Kohderyhmä ohjaa hankkeen toteuttamista myös viestinnän osalta

23.10.2024
vierailija
http://Valkotaululla%20lähikuvassa%20kirjoitettu%20mustalla%20tussilla%20sana%20Audience,%20eli%20yleisö,%20jota%20kohti%20piirretty%20nuolia,%20oikeassa%20reunassa%20käsi%20pitelee%20tussia.

Kuva: Melanie Deziel, Unsplash

Juuri ennen Metropoliaan tuloani olin ollut tuottamassa kirjavan määrän kulttuuritapahtumia kaupunkilaisille. Näillä jokaisella tapahtumalla oli myös oma kohderyhmänsä, kuten on kaupunkilaisiakin. Jokaisen tapahtuman kohderyhmän tavoitti hieman eri tavalla, eri viestintäkanavien avulla. Tästä sain nyt myöhemmin ideaksi kirjoittaa hankkeen kohderyhmistä, ja miten ne vaikuttavat hankkeen viestintään.

Hankkeita on monia, ja niistä jokaisella voi olla hieman toisistaan poikkeavia tavoitteita sekä kohderyhmiä. Viestinnällinen näkökulma on hyvä pitää mielessä jo aivan alussa. Kohderyhmän tai kohderyhmien osalta hankkeiden ideointivaiheessa on suotavaa miettiä, miten kyseiset kohderyhmät voidaan saavuttaa, ja missä kanavissa. Keitä he ovat? Missä kanavissa he viettävät aikaa? Millainen viestintä kenties tehoaa heihin? Mitkä viestinnälliset toimenpiteet tukevat hankkeen tavoitteita? 

Miksi kohderyhmien ymmärtäminen on tärkeää?

Projektin tai hankkeen kohderyhmä määritellään alussa, käytännössä heti hanketta ideoidessa sekä tavoitteiden asettamisen yhteydessä. Kohderyhmiä mietitään tarkemmin siis jo ennen rahoitushakua – tai ainakin niin kuuluisi tehdä. Kohderyhmiä on saatettu miettiä alussa hyvin yleisellä tasolla tai hankkeen teemaan ja substanssiin liittyen, mutta viestinnän näkökulmaa ei välttämättä ole huomioitu. Joskus voi käydä niin, että vasta toteutusvaiheessa eteen tulee ongelmia suunnitteluvaiheessa valittujen viestintäkanavien kanssa. On voitu huomata, ettei niiden avulla saavuteta hankkeen kohderyhmiä.

Mitä kohderyhmäymmärrys on hankkeissa

Hanketta varten on hyvä tutkia tarkemmin sen kohderyhmiä. On ymmärrettävä syvällisemmin kohderyhmien tarpeita, tutkittava motiiveja ja sitä, miksi ihmiset tekevät päätöksiä (1). Mietittävä on myös, kuinka hanke pystyisi tyydyttämään kyseiset tarpeet muita paremmin. Kriittisyys ja rehellisyys niin hanketta kuin kohderyhmiä kohtaan auttavat tässä. On sukellettava tutkimaan hanketta kohderyhmien näkökulmasta sekä poimia relevanttia tietoa heistä projektisuunnitelmaan. Mitä syvällisemmin tunnetaan kohderyhmien mielikuvia sekä kokemuksiin perustuvia käsityksiä hankkeen kaltaisista projekteista, sitä paremmin voidaan viestiä heille. (2)

Kohderyhmäymmärryksellä on neljä osatekijää, jotka markkinoinnista, myynnistä ja viestinnästä kirjoittanut Vierula (2) on listannut kirjassaan:

  • Mitkä asiat ja tunteet vaikuttavat kohderyhmien päätöksiin?
  • Kuinka suuri merkitys kyseisillä tekijöillä on? Keille kohderyhmistä ne ovat merkityksellisiä?
  • Onko näillä tekijöillä merkitystä hankkeelle?
  • Missä hankkeen eri elinkaaren vaiheissa kohderyhmille merkitykselliset asiat sijaitsevat?

Kohderyhmät eivät toimi ainoastaan viestien vastaanottajan roolissa, vaan myös osallisena hankkeessa. Jotta kohderyhmät saadaan mukaan, se edellyttää niiden tuntemista hyvin. Onnistuneen viestinnän kohdalla pelkästään kohderyhmien tunteminen ei riitä. Hankkeen viestinnän on kohdattava kohderyhmien kanssa oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. (2)

Mitä kohderyhmänäkemys on hankkeissa

Kun kohderyhmäymmärrys on hallussa, voidaan siirtyä kohderyhmänäkemykseen. Se taas auttaa viestinnän toteuttamisessa toimien viestinnän suunnittelun pohjana. Jotta saadaan reaktioita, toimintaa sekä puhuttelevaa viestintää, niin se edellyttää kohderyhmänäkemystä. Tämä tarkoittaa ajatuksen tasolla olevaa hahmotelmaa tai arviota kohderyhmän tarpeista sekä siitä, miten ne tulevat kehittymään tulevaisuudessa. (2).

Onnistuneella kohderyhmänäkemyksellä päästään lähelle yksilöä. Kohderyhmänäkemys on käsitystä kohderyhmien haluista ja tarpeista, niin rationaalisista kuin emotionaalisista. Se on ihmisten tunteiden ymmärtämistä ja niihin samaistumista. Kun hahmotellaan näkemystä kohderyhmistä, tulee tarkastella kohderyhmien tarpeita suhteessa hankkeeseen. Mitä meidän hankkeemme voi tarjota kilpailevia tahoja paremmin? Kyseessä on luovaa kehittämistyötä, jossa paneudutaan kohderyhmien näkemyksen tasolle. (1, 2)

Kohderyhmäymmärryksen ja -näkemyksen erot ovat siinä, että kohderyhmäymmärrys kertoo mitä kohderyhmien yksilöt tuntevat, ajattelevat, toivovat ja tietävät. Kohderyhmänäkemys puolestaan on pohja, miten kyseisiä kohderyhmien yksilöitä puhutellaan, ja mikä saa heidät innostumaan hankkeesta. (2)

Huomioi viestintä kohderyhmiä miettiessä

Kohderyhmien tuntemisesta ja ymmärtämisestä on apua viestinnän suunnittelussa. Jos viestintää ei ole huomioitu hankkeen alussa, niin tavoitteisiin pääseminen mahdollisesti hankaloituu. Tällöin myös kohderyhmien tavoittaminen voi olla vaikeaa, sekä saatetaan joutua poikkeamaan alkuperäisestä suunnitelmasta. Hankkeen tavoitteiden tulee olla realistiset suhteessa sen kohderyhmiin. Näin onnistutaan myös hankeviestinnän osalta, kun viestintää on mietitty tarkemmin jo hankkeen alussa.

Kohderyhmäymmärrys ratkaisee sen, että osataan kohdentaa hanke oikeille kohderyhmille. Siten voidaan valita kohderyhmiä vastaavat viestintäkanavat ja -keinot. Tämä puolestaan vähentää hankkeen viestijän kuormittumista, kun tiedetään ketä kohderyhmien edustajat ovat, ja millä tavoin he tekevät päätöksiä.

