Tikissä

Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan sydämessä

Avainsana: viestintäkanavat

Kohderyhmille on omat viestintäkanavansa
http://Henkilö%20käyttää%20padia%20ja%20kännykkää%20samanaikaisesti.
8.11.2024
vierailija

Kirjoitin aiemmin hankkeen kohderyhmien segmentoinnista sekä viestinnästä Hankkeen kohderyhmän segmentointi helpottaa viestinnän toteuttamista -artikkelissani. Käsittelyssä oli hankkeen segmentoinnin, eli kohderyhmän jakamista erillisiin, mutta samanlaisiin ryhmiin sekä mitkä seikat vaikuttavat jaotteluun. Tämä artikkeli on jatkumoa edelliselle. Käsittelen tällä kertaa hankeviestinnän näkökulmasta hankkeen kohderyhmien tavoittamista. Mitä eri viestintäkanavia kohderyhmien edustajat käyttävät? Mitä eroavaisuuksia on viestintäkanavilla? Miten valita hankkeelle sopivimmat kanavat? Hankkeen kohderyhmien tavoittaminen Hankkeella voi olla useampia viestintäkanavia, ja niissä jokaisessa erilaisia tavoiteltavia kohderyhmiä. Kaikki hankkeen kohderyhmistä eivät vietä aikaa samoilla alustoilla tai kanavissa. Hankkeen on siis mentävä sinne, jossa potentiaaliset koulutuksiin osallistujat ja yrityskontaktit viettävät aikaa. Hankeviestijän on hyvä tuntea erilaiset viestintäkanavat, jotta pystyy sujuvasti tuottamaan viestintäsisältöjä niihin. Digi vai paino – vaiko molemmat hankkeen viestinnässä? Kulttuuritapahtumia tuottaessa huomasin, että vanhemmat ihmiset pitivät esitteistä ja lukivat paljon paikallissanomalehtiä, joissa oli tapahtumailmoituksia ja mainoksia. Vaikka elämme digitalisaation aikaa, niin joskus se painettu esite tai ilmoitus lehdessä voi olla sopivampi vaihtoehto tavoittaa hankkeen kohderyhmää. Tämä tietysti vaihtelee hankkeen ja kohderyhmän mukaan. Tapahtumissa ja messuilla erilaiset painomateriaalit ovat käteviä. Hankkeen esitteet ja käyntikortit toimivat, kun hanke tuottaa palveluja, eikä varsinaista fyysistä tuotetta, jota esitellä. Hankkeiden kohdalla ainakin rahoittaja vaatii vielä, että korkeakoulussa on esillä hankkeen juliste tai roll up -banderolli. Tulevaisuudessa vaihtoehtoinen toteutustapa olisi laittaa hankejuliste esille digitaalisesti esimerkiksi käytävien näytöille. Nykyisin digipalvelulaki velvoittaa myös korkeakoulun hankkeita huomioimaan saavutettavuuden viestinnässään. Saavutettavuudella tarkoitetaan verkkosivujen ja muiden digitaalisten palveluiden helppokäyttöisyyttä niin toiminnan kannalta kuin sisällöltään. Saavutettavuuden on tarkoitus lisätä yhdenvertaisuutta, ja se palvelee käyttäjiä, joilla on erilaisia tarpeita, mahdollisia rajoitteita tai haasteita esimerkiksi näkemisen tai kuulemisen kanssa. Tärkeintä on, että erilaisten digipalveluja käyttävien henkilöiden tarpeet ja tilanteet ymmärretään sekä osataan huomioida myös hankkeessa. (1) Digitaalisuus on lisännyt erilaisten digipalveluiden ja digitaalisten viestintäkanavien