Julkisen sektorin hankinnoilla on merkitt\u00e4v\u00e4 vaikutus niin yhteiskunnan, markkinaosapuolten kuin veronmaksajien kannalta. Valtion ja kuntien suorittamien julkisten hankintojen vuosittainen arvo Suomessa on noin 33 mrd. euroa. Esimerkiksi erilaisten tuottavuutta lis\u00e4\u00e4vien uusien ratkaisujen k\u00e4ytt\u00f6\u00f6nottoa voidaan vauhdittaa julkisten hankintojen avulla.<\/p>\n
Teknologinen kehitys on nopeaa ja digitalisaatio on t\u00e4m\u00e4nhetkist\u00e4 murrosta voimakkaasti m\u00e4\u00e4rittelev\u00e4 teknologian kehitysmuoto. Sipil\u00e4n hallituksen yksi strategisista k\u00e4rkihankkeista onkin koskenut julkisten palveluiden digitalisointia ja sit\u00e4 kautta tuottavuuden lis\u00e4\u00e4mist\u00e4. Esimerkiksi valtiovarainministeri\u00f6 on kannustanut valtion virastoja yksinkertaistamaan ja automatisoimaan prosessejaan. T\u00e4m\u00e4n tueksi se on j\u00e4rjest\u00e4nyt erityisrahoitushaun tuottavuutta edist\u00e4ville hankkeille, joissa hy\u00f6dynnet\u00e4\u00e4n robotiikkaa, analytiikkaa, teko\u00e4ly\u00e4 tai muita keinoja. Erityisrahoituksella tuetaan hallitusohjelman tavoitetta vahvistaa julkista taloutta ja hy\u00f6dynt\u00e4\u00e4 t\u00e4ysim\u00e4\u00e4r\u00e4isesti digitalisaatiota sek\u00e4 edist\u00e4\u00e4 valtionhallinnon tuottavuutta.<\/p>\n
Ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation, RPA) on ty\u00f6kalu tuottavuuden lis\u00e4\u00e4miseen. Teknologia nykymuodossaan on ollut Suomessa markkinoilla vasta 2010-luvun puoliv\u00e4list\u00e4. Sen potentiaalia on kuitenkin hy\u00f6dynnetty jo useilla sektoreilla: pankki- ja vakuutusalalla, teollisuudessa ja terveydenhuollossa. Esimerkiksi Verohallinto julkaisi dynaamista hankintaj\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4 k\u00e4ytt\u00e4en kilpailutuksen kolmesta RPA-kokeilukohteesta vuoden 2017 alussa. Verohallinnon ohjelmistorobotiikan ja teko\u00e4lyn asiantuntijan mukaan se testasi tuotantopiloteilla kolmea eri prosessia, kolmea eri toimittajaa ja kolmea eri RPA-alustaa. Tavoitteena oli saada oppia ja kokemusta. Syntyi kolme eri toteutusta, joiden kaikkien osalta p\u00e4\u00e4tettiin siirty\u00e4 tuotantoon.<\/p>\n
Ohjelmistorobotiikan k\u00e4ytt\u00f6\u00f6notossa tavoitteena on usein vapauttaa inhimilliset kyvykkyydet hy\u00f6dyllisemp\u00e4\u00e4n, enemm\u00e4n arvoa tuottavaan tekemiseen. Toteutuksen kannalta on keskeist\u00e4, ett\u00e4 prosessit on tunnistettu, tieto on digitaalisessa ja strukturoidussa muodossa, tapahtumien tai niihin k\u00e4ytetyn ajan volyymi on riitt\u00e4v\u00e4n suuri ja poikkeukset ovat m\u00e4\u00e4ritelt\u00e4viss\u00e4 tai niit\u00e4 on vain v\u00e4h\u00e4n. T\u00e4llaisten prosessien automatisoinnilla kyet\u00e4\u00e4n saavuttamaan muun muassa kustannuss\u00e4\u00e4st\u00f6j\u00e4, parempaa tuottavuutta, asiakastyytyv\u00e4isyytt\u00e4 ja laatua.<\/p>\n
Ohjelmistorobotiikassa on yleens\u00e4 kyse ICT-palveluhankinnasta. Heterogeeninen ala ja toimittajakentt\u00e4 muuttuu vauhdilla. Jo opinn\u00e4ytety\u00f6n aikana koneoppimiseen ja teko\u00e4lyyn liittyv\u00e4t lis\u00e4ominaisuudet ovat nousseet osaksi ohjelmistorobotiikan hankintaa. Puhutaan \u00e4lykk\u00e4\u00e4st\u00e4 prosessiautomaatiosta (Intelligent Process Automation, IPA). Ostajan pit\u00e4\u00e4 ymm\u00e4rt\u00e4\u00e4 paitsi toimialaa, toimittajamarkkinoita ja tuote- ja palveluvaihtoehtoja, mutta my\u00f6s kehityst\u00e4 ja kyet\u00e4 n\u00e4kem\u00e4\u00e4n tulevaisuuden mahdollisuuksia. T\u00e4m\u00e4 lis\u00e4\u00e4 julkisen hankinnan haasteita entisest\u00e4\u00e4n.<\/p>\n
