisiinsa. Samat elementit kuuluvat niin pieniin seminaareihin ja työpajoihin kuin isoihin konferensseihin tai festivaaleihin. Muotoile kokemus tapahtumaan osallistujan näkökulmasta käsin. Yleisöön voi luoda vaikutuksen vaatimattomallakin budjetilla. Erikokoisten ja -tyyppisten tapahtumien tuottamiseen tarvitaan kuitenkin eri määrä resursseja. Selvitä ensin, kenelle tehdään. Osallistuja havaitsee ja aistii, onko tapahtuma luotu yleisöä varten. On siis tunnettava yleisönsä. Keitä he ovat? Minkälainen tapahtuma tuotetaan? Mikä sille tulee nimeksi? Kun määritellään tapahtuman muotoa, toteutustapaa ja rakennetta, puhutaan tapahtuman konseptoinnista. Konseptointi on luovaa ja rajatonta ajattelua. Resurssien käytettävyys luo rajoitteet toteuttamismahdollisuuksille. Mitä hankkeen budjetissa on varattu tapahtumalle? Paljonko hankkeen työntekijöiden työtunteja voi käyttää tapahtuman järjestämiseen? Mitä, jos resurssit eivät riitä? Jätetäänkö tekemättä? Tuotantotyöryhmän roolit ja vastuut selviksi. Tuottaja vastaa kokonaisuuden koordinoinnista. Tuottaja huolehtii myös erilaiset sopimukset, palvelujen hankinnat, lupa- ja ilmoitusasiat. Budjetin seuranta kuuluu yleensä tuottajan tehtäviin. Suuremmassa tapahtumassa on jaettava vastuuta. Tekniikka, yleisöpalvelu, turvallisuus ja viestintä ovat tyypillisiä osa-alueita, joissa voi olla omat vastuuhenkilöt. Sisällöt ja puhujat. Minkälainen on tapahtuman ohjelma? Keitä esiintyjiä yleisö haluaa kuulla? Ovatko juuri nämä esiintyjät saatavilla tapahtumapäiväksi? Kuka juontaa, moderoi paneelikeskustelun, fasilitoi työpajan? Tila tarpeen mukaan. Seminaari auditoriossa ja pienryhmiin jakautuva työpajapäivä vaativat erilaiset tilat. Minkälaisen tunnelman tila luo? Miltä siellä näyttää, kuulostaa, tuoksuu? Mitkä ovat vuokraus- tai käyttöehdot? Moneltako hälytykset menevät päälle, kuka siivoaa, pääseekö parkkihalliin kuka vain? Miten tilaan löytää? Tarvitaanko erilliset opastekyltit? Hankinnat? Tapahtuman luonteesta riippuen hankinnoille on erilaisia tarpeita. Varmista rahoittajan ohjeista, mitä kustannuksia hyväksytään ja miten palveluiden tai tavaroiden hintavertailu suoritetaan. Esitystekniikkaa tarvitaan, jotta esitykset näkyvät ja kuuluvat koko yleisölle. Tilassa voi olla valmiina tai sinne tuodaan äänentoistoa ja valaistusta. Hybriditapahtumissa ehkä tarvitaan lisäkalustoa suoratoistoon. Kuka hoitaa tekniikan? Saavutettavuus on yleisön huomioimista. Ovatko esiintyjien aineistot saavutettavia? Tarvitaanko esityksille tulkkausta? Turvallisuus on varautumista poikkeustilanteisiin. Huomioi tilan yleisökapasiteetti. Iso yleisötilaisuus ulkotiloissa tai kutsuvierastilaisuus sisätiloissa muodostavat erilaisia riskejä. Noudata tilaisuuden luonteesta ja järjestämispaikasta riippuvia turvallisuusvaatimuksia. Tuotannosta ja yleisöpalvelusta vastaavien tulee tietää tilaa koskevat turvallisuusohjeet. Ensiaputaidoista ei ole haitaksi. Esteettömyys? Tapahtumatilaa valitessa, huomioi esteettömyys niin ulkoa saavuttaessa kuin sisätiloissa. Jos tilat eivät ole esteettömät, tiedota siitä ainakin tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Viestintä. Kaikessa aineistossa on oltava näkyvissä hankkeen rahoittajaohjeiden vaatimat elementit, kuten rahoittajan ja kumppanien logot. Tapahtuman toteutuspäivämäärä on hyvä olla lukittuna, kun markkinointi käynnistetään. Yleisön saamiseksi paikalle, tapahtumasta on tiedettävä ja mieluiten riittävän ajoissa. Tuota viesteihin innostusta: mikä mielettömän