Kohderyhmien ymmärtäminen voi olla hankkeen kulmakivi

Kohderyhmien ymmärtäminen on hyvin tärkeää, jotta hanke osattaisiin resursoida oikein, niin budjetin kuin asiantuntijoiden osalta. Kohderyhmänäkemyksen hankinta, eli kohderyhmistä tehtyjen johtopäätösten ja tutkimisen ulkoistaminen ei välttämättä edesauta hankkeen kohderyhmien ymmärtämistä. Tässä nousee esiin se, kun hanketta valmistellaan, niin sama henkilö ei ole välttämättä toteuttamassa sitä projektipäällikön tai viestijän roolissa. Ongelmana voikin olla, miten kaikki valmisteluvaiheessa hankittu tieto kohderyhmistä voidaan siirtää  hanketta toteuttaville. Aineiston dokumentoinnilla ollaan lähellä, mutta riittääkö se, kun perehtyminen vie lopulta oman aikansa. Ja kohderyhmänäkemyksen muodostaminen vie aikaa sekä vaatii investointeja (1).

Kun ideointiin ja kohderyhmiin on syvennytty, lisääkö se mahdollisuuksia saada varmemmin rahoitusta hankkeelle? Kenties kohderyhmien motiiveihin ja tarpeisiin syventävällä ymmärtämisellä voi olla positiivisella tavalla vaikutusta hankkeen rahoitukseen. Esimerkiksi, kun kohderyhmistä kerrotaan, niin osataan ilmaista viestinnällisiä tapoja, joilla ne on mahdollista saavuttaa. Tässä viestinnän asiantuntija on tärkeässä roolissa. Rahoituspäätöksiin vaikuttavat toki myös muut seikat kuin pelkästään edellä mainitut.

Kirjoittaja

Laura Matikainen työskentelee projektiasiantuntijana viestinnän parissa Metropolia ammattikorkeakoulun TKI- ja projektipalveluissa. Koulutukseltaan hän on kulttuurituottaja AMK.

Lähteet

  1. Tolvanen, J. (2012). Kohtaaminen. Ymmärrä kohderyhmääsi. Talentum.
  2. Vierula, M. (2009). Markkinointi, myynti ja viestintä. Suuri integraatiokirja. Talentum.
hankeviestintä kohderyhmä kohderyhmänäkemys kohderyhmäymmärrys viestintä

Kommentit

Ei kommentteja

Kommentoi

Sinua saattaisi kiinnostaa myös nämä

Menneisyyttä tarkastellen, tulevaisuuteen tähyillen – asiantuntija kirjoittajana

 http://Kipinöitä%20pimeydessä
2.12.2024 Tikissä
Olen saanut kirjoittaa Tikissä-blogiin vuodesta 2018 lähtien. Matka on ollut antoisa. Koska Tikissä on nykymuodossaan vähitellen lähdössä viettämään blogialustojen hyvin ansaittuja eläkepäiviä, ajattelin kertoa hieman omien asiantuntijatekstieni kirjoittamisesta. Miksi innovaatioista kirjoittaminen on niin tärkeää?   Mistä aiheet tulevat?  TV-mainokseen asti päätynyt kirjailija Jörn Donnerin lausahdus, lukeminen kannattaa aina, pätee ainakin omalla kohdallani myös asiantuntijablogien kirjoittamiseen. Moni aihe on kummunnut siitä, että olen lukenut työhön tai harrastuksiini liittyvää kirjallisuutta, muita julkaisuja, lehtiä tai katsonut dokumentteja, teknologiasta, historiasta, startup-kehittämisestä tai vaikkapa muotoilusta. Olen jostakin niistä huomannut uuden, käsittelemättömän näkökulman tai mielestäni kiintoisan aiheen ja halunnut kirkastaa sen blogitekstiksi. Tämä ei tarkoita, että olisin suoraan referoinut jotakin aiemmin lukemaani tai näkemääni. Päinvastoin, asiantuntijablogiartikkelin kirjottamiseen saa ja täytyy käyttää aikaa. Ideasta on monta kertaa ollut pitkä matka lopulliseen tekstiin. Tietojen pitää olla oikein ja lähteiden saatavilla, jotta lukija halutessaan voi mennä syvemmälle aiheeseen. Ja erityisen haasteellista on, että kaikki pitää voida esittää tiiviissä paketissa.  Eikö innovaatioista ole kirjoitettu ja touhotettu jo ihan liikaa?   Innovaatio on käsite, jota säännöllisesti käytetään tiedotusvälineissä, kun halutaan korostaa, että talouden ja yhteiskunnan on kehityttävä. Kaupallisten innovaatioiden merkitystä korostetaan myös tämänhetkisen hallituksen ohjelmassa. Kukin tietenkin käyttäköön arkipuheissaan innovaatio-sanaa, kuten muitakin sanoja, haluamallaan tavalla. Mutta ilman yhteistä ymmärrystä siitä, että innovaatio ei ole vain hyvä idea, vaan ideasta kirkastunut keksinnöllinen tulos, jolle on hyödyntämisväylä, on vaikea kuvitella toimivaa ja tuloksellista suunnittelu- ja kehitystyötä.  Kolme toistuvaa teemaa Pääsääntöisesti olen käsitellyt kolmea eri teemaa. Ensinnäkin innovaatioiden tunnistamiseen, niiden luomiseen ja hyödyntämiseen kuuluvia asioita: mitä tulee ottaa huomioon, kun olettaa tehneensä keksinnön, mikä innovaatio oikeasti on, mistä saa tukea ja apua, kun haluaa hyödyntää luomaansa tulosta? Toiseksi esimerkkejä muotoilun ja teknologian historiasta. Miten aikoinaan tehdyt innovaatiot usein tietämättämme vaikuttavat edelleen arkeemme ja nykypäiväämme. Ja kolmantena, alkavaa yrittäjyyttä ja edellytyksiä, joiden avulla se on mahdollista. Toisinaan olen pohtinut näiden kaikkien kolmen yhtymäkohtia. Näitä samoja teemoja olen aikeissa käsitellä jatkossakin.   Blogikirjoitusteni pyrkimys on ollut tuottaa lukijalle pieniä oivalluksia. Miten jokin innovaatioasia voi yllättävällä tavalla liittyä johonkin toiseen, näennäisesti täysin eri asiaan. Haluan myös luoda positiivista ajattelua, että kuka vain voi olla innovaattori. Ideoida uutta, kehittää, ja tunnistaa tekemästään työstä keksinnöllisiä asioita, jotka voivat parhaimmassa tapauksessa johtaa taloudelliseen hyödyntymiseen, esimerkiksi yritystoiminnan kautta. Ja, että hän ei ole yksin ponnisteluidensa kanssa. Päinvastoin, muotoilun, teknologian ja kulttuurin innovaatioiden historia on täynnä tarinoita. Hämmästyttäviä yhteensattumia. Tekijöiden kohtaamisia, jotka muuttivat kaiken. Onnistumisia. Ja traagisia tai surkuhupaisia epäonnistumisia, vaikka tavoitteena on ollut luoda jotakin hyvää ja hyödyllistä. Värikästä yritteliäisyyttä. Hyvässä ja pahassa. Uskon, että näiden aiheiden avaaminen ja niistä kertominen kannattaa jatkossakin. Vaikka historia ei toistakaan itseään, voimme ainakin oppia jotakin edellisten innovaattoreiden onnistumisista ja eritoten, virheistä.  Tässä yhteydessä on syytä myös kiittää blogin toimituskuntaa, erityisesti päätoimittaja Milla Åman Kyyröä, jonka kanssa on ollut ilo tehdä yhteistyötä. Ilman Millan oivaltavia kommentteja ja korjausehdotuksia monet tekstini olisivat voineet olla huomattavasti turpeampia ja moniselitteisempiä. Tämä on viimeinen blogini Tikissä-alustalla, mutta blogiseikkailuni jatkuvat - mikäli päätoimittajat niin sallivat - vuoden 2025 puolella tulossa olevilla Metropolian uusilla upeilla julkaisualustoilla. Siihen asti toivotan kaikille Tikissä-blogeja lukeville luovuuden hetkiä ja kekseliästä loppuvuotta 2024!  Kirjoittaja  Juha Järvinen työskentelee innovaatioasiantuntijana Metropolian TKI-palveluissa. Hän on koulutukseltaan taiteen tohtori ja teollinen muotoilija. Uusien innovatiivisten ratkaisujen, oivallusten ja toimintamallien löytäminen ja edistäminen innostavat häntä. Paremman tulevaisuuden kehittämiseen tähyävän päivätyön vastapainona hän harrastaa menneisyyteen liittyviä asioita, kuten sukututkimusta, keräilyä ja vanhoja autoja. 

