Tikissä

Maailman muuttuessa moni on joutunut miettimään vakavammin kuin koskaan fyysisten ja verkossa järjestettävien tapahtumien eroja. Millaisia vahvuuksia ja heikkouksia kummallakin on? Miten verkkotapahtumasta saa kiinnostavan ja aidosti yhteisöllisen kokemuksen? Milloin tapahtuma on oikeasti tärkeää järjestää kasvotusten? Yleisön aktiivinen ja avoin osallistuminen verkkotapahtumissa on täysin mahdollista, mutta se vaatii paljon työtä ja huolellista fasilitointia tapahtuman järjestäjiltä. Lisäksi yleisön täytyy olla vahvasti sitoutunutta työpajan aiheeseen ja osallistujaryhmään. Yleisön koko ja osallistujien taustat vaikuttavat onnistuneen työpajan luomiseen. Pienehkö, ainoastaan ydinkohderyhmän jäsenistä koostuva osallistujajoukko on toimivampi kuin satapäinen yleisö. Miten valita fyysinen lähitapahtuma tai verkkotyöpaja Kysymystä voi pohtia tapahtuman kohderyhmän tarpeiden ja ominaisuuksien kautta. Osallistujajoukon työn luonteella on valinnassa paljon merkitystä. Esimerkiksi mentoroinnista kiinnostuneet pelialan konkarit ovat kiireistä väkeä, mutta ammattisijoittajien työelämän hektisyys on vielä kovemmalla tasolla, ja houkutus osallistua moneen asiaan samanaikaisesti on kova. Voi vaikuttaa epäintuitiiviselta, että kiireisemmälle kohderyhmälle olisi järkevämpää järjestää fyysinen tapahtuma - onhan verkkotapahtumaan liittyminen paljon vaivattomampaa. Jos osallistujien sitouttaminen on haasteellista, lähitapahtuma voi hyvinkin olla parempi ratkaisu. Yksi keino on kytkeä yksittäinen työpaja suuremman tapahtuman yhteyteen. Jos osallistujat matkustavat tiettyyn paikkaan osallistuakseen johonkin heille tärkeään tapahtumaan, he tyypillisesti myös varaavat sille useita päiviä kalenteristaan. Näin ollen kynnys keskittyä osallistumiseen madaltuu selvästi. Yksittäisen työpajan järjestäminen osana suuremman tapahtuman ohjelmaa vaatii paljon ennakkosuunnittelua ja taustatietoa kohderyhmästä. Suurissa tapahtumissa on paljon muita houkutuksia ja kilpailevaa ohjelmaa. Saadakseen kohdeyleisönsä osallistumaan omaan työpajaan, on tärkeää ajoittaa työpaja oikein tuntea kohderyhmä todella hyvin räätälöidä sisältö tarkkaan viestiä omasta tapahtumasta erinomaisesti ja oikeita kanavia käyttäen. Yhteistyö emotapahtuman järjestäjien ja kohderyhmän hyvin tavoittavien organisaatioiden kanssa on kriittisen tärkeää. Aina fyysinen tapahtuma ei kuitenkaan ole tarpeen. Kun kohderyhmä ja tapahtuman aihe on luonteeltaan oikeanlainen, myös verkkotapahtuma voi olla hyvin avoin, innostava ja keskusteleva. Se myös mahdollistaa kansainvälisen yleisön sellaisissakin työpajoissa, joissa paikan päälle matkustaminen ei tulisi kyseeseen. Baltic Sea Games Incubation (BSGI) -projektin kokemuksia verkkotyöpajoista BSGI-projektin työryhmässä saimme kaksi hyvin erilaista kokemusta kansainvälisen tapahtuman järjestämisestä pandemia-aikaan. Molempien tapahtumien kohderyhmä oli tarkkaan määritelty ja ilmaisi kiinnostuksensa tapahtumaa kohtaan etukäteen. Molemmissa tavoitteena oli paitsi lisätä kohderyhmän ymmärrystä työpajan aiheesta, myös tarjota heille mahdollisuus verkottumiseen ja