P\u00e4\u00e4osa artikkelin sis\u00e4ll\u00f6st\u00e4 perustuu Suomen korkeakoulujen ristiinopiskeluj\u00e4rjestelm\u00e4n kehitt\u00e4mishankkeen<\/a> tiedotuksesta ker\u00e4ttyihin kokemuksiin, vuosien 2017 ja 2019 v\u00e4lill\u00e4. Projekti kokoontuu s\u00e4\u00e4nn\u00f6llisesti pohtimaan vastauksia hankkeessa esiin nouseviin kysymyksiin, arvioimaan v\u00e4liaikatuloksia ja suunnittelemaan tulevaa toimintaa. Hajautetussa ja organisaatiorajoja murtavassa ty\u00f6kulttuurissa tarvitaan et\u00e4yhteyksi\u00e4 kokousten pitoon<\/a>. Kokoontuminen samaan aikaan samaan fyysiseen tilaan alkaa nykyisin olla aikataulullisesti hankalaa my\u00f6s organisaation sis\u00e4isiss\u00e4 neuvonpidoissa.<\/p>\n Videokonferenssiv\u00e4lineit\u00e4 on nykyisin tarjolla runsaasti. Microsoftin Skype for Business<\/a> ja sen ty\u00f6t\u00e4 jatkava saman yhti\u00f6n Teams<\/a> ovat vakiinnuttaneet asemansa monissa korkeakouluissa, kuten Metropoliassa. My\u00f6s Googlen Meeti\u00e4<\/a> pystyv\u00e4t k\u00e4ytt\u00e4m\u00e4\u00e4n oppilaitoksen omilla tunnuksilla ne, jotka ovat yhti\u00f6n oppilaitoksille suunnatun sovelluspaketin tilanneet. Teknisesti hieman vaativampia s\u00e4hk\u00f6isi\u00e4 suurk\u00e4r\u00e4ji\u00e4 varten on tarjolla Adoben Connect<\/a>. Se tosin joutuu antamaan \u00e4\u00e4nenlaatunsa ja mobiilisovelluksensa toimivuuden puolesta hieman tasoitusta uudelle tulokkaalle Zoomille<\/a>[1]<\/sup><\/a>, joka on viime aikoina hienoisista tietoturvaongelmistaan huolimatta niitt\u00e4nyt mainetta niin oppilaitoksissa kuin liikeyrityksiss\u00e4.[2]<\/sup><\/a> Sen ilmaisversiolla pystyy korkeintaan 40 minuutin ajaksi kokoontumaan virtuaalisen py\u00f6re\u00e4n p\u00f6yd\u00e4n \u00e4\u00e4reen.<\/p>\n Monissa hankkeissa k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n projektin sis\u00e4ist\u00e4 tiedotusta varten Confluencen wikij\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4<\/a>, joka on nopea joskin askeettinen julkaisualusta. Yleens\u00e4 projektin tuloksista on tarve tiedottaa my\u00f6s julkisesti. Laajalle yleis\u00f6lle suunnattu viestint\u00e4materiaali kannattaa sijoittaa ty\u00f6ajan s\u00e4\u00e4st\u00e4miseksi samalle wikialustalle, mik\u00e4li sivujen ulkoasua ei pidet\u00e4 erityisen kriittisen\u00e4 menestystekij\u00e4n\u00e4. Confluence-wikiss\u00e4 kun pystyy m\u00e4\u00e4ritt\u00e4m\u00e4\u00e4n eri julkisuusasetuksia hakemistorakenteen eri tasoille, jolloin alustalle pystyy sijoittamaan samaan aikaan sek\u00e4 projektin sis\u00e4ist\u00e4 ett\u00e4 julkista aineistoa. Sama wikisivusto on valjastettu tehokkaasti sek\u00e4 sis\u00e4iseen ett\u00e4 ulkoiseen viestint\u00e4\u00e4n useissa oppilaitosten v\u00e4lisiss\u00e4 yhteisiss\u00e4 projekteissa, kuten Teiniminnotalkoot<\/a>.<\/p>\n Useissa tapauksissa on tarpeellista avata projektille varsinaisesta toiminta-alustasta erillinen tiedotussivusto. Jos hanke on kiinte\u00e4 osa jonkin isomman organisaation toimintaa, pystyt\u00e4\u00e4n tiedotussivusto rakentamaan organisaation sivuston yhteyteen. Silloin voidaan k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 samaa julkaisuj\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4, jolla emosivusto on koottu.