määrää, jotka tarjoavat paljon mahdollisuuksia viestiä hankkeesta. Kuitenkin hankkeen viestijän on hyvä tunnistaa, missä kanavassa hankkeen kohderyhmät ovat aktiivisimpia. Hankkeen verkkosivut, uutiskirje ja blogi Hankkeen verkkosivut toimivat niin sanottuna tukikohtana, sieltä löytyy kaikki olennainen tieto hankkeen tavoitteista, ajankohtaisista asioista, tapahtumista, koulutuksista, rahoittajista ja kumppaneista. Sinne yleensä ohjataan muista viestintäkanavista. Käytännössä verkkosivut palvelevat hankkeen kaikkia kohderyhmiä. Joskus verkkosivusto voi itsessään toimia hankkeen loppujulkaisuna, eli sivusto muutetaan ja siitä tehdään verkkojulkaisu. Tällöin sivusto toimii suurta yleisöä palvelevana viestintäkanavana. Loppujulkaisua voivat käyttää muutkin kuin hankkeen kohderyhmiin kuuluvat, esimerkiksi opiskelijat voivat käyttää materiaalia tehtäviensä lähteinä. Verkkosivuille on saatettu lisätä ilmoittautumislomake uutiskirjeen tilaajaksi, jolloin hankkeesta kiinnostuneet pysyvät ajan tasalla hankkeen tapahtumista. Sen avulla hanke saa arvokasta tietoa siitä kiinnostuneista henkilöistä. Esimerkiksi, keitä kiinnostuneet henkilöt ovat tai millaisten yrityksien edustajat ovat kiinnostuneita hankkeesta. Verkkosivuilla on usein myös blogi, jonka tarkoitus on palvella hankkeen tarpeita. Tällöin sen sisältö liittyy joko hankkeen tuotoksiin, tapahtumiin tai koulutuksiin. Blogi on osa sisältömarkkinointia, ja sillä pyritään vaikuttamaan hankkeen nykyisiin ja potentiaalisiin kohderyhmiin. Sen yksi tehtävä on toimia jo hankkeen kanssa tekemisissä olevien kohderyhmäläisten sitouttamiskeinona. Toinen tehtävä on hankkia uusia kohderyhmäläisiä esimerkiksi mukaan hankkeen toimintaan tai osallistumaan koulutuksiin. (2) Hankkeen sosiaalisen median kanavat Yleisimmin hankkeen sosiaalisen median kanavaksi valikoituvat Facebook, Instagram tai LinkedIn. Toki TikTok voi olla myös hyvä vaihtoehto, kun halutaan tavoitella nuoria ja nuoria aikuisia. Käytössä voi olla aluksi yksi tai kaksi somekanavaa, ja myöhemmin voi ottaa haltuun enemmän riippuen kohderyhmistä. Ensin kannattaa tarkastella toimivatko viestit valitussa kanavassa ja tavoittavatko ne kohderyhmiä halutulla tavalla. Kuten hankkeen muiden viestintäkanavien kohdalla, niin sosiaalisen median kanavat valitaan myös sen mukaan, missä kohderyhmäläiset viettävät aikaa. Kanavia valittaessa on hyvä huomioida kunkin sosiaalisen median alustan erityispiirteet, jotta hanke ei valitse väärää kanavaa. Instagramissa korostuu visuaalisuus kuvin ja videoin, Facebookissa puolestaan jaetaan sisältöä yleensä kavereiden kesken sekä LinkedInissä nousee esille yritysmaailma ja asiantuntijuus. (2) DNA:n teettämän Digitaalinen elämä -tutkimuksen mukaan vuonna 2023 suosituimpia sosiaalisen median alustoja olivat WhatsApp, Facebook, YouTube, Instagram ja TikTok. Kyseisiä