Tikissä

Ash Maurya esittelee kirjassaan Running Lean käytännön projektityön pohjaksi 90 päivä syklin. Tämä on sopiva tahti tiimin ja toimintamallin ulkoiselle tulosvastuulle. Tässä ajassa on mahdollista tarttua toimeen ja saavuttaa mitattavaa edistymistä, ollen kuitenkin sen verran lyhyt aika, että kiireen tunne säilyy. Tämä on hyvä aika myös hanketoiminnan tekemiseen. Silloin tiedetään paremmin, milloin minkäkin tulisi olla valmiina ja miten systemaattisesti edetään kohti tavoitetta. Kolmen vuoden hanke tarkoittaa 12 kappaletta 90 päivän sykliä. Miten 90-päivän sykli rakennetaan? Jokaisella syklille määritellään traktiotavoite, jota mitataan tavoitteiden ja avaintulosten kautta. Selkeä tavoite, joka linkittyy toimintamalliin ja siihen sopiviin kriteereihin sekä linkittyy hankkeen tavoitteisiin, linjaa tiimin kohti yhteistä missioita, mutta mahdollistaa toimenpiteiden vapaan valinnan. Tavoitteiden saavuttaminen voi vaatia useamman 90 päivän kampanjan. Kampanjoita voi olla useita päällekkäin ja tai ne voidaan ryhmittää 90 päivän syklin mukaan. Nämä kampanjat taas jaetaan kahden viikon sprintteihin, jotta saadaan enemmän rakennetta tekemiseen ja samalla lyhyemmät palautekierrot. Näin voidaan tehdä nopeita testejä, jotta saadaan selville mikä toimii ja ei toimi. Tiivistäen: tavoitteet määrittävät mission kampanjat määrittävät strategiat, joilla päästään tavoitteeseen sprintit testaavat näitä strategioita Maurya jatkaa, että tyypillinen sykli sisältää kolme vaihetta. Ensimmäinen vaihe on mallintaminen ja priorisointi, joka vie kaksi viikkoa. Tässä vaiheessa valitaan lupaavimmat kampanjat ja sovitaan toimenpiteet loppujaksolle. Seuraavat 10 viikkoa käytetään kampanjoiden testaamiseen ja tekemiseen. Sykli päättyy aina sen arviointiin ja seuraaviin toimenpiteisiin pääsemiseen. Mallintaminen aloitetaan sopimalla tavoitteet, oletukset ja rajoitteet. Tässä vaiheessa käydään läpi toimintamallit, joita on luotu aiemmin, ja on olennaista muistaa päivittää toimintamalleja siinä vaiheessa, kun kerätty ymmärrys kasvaa. Nämä mallit on suunniteltu kevyiksi juuri siksi, että niitä voidaan nopeasti ja helposti muokata. Olennaista on saada asiakastehdas pyörimään, ja tässä on viisi vaihetta eli hankinta, aktivaatio, pitäminen, tulovirta ja referenssi. Tässä vaiheessa on olennaista olla rehellinen, tunnistaa rajoitukset ja alkuvaiheen oletukset sekä seurata näitä mittareiden kautta. Priorisointivaiheessa valitaan lupaavimmat kampanjat, joilla tavoitellaan syklin objektiiveja. Priorisointivaihe päättyy 90 päivän syklin suunnittelutapaamiseen, jossa tiimin jäsenet jakavat kampanjaehdotuksensa. Tässä vaiheessa tunnistetaan toimenpidettä rajoittavat tekijät, kootaan yhteen tunnistetut haasteet, tuetaan tätä kerätyllä todistusaineistolla, ehdotetaan mahdollisia ratkaisuja ja kerrotaan oletetuista tuloksista. Mikäli kaikkia ei voida toteuttaa, toimenpiteistä äänestetään. Testausvaiheessa toteutetaan valittuja toimenpiteitä, joilla pyritään validoimaan valittuja toimintamalleja. Usein nämä odotukset ovat yksinkertaisia, joissa oletus on, että kun tehdään x niin siitä seuraa y. Tämän haaste on, että tulokset ovat yhtä hyviä kuin annettu hypoteesi on. Maurya tarjoaa malliksi generatiivisia kokeiluja, joilla on mahdollista löytää uusia näkemyksiä. Hyvä validaatiokampanja alkaa haasteilla ennen ratkaisua ja löytämisellä ennen traktiota. Tällä mallilla hyvä validaatio seuraa alla olevaa kaavaa: Löytäminen: onko tunnistettu haaste ratkaisemisen arvoinen Hankinta: Onko riittävän monta ihmistä kiinnostunut Aktivaatio: tuottaako se arvoa Retentio: palaavatko ihmiset takaisin Tulovirta: mikä vaikutus toimella on tähän tai johonkin toiseen järkevään mittariin Referenssit: kertovatko ihmiset toisilleen Traktio: menikö tämä eteenpäin Käytännön soveltaminen Meidän Metropolian puhtaiden ja kestävien ratkaisut innovaatiokeskittymän kontekstissa tätä mallia voidaan hyvin käyttää hanketoiminnan jäntevöittämiseen ja hankkeiden tavoitteiden parempaan saavuttamiseen. Hankeportfoliomme on monipuolinen ja -polvinen, joten niiden sisällöistä voi olla haastava löytää yhdistäviä tekijöitä. Yllä kuvattu malli on kuitenkin riippumaton sisällöstä ja tekemisestä. Toki sen muokkaaminen hankekohtaiseksi on työlästä ja ensimmäiset 90 päivän kokeilut voivat olla haastavia, mutta tällä mallilla meidän on mahdollista kehittää kiinteä toimintamalli, joka ottaa huomioon toimintaympäristön ja sen muutokset, pitää sopivan aikataulupaineen ja mahdollistaa asioiden testaamisen nopeassa tahdissa ja sopivassa rytmissä. Testaamme tätä mallia ensimmäisen kerran sisäisessä tekoälyn kehittämishankkeessa, sillä haluamme testata ja hioa sitä kokemusten perusteella, ennen kuin viemme tämän mallin laajempaan käyttöön. Kirjoittaja Timo Nykopp toimii TKI-Tiimipäällikkönä Metropolian Puhtaat ja kestävät ratkaisut innovaatiokeskittymässä. Koulutukseltaan hän on Restonomi (AMK) ja kauppatieteiden maisteri. Lähde Ash Maurya: Running Lean: Iterate from Plan A to a Plan That Works. 3rd edition (2022), O’Reilly media