<\/p>\n Projektille voi rakentaa my\u00f6s oman sivuston. Alustaksi sopii silloin esimerkiksi WordPress.org<\/a>, joka on muun muassa maailmanlaajuisen maineensa, maksuttomuutensa ja monipuolisuutensa ansiosta jo parin vuosikymmenen ajan kuulunut suosituimpiin julkaisuj\u00e4rjestelmiin.[3]<\/sup><\/a>\u00a0 Laajaa ja teknisilt\u00e4 ominaisuuksiltaan runsasta WordPress-sivustoa avattaessa on projektissa hyv\u00e4 varata resurssi sivuston tekniseen perustamiseen ja mahdollisesti my\u00f6s konsultointiin hankkeen koko elinkaaren ajan. Hieman suoraviivaisemmin saa oman sivuston julkaistua verkossa k\u00e4ytt\u00e4m\u00e4ll\u00e4 Googlen vuonna 2016 perusteellisesti uudistamaa Sites-ohjelmaa, jossa tosin toiminnallisuuksia ja ilmaisumahdollisuuksia on WordPressiin verrattuna oleellisesti niukemmin.\u00a0 Puutteet kompensoituvat sill\u00e4, ett\u00e4 Sites-sivuston pystytt\u00e4misess\u00e4 ei yleens\u00e4 tarvita aivan yht\u00e4 pitk\u00e4lle jalostunutta tietoteknist\u00e4 k\u00e4dentaitoa kuin WordPressin puolella. (Sitesin ja WordPressin k\u00e4ytt\u00f6oppaita on infosivuilla: Sites<\/a> ja WordPress<\/a>.)<\/p>\n Ajallisesti selkeiden v\u00e4liaikapisteiden kautta etenev\u00e4ss\u00e4 projektissa voidaan ulkoinen tiedotus hoitaa my\u00f6s bloggaamalla<\/strong><\/a>, jolloin alustana pystyt\u00e4\u00e4n k\u00e4ytt\u00e4m\u00e4\u00e4n organisaation omaa blogiohjelmaa tai Googlen pilvess\u00e4 toimivaa Bloggeria<\/a>. WordPress.com<\/a> voi my\u00f6s tulla harkintaan, mik\u00e4li organisaation pilvisovellusohjeet sen sallivat. Bloggerista mahdollisesti luovuttaessa on hyv\u00e4ksytt\u00e4v\u00e4 se, ett\u00e4 Googlen hakukone saattaa painaa kilpailijoiden alustoilla julkaistuja sis\u00e4lt\u00f6j\u00e4 hakutuloksissa jonkin verran alasp\u00e4in.<\/p>\n Videokonferenssiv\u00e4lineit\u00e4<\/strong> pystyy hy\u00f6dynt\u00e4m\u00e4\u00e4n my\u00f6s ulkoisessa projektiviestinn\u00e4ss\u00e4. Esimerkiksi hankkeen aihepiiriin liittyv\u00e4 yleinen webinaari<\/a> on hyv\u00e4 keino ker\u00e4t\u00e4 yleis\u00f6\u00e4. Projektin tavoitteita palvelevat my\u00f6s esimerkiksi kerran kuukaudessa verkon yli pidett\u00e4v\u00e4t kyselytunnit, joiden aikana hankkeen edustajat vastaavat suorassa l\u00e4hetyksess\u00e4 yleis\u00f6n uteluihin. Osallistujien luvalla sessio tallennetaan my\u00f6hemp\u00e4\u00e4 k\u00e4ytt\u00f6\u00e4 varten, ja sen keskeisest\u00e4 annista kirjoitetaan ytimek\u00e4s muistio hankkeen sivulle.[4]<\/sup><\/a><\/p>\n Sosiaalinen media <\/strong>sopii ylim\u00e4\u00e4r\u00e4iseksi tiedotuskanavaksi useissa hankkeessa. Sit\u00e4 k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n eritoten silloin, kun projekti on suhteellisen pitk\u00e4 ja siin\u00e4 on p\u00e4\u00e4tetty tiedottaa julkisuuteen my\u00f6s v\u00e4liaikatuloksia. Yhteis\u00f6sivu yli kahden miljardin k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4n Facebookissa<\/a>, ammatillisen verkostoitumisen v\u00e4lineess\u00e4 Linkediniss\u00e4<\/a> tai tutkimusten mukaan runsaasti liikennett\u00e4 varsinaiselle verkkosivulle sy\u00f6tt\u00e4v\u00e4ss\u00e4 Pinterestiss\u00e4<\/a> voi t\u00e4ydent\u00e4\u00e4 projektin omaa WWW-sivustoa tai joissakin tapauksissa korvata sen. Mikrobloggauspalvelu Twitter<\/a> tulee harkintaan, jos projekti tuottaa tasaisella sy\u00f6t\u00f6ll\u00e4 lyhyit\u00e4 tiedotteita.