Hyppää pääsisaltöön
Vuoropuheluja

Metropolian blogit nostavat keskusteluun aiheita ammattikorkeakoulumme ja kumppaneidemme maailmasta: oppimisesta, työelämästä, yhteistyöstä, osaamisesta, uudistumisesta ja erilaisista kohtaamisista. Sisällöt edustavat kunkin kirjoittajan henkilökohtaisia näkemyksiä, Metropolian johtoryhmän Pelinavaajat-blogi ilmaisee Metropolian virallista kantaa. Tervetuloa vuoropuheluun kanssamme!

  • Uusimmat postaukset
  • Blogit
  • Metropolian bloggaajat
Vuoropuheluja
Tehdään yhdessä hyvää
1

What I learned from Organizing an Alumni Event

Milla Åman Kyyrö · 16.11.2015
The Houseband of the Evening jazzing it up.
The Houseband of the Evening jazzing it up.

The Metropolia Masters’ Alumni Event was held in October at Leppävaara campus as part of a project ”Increasing the R&D impact of Master’s education”, funded by the Ministry of Education and Culture. Metropolia UAS is involved in the Diversity Management work package. It was the first event aimed at all of our Master level graduates -whom we have educated for a decade already in four different fields of study. Here are my notes on the production of this event.

The Program was made of live music, a Poster exhibition, some coffee & cake, a Rector’s Speech, Awarding the Best Master’s Theses, a Panel Discussion, an Alumni Quiz Show, a Toast to Masters’ Education, finally the Salad Buffet Dinner, some wine & time for networking.

The Evening was planned in collaboration of a Project Manager, a Project Coordinator, a Communications Officer, an Alumni Relations Coordinator and several Lectors. The Evening was conducted in collaboration of those mentioned, added with a Hosting Lector, The Houseband, Secretaries and other on-site helping hands, as well as a media student shooting the entire event to a video.

The Alumni of the past Decade were all invited both by personal invitation by snailmail as well as by Alumni Newsletter and Social Media releases. The aim was to gain 200 alumni participants but eventually only 80 were buying the ticket (it was a moderate price). There were around 70 participants on-site, including members of Staff .

Those who came, seemed happy with the Event. They gave a lot of verbal feedback during the evening, all positive. A week after the event they also received a feedback questionnaire. Only few participants had the time to answer. However, these answers are showing in a detailed manner, how we should improve our Events for the Alumni of Metropolia Masters’ in the future.

We are about to have the last bit of the outcomes of the Evening to be published at the end of this week – while waiting for the compilation, here are my conclusions: what you need to succeed in producing an Alumni Event for Metropolia Masters.

  1. Funding. As it’s highly unlikely we draw the participants if the ticket price is too high, there must be a solid budget coming from ”somewhere”, may it be a Project like in this case, or a Sponsoring organization.
  2. Time. Planning needs to be started early enough. What is enough, it’s totally up to the event, audience, funding and production team. The venue and the speakers are most critical to book early on. Excellent Time Management is essential factor during the entire production process. You can’t manage time itself, though, it runs as always.
  3. People. Gather a Production Team. No one survives alone. A team might be just two people – a professional event manager and a curator of the programme. It’s important to have the content-creators settling the framework for the Event at the early stage of the planning. Also it’s important to deal the tasks to individuals, have meetings and make sure a production plan is followed. There might be several different cycles in the production. If you have resourceful people, they might compensate the lack of money, but you just can’t make the time freeze.
  4. Content. Make sure the event is relevant to the participants. It should provide new knowledge to the professionals, be fresh and up-to-date. In our case, the core audience was ”all our Masters Alumni” and funding was based on a project so the topic of the Event was quite simple to pick. In the future, the topics should be somewhat relatable to ”all the fields of study” we are inviting the Alumni from.
  5. Communications.  Plan well and execute professionally: Core Audience, Key Phrases aimed at them, Visual Design, understanding the Communications will cost something. Also, sending Save-The-Date notes and Invitations early enough and planning how-to use Social Media channels for marketing of the Event. And never forget the importance of the internal communication between the Production Team members.
  6. Execution. Plan well and be prepared for surprises. Make sure everyone on Production Team is on the map. Especially on the day of the Event, tasks should be divided quite accurately. Always remember, the Audience does not know for sure, what you were supposed to do on a particular slot of the Event. Sometimes improvizing is a must. Try to create a pleasant athmosphere. It helps a lot if some technical error occurs.
  7. Feedback. Let the audience give feedback. Listen closely. Ask for feedback. Read the feedback. Have a feedback meeting with the team. Take notes and dare to talk about hick-ups that happened on the way. Here are the conclusions from the feedback we gained from our Event:
  • Having a panel discussion with the alumni and the lectors was the most preferred part of the official programme.
  • Some of the alumni would like to meet only people from their own field. Others want to integrate and network in a cross-faculty manner.
  • It’s nice to have Masters’ Theses Awards but it could be more informal.
  • As a bilingual (FIN/ENG) institute of higher education we also run into this critique: is it really necessary to use English language in all parts of the programme if the audience in majority knows Finnish, too? This question remaines unsolved.

