{"id":10675,"date":"2022-09-09T08:01:27","date_gmt":"2022-09-09T05:01:27","guid":{"rendered":"https:\/\/blogit.metropolia.fi\/tikissa\/?p=10675"},"modified":"2024-10-01T12:46:26","modified_gmt":"2024-10-01T09:46:26","slug":"vinkkeja-hankkeen-yleisotapahtuman-tuottajalle","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blogit.metropolia.fi\/tikissa\/2022\/09\/09\/vinkkeja-hankkeen-yleisotapahtuman-tuottajalle\/","title":{"rendered":"Vinkkej\u00e4 hankkeen yleis\u00f6tapahtuman tuottajalle"},"content":{"rendered":"

Yleis\u00f6tapahtuma on oiva tilaisuus kohdata samasta aiheesta kiinnostuneita ihmisi\u00e4. Tutkimus-, kehitt\u00e4mis- ja innovaatiohankkeiden tapahtumissa ollaan uuden \u00e4\u00e4rell\u00e4. Tapahtumissa voidaan kehitt\u00e4\u00e4 asioita yhdess\u00e4 ty\u00f6pajaillen tai saapua kuulemaan hankkeen tarjoamaa tuoretta tietoa. T\u00e4ss\u00e4 kirjoituksessa tarjolla muutamia vinkkej\u00e4 l\u00e4hitapahtuman j\u00e4rjest\u00e4j\u00e4lle.<\/p>\n

1. Harkitse huolella<\/h2>\n

Tapahtumien tuottaminen vaatii aikaa, vaivaa ja rahaa. Tapahtuman t\u00e4ytyy houkuttaa yleis\u00f6\u00e4 paikalle. Ennen kuin muita valmisteluja aloitetaan, selvit\u00e4 kaksi seikkaa:<\/p>\n

    \n
  1. Mit\u00e4 hy\u00f6ty\u00e4 tapahtumasta on yleis\u00f6lle?<\/li>\n
  2. Miten tapahtuma tukee hankkeen edistymist\u00e4 tai tavoitteiden saavuttamista?<\/li>\n<\/ol>\n

    Kun hy\u00f6dyt ja tavoitteet ovat selvill\u00e4, tapahtuman tavoitteet on asetettu. N\u00e4iden pohjalta on mahdollista luoda tapahtuman raamit: ohjelma, tilaisuuden kesto, ja toteutustapa. Osallistumisen hy\u00f6tyjen pohdinta auttaa my\u00f6s luomaan tapahtuman ydinviestit, joita k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa.<\/p>\n

    2. Suunnittele<\/h2>\n

    Tapahtumatuotantoon kuuluu useita osa-alueita, jotka kytkeytyv\u00e4t toisiinsa. Samat elementit kuuluvat niin pieniin seminaareihin ja ty\u00f6pajoihin kuin isoihin konferensseihin tai festivaaleihin.<\/p>\n

    Muotoile kokemus tapahtumaan osallistujan n\u00e4k\u00f6kulmasta k\u00e4sin.<\/p><\/blockquote>\n

    Yleis\u00f6\u00f6n<\/strong> voi luoda vaikutuksen vaatimattomallakin budjetilla. Erikokoisten ja -tyyppisten tapahtumien tuottamiseen tarvitaan kuitenkin eri m\u00e4\u00e4r\u00e4 resursseja. Selvit\u00e4 ensin, kenelle tehd\u00e4\u00e4n. Osallistuja havaitsee ja aistii, onko tapahtuma luotu yleis\u00f6\u00e4 varten. On siis tunnettava yleis\u00f6ns\u00e4. Keit\u00e4 he ovat?<\/p>\n

    Mink\u00e4lainen<\/strong> tapahtuma<\/strong> tuotetaan? Mik\u00e4 sille tulee nimeksi? Kun m\u00e4\u00e4ritell\u00e4\u00e4n tapahtuman muotoa, toteutustapaa ja rakennetta, puhutaan tapahtuman konseptoinnista. Konseptointi on luovaa ja rajatonta ajattelua.<\/p>\n