alustoja käytettiin lukuisia kertoja päivittäin. Tutkimuksesta ilmeni myös, että vuosien aikana Instagram reelsien ja TikTok-videoiden käyttö oli kasvanut. Nuoret 16–24-vuotiaat käyttivät eniten Snapchatia, WhatAppia ja TikTokia. Vanhempien ikäryhmien kärkisuosiossa olivat WhatsApp ja Facebook sekä heti seuraavina Instagram ja YouTube. (3) Sosiaalisen median alustojen suosioon saattavat vaikuttaa maailmantilanteet sekä erilaiset digitaalisuuteen liittyvät trendit. Koronapandemia esimerkiksi kasvatti TikTokin suosiota ja Twitterin vaihdettua nimeä X:ään käyttäjien määrä alkoi hiipumaan. Hankkeelle sosiaalisen median kanavia valittaessa on hyvä seurata myös erilaisia trendejä. Miten valita hankkeelle sopivat viestintäkanavat? Viestintäkanavia on monia, mutta viestinnän toteuttamiseen vaikuttavat hankkeen tavoitteet ja kohderyhmät. Etenkin hankkeen viestintäkanavista päätettäessä, valittujen kanavien taustalla olevien valintapäätöksien tärkeimpänä syynä on oltava hankkeen kohderyhmän tavoittaminen. Vaikka hankkeen tiimiläiset haluaisivat, että hankkeella olisi oma TikTok-tili, niin se ei ole resurssitehokas tapa toimia, sillä hankkeen kohderyhmäläisten on myös oltava siellä. Tiimi ei voi tehdä päätöksiä oman itsensä takia tai perustella valintojaan niistä syistä, joista ovat itse kiinnostuneet. Seuraavat asiat tulee huomioida hankkeen viestintäkanavia valittaessa (4): Kohderyhmän tavoittaminen oikeassa paikassa oikeaan aikaan Kohderyhmän toiveiden ja odotusten täyttäminen Osallistumisen vaivattomuus hankkeen toiminnan yhteydessä Halu opastaa ja viestiä nopeasti kohderyhmille, esimerkiksi hankkeen koulutuksen sisällöstä Hankkeen sidosryhmien saavuttaminen Hankkeen taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen Informaation välittäminen Hankkeen mielikuvan toteutuminen Hankkeen riskien minimointi, esimerkiksi valitun kanavan käyttäjien väheneminen merkittävissä määrin Viestinnän seuranta- ja raportointimahdollisuudet Hankkeen kohdalla viestintäkanavat valitaan kohderyhmien mukaan. Hankkeen tiimiläisten on siis hyvä tuntea ensin hankkeen kohderyhmät hyvin, ennen kuin tekevät viestintäkanavien suhteen päätöksiä. Aina kanavavalinta ei saata onnistua, tällöin voidaan muuttaa suunnitelmia tai vaihtaa toiseen. Varsinkin markkinoinnin kohdalla, puolet siitä on testaamista. Lähteet Aluehallintovirasto. (2024). Saavutettavuus. Yleistä saavutettavuudesta Kananen, J. (2019). Digitaalinen B2B-markkinointi. Miten yritys onnistuu digimarkkinoinnin ja sosiaalisen median yritysmarkkinoinnissa? Jyväskylän ammattikorkeakoulu. DNA. (2023). Digitaalinen elämä 2023 Rope, T. (2005). Suuri markkinointikirja. Talentum. Kirjoittaja Laura Matikainen työskentelee projektiasiantuntijana viestinnän parissa Metropolia Ammattikorkeakoulun TKI- ja projektipalveluissa. Koulutukseltaan hän on kulttuurituottaja AMK.