Kaikki keinot käyttöön työllistymisen haasteisiin – ajatuksia SMART-mallista
26.11.2024 Tikissä
Työpaikan saamisessa tarvitaan avuksi työkaluja ja menetelmiä. Mutta miten valita toimivimmat? Tässä artikkelissa on muutamia ajatuksia työnhakuun sopivista tukikeinoista projektinhallinnan näkökulmasta. Tekoälykin on otettu avuksi. Eikö työllistyminen olekaan projekti? Työllistyminen voisi pintapuolisesti tarkastellen olla projekti: se vaatii työtä, yksi kerta riittää ja siinä on selkeä tavoite. Onnistuneen projektin tueksi tarvitaan SMART-menetelmää, sen tiedän kokeneena projektipäällikkönä. SMART-menetelmää käytetään projektinhallinnassa yleisesti tarkistuslistana projektin tavoitteiden kuvaamisessa. Siispä olisi hyvä tehdä työpaikkaa etsiville ohje siitä, kuinka SMART-menetelmää voi käyttää työllistymisessä. Työllistymisprojektissa ensimmäisenä mieleeni tuleva tavoitteenasettelu on tämä: töihin pitäisi päästä, mahdollisimman nopeasti ja mahdollisimman hyvällä palkalla. Kivaa täytyy olla ja hyvä porukka. Tämä on SMART-mallin näkökulmasta hyvä tavoite sikäli, että työllistyminen on konkreettinen (Specific) ja mitattavissa oleva (Measurable) tavoite. Lisäksi vastuuhenkilökin on selvillä (Assignable). Mutta tässä tavoitteen muotoilussa olevat aikataulu-, palkka- ja laatutavoitteet ovat epämääräisiä. Ne eivät ole konkreettisia ja vaikka esimerkiksi palkka on numeroilla mitattava, ei tavoitetta ole asetettu lukuna. Siksi nämä tavoitteen osat eivät ole välttämättä realistisia (Realistic) ja tietyssä ajassa toteutettavia (Time-bound). Tässä vaiheessa olen entistä vakuuttuneempi siitä, että SMART-mallin soveltamisesta työnhaussa on syytä tehdä ohje. Kokeilen, kuinka pitkälle ohjeen laatimisessa pääsee tekoälyn avulla. ChatGPT 3.5 vinkkaa seuraavaa: “sen sijaan että asettaisit tavoitteen ‘haluan olla parempi kitaransoittaja’, voit tehdä sen SMART-periaatteen mukaisesti: ‘haluan oppia soittamaan kolme uutta kitarakappaletta kuukauden sisällä, käyttäen päivittäin vähintään tunti harjoitteluun’. Mielestäni tekoälyn suosittelema esimerkki on enemmänkin toimintasuunnitelma kuin projektimääritelmä. Laatutason määrittely puuttuu ja tarvittava työmäärä on esitetty muodossa “vähintään”, kun sen pitäisi yleensä olla muotoa “enintään”. SMART-mallin soveltaminen työllistymiseen ei siis ole ihan suoraviivainen asia, ainakaan tekoälyllä tehtynä. Joudun näin ollen toteamaan, että ohjeen laatimisesta ei selviä ilman omaa pohdintaa ja työpanosta. Työnhaku on kaikkea paitsi yksinkertaista Työpaikan hankkiminen ei itse asiassa sovi kovin hyvin projektiajatteluun. Erityisesti kun työpaikan saaminen osoittautuu vaikeaksi ja pitkittyy, muuttuu hakeminen prosessinomaiseksi. Samat työvaiheet toistuvat kulloiseenkin tilanteeseen sovitettuina. Jatkuva itselle sopiva työllistyminen on lähes elämänmittainen prosessi, johon kannattaa panostaa vaikka olisikin töissä. Niin sanottuja varmoja eläkevirkoja ei enää juuri ole. Projektinhallinnan menetelmät pyrkivät varmistamaan, että projektin toteutus onnistuu. Tärkeää onnistumiselle on projektin tavoitteen hyvä määrittely ja tässä SMART-menetelmä on erinomainen apu. Mutta projektinhallinnan menetelmien menestyksekäs hyödyntäminen edellyttää myös sitä, että lähtötilanne tunnetaan hyvin ja että ulkoisia epävarmuuksia ja riskejä voidaan hallita. Työpaikan haussa näin ei ole, sillä työmarkkinatilanne muuttuu koko ajan työpaikkojen avautuessa ja sulkeutuessa. Tähän ei työnhakija pysty käytännössä mitenkään vaikuttamaan eikä myöskään kilpailuun. Samoja työpaikkoja hakee moni muukin. Yksittäinen henkilö ei myöskään pysty tekemään työnhakua määräänsä enempää eli työnhaku on huomattavasti sekä aikataulu- että resurssirajoitteista. Työnantajien kannalta tarkasteltuna tyypilliset rekrytointiprosessit koostuvat varsin vakiintuneista vaiheista, joilla rajataan harkittavien työnhakijoiden joukkoa. Työnhakijan on selvittävä kaikista vaiheista eteenpäin ja viimeisestä vaiheesta selvittyään hän saa työpaikan. Työpaikan hakemiseen ja saamiseen työnhakijalle kuuluvat vaiheet voivat olla prosessinomaisia, kuten esimerkiksi kulloinkin avoinna olevien työpaikkojen etsintä ja verkostoituminen. Toiset vaiheet ovat projektinomaisia, kuten esimerkiksi hakemuksen tekeminen tiettyyn avoinna olevaan työpaikkaan. Menetelmät ja työkalut on valittava tehtävän luonteen mukaan Työnhakijat voivat parantaa mahdollisuuksiaan selvitä rekrytoinnin vaiheista eteenpäin sekä panostamalla yksittäiseen vaiheeseen, kun se on ajankohtainen, että investoimalla aikaansa omien valmiuksien kehittämiseen. Näitä valmiuksia ovat työnhakuun tarvittavien dokumenttien, portfolion ja sosiaalisen median sisältöjen laatu sekä kyky muokata ansioluetteloa ja hakukirjettä kunkin haettavan työpaikan vaatimuksia vastaavalla tavalla. Myös työnhaun prosessin eri vaiheiden osaaminen on tällainen valmius. Paremmat valmiudet kasvattavat todennäköisyyttä menestyä rekrytointiprosessissa ja mahdollistavat osallistumisen useampiin rekrytointiprosesseihin samaan aikaan. Olen oivaltanut, että työnhakijalle olisi hyödyllistä tarkastella omia työllistymisvalmiuksiaan kypsyysmalliajattelun avulla. Näin erityisesti, jos työnhaku pitkittyy. Itse asiassa myös jokaisen töissä olevan olisi hyödyllistä tarkastella työllistymisvalmiuksiaan kypsyysmallin avulla varautumistoimena ja oman uranhallinnan osana. Nyt kun ymmärrän, mitä oikeastaan haluan, löytyvät oikeat kysymykset tekoälylle helpommin. ChatGPT:n tekstiä tiivistäen: kypsyysmalli on kehys tai työkalu, joka auttaa organisaatioita, yrityksiä tai prosesseja arvioimaan tai mittaamaan niiden nykyistä suorituskykyä tai kehitysvaihetta tietyllä alueella. SMART- ja kypsyysmallin työnhakuun soveltuva vertailu tekoälyllä Lopulta pääsen tekoälyn kanssa asiaan eli sanoittamaan tätä tekstiä varten vertailua SMART-mallin ja kypsyysmallin soveltuvuudesta työllistymisvalmiuksien kehittämiseen: SMART-malli soveltuu hyvin konkreettisten tavoitteiden asettamiseen ja seurantaan. Työllistymisvalmiuksien kehittämisessä se voisi auttaa yksilöä asettamaan selkeitä ja mitattavia tavoitteita, kuten hankkimaan uusia taitoja tietyllä aikataululla tai saavuttamaan tietyn tason osaamisessa. Kypsyysmalli voi auttaa yksilöä hahmottamaan, missä vaiheessa hänen työllistymisvalmiutensa ovat ja mitä askelia tarvitaan kehittymiseen. Se voi tarjota laajemman viitekehyksen eri osa-alueiden kehittämiseen, kuten ammatillisiin taitoihin, pehmeisiin taitoihin tai verkostoitumiseen. Hyödyllistä olisi yhdistää molemmat lähestymistavat: asettaa SMART-tavoitteita osana suurempaa kypsyysmallia, jolloin yksilö voi seurata konkreettista edistymistään samalla kun hän hakee laajempaa kehitystä työllistymisvalmiuksissaan. Johtopäätöksenä totean, että työllistymistä tukevassa Uraohjain+-hankkeessa tehdään siis opastus sekä SMART-menetelmän että kypsyysmallin hyödyntämisestä työnhaussa. Ja tekoälyn. Kirjoittaja Tapani Martti (DI, AmO) on lehtori Metropoliassa ja toimii työllistymistä tukevaa palvelua kehittävässä, EU:n osarahoittamassa Uraohjain+-hankkeessa Metropolian osuuden projektipäällikkönä ja it-alan asiantuntijana.

