Tiedon janoa

Tässä kirjoitussarjassa Metropolian kirjaston työntekijät kertovat työstään ammattikorkeakoulussa. Liity seuraamme, kun paljastamme, mitä kaikkea kirjaston seinien sisäpuolella nykyään tapahtuu! Kun Metropolian opiskelija lataa valmiin, ohjaavan opettajan tarkastaman ja hyväksymän opinnäytetyönsä Theseukseen, se ei suinkaan plompsahda saman tien julki kenen tahansa verkonkäyttäjän luettavaksi. Theseukseen ladatut työt nimittäin käyvät vielä kirjaston Theseus-tiimiläisten valppaiden silmien ja näppärien sormien kautta tsekattavana, että työ voidaan varmasti julkaista. Opiskelijan ja opinnäytetyön valmistumisen lähestyessä ja määräpäivien painaessa päälle tilanne on ymmärrettävästi usein sen verran kuumottava, että sinänsä selkeät ja yksityiskohtaisetkin ohjeet saattavat vähän pomppia silmissä, ja kaikenlaisia täytettäviä ja ruksattavia kenttiä kuitenkin riittää aika lailla. Opinnäytetyön asiasisältöön me kirjastolla emme tietenkään ota kantaa, sen kaikenhan on tosiaan työn ohjaaja ennen latausta hyväksynyt. Sen sijaan me tarkastamme seuraavanlaisia seikkoja: Onko työ oikeassa formaatissa? Theseuksessa julkaistavan opinnäytetyön tiedostomuoto on PDF/A, joten esimerkiksi Word-tiedosto (.docx) ei kelpaa. Onko tiedosto nimetty oikein? Opinnäytetyön tiedosto nimetään tyyliin Sukunimi_Etunimi, tai useamman opiskelijan yhteistyönä tekemä työ Sukunimi_Sukunimi_Sukunimi. Ääkkösiä tai muita erikoismerkkejä ei sallita. Avautuuko työ kokonaisuudessaan normaalisti? Ovatko sisällysluettelossa mainitut liitteet mukana (ellei niille ole erikseen haettu salauslupaa ja työssä tätä mainittu)? Vastaako sivumäärä ilmoitettua? Näyttääkö työ valmiilta ja lopulliselta, eikä se ole esim. tarkastajan ”kommenttiraidalla” varustettu versio, joita joskus tulee vastaan? Eihän työhön tai sen liitteisiin ole jäänyt kenenkään puhelinnumeroita, ei työn tekijän itsensä eikä varsinkaan muiden? Joskus ne puhelinnumerot tai muut arkaluonteiset tiedot esim. työn kohteena olevasta yrityksestä tai toimipaikasta on vähän hutaisten vain peitetty mustilla palkeilla, joiden alta tiedot on edelleen kopioitavissa ja siirrettävissä esim. tekstinkäsittelyohjelmaan. Tällöinkin pyydämme toimittamaan uuden version. Ovatko opinnäytetyön ns. metatiedoissa listatut asiat kohdallaan? Tekijän nimi oikein? Työn ilmoitettu otsikko vastaa työn kansilehdellä lukevaa? Työn kieli on sama kuin on kerrottu? Tiedätkö oman koulutusalasi ja tutkinto-ohjelmasi? Onko opiskelijan koulutusala, tutkinto-ohjelma ja mahdollinen suuntautumisvaihtoehto sekä valittu että myös kirjoitettu oikein? Näissä näkee usein aika kirjavia tulkintoja, vaikka toki Metropolian tutkinto-ohjelmien valikoimakin on aika kirjava. Omiin suosikkeihini metatietoihin kirjatuista tutkinto-ohjelmista (ohjeessa lukee siis ”Kirjoita tähän tutkinto-ohjelmasi virallinen nimi”) on kuulunut mm. opparin tehneen opiskelijan etunimi, sanotaan nyt vaikkapa ”Jari”. Korjasimme tämänkin virallisempien opiskelijatietojen mukaiseksi, vaikka varmasti joku Jariakin haluaisi opiskella. Löytyykö työn URN-osoite metatiedoista omasta, asiaankuuluvasta kentästään? URN-linkki generoituu automaattisesti työtä ladatessa ja opiskelijan olisi tarkoitus ottaa se itselleen ylös tässä vaiheessa. Hänelle lähtee Theseuksen automaatti-ilmoitus sähköpostiin vasta kun työ on julkaistu, ja URN-linkin voi kuitenkin liittää valmistumisilmoitukseensa jo ennen työn julkaisua. Sen taltiointi usein unohtuu, ja niitä sitten meiltä jälkikäteen kysellään, ja me kerromme. Samassa yhteydessä saattaa toisinaan olla myös ”hirveä kiire valmistua, milloin oikein julkaisette juuri MINUN työni” -saatesanoja. (saapumisjärjestyksessähän korjauksia vaatimattomat opinnäytetyöt siis julkaistaan, ja jos parhaina Theseus-deadlinepäivinä niitä saatetaan ladata satakunta aika liukuhihnalta, niin se SINUNKIN työsi tulee sieltä julki sitten omalla vuorollaan – ei kuitenkaan esimerkiksi öisin tai viikonloppuisin) Onhan työn tiivistelmäteksti tallennettu metatietoihin? Onko se samaa kieltä kuin työkin? Jos metatietoihin on tallennettu sekä suomen- että englanninkielinen tiivistelmä, me erotamme ne tässä vaiheessa omiin kenttiinsä, jolloin suomenkielinen tiivistelmä näkyy Theseuksen