ajankohtainen aihe ja kuinka valovoimaiset esiintyjät! Viesti selkeästi: kenelle tapahtuma on suunnattu, milloin ja missä se järjestetään, miten ilmoittaudutaan ja onko maksullinen. Vastuullisuus näkyy etenkin tarjoiluissa. Mitä viestivät kertakäyttökupit, reilun kaupan kahvi tai lihaton buffetlounas? Haitaksi ei ole, jos tapahtumaan voi saapua helposti myös julkisin liikennevälinein. Voidaan kehottaa jättämään auton kotiin ja tulemaan polkupyörällä. Tuotantosuunitelma, jossa on eriteltynä esivalmisteluvaihe, tapahtumapäivän juoksutus ja purku. Päivämäärät, kellonajat ja yhteystiedot ovat tuottajalle tärkeitä työvälineitä.​ Tapahtumalle voi laatia erillisen viestintäsuunnitelman. 3. Toteuta Tapahtumatuotannossa on useita liikkuvia osia. Tuottajan tulee voida seurata kaikkia yksityiskohtia. Vain siten voi olla varma, että asiat etenevät suunnitellusti. Tuottajalla on oltava tärkeimpiin asioihin myös käyttökelpoinen varasuunnitelma, jos jokin menee pieleen. Tapahtumatuotanto vaiheittain Suunnittelu (aloitus: 9-12 kuukautta ennen tapahtumaa)​ Tavoitteiden määrittely – kumppanit ja ohjausryhmä apuna​ Tapahtuman päivämäärä ja kesto Tapahtumatila, yleisökapasiteetti​ Tapahtuman nimi, tuotanto- ja viestintäsuunnitelma Sisältöjen ja toiminnan suunnittelu, tuotantotyöryhmän muodostaminen​ Valmistelu (aloitus: 9-3 kuukautta ennen tapahtumaa)​ Puhujien, juontajan sekä muiden esiintyjien valinta ja kiinnittäminen Ohjelman aikataulutus​ ja tauotus Tilan, tilasuunnittelun, tekniikan, turvallisuuden ja tarjoilujen varaaminen​ Markkinointi ja viestintä käyntiin Ilmoittautumiset auki Toteutus​ Tila ja tekniikka valmiina toimintaan Henkilöstö ja puhujat, juontaja tai työpajan fasilitaattori paikalla​ Yleisö paikalle ja esitys käyntiin Tapahtuman näkyvyyttä lisää, jos sosiaaliseen mediaan tehdään päivityksiä suoraan tapahtumasta.​ Jälkityöt​ Kiitokset puhujille, tapahtumatilan purku, palautteen läpikäynti ja kiitokset työryhmälle​ Viestintäsuunnitelman mukaisesti laadittavat mediatiedote ja sosiaalisen median päivitykset Raportointi ohjausryhmälle ja rahoittajalle​ Viestintäaineiston, kuten videon jälkityöt ja tapahtuman tulosten levitys hankkeen viestintäkanavissa.​ Kiinnostavan tapahtuman sisällöistä saadaan mediatiedote tai verkkouutinen. Kun puhujat ja tunnelmat taltioi videolle tai valokuviin, aineistoja voi hyödyntää tiedottamisessa. 3. Arvioi Onnistuiko tapahtuma? Tapahtumaa suunnitellessa voi myös miettiä, miten mitataan sen onnistumista. Mistä tiedetään, että tapahtumalle asetetut tavoitteet täyttyivät? Mitä tapahtumasta muuten opittiin? Yleisin onnistumisen mittari lie osallistujamäärä. Julkisesti rahoitettujen hankkeiden tapahtumat ovat lähes poikkeuksetta osallistujille maksuttomia. Kaikki ilmoittautuneet eivät saavu paikalle. Osallistujamäärän lisäksi voi tarkastella ilmoittautumismääriä. Onnistumista voi mitata myös pitkällä aikavälillä. Tapahtumista syntyy parhaimmillaan kauaskantoisia vaikutuksia. Kaikkia vaikutuksia ei voi ennakoida. Sellaisia ovat ihmisten kohtaamisista syntyvät yllättävät yhteistyöideat, tai jopa parisuhteet Lisälukemista Hankeviestinnän käsikirja (2021), Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja Esiintyvän taiteilijan näkökulma: Tehokasta kuin leikkaussalissa - Muistilista varmistamaan kestävää keikkatyötä (2022), Tikissä-blogi Tapahtumatekniikan näkökulma: Purkkavirityksistä yhdenmukaisiin turvallisuustaitoihin - Näyttämöturvallisuus läpäisee koko organisaation (2022), Tikissä-blogi