Voiko hanke olla startup?
22.11.2024 Tikissä
Mistä lähtökohdista voisi yhdistää hanketoiminnan, yritysyhteistyön ja yrittäjyyshengen ammattikorkeakoulussa uudella tavalla, parantamaan hanketoiminnan tuloksellisuutta? Olemme miettineet tätä yhdessä Metropolia Ammattikorkeakoulun Turbiini-kampusinkubaattorin ja puhtaat ja kestävät ratkaisut innovaatiokeskittymän toimijoiden kesken, käytyämme kesällä 2023 koulutuksen, jossa pääroolissa oli Ash Mauryan kehittämä Lean Canvas ja sen toteuttamiseen tarvittavat toimintatavat. Sen tarkoitus on tarjota malleja ja toimintatapoja, jotka mahdollistavat startup-yritysten kasvua ja toimintaa. Kesän kuumina iltoina jäimme miettimään, että olisiko tässä jotain sellaista, jota voisi käyttää myös hanketoiminnassa ja tukemaan yrittäjämäisen toimintatavan ja ajattelumallin leviämistä kampusinkubaattorista laajemmin Metropolian tutkimus-, kehittämis-, innovaatio- ja oppimistoimintaan (TKIO). Hankkeiden ja startuppien yhdistävät ja erottavat tekijät Monessa kohtaa hanketoiminnalla ja startupilla on yllättävän paljon samankaltaisia piirteitä, vaikka se voi kauempaa tarkastellen tuntua yllättävältä. Samankaltaisuuksia on rahoituksessa ja sen kestossa, tiimin koossa, tarpeessa ymmärtää kohdeyritysten tarve, tuntemattomien muuttujien määrässä ja tehtävien priorisoinnissa. Toki on myös selkeitä eroja, kuten meidän tapauksessamme hanketoiminta osana isoa korkeakoulua ja tästä tuleva turvallisuuden taso, onnistumisen mittaamisen ja siitä tulevien seurausten ero ja hankerahoituksen viranomaishallinnasta tulevat erityispiirteet.   Käymme seuraavaksi nämä tarkemmin läpi ja tarjoamme lopuksi ideamme siitä, kuinka Lean Canvasta voisi käyttää tukemaan tuloksellista hanketoimintaa. Rahoitus on onnistumisen edellytys Startup-toiminnassa käytetään usein kiitoradan käsitettä, jossa lasketaan aikaa siihen, että olemassa oleva rahoitus loppuu tiedossa olevalla menorakenteella. Tästä tulee pisin mahdollinen toiminta-aika, jonka sisällä yrityksen on joko löydettävä riittävästi maksavia asiakkaita tai saatava lisärahoitusta. Hankkeet taas rahoitetaan tietyllä summalla tietyksi ajaksi ja tässä on yleensä heikosti neuvotteluvaraa. Näin syntyy yhteneväinen aikajänne, tyypillisesti pari vuotta, ja aikataulupaine saada tuloksia aikaan. Startupin tavoite on usein ensimmäisten vuosien aikana löytää paikkansa markkinoilta sekä rakentaa siihen sopiva liiketoimintamalli. Tämän kautta yrityksen seuraava rahoituskierros mahdollistuu ja toiminta jatkaa. Hanke pyrkii siihen, että sen kehittämät toimenpiteet jäisivät elämään ja että sen tekemän kehityksen pohjalta voidaan rakentaa seuraava hanke. Ei hankkeen itsensä vuoksi, vaan ennen kaikkea sen löytämän tiedon tai osaamisen jatkojalostamiseen eteenpäin. Työroolit ja tehtävien laaja-alaisuus Usein hanketiimi ja startup-tiimi ovat samaa kokoluokkaa, muutamia henkilöitä, joilla on omat tehtävänsä ja osaamisensa, mitä he tuovat projektin palvelukseen. Johtuen kireästä aikataulusta ja tarpeen epäselvästä määrittelystä, tiimit joutuvat usein tekemään tehtäviä ristiin ja projektipäällikkö joutuu ottamaan saman roolin kuin toimitusjohtaja, eli tekemään tarvittaessa kaikkien tehtäviä ja myös niitä tehtäviä, joita kukaan muu ei tee, mutta tulee saada tehtyksi. Toimiva startup tarvitsee selkeän ymmärryksen tuottamastaan palvelusta ja sen lisäarvosta asiakkaalleen saadakseen myyntiä. Toimiva hanke tarvitsee ymmärryksen tuottamastaan lisäarvosta hankkeen kohteena oleville yrityksille voidakseen onnistua saavuttamaan tavoitteet, jotka rahoittajalle on luvattu. Molemmat toimivat suuren epävarmuuden ja muuttujien keskellä. Niin yritystä aloittaessa kuin hanketta kirjoittaessa on alustava käsitys siitä, mitä tavoitellaan ja miten. Nämä seikat ovat taipuvaisia muuttumaan, kun hankkeen käytännön toteutus alkaa. Muutokset voivat johtua toimintaympäristön muutoksista, henkilöstövaihdoksista, väärinarvioidusta tarpeesta tai teknisistä muutoksista. Tämä vaatii kykyä reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin ja toimintaympäristöön. Työsuunnitelman ositus ja tehtävien priorisointi Molemmissa toiminnoissa on myös olennaista tehdä priorisointia tehtävien suorittamisen ja suoritusjärjestyksen suhteen. On tehtäviä, jotka tulee tehdä mahdollisimman nopeasti. Osan tehtävistä joutuu välttämättä resurssipulan takia siirtämään ajassa eteenpäin. Eroja, onko niitä? Metropolian kontekstissa toimittaessa meillä on varmuus siitä, että hanke pyörii annetun ajan, palkat tulevat ajallaan, toimitilat ovat tarkoituksenmukaiset ja saamme toiminnallemme Metropolian mainehyödyn. Aloittavalla yrityksellä on riskinsä kaikissa näissä osa-alueissa. Onnistumisen mittaamisessa hankkeen ja yritystoiminnan kohdalla on eroja. Yritys mittaa onnistumista euroilla, myynnillä ja tuloksella. Mutta jos otetaan tarkasteluun Mauryan esittelemä käsite friction, joka voidaan ymmärtää kiinnostuksella, tällöin tavoitteet ovat lähempänä toisiaan. Hanketoiminnasta ei ole tehtävissä liiketoimintakauppoja tai arvoaan kasvattaneen yrityksen myyntiä.   On kuitenkin nähtävissä, että onnistuneista hankkeista olisi mahdollista lähteä kehittämään myös yritystoimintaa, kun onnistutaan tunnistamaan tuotteen tai palvelun tarve, ja kehittämään siihen riittävän hyvin toimiva ratkaisu. Tai palvelu hanketoimintaa tekevän korkeakoulun palveluvalikoimaan. Uskomme, että tämä on mahdollisuutena kiinnostava. Sarjan aiemmissa kirjoituksissa on esitelty Running lean -kirjasta otettuja työkaluja ja ajatusmalleja, kuten lean canvas UVP eli ainutkertainen arvolupaus traction eli kiinnostus kohdeyritysten parissa hissipuhe 90 päivän sykli. Näiden pohjalta on mahdollista luoda ja rakentaa paremmin toimivia, enemmän yhteistyökumppaneiden tavoitteisiin osuvia hankkeita tukemaan ammattikorkeakoulun TKIO-toimintaa. Kirjoittaja Timo Nykopp toimii TKI-Tiimipäällikkönä Metropolian Puhtaat ja kestävät ratkaisut innovaatiokeskittymässä. Koulutukseltaan hän on Restonomi (AMK) ja kauppatieteiden maisteri. Lähde Ash Maurya: Running Lean: Iterate from Plan A to a Plan That Works. 3rd edition (2022), O’Reilly media.