<\/p>\n Etenkin pitk\u00e4\u00e4n kest\u00e4viss\u00e4 projekteissa kannattaa avata my\u00f6s s\u00e4hk\u00f6postilista<\/strong>, jonka hankkeesta kiinnostuneet tilaavat halutessaan. Listalle l\u00e4hetet\u00e4\u00e4n samat tai l\u00e4hes samat viestit kuin sosiaaliseen mediaan. T\u00e4ll\u00e4 kahden k\u00e4rjen taktiikalla saadaan tieto kulkemaan nopeasti my\u00f6s niille, jotka eiv\u00e4t sin\u00e4ns\u00e4 p\u00e4tevien syiden vuoksi ole sosiaalisen median palveluihin kirjautuneet tai jotka ovat niist\u00e4 itsens\u00e4 vieroittaneet. Sopiviin jakelulistaohjelmiin kuuluu muun muassa avoimella l\u00e4hdekoodilla toimiva Sympa<\/a>. Itse tiedote sijoitetaan varsinaisen projektialustan julkisille sivuille, jolloin sosiaaliseen mediaan ja s\u00e4hk\u00f6postilistalle riitt\u00e4\u00e4 lyhyt johdanto ja tiedotteeseen viev\u00e4 linkki. Yleis\u00f6\u00e4 ja taustavoimia palvelee my\u00f6s tiedotearkisto, joka istutetaan hankkeen julkisille sivuille ja johon projektin aikana julkaistut uutiset linkitet\u00e4\u00e4n esimerkiksi aikaj\u00e4rjestykseen.[5]<\/sup><\/a><\/p>\n Projekteissa kuvatut videot <\/strong>sijoitetaan yleens\u00e4 omalle verkkosivulle, Vimeoon<\/a> tai Googlen Youtubeen<\/a>. Valinta Vimeon ja Youtuben v\u00e4lill\u00e4 menee tasapainotteluksi: Vimeo tarjoaa ehk\u00e4 jonkin verran Youtubea monipuolisempia toiminnallisuuksia, kun taas Youtube on n\u00e4kyvyydelt\u00e4\u00e4n ylivoimainen.[6]<\/sup><\/a><\/p>\n Pit\u00e4isik\u00f6 projektinhallinnassa k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 yht\u00e4 vai useaa ohjelmaa? Kaikki tarvittavat toiminnot sis\u00e4lt\u00e4v\u00e4 monoliitti odottaa viel\u00e4 keksij\u00e4\u00e4ns\u00e4, joten v\u00e4h\u00e4nkin laajemmissa hankkeissa k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n rinnan useita eri sovelluksia. Esimerkiksi blogiartikkelin ykk\u00f6sosassa<\/a> k\u00e4sitelty\u00e4 wiki\u2013Jira-tutkaparia tukemaan voidaan avata keskustelualusta, kuten Microsoftin Teams<\/a>. Se dokumentoi projektikokousta kevyemm\u00e4n sis\u00e4isen ajatustenvaihdon. Projektinhallinnan v\u00e4lineist\u00f6 koostuu usein eri yhti\u00f6iden sovelluksista, jolloin tietty\u00e4 osateht\u00e4v\u00e4\u00e4 hoitaa paras mahdollinen ohjelma. Projektip\u00e4\u00e4llik\u00f6t tosin joutuvat joissakin tapauksissa laskemaan, tuoko risteily eri yhti\u00f6iden tuotteiden v\u00e4lill\u00e4 lis\u00e4arvoa siihen verrattuna, ett\u00e4 pysyt\u00e4\u00e4n koko ajan yhden, esimerkiksi Microsoftin tuoteperheen huomassa. Ostosten keskitt\u00e4misest\u00e4 koituvat edut kuten nopeat siirtymiset sovelluksesta toiseen voivat joissakin tapauksissa nollata eri yhti\u00f6iden parhaista ohjelmista kootun Dream Teamin edut.