    Resurssien<\/strong> k\u00e4ytett\u00e4vyys luo rajoitteet toteuttamismahdollisuuksille. Mit\u00e4 hankkeen budjetissa on varattu tapahtumalle? Paljonko hankkeen ty\u00f6ntekij\u00f6iden ty\u00f6tunteja voi k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 tapahtuman j\u00e4rjest\u00e4miseen?<\/p>\n

    Mit\u00e4, jos resurssit eiv\u00e4t riit\u00e4? J\u00e4tet\u00e4\u00e4nk\u00f6 tekem\u00e4tt\u00e4?<\/p><\/blockquote>\n

    Tuotantoty\u00f6ryhm\u00e4n<\/strong> roolit ja vastuut selviksi. Tuottaja vastaa kokonaisuuden koordinoinnista. Tuottaja huolehtii my\u00f6s erilaiset sopimukset, palvelujen hankinnat, lupa- ja ilmoitusasiat. Budjetin seuranta kuuluu yleens\u00e4 tuottajan teht\u00e4viin. Suuremmassa tapahtumassa on jaettava vastuuta. Tekniikka, yleis\u00f6palvelu, turvallisuus ja viestint\u00e4 ovat tyypillisi\u00e4 osa-alueita, joissa voi olla omat vastuuhenkil\u00f6t.<\/p>\n

    Sis\u00e4ll\u00f6t ja puhujat<\/strong>. Mink\u00e4lainen on tapahtuman ohjelma? Keit\u00e4 esiintyji\u00e4 yleis\u00f6 haluaa kuulla? Ovatko juuri n\u00e4m\u00e4 esiintyj\u00e4t saatavilla tapahtumap\u00e4iv\u00e4ksi? Kuka juontaa, moderoi paneelikeskustelun, fasilitoi ty\u00f6pajan?<\/p>\n

    Tila<\/strong> tarpeen mukaan. Seminaari auditoriossa ja pienryhmiin jakautuva ty\u00f6pajap\u00e4iv\u00e4 vaativat erilaiset tilat. Mink\u00e4laisen tunnelman tila luo? Milt\u00e4 siell\u00e4 n\u00e4ytt\u00e4\u00e4, kuulostaa, tuoksuu? Mitk\u00e4 ovat vuokraus- tai k\u00e4ytt\u00f6ehdot? Moneltako h\u00e4lytykset menev\u00e4t p\u00e4\u00e4lle, kuka siivoaa, p\u00e4\u00e4seek\u00f6 parkkihalliin kuka vain? Miten tilaan l\u00f6yt\u00e4\u00e4? Tarvitaanko erilliset opastekyltit?<\/p>\n

    Hankinnat<\/strong>? Tapahtuman luonteesta riippuen hankinnoille on erilaisia tarpeita. Varmista rahoittajan ohjeista, mit\u00e4 kustannuksia hyv\u00e4ksyt\u00e4\u00e4n ja miten palveluiden tai tavaroiden hintavertailu suoritetaan.<\/p>\n

    Esitystekniikkaa<\/strong> tarvitaan, jotta esitykset n\u00e4kyv\u00e4t ja kuuluvat koko yleis\u00f6lle. Tilassa voi olla valmiina tai sinne tuodaan \u00e4\u00e4nentoistoa ja valaistusta. Hybriditapahtumissa ehk\u00e4 tarvitaan lis\u00e4kalustoa suoratoistoon. Kuka hoitaa tekniikan?<\/p>\n

    Saavutettavuus<\/strong> on yleis\u00f6n huomioimista. Ovatko esiintyjien aineistot saavutettavia? Tarvitaanko esityksille tulkkausta?<\/p>\n