Sinua kiinnostavia artikkeleita muista blogeista

Kiinnostavatko onnistunut etäkotihoito tai viestintä ja vaikuttaminen sosiaalialalla? Tulossa marraskuussa kaksi kiinnostavaa webinaaria
19.10.2023 Geroblogi
Näkymätön näkyväksi – viestintä ja vaikuttaminen sosiaalialalla -webinaari 9.11.2023 Kuinka toteuttaa yhteiskunnallisesti vaikuttavaa viestintää? Millä keinoin tuoda asiakkaan ääni kuuluviin? Jos nämä ovat kysymyksiä, joita joudut työssäsi pohtimaan, tule kuuntelemaan viestinnän ja vaikuttamisen asiantuntijoita, jotka kertovat keinoistaan toteuttaa vaikuttavaa viestintää. Tapahtumassa pääset myös kuuntelemaan, kuinka monin eri tavoin Metropolian sosiaalialan (YAMK) opiskelijat ovat toteuttaneet viestintää omissa opinnoissaan ja työympäristöissään. Webinaari järjestetään 9.11.2023 klo 13.00–15.45. Tutustu ohjelmaan ja ilmoittaudu webinaariin Metropolian Tapahtumat-sivulta. Onnistunut etäkotihoito -webinaari 30.11.2023 Uudet digitaaliset innovaatiot ovat tuoneet sote-alan palveluorganisaatioiden työ- ja toimintatapoihin muutospaineita. Digitaaliseen kuva- ja ääniyhteyteen perustuvaa hoivapalvelua toteutetaan ikääntyneiden kotihoidossa jo laajalti. Millaista on onnistunut virtuaalivälitteinen kotihoito? Mikä on oleellista etäkotihoidon johtamisessa? Miten etäkotihoidossa varmistetaan henkilöstön työhyvinvointi? Kotihoidon etähoito työntekijöiden hyvinvoinnin ja johtamisen näkökulmasta -tutkimushankkeessa on tutkittu työhyvinvoinnin ja tulevaisuuden osaamisen vaatimuksia ikääntyneiden kotihoidon asiakastyössä. Hankkeessa on haastateltu Espoon, Turun, Seinäjoen, Uudenkaupungin ja Keski-Satakunnan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän kotihoidon henkilöstöä ja esimiehiä. Tervetuloa kuulemaan hankkeen tuloksia sekä keskustelemaan etäkotihoidon tulevaisuudesta webinaarissa torstaina 30.11.2023 klo 13.00–15.30. Tilaisuudessa esitellään toimintaohjeita, jotka hankkeessa on laadittu tukemaan onnistuneen etäkotihoidon toteuttamista ja johtamista työntekijöiden näkökulmasta. Tutkimushankkeen toteuttajia ovat Metropolia Ammattikorkeakoulu, Satakunnan ammattikorkeakoulu, Seinäjoen ammattikorkeakoulu ja Turun ammattikorkeakoulu. Webinaari on samalla hankkeen päätöstilaisuus. Tutustu ohjelmaan ja ilmoittaudu webinaariin Metropolian Tapahtumat-sivulta.   Tiedote: Marianne Roivas, Metropolia Ammattikorkeakoulu