Ohjelmistorobotiikan kaltaisen uudentyyppisen teknologiaratkaisun hankinnassa julkisen ostajan etuk\u00e4teinen tiedontarve korostuu. Tein opinn\u00e4ytety\u00f6n Pohjoismaiden ainoalle puhtaasti ohjelmistorobotiikkaan erikoistuneelle palveluyhti\u00f6lle, Digital Workforcelle, jolla on paljon my\u00f6s julkishallinnon asiakkaita. Kehitt\u00e4misty\u00f6n tavoitteeksi asetettiin tiedon tuottaminen ohjelmistorobotiikasta, sen julkisista hankinnoista ja erityisesti niist\u00e4 osa-alueista, jotka julkisen hankintayksik\u00f6n olisi hyv\u00e4 huomioida hankintaprosessin alkuvaiheessa tarjouspyynt\u00f6\u00e4 laatiessaan. Lis\u00e4ksi ty\u00f6ss\u00e4 peilattiin ns. parhaita k\u00e4yt\u00e4nt\u00f6j\u00e4, erityisesti markkinakartoitusta ja -vuoropuhelua. Ty\u00f6ss\u00e4 hy\u00f6dynsin laajasti ohjelmistorobotiikkaa ja hankintoja koskevaa materiaalia, vuoden 2017 RPA-tarjouspyynt\u00f6j\u00e4 sek\u00e4 asiantuntijahaastatteluja ja lyhyit\u00e4 kyselyj\u00e4.<\/p>\n
Ty\u00f6n my\u00f6t\u00e4 vahvistui se tosiseikka, ett\u00e4 julkisten hankintojen kannalta t\u00e4rkeimm\u00e4t ratkaisut tehd\u00e4\u00e4n jo hankintaa suunniteltaessa ja valmisteltaessa. My\u00f6s tarjouspyynn\u00f6n merkitys hankintaprosessin t\u00e4rkeimp\u00e4n\u00e4 asiakirjana korostui. K\u00e4ytt\u00e4m\u00e4ll\u00e4 markkinakartoituksen ja -vuoropuhelun mahdollisuuksia tai vaikka pilotointia, hankintayksik\u00f6n on mahdollista saada arvokasta tietoa tuote- ja palveluratkaisuista, niiden kypsyysasteesta, toimittajista sek\u00e4 markkinoiden yleisist\u00e4 edellytyksist\u00e4. N\u00e4in hankintayksikk\u00f6 pystyy laatimaan my\u00f6s paremman tarjouspyynn\u00f6n ja saa todenn\u00e4k\u00f6isesti enemm\u00e4n, parempia ja vertailukelpoisempia tarjouksia.<\/p>\n
Opinn\u00e4ytety\u00f6ss\u00e4 paljastui, ett\u00e4 markkinavuoropuhelun hy\u00f6dynt\u00e4minen vuoden 2017 RPA-hankinnoissa ainakin virallisissa muodoissaan oli melko v\u00e4h\u00e4ist\u00e4. Siksi tiedon tuottaminen oli t\u00e4rke\u00e4\u00e4. Ty\u00f6ss\u00e4 laadittiinkin Digital Workforcen julkisista ja terveydenhuollon asiakkaista vastaavan tiimin kanssa julkisten hankintayksik\u00f6iden k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n tarkastuslista, johon ryhmiteltiin ohjelmistorobotiikkahankinnan osa-alueita ja n\u00e4k\u00f6kulmia, joita hankintayksik\u00f6n olisi hyv\u00e4 harkita RPA-hankintaa suunnitellessaan ja valmistellessaan. My\u00f6s hankintayksik\u00f6iden hienoa mahdollisuutta keskin\u00e4iseen vuoropuheluun ja tietojen vaihtoon haluttiin korostaa ja tukea. Siksi ty\u00f6ss\u00e4 haluttiin tarjota tietoa ensilinjassa hankintoja tehneist\u00e4 julkisista organisaatioista.<\/p>\n
Pilottikokeilujen ja toimijoiden v\u00e4lisen vuoropuhelun lis\u00e4ksi onnistuneiden hankintojen takana on strategista suunnittelua ja johtamista sek\u00e4 aktiivista viestint\u00e4\u00e4 ja vuoropuhelua my\u00f6s organisaation sis\u00e4isesti. N\u00e4iden asioiden merkityst\u00e4 ei voi my\u00f6sk\u00e4\u00e4n RPA-hankinnoissa unohtaa: esimerkiksi prosessim\u00e4\u00e4rittely\u00e4 on t\u00e4rke\u00e4\u00e4 tehd\u00e4 yhdess\u00e4 substanssiasiantuntijoiden kanssa, ja johdon tulee viesti\u00e4 hankinnan hy\u00f6dyt ja tavoitteet selke\u00e4sti tukeakseen onnistumista ja h\u00e4lvent\u00e4\u00e4kseen mahdollisia ep\u00e4luuloja. Lopulta ratkaisun pit\u00e4\u00e4 palvella paitsi organisaatiota my\u00f6s loppuasiakasta.<\/p>\n
