Leo Babauta on muun muassa Zen to Done -ajanhallintamenetelmän kehittäjä, kirjoittaja ja bloggari. Tuoreessa blogimerkinnässään hän antaa vinkkejä tilanteeseen, jossa mielessä pyörii liikaa asioita ja on vaikea keskittyä oleelliseen:

• zenhabits – Finding Focus

 
Leon zenhabits-blogi on suositeltavaa luettavaa kaikille ajan- ja työnhallinnasta kiinnostuneille.

Pidin viime keskiviikkona pienen puheenvuoron Verkostot ja rajaton yrittäjyys -seminaarissa. Esitykseni aiheena oli tavoitteellinen verkkoläsnäolo, ja seuraavasta presentaatiosta käy ilmi, mitä tällä tarkoitan:

(lisää…)

Meillä on luontainen taipumus aliarvioida tehtäviin kuluvaa aikaa.

Oli sitten kyse pienestä, arkisesta askareesta tai monimutkaisemmasta työsuorituksesta, on ennakkoon arvioitu työaika lähes aina reilusti pienempi, kuin mitä tehtävän suorittamiseen todellisuudessa kuluu. Tähän on ainakin seuraavia syitä:

• Yliarvioimme tehokkuutemme ja jaksamisemme
• Aliarvioimme tehtävän vaativuuden ja laajuuden

 
Uuden tehtävän edessä olo on toiveikas ja optimistinen. Pikaisen harkinnan jälkeen tuumamme, että tämä on ihan pikku juttu, joka hoituu käden käänteessä. Kun työ käynnistyy, alkaa ilmetä yllättäviä työvaiheita, jotka eivät aluksi tulleet mieleenkään. Saatamme myös huomata, että tekemisen vauhti ja tehokkuus eivät täysin vastaa kuvitelmaamme, ja lisäksi vielä väsymme itse työhön sekä matkalla ilmaantuviin yllätyksiin.

Voi jopa käydä niin, että virheellisten arvioiden myötä meillä on jatkuvasti todelliseen työtehoon nähden liian paljon tehtäviä, liian monta asiaa mielessä ja jatkuva hallitsemattomuuden tunne. Kuulostaako tutulta?

Tilannetta voi korjata yksinkertaisilla menetelmillä, joissa systemaattisesti verrataan tehtävien arvioitua laajuutta ja toteutunutta ajankäyttöä. Tällä tavalla on mahdollista oppia tunnistamaan oma työskentelyvauhti ja eri tehtäviin kuluva todellinen aika. Esimerkiksi tehtävälistojen rutiininomainen käyttö on yksi keino saada aikaharhasta otetta, ja siitä enemmän tulevissa kirjoituksissa.