Kohderyhmäymmärryksestä tukea maahanmuuttaneiden työllistymiseen
11.12.2024 Hiiltä ja timanttia
Työllistyminen ei aina ole helppoa, eikä varsinkaan maahanmuuttaneille. Useat korkeakoulut tarjoavat heille työllistymiseen tähtääviä palveluja ja koulutuksia. Niiden kohdentuminen kohderyhmän sekä ympäröivän yhteiskunnan tarpeita vastaaviksi on edellytys konseptien onnistumiselle. Tästä esimerkkinä toimii Kohti suomalaista työelämää -hanke, joka on suunnattu Ukrainasta Suomeen paenneille työikäisille. Mitä opimme tästä hankkeesta, ja miten se liittyy laajempaan kuvaan maahanmuuttajien työllistymisen tukemisessa? Alla kokemuksiamme ja vinkkejämme. Kohderyhmä ensin Suomessa asuu tällä hetkellä noin 30 000 työikäistä ukrainalaista, mikä vastaa 70% Ukrainasta Suomeen paenneista. Heistä palkansaajia tällä hetkellä on hieman yli 7 000 (1). Kansainvälisen suojelun perusteella Suomeen saapuneiden työllistyminen on usein haasteellista jopa kymmenen Suomessa vietetyn vuoden jälkeen (2). Tarve työllistymisen tukemiselle on siis huomattava. Kielitaito ja työelämälähtöinen koulutus ovat kriittisiä tekijöitä työllistymisessä. Olipa kyseessä mikä tahansa vastaava projekti, lähtökohtana pitää olla kohderyhmäymmärrys. Tämä on erityisen tärkeää, kun puhutaan maahanmuuttaneista, joiden tarpeet ja taustat vaihtelevat suuresti. Aiemmista ukrainalaisille suunnatuista hankkeista (3, 4) on opittu, että kielitaito ja työelämälähtöinen koulutus ovat kriittisiä tekijöitä työllistymisessä. Ilman näitä palikoita on vaikea päästä alkuun. Tämä on myös kohderyhmän itsensä näkemys työllistymiseen vaikuttavista tekijöistä (5). Kohderyhmän edustaja osana hanketiimiä Kohderyhmän edustaja osana hanketiimiä tuo merkittävää lisäarvoa hankkeelle. Hän mahdollistaa viestimisen kohderyhmän äidinkielellä. Viestien välittyminen ylipäätään sekä tarkoitukseltaan muuttumattomina tulee näin mahdolliseksi. Hän tuntee myös kohderyhmän käyttämät viestintäkanavat. Hänellä on pääsy esimerkiksi kohderyhmän sosiaalisen median kanaviin ja keskusteluihin niiden tasavertaisena jäsenenä. Kohdennetuista palveluista ei ole hyötyä, mikäli niiden markkinoinnissa ja kiinnostuksen herättämisessä ei ensin onnistuta. Kohdennetuista palveluista ei ole hyötyä, mikäli niiden markkinoinnissa ja kiinnostuksen herättämisessä ei ensin onnistuta. Tiedottavan viestinnän ohella hakeva toiminta on monen erityisen kohderyhmän kohdalla merkityksellistä. Sillä tarkoitetaan kohderyhmän pariin jalkautumista ja suoria henkilökohtaisia kontakteja. Kohderyhmän edustajan oma kokemus ja tieto on tässä merkittävä tuki. Kasvokkain kohdaten tiedon välittäminen hankkeesta kohderyhmälle, kohderyhmän tarpeiden kuunteleminen ja intressien kohdatessa mukaan toimintaan pyytäminen toimii yleistä tiedotusta huomattavasti tehokkaammin. Kohti suomalaista työelämää -hankkeen hanketiimiin palkattiin ukrainaa ja venäjää puhuva ukrainalainen hanketyöntekijä. Kohderyhmän tavoittaminen onnistui hyvin – hankkeeseen ilmoittautui tavoitteeseen verrattuna kaksinkertainen määrä osallistujia. Oma positiivinen vaikutuksensa hankkeen koulutukseen osallistuneiden opiskelumotivaatioon lienee ollut myös sillä, että hankkeen kielikahvilaa on pyörittänyt samoista taustoista tuleva ukrainalainen. Hän on onnistuneesti oppinut suomen kielen ja työllistynyt (6). Uraohjaus ja sen hyödyt kohderyhmälle Maahanmuuttaneiden työllistyminen uudessa kotimaassaan edellyttää tukea koulutusjärjestelmään ja työmarkkinoihin tutustumiseen. Uraohjauksella voidaan jakaa tietoa, vahvistaa osaamisidentiteettiä ja tehdä tutuksi eri vaihtoehtoja asiakkaan lähtökohdat ja toiveet huomioiden. Uraohjaus tekee tutuksi eri vaihtoehtoja henkilön lähtökohdat ja toiveet huomioiden. Uraohjaus konseptina ja sen hyödyt (7) eivät olleet kovin tuttuja tämän hankkeen kohderyhmälle. Alun epävarmuuden jälkeen keskustelu sai innostuneemman sävyn. Henkilö itse on saanut päättää urasuunnittelun aikajanan: on ollut mahdollista keskustella alanvaihdosta työhön, johon pätevöityminen Suomessa vaatii vuosien opiskelun, tai keskittyä hiomaan hakemusta työtehtävään, joka sopii juuri tähän hetkeen ja tuo leivän pöytään. Aiemmissa ukrainalaisille suunnatuissa hankkeissa (3, 4) on havaittu suuri tarve erityisesti yksilöohjaukselle. Yksilöohjauksesta haettu tuki on ollut hyvin konkreettista: työhaastattelun harjoittelua suomeksi, tai sen selvittämistä, kuinka avointen yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen tarjonnasta löytää omiin tarpeisiinsa soveltuvaa opintotarjontaa. Myös ryhmäohjauksella voidaan hyvin tehdä esimerkiksi suomalaista koulutusjärjestelmää tutummaksi (7). Tärkeä elementti uraohjauksessa on ollut myös sen selvittäminen, millaista osaamista asiakasta kiinnostavan alan työnantajat Suomessa etsivät. Työelämän tarpeiden huomioiminen ja työnantajien houkuttelu yhteistyöhön Työllistymiseen tähtäävän hankkeen onnistumiseen vaikuttaa suuresti työelämäyhteyksien löytyminen ja todelliseen osaamistarpeeseen vastaaminen. Kohti suomalaista työelämää -hankkeen taustalla vaikutti aiempi kyselytulos, jonka mukaan 26% ukrainalaisista on kiinnostunut kaupan alasta (3), joka otettiin siksi hankkeen painopisteeksi. Hanke kohdennettiin kaupan ja liiketalouden alasta kiinnostuneille ukrainalaisille, joilta toivottiin aiempaa koulutustaustaa tai työkokemusta kaupan alalta. Tämänhetkisen taloustilanteen kurittama kaupan ala ei kuitenkaan lähtenyt mukaan yhteistyöhön odotetulla tavalla. Tämä ennakkovalinta ei lopulta täysin vastannut myöskään hankkeeseen osallistuneiden ukrainalaisten