<\/p>\n Sovellusten k\u00e4ytt\u00f6taidot saattavat vaihdella hanketoimijoiden kesken. Silloin projektip\u00e4\u00e4llik\u00f6n on punnittava, kuinka paljon aikaa voidaan allokoida jonkin eksoottisemman ohjelman k\u00e4yt\u00f6n opetteluun. Joskus voi olla j\u00e4rkev\u00e4\u00e4 valita hieman primitiivisempikin v\u00e4lineist\u00f6, jota kuitenkin kaikki hankkeessa mukana olevat k\u00e4ytt\u00e4v\u00e4t tehokkaalla rutiinilla. Silloin ty\u00f6ss\u00e4 pystyt\u00e4\u00e4n rient\u00e4m\u00e4\u00e4n suoraan itse substanssin pariin.<\/p>\n Joskus projektitoiminnassa joudutaan tasapainottelemaan omalle palvelimelle tallentamisen ja pilven v\u00e4lill\u00e4. Sellaisia tapauksia ovat esimerkiksi ne kansainv\u00e4liset projektit, joissa pilven avulla kykenisi ylitt\u00e4m\u00e4\u00e4n joustavasti organisaatiorajat, mutta joissa kuitenkin k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n pilveen sopimatonta tietoa.\u00a0 Silloin on harkittava datan hajauttamista: tietosuojamieless\u00e4 v\u00e4hemm\u00e4n kriittinen tieto pilveen ja sensitiivinen aineisto omalle palvelimelle, johon tiedosta kiinnostuneiden kutsumattomien vieraiden tiirikka puree huonommin.\u00a0 Eri sovellusten v\u00e4lill\u00e4 liikkuminen tosin alentaa kokonaisuuden k\u00e4ytett\u00e4vyytt\u00e4.<\/p>\n Erityinen ongelma on edess\u00e4 silloin, kun niin sanotut j\u00e4rkisyyt puoltavat pilven k\u00e4ytt\u00f6\u00e4, mutta kaikki projektiryhm\u00e4n j\u00e4senet eiv\u00e4t sin\u00e4ns\u00e4 legitiimein perustein pid\u00e4 mielekk\u00e4\u00e4n\u00e4 turvautua ulkopuolisiin palveluntarjoajiin kuten Google tai Microsoft. Projektitoimijoita ei voi l\u00e4ht\u00f6kohtaisesti painostaa kirjautumaan pilvipalveluun. Tosin eri organisaatioilla voi olla asiasta erilaisia linjauksia. Jos kaikkia tyydytt\u00e4v\u00e4\u00e4 ratkaisua ei saada aikaan, on k\u00e4ytett\u00e4v\u00e4 sovelluksia, jotka tallentavat tiedot organisaation omaan datakeskukseen. Ongelma saattaa ainakin osittain ratketa l\u00e4hiaikoina, sill\u00e4 sek\u00e4 Google ett\u00e4 Microsoft ovat vuoden 2018 aikana kokeilleet uusia menetelmi\u00e4, joilla yhti\u00f6iden sovelluksiin pystyy liittym\u00e4\u00e4n ilman ett\u00e4 niilt\u00e4 hankkii tunnuksen.<\/p>\n Hankkeissa k\u00e4ytett\u00e4vien sovellusten valikoimaa ohentaa toukokuussa 2018 voimaan astunut Euroopan Unionin tietosuojadirektiivi<\/a>, joka m\u00e4\u00e4r\u00e4\u00e4 organisaatioiden yleisen tietosuojak\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n. Asetuksen nojalla on projektip\u00e4\u00e4llik\u00f6iden tyhj\u00e4tt\u00e4v\u00e4 ty\u00f6kalusalkkunsa tietosuojavaatimuksia t\u00e4ytt\u00e4m\u00e4tt\u00f6mist\u00e4 sovelluksista. Tietosuojadirektiivi vaikuttaa kaksiter\u00e4isen miekan tavoin: se kaventaa jonkin verran hanketoimijoiden vapautta valita k\u00e4ytt\u00f6\u00f6ns\u00e4 tietoj\u00e4rjestelmi\u00e4 mutta toisaalta tehostaa organisaation Helpdeskin ty\u00f6t\u00e4, koska k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4tuki pystyt\u00e4\u00e4n keskitt\u00e4m\u00e4\u00e4n aikaisempaa pienemm\u00e4lle m\u00e4\u00e4r\u00e4lle projektinhallintasovelluksia. Ennen kaikkea asetus pyrkii lis\u00e4\u00e4m\u00e4\u00e4n yksil\u00f6nsuojaa digitalisoituvassa maailmassa, jossa teknologia kulkee lains\u00e4\u00e4d\u00e4nn\u00f6n edell\u00e4.