 

alumni eventevent managementmetropolia masters

1 Kommentti

  • Minna Kilpeläinen says: 9.1.2016 at 19.55

    Great advice for planning any event! Thanks, Milla!

    Reply

Kommentoi Peru vastaus

Sinua saattaisi kiinnostaa myös nämä:

  • The future is not only digital
    The future is not only digital
    24.10.2020
  • Tonight we proudly present: Mikko Franck
    Tonight we proudly present: Mikko Franck
    27.4.2021
  • MyActive Campus -hanke tuo Myllypuroon matalan kynnyksen arkiliikuntaa
    MyActive Campus -hanke tuo Myllypuroon matalan kynnyksen…
    20.8.2020

Milla Åman Kyyrö

on työskennellyt Metropoliassa vuodesta 2006 alkaen. Hän on erikoistunut tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden viestintään. Tikissä-blogin päätoimittajana Milla aloitti vuonna 2018. Hän työskentelee asiantuntijana TKI-hankkeet ja kehittäminen -yksikössä. Koulutukseltaan Milla on Master of Media Management (MA) ja kulttuurituottaja (YAMK).

Uusimmat postaukset

  • Tutkimusyhteistyö tiivistyy KITSI-hankkeessa

    17.11.2022
  • Voiko aikakauslehtiä brändätä?

    28.6.2022
  • Huolinta- ja logistiikka-alan opetusta kehitetty merkittävästi Metropoliassa