kiinnostusta. Sen sijaan tuli ilmi, että useiden hankkeeseen osallistuneiden ukrainalaisten työllistymistavoitteet kohdistuivat opetus-, kasvatus- ja ohjaustehtäviin eli työvoimapula-alalle, jolle Suomi kipeästi tarvitsee uusia osaajia. Olennaista olikin tarjota heille tietoa pätevöitymismahdollisuuksista sekä mahdollisuuksia kehittää kielitaitoa riittävän korkealle tasolle. Miten tehdä yhteistyötä työnantajien kanssa maahanmuuttaneiden työllistämisessä – viisi vinkkiä: Tämänhetkinen työmarkkinatilanne vaikeuttaa työharjoittelijoiden sekä uusien työntekijöiden palkkaamista. Korkeakouluyhteistyöllä voidaan edistää kansainvälisten osaajien houkuttelevuutta työnantajien näkökulmasta, sillä yhteistyön myötä työnantajalle on tarjolla tukea. Yritysyhteistyötä kannattaa todennäköisesti kohdentaa pieniin ja keskisuuriin yrityksiin. Näille toimijoille erityisesti ensimmäisen vieraskielisen työntekijän palkkaamiseen voi olla korkea kynnys. Myös tässä korkeakouluyhteistyö varmistaa riittävän tuen ja siten madaltaa kynnystä. Työelämän osaamistarpeiden selvittäminen tukee yhteistyön onnistumista. Tieto siitä, millaisia osaajia etsitään motivoi puolestaan osallistujia ja selkeyttää urapolkujen suunnittelua. Tähän sisältyy myös tieto suomalaisten työmarkkinoiden pätevyysvaatimuksista ja eri opintopoluista esimerkiksi alanvaihtajille. Yleinen työnantajille suunnattu some-viestintä hankkeesta ei välttämättä tuota toivottua tulosta, vaan tarkemmin kohdennettu viesti toimii paremmin. Tällä tarkoitamme esimerkiksi LinkedIn-kampanjan riittävän tarkkaa kohdennusta sopivilla aloilla ja relevanteissa tehtävissä toimiville some-käyttäjille, jotta kiinnostus yhteistyöhön heräisi. Tiivis yhteydenpito korkeakoulun ja työnantajatahon välillä edesauttaa hankkeeseen ja yhteistyöhön sitoutumista. Näin mahdollisiin ristiriitatilanteisiin päästään kiinni ennen kuin ne ehtivät paisua, ja työnantajille voidaan tarjota oikea-aikaista tukea. Kokemusten vaihto ja palautteen keruu edesauttavat yhteistyön jatkumista myös hankkeen päätyttyä, ja tukevat uusien hankkeiden suunnittelua. Työnantajayhteistyön onnistumiseen vaikuttavat tekijät, joita on osin vaikea ennakoida, kuten esimerkiksi yleinen työmarkkinatilanne. Huolellinen sidosryhmiin tutustuminen kuitenkin auttaa varautumaan hankkeen aikana eteen tuleviin haasteisiin. Kohderyhmän tuntemus ja yritysten tarpeiden ymmärrys vievät onnistuneeseen lopputulokseen Yritysten ja kohderyhmän tarpeiden yhteensovittaminen tulee olla työllistymiseen tähtäävän hankkeen suunnittelun keskiössä. Olennaisten sidosryhmien ymmärtäminen tukee kohderyhmäymmärrystä. Maahanmuuttaneiden työllistymistä tukevassa toiminnassa keskeinen sidosryhmä ovat työnantajat, joiden osaamistarpeet antavat puolestaan suuntaa uraohjaukselle. Työmarkkinoiden tuntemus auttaa hanketiimiä ohjaamaan kohderyhmän edustajia heidän kiinnostuksensa sekä työmarkkinoiden tarpeiden kannalta realistiseen suuntaan. Yritysten ja kohderyhmän tarpeiden yhteensovittaminen tulee olla työllistymiseen tähtäävän hankkeen suunnittelun keskiössä. Korkeakoulujen henkilöstöstä vain pieni osa on vieraskielisiä, vaikka tarjoamme runsaasti koulutuksia ja palveluita maahanmuuttaneille. Vieraskielisen, mieluiten hankkeen kohderyhmää edustavan työntekijän palkkaaminen toisi olennaista lisäarvoa kielitaidon, kulttuurin tuntemuksen ja työyhteisön ja -tapojen rikastumisen myötä. Työntekijälle työskentely hankkeessa tarjoaa kurkistuksen suomalaiseen työelämään ja antaa arvokkaita referenssejä jatkoa ajatellen.   Kirjoittajat Emilia Deseille (YTM) toimii Metropoliassa uravalmentajana sekä korkeasti koulutetuille maahanmuuttaneille että avoimen AMK:n puolella kaikille Metropolian tarjonnasta kiinnostuneille, jotka haluavat keskustella urasuunnitelmistaan ja osaamisensa kehittämisestä uravalmentajan kanssa. Lisäksi Emilialla on runsaasti kokemusta työllistymistä tukevien palvelujen kehittämisestä eri kohderyhmille. Vapaa-ajallaan Emilia innostuu urheilusta, luonnossa liikkumisesta ja vieraiden kielten opiskelusta. Outi Lemettinen (KTM) toimii Metropoliassa asiantuntijana jatkuvan oppimisen yksikössä. Outilla on runsaasti kokemusta eri kohderyhmistä ja työllistymistä tukevien palvelujen kehittämisestä eri kohderyhmille. Outi on innokas golfin pelaaja ja nauttii matkustamisesta. Lähteet Valtioneuvosto 2024. Hallituksen toimenpideohjelma tukee ukrainalaisten työllistymistä ja asettautumista Suomessa. Luettu 15.10.2024. Työ- ja elinkeinoministeriö 2024. Eri syistä maahan muuttaneiden työllistyminen Suomessa.  Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja. Työelämä. 2024:9. Sevonius-Male, Mia & Vainio, Elvira 2024. Ukrainasta paenneille tie korkeakoulutukseen valmentavan koulutuksen avulla. Hiiltä ja timanttia -blogi 19.2.2024. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Metropolia Ammattikorkeakoulu 2024. Oodi - Ohjelmistoalan uutta osaamista ja ohjausta sekä digitaitoja Suomessa oleskeleville tilapäistä suojelua saaville. Luettu 15.10.2024. Työ- ja elinkeinoministeriö 2023. Selvitys tilapäistä suojelua saavista työvoimapalvelujen asiakkaina ja työmarkkinoilla. Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja. Kotoutuminen. 2023:42. Trishkina, Olga & Tahachenkova, Solomiia 2024. Kielikahvilat tukemassa toisen kielen oppimista. Hiiltä ja timanttia –blogi 8.11.2024. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Vainio, Elvira 2024. Tulevaisuuden työelämä tarvitsee uravalmennusta. Hiiltä ja timanttia -blogi 19.6.2024. Metropolia Ammattikorkeakoulu.