vertaisoppimiseen. Kuitenkin kokemukset erosivat toisistaan vahvasti. Pelialan mentorien työpaja - yhteisöllinen, keskusteleva ja lämmin Syyskuussa 2021 järjestimme koko päivän verkkotyöpajan pelialan mentoreille ja mentoroinnista kiinnostuneille. Työpajaan osallistui 31 henkilöä pääasiassa Euroopasta, muutama myös ulkopuolelta. Puhujia tapahtumassa oli Yhdysvaltoja myöten. Tällainen kansainvälisyys ei vastaavalla budjetilla olisi ollut mahdollista fyysisessä tapahtumassa. Mentoritapahtuma perustui vertaisoppimisen mahdollistamiseen: Mentorityöpajan fasilitoinnissa keskityimme vahvasti aidosti keskustelevan ilmapiirin rakentamiseen ja vertaisoppimisen mahdollistamiseen. Jo ennen varsinaisen ohjelman alkua osallistujia houkuteltiin mukaan avoimeen keskusteluun kevyellä jutustelulla ja matalan kynnyksen kysymyksillä. Avaussanojen jälkeen heitä aktivoitiin miettimään odotuksiaan tapahtuman suhteen muutaman minuutin tehtävällä. Varsinainen yhteistyö-osuus tehtiin pienissä, intiimeissä ryhmissä, jotka ohjasivat omaa toimintaansa itsenäisesti. Yhteistyö oli jaettu kahteen osioon, jonka jälkimmäisen osuuden tarkat aiheet joukkoistettiin käyttämällä ensimmäisen osuuden tuotoksia ryhmien keskustelunaiheina. Varsinaisten puhujien valinnassa painotimme samaistuttavuutta. Molemmilla puhujilla ja kaikilla panelisteilla oli mentorointikokemusta, ja he jakoivat omia oppejaan ja haasteitaan hyvin avoimesti. Osa osallistujista oli järjestäjille ennestään tuttuja, ja tiesimme että voimme luottaa heidän osallistuvan aktiivisesti, mutta viemättä liikaa tilaa muilta osallistujilta. Työpaja oli menestys etenkin verkottumisen ja vertaisoppimisen suhteen. Keskustelu oli vilkasta ja monipuolista, ja osallistujat ottivat puheenvuoroja tasapuolisesti ja sujuvasti. Lähes kaikki osallistujat jakoivat LinkedIn-profiilinsa chatissa, ja moni jatkoi keskustelua tapahtuman jälkeenkin. Palautekeskustelussa useampi osallistuja ilmaisi hämmästyksensä siitä, kuinka hyvin myös verkkotapahtuma voi toimia avoimen, rehellisen keskustelun ja uusiin ihmisiin tutustumisen kanavana. Pelialan sijoittajatyöpaja - etäinen ja heikosti sitoutunut hyvästä sisällöstä huolimatta Lokakuussa 2021 järjestimme puolen päivän työpajan pelialan sijoittajille ja pelialaan sijoittamisesta kiinnostuneille. Tämän työpajan oli tarkoitus olla Arctic Game Weekiin yhteydessä Ruotsin Skövdestä lähetettävä hybriditapahtuma, mutta pandemian kiihtymisen takia jouduimme muuttamaan sen puhtaasti verkkotapahtumaksi. Tapahtumaan osallistui kaikkiaan 52 henkilöä, mutta monet olivat paikalla vain osan ajasta. Sijoittajatyöpaja perustui korkeatasoiseen sisältöön: Sijoittajatyöpaja toteutettiin huomattavasti korkeammilla tuotantoarvoilla kuin yksinkertaisena Zoom-kokouksena järjestetty mentorityöpaja. Sijoittajatyöpaja lähetettiin osallistujille fyysisestä, neljällä LED-TV:llä sisustetusta studiosta, kahdella kameralla kuvattuna, kahden teknikon ja kahden moderaattorin voimin. Käytimme dedikoitua konferenssisovellusta, jossa osallistujat pystyivät esittämään kysymyksiä ja antamaan palautetta suoraan sovelluksen sivupaneelissa. Puhujakaarti oli