<\/p>\n L\u00e4hteet<\/strong><\/p>\n [1]<\/sup><\/a> Perera, Jasmin & L\u00e4hteenm\u00e4ki, Salla. Verkkokokousj\u00e4rjestelmien, Adobe Connect ja Zoom vertailu<\/a> \u2014 Case Laurea-ammattikorkeakoulun DigiTeam<\/a>. Opinn\u00e4ytety\u00f6 Laurea-ammattikorkeakoulussa, 2018.<\/p>\n [2]<\/sup><\/a> Zoomilla on nelj\u00e4 nelj\u00e4 miljoonaa k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4\u00e4 750 000 organisaatiossa (tilanne kes\u00e4ll\u00e4 2019). Lehtiniitty, Markus. Apple julkaisi taustalla tapahtuvan Mac-p\u00e4ivityksen \u2013 poistaa yritysvideopuhelusovellus Zoomin luoman haavoittuvuuden<\/a>. Mobiili.fi, 11.7.2019.<\/p>\n [3]<\/sup><\/a> Thomas, Machielle. 8 Benefits of Using Worpress<\/a>. Bluehost, 27.6.2018.<\/p>\n [4]<\/sup><\/a> Ks. esim. Ristiinopiskelun kehitt\u00e4mishankkeen kyselytunnin raportti<\/a>, 1.4.2019.<\/p>\n [5]<\/sup><\/a> Esim. Ristiinopiskelun kehitt\u00e4mishankkeen tapahtumakalenteri ja viestint\u00e4rkisto<\/a>.<\/p>\n [6]<\/sup><\/a> Youtubessa avataan katsottavaksi miljoona videota 22 sekunnissa. Every Second<\/a>.<\/p>\n Kirjallisuutta<\/strong><\/p>\n Hero, Laura-Maija. Kollektiivinen kulttuuri: wiki avoimen projektihallinnon v\u00e4lineen\u00e4<\/a>. Tuottaja 2020 -projekti. Metropolia, 2012.<\/p>\n Ker\u00e4nen, P\u00e4ivi & Laasonen, Milla. Wikist\u00e4 voimaa projektinhallintaan<\/a>. Metropolia, 11.2.2009.<\/p>\n Laasonen, Milla. Ahdistaako avoimuus? : wikin k\u00e4ytt\u00f6 tutkimus- ja kehitt\u00e4mishankkeen viestinn\u00e4ss\u00e4<\/a>. Opinn\u00e4ytety\u00f6. Metropolia, 2010.<\/p>\n L\u00e4hteenm\u00e4ki, Lea. Projektinhallinta<\/a>. Sininen Meteoriitti.<\/p>\n Projektinhallinta<\/a>. Verkon uusi toimintaymp\u00e4rist\u00f6, 19.10.2018.<\/p>\n Simsi\u00f6, Mira. Hankkeen sis\u00e4isen viestinn\u00e4n onnistumisen salaisuus voi piileskell\u00e4 asenteessa \u2013 palvelualttius on valttia<\/a>. Blogikirjoitus, 12.9.2018.<\/p>\n
\n<\/strong>Projektinhallintaan sopivia s\u00e4hk\u00f6isi\u00e4 sovelluksia k\u00e4sittelev\u00e4n kirjoitussarjan toisessa osassa selvitet\u00e4\u00e4n, millaista v\u00e4lineist\u00f6\u00e4 on tarjolla esimerkiksi ajasta riippumattomaan yhteis\u00f6lliseen ty\u00f6skentelyyn, paikasta riippumattomaan kokousten pitoon ja s\u00e4hk\u00f6iseen hankeviestint\u00e4\u00e4n. Samoin k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n joitakin projektinhallinnan hyvi\u00e4 k\u00e4yt\u00e4nteit\u00e4 ja pohditaan ratkaisuja muutamiin yleisiin pulmiin, joihin kuuluvat esimerkiksi k\u00e4ytett\u00e4vien sovellusten m\u00e4\u00e4r\u00e4 ja laatu sek\u00e4 tietosuojakysymykset. Blogiartikkelin ensimm\u00e4isen osan voit lukea t\u00e4st\u00e4<\/a>.<\/p>\n
\n
\nSovelluksia paikasta riippumattomien projektikokousten pitoon<\/strong><\/p>\nV\u00e4lineist\u00f6\u00e4 ja hyvi\u00e4 k\u00e4yt\u00e4nteit\u00e4 projektiviestint\u00e4\u00e4n<\/strong><\/h3>\n
\n<\/strong>Pulmia ratkaistavaksi<\/h1>\nYksi, kaksi vai kymmenen sovellusta?<\/strong><\/h3>\n
Tietosuoja – kriittinen v\u00e4lineist\u00f6n valintakriteeri<\/strong><\/h3>\n