Jatkan vielä hieman tietotyön haasteista, joita olen jo kuvannut merkinnöissä Oma vauhti ja Aikaharha. Eli miksi jatkuvasti käy niin, että etukäteen arvioimme pystyvämme tekemään enemmän työtä ja suorittamaan enemmän tehtäviä, mihin todellisuudessä kykenemme?
Usein tämä johtuu ennakoimattomista ja yllättävistä häiriöistä, keskeytyksistä ja ylimääräisistä työvaiheista, joita emme huomioi suunnitteluvaiheessa.
Tilanne voisi olla mikä hyvänsä, mutta kuvitellaan tällainen esimerkki:
Kollega pyytää ohimennen lukemaan ja kommentoimaan parin sivun laajuista tekstiään.
Suostutko?
Punnitset asiaa hetken mielessäsi, saatat ajatella, että sinulla on jo aika paljon tekemistä tälle päivälle, mutta haluat olla avuksi, eikä parin sivun lukeminen ole kovin iso homma. Lupaat auttaa kaveria. Ei tähän mene puolta tuntia enempää.
Sitten asiat alkavat mennä pieleen. Tapahtuu esimerkiksi seuraavaa:
- Kollega lähettää tekstin sinulle sähköpostilla – tiedostomuoto ei aukea koneellasi
- Pyydät häntä toimittamaan tekstin eri muodossa tai yrität eri keinoin saada tiedoston auki
- Kun saat tekstin auki, sitä onkin kolme ja puoli sivua
- Lukiessasi tekstiä muut kollegat keskeyttävät sinut vähintään muutaman kerran johonkin muuhun asiaan vedoten
- Puhelin soi, vastaat ja selvittelet asioita
- Hermostut, kun omat, tärkeät tehtävät eivät etene
- Päätät tulostaa kollegan tekstin, niin voit perehtyä siihen lounaalla
- Tulostin ei toimi, lisäät paperia ja käynnistelet koneen uudelleen
- Syöt hätäisen lounaan ja luet samalla tekstiä, saat tehtävän valmiiksi noin 1,5 tunnin kuluttua aloittamisesta
- Varsinaiset työsi ovat tekemättä, joten alat kiireesti tehdä niitä, vaikka aikaisempien ponnistusten vuoksi olet jo uupunut ja stressaantunut
- Työajan päätyttyä sinulle jää pino kiireellisiä töitä, joita olisi pitänyt saada tänään eteenpäin
- Olet väsynyt, mutta tekemättömät työt pyörivät mielessä ja pitävät sinut ylikierroksilla loppu päivän.
Arviointi ei onnistu, kun ajattelemme tehtävää ihanteellisissa olosuhteissa työstettävänä irrallisena kokonaisuutena. Yllä olevan esimerkin mukainen tekstin kommentointi sujuisi nopeasti, jos häiriöitä ja yllätyksiä ei olisi. Nämä tekijät kuitenkin ovat tietotyössä jatkuvasti läsnä. Niitä voi pyrkiä hallitsemaan, mutta niihin kannattaa myös varautua töitä suunnitellessa.