erittäin korkeatasoinen, ja molempia teoreettisempia puheenvuoroja seurasi paneelikeskustelu, jossa kokeneet sijoittamisen asiantuntijat keskustelivat avoimesti puheenvuoron aiheeseen liittyvistä kokemuksistaan. Asiantuntijapuheenvuorojen ja paneelien lisäksi ohjelmassa oli kolme tiivistä peliyrityksen pitchiä, jotka lisäsivät tapahtumaan käytännönläheisen kulman. Pitchien jälkeen osallistujat jaettiin kevyesti moderoituihin ryhmiin keskustelemaan pitcheistä. Osallistujia myös pyrittiin aktivoimaan puheenvuorojen aikana kysymyksillä, joihin he pystyivät vastaamaan konferenssisovelluksen sivupaneelissa. Erinomaisesti onnistuneen mentorityöpajan jälkeen toiveemme olivat korkealla, mutta jouduimme pettymään. Vaikka osallistujamäärä tapahtumassa oli hyvä, aktiivisen osallistumisen taso oli heikko. Monet osallistujat tulivat paikalle myöhässä, lähtivät ennen tapahtuman päättymistä, tai olivat paikalla vain pätkittäin. Sovelluksen sivupaneelissa esitettyihin kysymyksiin vastattiin heikosti, eikä yleisö esittänyt studioon juuri lainkaan kysymyksiä. Suuri osa yleisöstä ei liittynyt lainkaan keskusteleviin pienryhmiin. Palautteenkeruu auttaa ymmärtämään osallistujien näkökulmaa Sijoittajatapahtuman jälkeen haastattelimme kahta paikalla ollutta ja kahta rekisteröitynyttä, mutta pois jättäytynyttä osallistujaa. Lisäksi keräsimme palautetta kaikilta osallistujilta lomakkeella. Hieman yllättäen kaikki palautteenantajat ja haastatellut olivat yhtä mieltä siitä, että tapahtuma oli hyödyllinen ja sen sisältö oli korkeatasoinen. Kaikki palautteissa ja haastatteluissa mainitut ongelmat olivat muualla - ennen kaikkea kiireisten osallistujien kireissä aikatauluissa ja keskelle tapahtumaa sijoittuneissa muissa kokouksissa. Aktiivisen osallistumisen estäneet ongelmat siis johtuivat lähinnä matalasta sitoutumisesta tapahtumaan ja muiden tehtävien priorisoinnista korkeammalle. Koska kohderyhmä kuitenkin koki tapahtuman hyödylliseksi, päädyimme projektin tuotoksena tehdyssä työpaja-designissa suosittelemaan aktiivisen osallistumisen tukemiseksi vahvoja keinoja: tiukasti kohderyhmälle räätälöityä sisältöä, sen huolellista viestintää hyvin mietittyjä kanavia käyttäen, työpajan kytkemistä kohderyhmää kiinnostavan tapahtuman yhteyteen, ja niin verkottumista kuin keskittymistäkin tukevaa fyysistä tapahtumaa. Lähteet Designing a workshop for game industry mentors (PDF) Baltic Games -sivustolla White Paper on competence building for mentors (PDF) Baltic Games -sivustolla  Designing a workshop for game investors (PDF) Baltic Games -sivustolla White Paper on competence building for game investors (PDF) Baltic Games -sivustolla Kirjoittaja Suvi Kiviniemi työskentelee Metropolia Ammattikorkeakoulussa pelialan asiantuntijana ja vastaa pelialan inkubaatiotoiminnasta Turbiinissa. Hänellä on lähes kuuden vuoden kokemus peliyrittäjyydestä, ja yli kolmen vuoden kokemus peliyrittäjyyden tukemisesta. Suvin rakkaus pelialaan on vahvasti sidoksissa sen yhteisölliseen ja avoimeen kulttuuriin, ja hänen henkilökohtainen missionsa onkin tukea tämän kulttuurin elinvoimaisuutta ja kehittymistä edelleen.