    23.6.2022

Arkistot

  • ► 2022 (3)
    • ► marraskuu (1)
      • Tutkimusyhteistyö tiivistyy KITSI-hankkeessa
    • ► kesäkuu (2)
      • Voiko aikakauslehtiä brändätä?
      • Huolinta- ja logistiikka-alan opetusta kehitetty merkittävästi Metropoliassa
  • ► 2021 (6)
    • ► lokakuu (1)
      • Printtimedian sivuaineessa eletään kuin opetetaan
    • ► elokuu (1)
      • Odotettavissa: erinomainen syyssato printtimediaan
    • ► heinäkuu (1)
      • KITSI-hanke on kokeilukulttuuria parhaimmillaan
    • ► huhtikuu (1)
      • Tonight we proudly present: Mikko Franck
    • ► tammikuu (2)
      • Printtimedian sivuaine käynnistyi
      • Tuntematon huolinta-ala – merkittävä ja kokoaan suurempi ulkomaankaupan edistäjä
  • ► 2020 (7)
    • ► lokakuu (1)
      • The future is not only digital
    • ► elokuu (1)
      • MyActive Campus -hanke tuo Myllypuroon matalan kynnyksen arkiliikuntaa
    • ► kesäkuu (3)
      • Teknisen myynnin opintokokonaisuus houkutteli insinööriopiskelijoita
      • Ajoneuvotekniikan koulutus ei lepää laakereilla
      • Opettajakokemuksia yhteistyöstä eri koulutusasteiden välillä
    • ► toukokuu (2)
      • Digitaalisen sisältötuotannon ja muotoilun Learning Lab toteutettiin apurahalla
      • Joonas Pusila ja Pekka Salonen aloittivat työnsä Yrjö ja Senja Koivusen säätiön lahjoitusvakanssilla
  • ► 2017 (3)
    • ► lokakuu (1)
      • Blogi tauolla - kiitos
    • ► maaliskuu (1)
      • Alumnin uratarina - Juhani Kauhaniemi, automaatioinsinööri
    • ► helmikuu (1)
      • Alumnin uratarina - Tomi Siebel, laatuinsinööri, Saksa
  • ► 2016 (12)
    • ► joulukuu (2)
      • Anonyymit asiantuntijat
      • Varainhankinta on taidetta
    • ► syyskuu (1)
      • Osteopatian osaamista alumnien osuuskunnassa
    • ► kesäkuu (1)
      • Alumnin uratarina - Niko Ekholm, laboratorioanalyytikko
    • ► toukokuu (1)
      • Alumnin uratarina - Olli-Pekka Kursi, reportterin ääni YLEn aalloilla
    • ► huhtikuu (1)
      • Alumnin uratarina - Matti Laukko, tuottaja Helsinki Coffee Festivalin takana
    • ► helmikuu (4)
      • Periscope on helppo väline
      • Alumnien uratarina: opiskelijatiimistä suoraan start-up -yrittäjiksi
      • Alumnin uratarina - Lasse Parkkila on kitaristi, musiikkipedagogi ja yrittäjä
      • Rakas ura
    • ► tammikuu (2)
      • Haluan vain polkea työmatkani
      • To Do or Not To Do
  • ▼ 2015 (11)
    • ▼ marraskuu (1)
      • What I learned from Organizing an Alumni Event
    • ▼ lokakuu (1)
      • E-drive Retro - Innovation Project upcycles Vintage Cars
    • ▼ syyskuu (1)
      • Barbie on esikuvani
    • ▼ elokuu (1)
      • Alumni Career Paths – Joanna Szybińska: from Erasmus exchange in Finland to business-owner in Poland
    • ▼ kesäkuu (2)
      • Tykkisluuppi Diana - opiskelijoilta alumneille
      • Why Alumni Relations Matter?
    • ▼ toukokuu (1)
      • Alumni Career Paths - Njambi Mungai: from engineer in Finland to leader in Kenya
    • ▼ huhtikuu (1)
      • Alumnisuhdetoiminta ammattikorkeakoulun mainetekijänä
    • ▼ maaliskuu (2)
      • 365 päivää myöhemmin
      • Luokkakokous Bulevardilla
    • ▼ helmikuu (1)
      • Alumni palaa innosta
  • ► 2014 (18)
    • ► marraskuu (3)
      • Uutta Metropoliaa Myllypuroon
      • Elävää alumniyhteistyötä
      • Verkostoitumisen vinkkilista
    • ► lokakuu (2)
      • Kiihkottomasti
      • Katse silmiin
    • ► elokuu (1)
      • Älä stressaa, ammattikirjallisuus auttaa
    • ► kesäkuu (1)
      • Soveltuvuusarvioinnit rekrytointiprosessin osana
    • ► toukokuu (1)
      • Tiukkoina aikoina suhdeverkostot ratkaisevat
    • ► huhtikuu (1)
      • Moninaisuuden ymmärtäminen työyhteisössä
    • ► maaliskuu (3)
      • Henkilöarvioinnit työnhaussa konsultin silmin
      • International Workshopping: Student and Alumni Employability
      • Korkeakoulutettujen rekrytointikyselyn tulokset
    • ► helmikuu (4)
      • Ammatti-identiteetin rakentamisesta
      • Työelämään siirtymisen nivelkohta
      • Voiko työyhteisössä olla ystäviä?
      • Yhteisiä ponnistuksia tarvitaan
    • ► tammikuu (2)
      • Miten tulla valituksi työtehtävään?
      • Onnellisuustekijöitä

Avainsanat

alumni alumni career paths alumnikoordinaattori alumnisuhdetoiminta alumnisuhteet ammattikorkeakoulu Arkiliikunta asiantuntija. brändi career GCU Huolinta- ja logistiikkalan yritykset Huolinta-alan merkitys ulkomaankaupassa Huolinta-alan tunnettuus insinööri kokemus korkeakoulutason painotekniikan opetus kulttuurimatkailu kulttuurituottaja lahjoitukset Logistiikka-alan houkuttelevuus metropolia Metropolia Ammattikorkeakoulu Metropolia UAS Metropolian kiinteistö- ja rakennusala Opintotajonta Metropoliassa opiskelija oppiminen Printtimedian sivuaine rekrytointi rekrytointiprosessi soveltuvuusarviointi Talotekniikan ja kiinteistötiedon hyödyntäminen tapahtuma Teku testit tutkimus työelämä työllistyminen työnhaku ura uratarina varainhankinta verkostot yhteistyö yrittäjyys

Alumnisuhdetoiminnasta Metropolia.fi-sivustolla

Pidetään yhteyttä!

© 2015 Metropolia Ammattikorkeakoulu


Sisällöt edustavat kunkin kirjoittajan henkilökohtaisia näkemyksiä, Metropolian johtoryhmän Pelinavaajat-blogi ilmaisee Metropolian virallista kantaa.

Saavutettavuusseloste Tietosuojaseloste