suomenkielisessä käyttöliittymässä ja englanninkielinen englanninkielisessä (tai mahdollinen ruotsinkielinen ruotsinkielisessä, mutta niitä Metropoliassa näkee aika harvoin). Metatietoihin tallennettavasta tiivistelmätekstistä täytyy poistaa tavutus, koska se sotkee Theseuksen indeksoinnin. Tämä saattaa opiskelijalta ohjeista huolimatta usein unohtua, joten me korjaamme asian julkaisuvaiheessa, samoin kuin formaateista toiseen säätäessä mahdollisesti sotkeutuneet kappalejaot ja ylimääräiset rivinvaihdot. Mitä jos jotain meni silti pieleen? Itse työn eli PDF/A-tiedoston sisältöä emme pysty muokkaamaan, joten siihen tehtävät korjaukset vaativat aina uuden PDF/A:n lähettämistä. Samaten jos opiskelijalle kaikista huolellisista tarkastuksista huolimatta vasta työn julkaisun jälkeen valkenee, että työhön kuitenkin unohtui joku kiusallinen kirjoitus- tai pilkkuvirhe, jonka haluaa korjattavan, niin hän voi ottaa kirjastoon yhteyttä. Tällaiset pienet muokkaukset voidaan hoitaa yksinkertaisesti niin, että opiskelija lähettää uuden, korjatun PDF/A:n meille sähköpostin liitetiedostona ja me vaihdamme sen virheellisen tilalle, jolloin työn URN-osoite pysyy entisellään. Sitten jos sisältöön tulee suurempia muutoksia (tämän arviointi on aina tapauskohtaista) tai esim. otsikko vaihtuu, työ täytyy ladata kokonaan uudelleen. Silloin poistamme alkuperäisen latauksen Theseuksesta. Sekään ei ole järin harvinaista, että opiskelija onnistuu lataamaan työnsä Theseukseen kahteen (tai jopa viiteen…) kertaan. Silloin otamme häneen yhteyttä ja kysymme, oliko versioiden välillä kenties jotain eroja ja jos oli, niin minkä niistä hän haluaa julkaistavan. Jo julkaistun työn poistaminen Joskus tulee myös tilanteita, että meiltä pyydetään jo julkaistun opinnäytetyön poistoa Theseuksesta joko opiskelijan tai häntä ohjaavan opettajan toimesta. Työtä ei esimerkiksi oltukaan vielä arvioitu ja hyväksytty, vaan se oli ladattu Theseukseen ennenaikaisesti. Sitä tietoahan meillä ei täällä ole, vaan lähtökohtaisesti oletamme Theseukseen ladattavan ohjeistuksen mukaisesti vain töitä, jotka on jo tarkastettu ja hyväksytty. Theseus-tietokannan julkisuus on hyvä sekä opinnäytetyön tekijän, ohjaavan opettajan että työn mahdollisen tilaajayrityksen tiedostaa jo työn suunnitteluvaiheessa. Metropolialla ei ainakaan toistaiseksi ole käytössään käyttörajattua kokoelmaa, vaan Theseuksessa julkaisemamme opinnäytetyöt ovat kaikkien netin ääreen pääsevien luettavissa mistä tahansa päin maailmaa. Kaikki liike- yms. salaisuudet tulee siis sijoittaa sellaisiin liitteisiin, jotka jäävät vain työn tilaajan käyttöön. Tällöin liitteiden salaamiselle haetaan erillinen päätös ja työhön merkitään tieto siitä, miksi ne puuttuvat työn julkisesta versiosta. Salaushakemuslomake löytyy OMAn Opiskelijan oppaasta. Toisinaan opiskelijaa saattaa alkaa kaduttaa hänen opinnäytetyönsä löytyminen julkisesta tietokannasta ja saamme toivomuksen työn poistamisesta tai piilottamisesta, joskus jopa vuosia työn alkuperäisen julkaisun jälkeen. Milloin ammatillinen osaaminen on ajan myötä kehittynyt tai muuttanut muotoaan, eikä opiskelija enää koe vanhan opinnäytetyönsä sopivan yhteen nykyisen LinkedIn- tms. profiilinsa kanssa, tai milloin hän vain muista syistä haluaa minimoida Google-hakutuloksia omalla nimellään. Nykyään kaikkiin Theseuksesta poikkeaviin opinnäytetyön julkaisukanaviin pitää kuitenkin hakea erillinen lupa oppimistoiminnan johdolta (myös tähän on lomake Opiskelijan oppaassa). Metropolian mahdollisen sähköisen arkiston käyttöönottoa odotellessa se poikkeava kanava on toistaiseksi käytännössä työn painettu ja kansitettu versio, joka tulee kirjaston kokoelmaan fyysisenä kopiona lainattavaksi. Theseus-tiimissä toimiminen on kaiken kaikkiaan hyvin antoisa osa kirjastotyötämme, ja ainakin itse toivon, ettei sähköinen arkisto tule aivan täysin mullistamaan tätä tehtävää. Nyt saamme vielä olla päivittäin eturintamassa todistamassa, kuinka monialaista ja -puolista opetusta Metropolia opiskelijoilleen tarjoaakaan, kun kauttamme kulkee opinnäytetöitä koulutusalasta toiseen ja tutkinto-ohjelmien laidasta laitaan. Meille on kunnia-asia, että ne kaikki pääsevät julki ansaitsemiensa standardien mukaisesti.