Ohjelmistorobotiikassa on kyse uudehkosta, kehittyv\u00e4st\u00e4, tuottavuutta parantavasta ja toimintamalleja muuttavasta teknologiasta, joka on aiheuttanut markkinoilla jonkinlaisen murroksen. Monet sellaiset rutiiniteht\u00e4v\u00e4t, joita ihminen on hoitanut, voidaan n\u00e4in automatisoida. T\u00e4m\u00e4 her\u00e4tt\u00e4\u00e4 keskustelua ty\u00f6n murroksesta ja huolta sen vaikutuksista koko yhteiskuntaan.<\/p>\n
Suomalainen talousnobelisti Bengt Holmstr\u00f6m<\/strong> on todennut, ett\u00e4 mit\u00e4 enemm\u00e4n uusia liiketoimintamalleja kiellet\u00e4\u00e4n, sit\u00e4 enemm\u00e4n j\u00e4\u00e4d\u00e4\u00e4n muista j\u00e4lkeen. My\u00f6s julkisten organisaatioiden on uudistuttava ja pysytt\u00e4v\u00e4 kehityksen vauhdissa mukana. Niill\u00e4 on kovat paineet l\u00f6yt\u00e4\u00e4 ratkaisuja tuottavuuden lis\u00e4\u00e4miseksi ja niukkojen asiantuntijaresurssien kohdentamiseksi enemm\u00e4n arvoa tuottavaan tekemiseen.<\/p>\n Koska itsell\u00e4ni on julkishallinnon taustaa, pidin t\u00e4rke\u00e4n\u00e4, ett\u00e4 ty\u00f6ll\u00e4 olisi my\u00f6s ns. yrityst\u00e4 laajempi merkitys. Siksi pidin ajatuksesta, ett\u00e4 kehitt\u00e4misty\u00f6lle asetettiin heti alussa my\u00f6s ulkoiset tavoitteet eli pyrkimys aidosti auttaa julkisia hankintayksik\u00f6it\u00e4 niiden haastavassa teht\u00e4v\u00e4ss\u00e4. Tutkimusongelman rajaaminen tiedon tarpeisiin vastaamiseen mahdollisti mielest\u00e4ni win-win -asetelman. Lopputulos siis hy\u00f6dytti niin Digital Workforcea kuin julkisia hankintayksik\u00f6it\u00e4.<\/p>\n Julkisiin tarjouskilpailuihin osallistuminen on Digital Workforcen kaltaiselle start up -yritykselle t\u00e4rke\u00e4 mahdollisuus, mutta my\u00f6s haaste. Erityisesti vuoden 2017 tarjouspyynn\u00f6t olivat heterogeenisi\u00e4 ja niihin vastaaminen vei paljon resursseja. Tarkastuslistan avulla voidaan vastata julkisten hankintayksik\u00f6iden tiedon tarpeisiin ainakin osin. Tarkastuslistassa esitetyn l\u00e4hestymistavan toivotaan my\u00f6s strukturoivan tarjouspyynt\u00f6j\u00e4 ja helpottavan siten tarjousten tekemist\u00e4. Korkeampana tavoitteena on edesauttaa yhten\u00e4isen k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n luomista nyt hyvin heterogeenisesti rakentuneelle alalle. T\u00e4m\u00e4n kaiken toivotaan lopulta my\u00f6s parantavan Digital Workforcen kaltaisen vastuullisen toimijan menestyst\u00e4 julkisissa tarjouskilpailuissa entisest\u00e4\u00e4n. Lopulta hankintayksik\u00f6iden tarpeita palvelevat ratkaisut ovat my\u00f6s tarjoajan intresseiss\u00e4 sek\u00e4 julkistalouden, veron maksajien ja loppuasiakkaiden kannalta t\u00e4rkeit\u00e4.<\/p>\n Anne Karlin-Vartiovaara<\/p>\n Kirjoittaja on valmistunut Metropolian Hankintatoimen YAMK tutkinto-ohjelmasta.<\/p>\n L\u00e4hde:<\/p>\n Karlin-Vartiovaara, Anne (2018). N\u00e4k\u00f6kulmia ohjelmistorobotiikan julkiseen hankintaan. Tarjouspyynn\u00f6n osa-alueet. Opinn\u00e4ytety\u00f6. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Liiketalouden ylempi ammattikorkeakoulututkinto.
\nhttps:\/\/www.theseus.fi\/bitstream\/handle\/10024\/156734\/KarlinVartiovaara_Anne.pdf?sequence=1&isAllowed=y<\/a><\/p>\n