Lue lisää

Hankkeen kohderyhmän segmentointi helpottaa viestinnän toteuttamista
http://Kokouspöydän%20äärellä%20kuusi%20ihmistä%20neuvottelemassa
28.10.2024
vierailija

Kirjoitin hankkeen kohderyhmien ymmärtämisen tärkeydestä Kohderyhmä ohjaa hankkeen toteuttamista myös viestinnän osalta -artikkelissani. Kyseinen teksti käsitteli yleisesti hankkeen kohderyhmien ymmärtämistä sekä viestintää. Lisäksi kohderyhmänäkemyksen hahmotelmaa viestinnän tueksi. Kun kohderyhmäymmärrys- ja näkemys ovat hallussa, eli tunnet kohderyhmäsi, seuraava askel on syventyä hankeviestintään.  Viestintä onkin hyvä pitää mielessä jo aivan alussa, sillä viestinnän merkitys kasvaa, kun hanketta aletaan toteuttamaan. Hankkeen kohderyhmä voidaan jakaa useampaan pienempään ja tarkempaan ryhmään. Kyseessä on kohderyhmän segmentointi, jota voidaan käyttää hankeviestinnän tukena. Mikä ihmeen segmentointi? Segmentointi tarkoittaa hankkeen kohderyhmän lokerointia keskenään yhteneviin, mutta toisistaan erottuviin ryhmiin (1). Kyseessä on kohderyhmän tyyppiominaisuuksien kuvaamista. Segmentointi tulee sanasta segmentti, joka on puolestaan kohderyhmää vastaava termi. Ja segmentointi on taas toimintaa, jota käytetään perustana hankkeen viestinnällisten ratkaisujen toteutukselle. (2) Segmentoinnin ideana on, että kohderyhmää ei käsitellä vain yhtenä kokonaisuutena. Sen sijaan tarkoituksena on pyrkiä tunnistamaan hankkeelle otollisimpia ja kannattavimpia ryhmiä suuresta kohderyhmää edustavasta joukosta. Täten hankkeen on mahdollista saavuttaa parempia tuloksia kohdentamalla kuin pyrkiä palvelemaan suurta joukkoa. (2) Kohderyhmän lokerointiin vaikuttavat tekijät Viestintäsuunnitelmaa laatiessa voidaan käyttää segmentointia apuna erottelemaan kannattavimmat ja aktiivisimmat kohderyhmät. Perusteita segmentoinnille on useita, hankkeen kohderyhmä voidaan jakaa sen tuoman hyödyn tai potentiaalisuuden perusteella. Kohderyhmän on myös oltava tarpeeksi iso, jotta sille kannattaa tehdä kohdennettua viestintää tai markkinointia. Segmentoinnissa keskeistä on se, että pystytään määrittelemään ketkä kohderyhmän edustajista kuuluvat mihinkin lokeroitavaan ryhmään. Kuitenkin lopulta hankkeen tavoitteet määrittelevät segmentoinnille kriteerit. (1, 2) Alla on lueteltu esimerkkejä kohderyhmän lokerointiin (2) vaikuttavista kriteereistä: kohderyhmän maantieteellinen sijainti kohderyhmän arvot ja asenteet kohderyhmän elämäntilanne ja -tyyli kohderyhmän koko kohderyhmän ja hankkeen yhteensopivuus kohderyhmästä saatava hyöty hankkeelle kohderyhmän odotukset ja valintapäätöksiin vaikuttavat tekijät kilpailutilanne alalla tai yleisesti hankkeen kohderyhmän kohdalla Segmentointia tehdessä ei kuitenkaan kannata yrittää saada kaikkia kriteereitä täytettyä kunkin kohderyhmän kohdalla. Lähtökohtaisesti on hyvä keskittyä ensin muutamaan ja katsoa, miten ne toimivat hankkeen kohdalla. Ota ilo irti segmentoinnista hankeviestinnässä Ei ole olemassa yhtä ja samaa tapaa segmentoida. Segmentointi auttaa hahmottamaan ja katsomaan hankkeen toimintaa kohderyhmän tai osallistujan silmin. Miksi joku tai jotkin käyttäytyvät kyseisellä tavalla? Mikä saa heidät tekemään valintoja tietyissä tilanteissa? Segmentointi perustuu aina tietoon, eli mitä siitä kohderyhmästä tiedetään ja jaotellaan sen mukaan. (3) Hankkeen rahoitushakemusta tehdessä on hyvä pitää mielessä myös viestinnälliset tarpeet ja keinot. Varsinkin, ettei käy niin, että hankkeella on keskenään liian erilaisia kohderyhmiä, ja niiden saavuttaminen käytössä olevien viestintäkanavien kautta ei ole mahdollista. Suunnittele eri kohderyhmille erilaiset toimenpiteet kussakin kanavassa (1). Tällä tavoin tulee luotua tarkemmin kohdennettuja kokemuksia kohderyhmien edustajille. Lähteet Löytänä, J. & Kortesuo, K. (2015). Asiakaskokemus. Palvelubisneksestä kokemusbisnekseen. Talentum. Rope, T. (2005). Suuri markkinointikirja. Talentum. Heliskoski, J. Segmentoinnilla asiakkaan iholle. Sitra (7.4.2016) https://www.sitra.fi/blogit/segmentoinnilla-asiakkaan-iholle/ Kirjoittaja Laura Matikainen työskentelee projektiasiantuntijana viestinnän parissa Metropolia Ammattikorkeakoulun TKI- ja projektipalveluissa. Koulutukseltaan hän on kulttuurituottaja AMK.

