Tiedon janoa

Tässä kirjoitussarjassa Metropolian kirjaston työntekijät kertovat työstään ammattikorkeakoulussa. Liity seuraamme, kun paljastamme, mitä kaikkea kirjaston seinien sisäpuolella nykyään tapahtuu! Olen ollut kirjastoalalla vuodesta 1997 ja suurimman osan työurastani olen työskennellyt ammattikorkeakoulukirjastossa. Metropolian kirjastossa olen saanut olla monessa roolissa ja tehdä monipuolisesti kirjastoalan tehtäviä mm. asiakaspalvelua, painettujen ja e-aineistojen hankintaa, kuvailua, laskutusta, tiedonhaunohjausta sekä kaukopalvelua. Näistä työtehtävistä ja niiden ymmärtämisestä on hyötyä, kun aloitin työskentelyn järjestelmien parissa vuonna 2001 Voyager-kirjastojärjestelmän käyttöönoton myötä. Kun järjestelmä vaihtui Voyagerista avoimen lähdekoodin Koha-järjestelmään vuonna 2019, oli lusikkani taas sopassa. Järjestelmätyötä yhteistyössä Kohan myötä yhteistyö Haaga-Helian, Laurean ja Metropolian kirjastojen välillä vahvistui. Kolme erillistä kirjastotietokantaa yhdistettiin yhdeksi 3AMK-kirjastotietokannaksi. Tämä vaati käytäntöjen yhtenäistämistä, kuten laina-aikojen ja maksujen yhdenmukaistamista. Kun nämä oli päätetty, rakennettiin järjestelmän runko ja asetukset. Näin saatiin kirjastoammattilaisten työkalut kuntoon ja asiakkaille monipuoliset kokoelmat yhteiskäyttöön. Kohassa on noin 900 järjestelmäasetusta ja useita satoja perusasetuksia, mutta kaikkia niitä ei tarvitse käyttää. Mutta mahdollisuuksia on paljon! Kohan käyttöönottoprojektissa sain uusia työkavereita, ja yhteistyö muiden ammattikorkeakoulukirjastojen järjestelmähenkilöiden kanssa on ollut mukavaa. Säännöllisissä kokoontumisissa on pohdittu järjestelmän toimintaa, ongelmia ja kehittämistoiveita. Osallistuminen Koha-yhteisön toimintaan ja tapahtumiin sekä Kohaan liittyvien asioiden seuraaminen auttavat työssä. Kokemusten jakaminen ohjelmiston ominaisuuksista voi antaa uusia ideoita, joita voi kokeilla omassa tietokannassa. Testing, testing... Kirjastojärjestelmän toimintaan ei tarvitse puuttua päivittäin. Palvelimet ovat muualla, ja Kansalliskirjasto auttaa ongelmatilanteissa. Joskus kirjaston arjessa tulee kysymyksiä, kuten "miksi tämä toimii näin?" tai "mitä on tapahtunut?", sekä virhetilanteita, joita täytyy tutkia. Nykyinen järjestelmä vaatii vähemmän ylläpitoa kuin edellinen. Kohassa työllistävät versiopäivitykset, joita tehdään pari kertaa vuodessa. Ennen päivitystä testataan, toimivatko kirjaston perustoiminnot oikein. Testaustietokantaan luodaan testitapauksia, joilla varmistetaan, että lainaus, palautus, automaattiset uusinnat, kuljetukset, varaukset, maksujen kertyminen ja asiakasviestit toimivat halutulla tavalla. Tarkoitus on, että kirjastojärjestelmä ei aiheuta ongelmia asiakkaille eikä henkilökunnalle. Homman täytyy toimia! Testaus vie aikaa Testaaminen on välillä työlästä ja aikaa vievää. Mielikuvitusta tarvitaan, jotta keksii kaikki tavat, joilla järjestelmässä voi toimia. On tärkeää tutkia, onko lopputulos kaikilla toimintatavoilla aina oikea ja antaako järjestelmä virheistä oikean palautteen käyttäjälle. Joskus on ilahduttavaa löytää testausvaiheessa ohjelmasta virhe ennen kuin se menee laajempaan jakeluun. Onneksi bugeja ei tarvitse itse ratkaista, sillä Kansalliskirjastossa ja Koha-yhteisössä on taitavia ohjelmointi- ja ohjelmisto-osaajia. Testaajalle on hyötyä järjestelmän asetusten tuntemisesta, mutta koodaustaitoja ei tarvita. Tärkeää on järjestelmällisyys, systemaattisuus, periksiantamattomuus, ongelmanratkaisukyky ja kiinnostus järjestelmiin. Kirjastojärjestelmän ylläpidon arkea Järjestelmätyössä autan myös kollegoita heidän työtehtävissään. Jos tulee toive järjestelmän toiminnasta tai jonkin tiedon etsimisestä tietokannasta, selvitän onko se mahdollista ja toteutettavissa. Tietokantaan voidaan rakentaa SQL-kyselyitä ja raportteja, joilla etsitään tekstejä tai analysoidaan kirjaston kokoelmia. Esimerkiksi painetun kokoelman hoidossa raportit ovat tärkeitä. Niillä selvitetään, onko kokoelman osia lainattu paljon vai vähän, tai mikä on kokoelman ikärakenne. Selvityksen perusteella tehdään poistoja, hankintoja tai valmistellaan kokoelman muuttoa. Muuttoja on ollut useita, ja ne ovat olleet isoja projekteja. Arjessa järjestelmän asetuksia muutetaan esimerkiksi jouluna ja kesällä, kun kirjastot ovat pidempään kiinni. Muita huoltotoimenpiteitä ovat virheellisten sähköpostiosoitteiden korjaukset ja isojen tietomäärien korjaaminen järjestelmässä kerralla ns. massamuutoksena. Kesälläkin työ jatkuu Seuraavaksi työn alla on taas yksi järjestelmäpäivitys kesäkuussa, joten asettelen taas ”testaushatun” päähän ja aloitan testaamaan. Mitähän uutta tämä järjestelmäpäivitys tuo tullessaan?