Osallisuudella on väliä viestinnässä
28.3.2023 Hiiltä ja timanttia
Hallitsetko sekä osallistuvan, osallistavan että kertovan työotteen viestinnässä? Kaikki kolme ovat tarpeen onnistuneessa työyhteisöviestinnässä. Olen aiemmassa Huomioi osallisuus viestinnän suunnittelussa -kirjoituksessani kertonut näistä kolmesta lähestymistavasta ja siitä, miten viestintää kannattaa suunnitella käsi kädessä sen kanssa, millaista osallisuutta työntekijöiltä, sidosryhmiltä tai asiakkailta toivotaan. Tässä kirjoituksessa pureudun eri työotteisiin tarkemmin ja pohdin niiden onnistumisen edellytyksiä. Lukiessa on tärkeä muistaa, että yksikään näistä työotteista toimii harvoin yksinään, vaan hyvät työyhteisöt ja projektit hyödyntävät sopivassa suhteessa kaikkia. Kertova työote toteaa mitä muualla on tehty Kun vuorovaikutuksen ytimessä on yksisuuntainen kertominen, jopa sanelu, on työotteena kertova työote. Viestinnän päämääränä on tiedon välittäminen ja usein voimakas tiedon kontrollointi, johon voi liittyä myös kysymyksiä valta-asetelmasta (ks. myös Alasoini 2021). Viestinnän näkökulmasta kertovan työotteen toteuttamista on esimerkiksi tiedote uutinen perinteinen luento kokouksessa pidetty esitys. Tällaisessa viestinnän tavassa vastaanottajan omistajuus ja sitoutuminen asiaan ei välttämättä synny tai syvenny yhtä tehokkaasti kuin osallistavassa ja osallistuvassa työotteessa. Tällöin myös viestin perille meno voi olla heikompaa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että perinteiset yksisuuntaisen viestinnän muodot tulisi kokonaan hylätä, sillä myös liiallisesta osallisuudesta saattaa tulla ähky ja kertovilla viesteillä on tärkeä merkitys asian kokonaisymmärryksen kannalta. On esimerkiksi helpompi ottaa kantaa asioihin osallistavassa työpajassa, jos on saanut ensin taustatietoa vaikkapa tekstimuodossa tai asiantuntijan kertomana. Osallistava työote kysyy ihmisiltä Osallistavassa työotteessa asiaan liittyvien ihmisten ajatuksia pidetään tärkeänä. He voivat olla asiakkaita, työntekijöitä, esihenkilöitä, kaupungin tai kunnan asukkaita, yrityksen sidosryhmiä ja niin edelleen. Heidän mielipiteitään ja ajatuksiaan halutaan kuulla ja ne vaikuttavat tekemiseen, mutta he eivät ole esimerkiksi projektissa varsinaisina ratkaisijoina tai päätöksentekijöinä. Asian omistaja tuottaa ratkaisut heidän kuulemisestaan kertyneen aineiston pohjalta. Osallistavassa työotteessa ihmisten toimijuus kanssaviestijöinä on kuitenkin prosessissa suurempi kuin kertovassa työotteessa. Käytännössä osallistavasta työotteesta esimerkkejä ovat henkilöstökyselyt asiakaskyselyt fasilitoidut kehittämistyöpajat työpaikan käytävällä käyty kasvokkainen kohtaaminen. Osallistava työote edistää tehokkaasti projektin viestinnän onnistumista, sillä osallistavissa hetkissä osallistujien tieto käsiteltävästä asiasta lisääntyy, heillä on mahdollisuus kysyä ja keskustella itseään koskevista asioista. Ihminen voi kokea tulleensa kuulluksi ja voineensa vaikuttaa. On kuitenkin tärkeää huomioida, että osallistavalla tavalla tehty viestintä ei välttämättä tavoita kaikkia. Tieto osallistavista työpajoista ei välttämättä saavuta kaikkia tai kaikki eivät pääse paikalle. Vastaavasti intraan tai sähköpostiin tullut osallistava kysely saattaa mennä ohi. Ja samaan aikaan: niille, jotka tieto saavuttaa, on olennaista viestiä mihin he voivat vaikuttaa ja mihin eivät. Tämä on tärkeää, sillä osallistavassa työotteessa piilee myös suuri vaara siihen, että osallistujille jää tyhjä tunne omista vaikutusmahdollisuuksistaan. Miksi he ovat esimerkiksi osallistavassa työpajassa paikalla? Jos ihmiset osallistuvat kehittämiseen innolla, mutta eivät esimerkiksi kehittämistyöpajan jälkeen koskaan kuule mitä asialle kuuluu, saattaa motivaatio vaikuttamiseen laskea. Kelkkaa voi olla myöhemmin vaikea kääntää, jos näin käy. Siksi onkin olennaista miettiä, miten viestitään osallistavien hetkien välissä siitä, mitä asioille on tapahtunut ja miten ihmisten kuuleminen on päätöksiin vaikuttanut. Osallistuva työote perustuu dialogille Osallistuvassa työyhteisössä tai projektissa tietoa ja ajatuksia jaetaan avoimesti ja tasavertaisesti. Yhteiseen ajatteluun käytetään aikaa ja sen vaaliminen koetaan työn laadun kannalta merkittäväksi. Ratkaisuja tehdään yhdessä pohtien. Viestinnän näkökulmasta osallistuvassa työotteessa keskiössä on dialogi ja kohtaaminen. Dialogi on yhteiskehittelyä, jossa katoaa ”minun ja sinun ajatukset” ja alkaa muodostua yhteistä ajattelua. Siinä alkuperäistä idean esittäjää tai alkuperäistä ajatusta on yrityksestä huolimatta jopa mahdotonta enää tunnistaa. (Kupias & Peltola 2019.) Osallistuva työote toimii hyvin esimerkiksi kehittämistiimin sisällä, jossa varataan tietoisesti aikaa vapaan ajattelun hetkille ja yhteiselle oppimiselle. Esimerkiksi viikottaiselle aamupäivälle, jota ei ole ohjelmoitu täyteen esityksiä tai pakollista päätöksentekoa. Dialogi voi olla työote myös esimerkiksi toimittaessa pitkäaikaisten yrityksen sidosryhmien kanssa, sillä se on tehokas tapaa rakentaa luottamusta ja mahdollistaa luovaa ajattelua. Ja siten tuottaa myös parempia ratkaisuja. Dialogi ei synny itsestään, vaan sen onnistumiseksi pitää tehdä tietoisesti töitä. Muun muassa näihin seikkoihin huomiota kiinnittämällä voit rakentaa parempaa dialogista työympäristöä: Edistä ja vaali psykologista turvallisuutta eli ilmapiiriä, jossa uskaltaa osallistua dialogiin täysin siemauksin omana itsenään omine ajatuksineen. Keskeistä on, että ihminen kokee tulleensa kuulluksi ja hänen ajatukset ovat arvokkaita. Anna aikaa sekä yhteiselle että yksin ajattelulle. Kiireessä tehdyt päätökset eivät kuulu dialogiin. Dialogi ei synny muutamalla lyhyellä keskustelunavauksella kokouksessa tai parilla yhteiskehittämispajalla, vaan on jatkuva systemaattinen työtapa. Kiireisessä työelämässä ajan antaminen vapaalle ajattelulle voi tuntua tuhlaukselta, mutta pidemmässä kaaressa se kannattaa. Aivomme tarvitsevat tilaa ajatella. Ole muutoskyvykäs ja kehitä keskeneräisyyden sietoa. Dialogi ei onnistu, jos organisaatiossa on päätetty valmiiksi mistä viestitään, miten viestitään tai millaisia päätöksiä tehdään. Joskus näkee edelleen kehittämistyöpajoja, joita pidetään vain siksi, että ryhmä lausuisi siellä yhteen ääneen asian valmistelijan jo ennalta tekemän päätöksen ja siten antaisi hyväksynnän päätökselle. Dialogissa pitää jättää tilaa sille, että ajatus syntyy yhdessä ja asioista voidaan olla eri mieltä. Dialogi ei koskaan pyri samanmielisyyteen, vaan asioiden ja ihmisten ajatusten ymmärtämiseen. Näin jää tilaa dialogissa syntyneille uusille ajatuksille ja oivalluksille, mikä on koko osallistuvan työotteen voima. Edistä avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja helppotajuisuutta. Mukaan dialogiin on voitava liittyä erilaisista taustoista ja osaamisista käsin. Näin dialogi rikastuu. Dialogi vahvistaa tehokkaasti onnistunutta viestintää, sillä onnistuessaan siinä väistämättä kaikki viestinnän kannalta keskeiset henkilöt ovat tiedon äärellä ja dialogin peruspyrkimys yhteiseen ymmärtämiseen tekee viestinnästä onnistunutta. Osallistuvan työotteen vaaliminen vaatii myös paljon aikaa ja osaamista rakentaa dialogista työympäristöä. Mitä laajempaa joukkoa se koskee, sitä enemmän aikaa sille on varattava. Kiireisessä työelämässä tämä aika jää usein varaamatta. Pitkässä kaaressa ajan varaaminen ja dialogin tietoinen vaaliminen kuitenkin kannattaa, koska sillä on vaikutusta muun muassa työn laatuun, tehokkuuteen ja ihmisten hyvinvointiin. Hyödynnä kaikkia kolmea työotetta Inspiraationa tälle esittämälleni kolmijaolle ovat olleet Piritta van der Beekin (2021) ajatukset erilaisista osallisuuden tavoista projektissa sekä Tuomo Alasoinin (2021) esittämä kolmijako organisaatioiden vuorovaikutusjärjestelmistä. Olen soveltanut näitä ajatuksia työyhteisön viestinnän kehittämisen kontekstiin. Monet tässä blogissa esitetyt oivallukset ovat syntyneet Parru-tiimin keskenään käymässä dialogissa, jossa olen saanut olla mukana osana tiimiä. Parru-tiimi on Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäinen tiimi, joka sparraa metropolialaisia hyödyntämään osallisuuden tulokulmia omassa työssään. Kuten jo blogin alussakin totesin, yksikään esittämistäni työotteista toimii harvoin yksinään. Hyvät työyhteisöt ja projektit hyödyntävät sopivassa suhteessa kaikkia. Suunnittele oman projektisi viestintää esimerkiksi Huomioi osallisuus viestinnän suunnittelussa -kirjoituksessani vinkkaamieni askelmerkkien kautta. Lähteet Alasoini, Tuomo 2021. Työntekijöiden muuttuva rooli työelämän kehittämispuheessa. Artikkeli teoksessa Kettunen, Pauli. 2021. Työntekijän osallisuus. Mitä se on ja mitä sillä tavoitellaan. Gaudeamus. Kupias, Päivi & Peltola Raija 2019. Oppiminen työssä. Gaudeamus. Van der Beek, Piritta 2021. Osallistaa pitäisi, mutta kaikilla on liian kiire. (LinkedIn) Blogikirjoitus.