    Turvallisuus<\/strong> on varautumista poikkeustilanteisiin. Huomioi tilan yleis\u00f6kapasiteetti. Iso yleis\u00f6tilaisuus ulkotiloissa tai kutsuvierastilaisuus sis\u00e4tiloissa muodostavat erilaisia riskej\u00e4. Noudata tilaisuuden luonteesta ja j\u00e4rjest\u00e4mispaikasta riippuvia turvallisuusvaatimuksia. Tuotannosta ja yleis\u00f6palvelusta vastaavien tulee tiet\u00e4\u00e4 tilaa koskevat turvallisuusohjeet. Ensiaputaidoista ei ole haitaksi.<\/p>\n

    Esteett\u00f6myys<\/strong>? Tapahtumatilaa valitessa, huomioi esteett\u00f6myys niin ulkoa saavuttaessa kuin sis\u00e4tiloissa. Jos tilat eiv\u00e4t ole esteett\u00f6m\u00e4t, tiedota siit\u00e4 ainakin tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydess\u00e4.<\/p>\n

    Viestint\u00e4<\/strong>. Kaikessa aineistossa on oltava n\u00e4kyviss\u00e4 hankkeen rahoittajaohjeiden vaatimat elementit, kuten rahoittajan ja kumppanien logot. Tapahtuman toteutusp\u00e4iv\u00e4m\u00e4\u00e4r\u00e4 on hyv\u00e4 olla lukittuna, kun markkinointi k\u00e4ynnistet\u00e4\u00e4n. Yleis\u00f6n saamiseksi paikalle, tapahtumasta on tiedett\u00e4v\u00e4 ja mieluiten riitt\u00e4v\u00e4n ajoissa. Tuota viesteihin innostusta: mik\u00e4 mielett\u00f6m\u00e4n ajankohtainen aihe ja kuinka valovoimaiset esiintyj\u00e4t! Viesti selke\u00e4sti: kenelle tapahtuma on suunnattu, milloin ja miss\u00e4 se j\u00e4rjestet\u00e4\u00e4n, miten ilmoittaudutaan ja onko maksullinen.<\/p>\n

    Vastuullisuus<\/strong> n\u00e4kyy etenkin tarjoiluissa. Mit\u00e4 viestiv\u00e4t kertak\u00e4ytt\u00f6kupit, reilun kaupan kahvi tai lihaton buffetlounas? Haitaksi ei ole, jos tapahtumaan voi saapua helposti my\u00f6s julkisin liikennev\u00e4linein. Voidaan kehottaa j\u00e4tt\u00e4m\u00e4\u00e4n auton kotiin ja tulemaan polkupy\u00f6r\u00e4ll\u00e4.<\/p>\n

    Tuotantosuunitelma<\/strong>, jossa on eriteltyn\u00e4 esivalmisteluvaihe, tapahtumap\u00e4iv\u00e4n juoksutus ja purku. P\u00e4iv\u00e4m\u00e4\u00e4r\u00e4t, kellonajat ja yhteystiedot ovat tuottajalle t\u00e4rkeit\u00e4 ty\u00f6v\u00e4lineit\u00e4.\u200b Tapahtumalle voi laatia erillisen viestint\u00e4suunnitelman.<\/p>\n

    3. Toteuta<\/h2>\n

    Tapahtumatuotannossa on useita liikkuvia osia. Tuottajan tulee voida seurata kaikkia yksityiskohtia. Vain siten voi olla varma, ett\u00e4 asiat etenev\u00e4t suunnitellusti. Tuottajalla on oltava t\u00e4rkeimpiin asioihin my\u00f6s k\u00e4ytt\u00f6kelpoinen varasuunnitelma, jos jokin menee pieleen.<\/p>\n

    Tapahtumatuotanto vaiheittain<\/strong><\/p>\n

    Suunnittelu<\/strong> (aloitus: 9-12 kuukautta ennen tapahtumaa)\u200b<\/p>\n