Lue lisää

Projektin sisäinen viestintä on vuorovaikutusta
22.10.2019
Milla Åman Kyyrö

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatioprojektit muodostavat projektin elinkaaren ajaksi projektiryhmän, jossa toimii osallistujia eri organisaatioista. Projektipartnerit ja projektin vastuullinen vetäjä työskentelevät yhdessä projektin perustamisessa asetettua tavoitetta kohti. Yhteistyön onnistumisen eli projektin tavoitteiden saavuttamisen edellytys on hyvä vuorovaikutus toimijoiden kesken. Hyvin toteutettu sisäinen viestintä sujuvoittaa työn edistymistä ja samalla kehittää luottamusta projektin osallisten kesken. Tiedonvaihto ja epävirallisempien kuulumisten läpikäynti ovat molemmat hyviä syitä olla vuorovaikutuksessa. Projektin onnistuminen on kiinni ihmisistä, jotka tekevät projektissa työtä. Heidän keskinäiset suhteensa luovat merkittävällä tavalla projektin työilmapiiriä. Välineiden valinta kaikki osalliset huomioiden Projektin käynnistyessä on hyvä sopia yhteisesti sellaiset yhteydenpitovälineet ja -tavat, joihin kaikilla projektin osallistujilla on mahdollisuus vaivatta osallistua. Projektin sisäistä viestintää tapahtuu esimerkiksi seuraavissa muodoissa: Puheviestintä Kasvokkain tai etäyhteydellä säännönmukaiset, koko ryhmää koskevat kokoukset säännönmukaiset, pienempää alatyöryhmää koskevat kokoukset tarpeen mukaan sovittavat tapaamiset säännönmukaiset tai tarpeen mukaan sovittavat puhelut Kirjallinen ja kuvallinen viestintä sähköpostit pikaviestimet, appit ja chatit kirjallinen raportointi yhteistyöstöalustoilla yhteydenpitokanavat rahoittajiin Pääasiallisen sisäisen viestinnän välineen valinta ei aina ole helppoa. Sähköpostiruuhkasta ei pidä kukaan. Pikaviestimet voivat houkuttaa projektipulinan saamiseksi mobiililaitteeseen. Eri organisaatiot esimerkiksi tulkitsevat EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) eri tavoin. Tämä saattaa vaikuttaa käytettävien pilvipalveluiden tai ohjelmistojen valintaan. Toisille ei käy Slack, kaikille ei ole hankittu Microsoftin Teams-lisenssiä, joillakin Skype ei vain suostu toimimaan kunnolla. Ennakointi ja yllätykset Projektissa sisäistä viestintää tapahtuu suunnitellusti, säännönmukaisesti, päivittäin ja myös yllättäin. Projektin toimintaa suunnitellaan toki ennalta. Kalentereihin varataan ajoissa projektiryhmän ja ohjausryhmän säännönmukaiset kokoukset. Etenkin kansainvälisten hankkeiden osalta riittävä ennakointiaika on välttämätöntä. Projektiryhmän työ etenee harvoin täysin ennalta suunnitellusti. Projektipartnerien tulee tietää, millä välineillä projektin vastuuhenkilöt parhaiten tavoittaa. Tämä on välttämätöntä erityisesti äkillisissä, yllättävissä tapauksissa. Ei pelkkää puurtamista Projektipartnerit tulevat toistensa kanssa tutuiksi ensin työroolinsa kautta. Projektin elinkaaren kestäessä yleensä vähintään vuoden, hiljalleen myös työroolin takana olevat persoonat alkavat tulla esiin. Projektityössä on mahdollisuus päättää keskittyä vain tosiasioihin ja suoritteisiin. Kyse on kuitenkin ihmisistä ja heidän välisestä vuorovaikutuksesta. Projektin aikana on mahdollista myös kohottaa toimintaan osallistuvien tunnetta yhteistyön merkityksestä myönteisellä ja kiittävällä viestintätyylillä. Kuten kulttuurituottaja Mira Simsiö on opinnäytetyönsä pohjalta Osuma-hankkeeseen kirjoittamassaan blogimerkinnässä painottanut, "Jos hankkeella on motivoituneet projektinvetäjät, jotka perehdyttävät ja ovat läsnä työntekijöille projektinhallintatyökalujen tai minkä tahansa kysymysten edessä, vievät he luultavasti herkemmin opittuja yhteisiä käytäntöjä eteenpäin." Toisin sanoen, aluksi vuorovaikutustyylin muodostumista hallitsevat he, jotka projektia vetävät tai ovat yhteisissä hetkissä eniten äänessä. Mutta lopulta vastuu vuorovaikutuksen kehittymisestä on jokaisella projektiin osallistuvalla. Kirjoittaja on toiminut Metropolia Ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeissa vuodesta 2008 alkaen niin viestijän kuin projektipäällikön rooleissa. Lue myös Mira Simsiö: Hankkeen sisäisen viestinnän onnistumisen salaisuus voi piileskellä asenteessa, linkki Osuma-hankkeen blogimerkintään.

Lue lisää